A sikeres webhelyek és a boldog felhasználók képlete jól megtervezett és fenntartható megközelítés a webhelyek és a felhasználók kezeléséhez. Az alábbiakban felsorolunk néhány fontos feladatot és fogalmat, amelyek segítségével megtervezheti a webhelyeket, és kezelheti a szervezete felhasználóit.
A webhelycsoportok ismertetése
Attól függetlenül, hogy a SharePoint új vagy sok verziót használt, a modern SharePoint-élmény nagyobb rugalmasságot, könnyebb navigációt és az összes webhelyet mobil barátként jeleníti meg. Azt javasoljuk, hogy a szervezet minden munkaterheléséhez hozzon létre webhelycsoportokat. A modern SharePoint-élmény megkönnyíti a navigálást és a karbantartást, mert minden webhely most egy webhelycsoport. További információ a SharePoint modern felületéről és a központi webhelyekhasználatának előnyeiről. Azt javasoljuk, hogy minden munkaterheléshez hozzon létre webhelycsoportokat, majd társítsa őket a központi webhelyhez. Ez nagyobb rugalmasságot biztosít, és könnyen átvezeti a szervezet igényeinek kielégítését. További információt a Mit nevezünk SharePoint-hub webhelynek?című témakörben talál.
A SharePoint-rendszergazda delegálta a webhelycsoportok kezelését a szervezet különböző tagjainak. A SharePoint-engedélyek modell segítségével engedélyeket rendelhet a különböző szerepkörökhöz, például a webhelycsoport rendszergazdájához, a webhely tulajdonosához és más szerepkörökhöz. A webhelycsoport-rendszergazdák hozzáadásáról és eltávolításáról a webhelycsoport rendszergazdáinak kezelése című témakörben tájékozódhat.
A webhelycsoport rendszergazdája teljes hozzáférés jogosultsági szinttel rendelkezik a webhelycsoporthoz. Ez azt jelenti, hogy hozzáadhat vagy törölhet webhelyeket, illetve módosíthatja a webhelycsoport bármelyik webhelyének beállításait. Ezen kívül megtekintheti, hozzáadhatja, törölheti vagy módosíthatja az adott webhelyeken található tartalmakat. A másodlagos webhelycsoport rendszergazdája a webhelycsoport rendszergazdája által is kijelölhető. A webhelycsoport rendszergazdája a beállítások lapon keresztül újabb webhelycsoport-rendszergazdát vehet fel, illetve módosíthatja a webhelycsoport rendszergazdáját. A feladatról további információt a webhelycsoport rendszergazdáinak kezelésecímű témakörben talál.
A hagyományos webhelycsoport olyan SharePoint-webhelyek csoportja, amelyeknek ugyanazok a tulajdonosai, és meg kell osztaniuk az adminisztrációs beállításokat, például az engedélyeket. Az alwebhelyek a webhelycsoportban lévő navigációs, engedélyek és webhely-tervezést öröklik. a webhelyek és a projektek módosításakor a webhelyeknek is módosítaniuk kell,
Webhelyek kiválasztása minden munkaterheléshez
Fontos, hogy megtervezze, hogy milyen típusú SharePoint-webhelycsoportban van szüksége a munkaterhelésekhez. Ezután megkönnyítheti a felhasználók számára a navigálást és a szükséges információk megkeresését. Ebből a szakaszból megtudhatja, hogy miként érhetők el néhány modern SharePoint-webhely, valamint az ilyen webhelyek navigációja is. A navigáció tervezésének remek cikke a modern SharePoint-felület navigációjának megtervezése.
Tekintse át a SharePoint- központ webhelyét keret vagy alapként, amely megkönnyíti a különböző csoport-és kommunikációs webhelyek rendszerezését. Ha a szervezet minden munkaterheléséhez hoz létre webhelycsoportokat, a központi webhely ezeket a webhelycsoportokat olyan logikus módon köti össze, amelyek megkönnyítik a keresést és a kezelését. Ezután áthelyezheti és kezelheti a webhelycsoportokat a központi webhelyek között a munkaterhelések módosítása után is. További információért olvassa el a SharePoint-központ webhelyeinek megtervezésecímű témakört.
A SharePoint- csoportwebhely, valamint az alatta létrehozott lapok csak a meghívott felhasználók számára érhetők el, ha engedélyeket ad a webhelyhez. A csoportwebhely Microsoft 365-csoporttal is összekapcsolható. A csoportwebhely segítségével a szervezet, a csapat vagy a csoport kapcsolatba léphet egymással, és együttműködhet a dokumentumokon és más fájlokon, közzéteheti a közleményeket, értekezleteket ütemezhet, feladatokat tarthat nyilván vagy műveleteket végezhet, illetve információkat tárolhat a listákban. További információt a Mi az a SharePoint-csoportwebhely? című témakörben talál.
A SharePoint kommunikációs webhelye lehetővé teszi információk, például hírek, jelentések és állapot megosztását másokkal. A kommunikációs webhelyek általában néhány közreműködőt és sok tagot tartalmaz.
Kormányzás
A kormányzás a házirendek, szerepkörök, feladatkörök és folyamatok halmaza, amelyekkel a szervezet üzleti részlegei és műszaki csapata együttműködik az üzleti célok eléréséhez. A SharePoint webhelycsoport szempontjából a kormányzati terv segítséget nyújt a webhelycsoport támogatásához szükséges szerepkörök, feladatok és házirendek megtervezéséhez. Ez a következő szempontokat is magában foglalja:
-
Információs architektúra, többek között weblapok, dokumentumok, listák és adatok
-
Karbantartási tevékenységek, többek között a felhasználói fiókok kezelése
-
Arculati és testreszabási házirendek
-
Képzés
Fontos, hogy dolgozzon ki egy irányítási tervet a szervezete számára. A kormányzati csomag fejlesztésében való részvételsel segítséget nyújt a vállalati és a műszaki csoportok tulajdonjogának a meghatározásában, és meghatározhatja, hogy kik felelősek a rendszer mely területeiért. A kormányzati tervek fejlesztéséről további információt az Áttekintés: gyakorlati tanácsok a csoportwebhely használatátismertető témakörben talál.
Megjegyzés: Lehet, hogy a felhasználók kezeléséhez szükség lehet a SharePoint-rendszergazdával való együttműködésre. A SharePoint rendszergazdája például kezeli a felhasználói profilokat.
Felhasználói fiókok az Microsoft 365-ban
A globális rendszergazda felveszi az új felhasználókat a Microsoft 365 be a Microsoft 365 felügyeleti központban, amely a felhasználók kezeléséhez és a szolgáltatások konfigurálásához használható. További információt a felhasználók és szerepkörökcímű témakörben találhat. Új felhasználó felvételekor a globális rendszergazda az alábbi műveleteket végzi el:
-
Annak megadása, hogy a felhasználó hozzáférhet-e a felügyeleti központhoz is
-
A felhasználó földrajzi helyének beállítása
-
A felhasználói licenc típusának kiválasztása
-
Felhasználónevet és jelszót hoz létre a felhasználó számára
Csoportwebhely-felhasználók
Felhasználókat felvehet a csoportwebhely webhelyére, és módosíthatja a felhasználók engedélyeit. A jogosultsági szintek és a SharePoint-csoporttagság a Beállításokcsoportban található. Microsoft 365 azonban most létrehoz egy mindenki nevű biztonsági csoportot, kivéve azokat a külső felhasználókat , akik a Microsoft 365 címtárban mindenkivel rendelkeznek, a szervezeten kívüli személyeket kivéve, a külső megosztási funkción keresztül. Ez a biztonsági csoport automatikusan hozzáférést kap tagként a SharePoint ban. Ez azt jelenti, hogy a Microsoft 365-címtárba felvett felhasználók alapértelmezés szerint szerkeszthetik a webhelyeket, a listákat és a tárakat.
Jogosultsági szintek és csoporttagság
A jogosultsági szintek olyan SharePoint jogok gyűjteményei, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára a kapcsolódó feladatok egy csoportjának végrehajtását. Az olvasási jogosultsági szint például az elemek megtekintése, az elemek megnyitása, a lapok megtekintése és a korábbi verziók engedélyei (többek között) között szerepel, amelyek a SharePoint-webhely lapjai, dokumentumai és elemei megtekintéséhez szükségesek. Az engedélyek több jogosultsági szintbe is belefoglalhatók. További információt az engedély- stratégia megtervezésecímű témakörben talál.
Nem javasoljuk, hogy közvetlenül az egyes felhasználókhoz rendeljen jogosultsági szinteket, mert így nagyon nehezen nyomon követheti és kezelheti, hogy kinek van hozzáférése webhelyekhez. Időnként szükség van, de minimális értékre kell szorítani az összetettség elkerüléséhez. Ehelyett engedélyeket rendelhet a csoportokhoz, majd hozzárendelheti az egyes felhasználókat a megfelelő csoportokhoz. A csoportok a webhelycsoport szintjén definiált felhasználók összessége az engedélyek egyszerűbb kezeléséhez. További információt az alapértelmezett SharePoint-csoportok és a webhely engedélyeinek testreszabásacímű témakörben talál. Minden csoporthoz tartozik egy alapértelmezett jogosultsági szint. Néhány alapvető alapértelmezett SharePoint-csoport például az alábbi jogosultsági szinteket foglalja magában:
|
Csoport |
Engedélyszint |
|---|---|
|
Tulajdonosok |
Teljes hozzáférés |
|
Látogatók |
Olvasó |
|
Tagok |
Munkatárs |
Bárki, aki teljes hozzáférés engedéllyel rendelkezik, egyéni csoportokat hozhat létre.
Amikor jogosultsági szinteket rendel a SharePoint-csoportokhoz a webhelycsoport szintjén, alapértelmezés szerint minden webhely és webhely tartalma örököli a jogosultsági szinteket. Ezt az alapértelmezett viselkedést az engedélyek öröklődése nevezik. Megadhatja, hogy az alwebhelyek létrehozásakor egyedi engedélyeket kell-e megadni, illetve hogy egy webhely, lista vagy tár vagy elem esetében meg kell-e szüntetni az engedélyek öröklését. További információt a Mi a jogosultságok öröklése? című témakörben talál.
Mivel a felhasználó jogosultsági szintje határozza meg, hogy a webhelyen hol láthatja, és hogyan férhet hozzá, a csoporttagság körültekintően kell megfontolnia. A webhelyek létrehozásával és testreszabásával megbízott felhasználóknak például minimálisan a tervező csoport tagjának kell lenniük. A felhasználóknak viszont csak a tartalmak olvasását és letöltését kell megadniuk, és csak a látogatók csoport tagjai lehetnek. További információért olvassa el a SharePoint jogosultsági szintjeinek ismertetésecímű témakört.
A webhelycsoport és a webhely szintjein a webhelycsoport rendszergazdájaként kellSharePoint a szolgáltatások kezeléséhez. Ezek a feladatok a szolgáltatások aktiválását és inaktiválását is magukban foglalhatják a kormányzási tervnek megfelelően. További információt a webhelycsoport-szolgáltatások engedélyezése és letiltásacímű témakörben talál. Lásd még: SharePoint-webhelycsoport lomtárának kezelése.
