Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .
A projektek egyik legelső lépését mindig azon tevékenységek felvétele jelenti, amelyek a projekt során végzendő munkát jelentik. A tevékenységlista lehet nagyon egyszerű, például egyetlen lista mindarról, amit el kell végezni, de lehet részletekbe menő is, például tartalmazhat kezdő és befejezési dátumokat, más tevékenységekkel való kapcsolatokat és egyéb kapcsolódó tevékenységadatokat. Az egyszerű ellenőrzőlista és az ütemezett tevékenységlista is ugyanabba a listába kerül a webhelyen, ezért kiindulhat egy egyszerű ellenőrzőlistából, majd a tevékenységek részleteit később hozzáadva átalakíthatja ütemezett tevékenységlistává.
Egyszerű tevékenység-ellenőrzőlista hozzáadása
Ha csak az első lépéseket teszi a projekttervezés területén vagy várhatóan nem kell túlbonyolítania a projektet, akkor a projekt hatékony kezeléséhez elegendő egy egyszerű tevékenység-ellenőrzőlista. Az ellenőrzőlistában szerepelhetnek a projekttevékenységek határidői és a felelős projektcsapattagok.
Egyszerű tevékenység-ellenőrzőlistát a következő módon vehet fel a projektbe:
-
Kattintson a webhely gyorsindító menüjén a Tevékenységek hivatkozásra.
-
Kattintson a Tevékenységek lap Szerkesztés gombjára.
-
Írja be az elvégzendő tevékenységeket a Tevékenység neve oszlopba. Az egyes tevékenységek beírása után nyomja le az Enter billentyűt a következő sorra lépéshez.
Tipp: Két meglévő tevékenység közé szeretne beszúrni egy újat? Akkor kattintson a meglévő feladat sorában a jelölőnégyzettől balra látható mezőre, majd nyomja le az Insert billentyűt. A program hozzáad egy új sort a táblázathoz a kijelölt tevékenység fölött. Ugyanerre használhatja a Feladatok lap Hierarchia csoportjában a Beszúrás gombot.
-
Írjon be egy határidőt a Határidő oszlopba, vagy válasszon egyet. Ha egy feladatnál nem tudja biztosan, hogy mikorra kell elvégezni, akkor hagyja üresen ezt a mezőjét.
-
Írja be vagy válassza ki a Felelős oszlopban mindazokat, akik a listában szereplő tevékenységeket el fogják végezni.
Tipp: Azt az eljárást ajánljuk, hogy minden tevékenységhez csak egy személyt rendeljen. Ha több személyt kell a tevékenységhez rendelnie, az problémát okozhat a tevékenység befejezettként való megjelölésekor. Ha például Ági befejezi rajta a munkát, célszerű befejezettként megjelölnie a Saját tevékenységek lapon. Ez a művelet azonban nemcsak Áginál állítja befejezettre a tevékenységet, hanem minden hozzárendelt felhasználónál. Lehet, hogy nem mindenki végzett a saját munkájával. Ha mégis úgy dönt, hogy több személyt rendel a tevékenységhez, a neveket pontosvesszővel (;) válassza el egymástól.
-
Miután kitöltötte az egyszerű tevékenység-ellenőrzőlistát, kattintson a Leállítás gombra.
Az egyszerű tevékenység-ellenőrzőlista létrehozásának egy másik gyors módja az, hogy Excelből beilleszti. Ha a munkalap oszlopai megfeleltethetők a Feladatok lap táblázatának oszlopaival, akkor egyszerűen a feladatlistára kattinthat, és beillesztheti a munkalap adatait. Ahol lehetséges, ott a program fiókjaikhoz társítja a Felelős oszlopban szereplő neveket.
A projekt előrehaladása során bejelölheti a jelölőnégyzetet azoknál a tevékenységeknél, amelyeket elvégeztek.
Ha úgy találja, hogy szorosabb felügyeletet kell gyakorolnia az egyszerű ellenőrzőlistában szereplő tevékenységek felett, akkor a következő részben leírt lépésekkel további részletekkel bővítheti a tevékenységeket, így egy robusztusabb ütemezett listát kap.
Ütemezett tevékenységlista hozzáadása
Ha a projekt kicsit összetettebb, akkor egy ütemezett tevékenységlistával valószínűleg kezelhetőbb módon követheti nyomon az elvégzendő munkát.
Ütemezett tevékenységlistát a következő módon vehet fel a projektbe:
-
Kattintson a webhely gyorsindító menüjén a Tevékenységek hivatkozásra.
-
Kattintson a Feladatok lap Új feladat pontjára, vagy a menüszalag Feladatok lapján az Új elem gombra.
Megjegyzés: Ha első lépésben egyszerű tevékenység-ellenőrzőlistát hozott létre, de a projekt már többet kíván meg, akkor könnyedén kibővítheti a részletekkel a meglévő tevékenységeket. A feladatok kijelöléséhez kattintson a jelölőnégyzetüktől balra eső területre, majd kattintson a menüszalag Feladatok lapján az Elem szerkesztése gombra. Ezzel megnyitja a tevékenységet, és részletesebben meghatározhatja az ütemezést.
-
Írja be a tevékenység nevét a Tevékenység neve mezőbe.
-
Írjon be vagy válasszon egy kezdési és egy befejezési dátumot a tevékenységhez a Kezdés dátuma és a Határidő mezőben. Ha bármelyik dátumot nem tudja biztosan, akkor most csak hagyja üresen az adott mezőt. Később bármikor visszatérhet, és a tevékenység szerkesztésével megadhatja az információkat.
-
Írja be a Felelős mezőbe annak a személynek a nevét vagy e-mail címét, akinek ki szeretné osztani a feladatot.
Tipp: Azt az eljárást ajánljuk, hogy minden tevékenységhez csak egy személyt rendeljen. Ha több személyt kell a tevékenységhez rendelnie, az problémát okozhat a tevékenység befejezettként való megjelölésekor. Ha például Ági befejezi rajta a munkát, célszerű befejezettként megjelölnie a Saját tevékenységek lapon. Ez a művelet azonban nemcsak Áginál állítja befejezettre a tevékenységet, hanem minden hozzárendelt felhasználónál. Lehet, hogy nem mindenki végzett a saját munkájával. Ha mégis úgy dönt, hogy több személyt rendel a tevékenységhez, a neveket pontosvesszővel (;) válassza el egymástól.
-
Ha a tevékenység már megkezdődött, akkor a Készültségi % mezőben megadhatja, hogy körülbelül hány százalékát teljesítették, és mennyi van még hátra belőle.
Tipp: Ez egy olyan mező, amellyel a projektcsapat tagjai rendszeresen jelezhetik a tevékenység állapotát. Segítséget nyújt a projekt teljesítésének nyomon követésében és annak meghatározásában, hogy a befejezés a határidőn belül várható-e.
-
Írja le röviden a tevékenységet a Leírás mezőben, ha szeretné részletesebben megadni, hogy milyen munkát kell elvégezni. Ez hasznos lehet a vezetők és egyéb érdekeltek számára is, amikor megpróbálják megismerni és értelmezni a projektet.
-
A Megelőzők terület mezőit és gombjait használva megadhatja, hogy a projekt mely feladatait kell befejezni ahhoz, hogy ezt a feladatot el lehessen kezdeni.
Tegyük fel például, hogy egy „Sajtóközlemény közzététele” nevű feladatot hoz létre, amely nem kezdődhet meg, amíg a „Sajtóközlemény írása” feladatot be nem fejezik. Ehhez a baloldali listában ki kell választania a „Sajtóközlemény írása” feladatot, majd a Hozzáadás gombra kattintva át kell helyeznie a jobboldali listába. Ezzel jelzi, hogy a „Sajtóközlemény írása” feladat megelőzője a „Sajtóközlemény közzététele” feladatnak (vagyis megelőzi azt).
-
Válassza ki a megfelelő prioritási szintet a Prioritás listából.
-
Válassza ki a megfelelő állapotot a Feladat állapota listából.
Tipp: Ez a másik mező, amelyet rendszeresen frissíthetnek a projektcsapat tagjai. Ezzel megkönnyíthetik Önnek az akadályok, elmaradások és egyéb kritikus ütemezési kihívások hatékony kezelését.
-
Kattintson a Mentés gombra.
A tevékenységlistán végezhető műveletek
A tevékenységlista használata során azok a tevékenységek, amelyek késésben vannak, piros színnel jelennek meg. Ha egy késésben lévő tevékenységet befejezettként jelöl meg a mellette lévő jelölőnégyzet bejelölésével, akkor a továbbiakban nem piros színnel jelenik meg.
Is válthat a nézet hivatkozások listája felett kattintson a feladatlista különböző nézeteinek között. Választhat a Minden tevékenység, a Naptár, a kész, a Gantt-diagram, a Késő tevékenységek, a Saját feladatokés a közelgő feladatokközül, vagy módosíthatja a meglévő nézet, illetve a feladatlistát a saját nézetének létrehozása. Ha a feladatlista nem tartalmazza a használni kívánt nézetet, kattintson a További lehetőségekért kattintson a (...) gombra a nézet hivatkozás mellett, és válassza ki a használni kívánt nézetet. Saját nézet létrehozásával kapcsolatos további tudnivalókért lásd: jelentések létrehozása, módosítása és törlése a lista vagy tár nézetének.
Miután részletesen megadta projektje tevékenységeit, a következő lehetőségek közül választhat:
