Ha egy webhely tartalma logikusan szervezett és könnyen megtalálhatók, egyszerűbben kezelheti és kezelheti a felhasználókat, és hatékonyabbak lesznek a webhelyek. A webhelycsoport rendszergazdája vagy a webhely tulajdonosaként célszerű lehet megtervezni a webhely stratégiáját a webhely létrehozása előtt. Ebben a cikkben a következőket tesszük fel:
Milyen típusú tartalmakat fog elhelyezni a webhelyeken?
Miután megadta a kívánt webhelyek számát és típusát, megtervezheti az ezeken a webhelyeken tárolható tartalmat. A tartalomtervezés során az alábbiakat kell meghatároznia:
-
Milyen típusú listákat, tárakat vagy lapokat szeretne létrehozni a webhelyeken a tartalom rendszerezéséhez. A tárakban dokumentumok és más fájlok tárolhatók, míg a listák a feladatok és a problémák követéséhez hasznosak. A lapok a webhelyen belül különálló elemek, amelyek tartalmakat, alkalmazásokat, hivatkozásokat és egyebeket jeleníthet meg.
-
Milyen típusú alkalmazásokat szeretne felvenni SharePoint beépített alkalmazásokkal (például dokumentumtárakat és listákat), de létrehozhat saját alkalmazásokat, vagy alkalmazásokat vásárolhat harmadik féltől a SharePoint áruházban.
-
Szeretne-e tartalomtípusokat létrehozni? Tartalomtípusok használatával testre szabhatja a különböző típusú tartalmak kezelését és nyomon követését.
Előfordulhat, hogy szervezete ezt a típusú tervezést központi módon szeretné elvégezni (főleg a tartalomtípusok esetében), de ez a fajta azt is lehetővé teszik, hogy az egyes webhelytulajdonosok csak azokkal a webhelyekkel lehessen őket testre szabni, amelyek felelősek.
Milyen típusú alkalmazásokat szeretne felvenni?
A tartalomtípusokon kívül azt is gondolja át, hogy a webhelyeken milyen egyéb információkat szeretne tárolni, illetve hogy a szervezet felhasználói milyen feladatokat fognak végezni. Ez alapján megtervezheti, hogy milyen típusú alkalmazásokat célszerű a webhelyeken kezdetben elhelyezni. Ha például szüksége van egy helyre, ahol dokumentumokat tárolhat, akkor célszerű felvenni egy dokumentumtárat. Ha fontos dátumokat szeretne nyomon követni, naptárra lesz szüksége.
Nem feltétlenül kell azonnal felvennie az összes olyan alkalmazást, amelyre szüksége van. Az üzleti igények változása miatt a webhelytulajdonosok idővel új alkalmazásokat vehetnek fel és régieket távolíthatnak el. Ha azonban idejekorán megtervezi, hogy miként szeretné testre szabni a tartalmakat a webhelyeken, elérheti, hogy a webhelyek már a kezdet kezdetén hasznosak legyenek a felhasználóknak.
aSharePoint olyan beépített alkalmazásokat tartalmaz, amelyek számos üzleti célra használhatók, a dokumentumok tárterületéről és kezeléséről, a projektvezetésről és a nyomon követésről a kommunikációra. Ezekből az alkalmazásokból több példányt is elhelyezhet a webhelyen. A SharePoint Áruházból harmadik felektől származó alkalmazásokat is vásárolhat, és felveheti őket a webhelyre.
További információért olvassa el az Alkalmazás felvétele a webhelyre és az Alkalmazás vásárlása a SharePoint Áruházból című témakört.
Szükség van-e tartalomtípusok meghatározására?
A tartalomtípusok lehetővé teszik, hogy a webhely felhasználói a megfelelő lista vagy tár Új elem vagy Új dokumentum parancsával gyorsan létrehozzanak speciális tartalmakat. A tartalomtípusok hasznosak, mert segítségükkel a webhelytulajdonosok biztosíthatják, hogy a tartalmak konzisztensek legyenek a különböző webhelyeken. Lehetővé teszik azt is, hogy egy lista vagy tár többféle elem-, illetve dokumentumtípust befogadjon. A webhelytulajdonosok a webhely, lista vagy tár tartalomtípusainak beállításakor előre konfigurálhatják a tartalmak bizonyos részleteit.
A webhelytulajdonosok meghatározhatják a listaelemek, dokumentumok vagy mappák tartalomtípusait.
Tartalomtípusokat akkor lehet hasznos definiálni néhány tartalomhoz, ha a tartalom megfelel az alábbi feltételek valamelyikének:
|
Feltétel |
A tartalomtípusok használati módja |
|---|---|
|
Speciális dokumentumtípusokat használ, amelyek formátuma vagy rendeltetése szabványos, és biztosítani szeretné konzisztens megjelenésüket szervezetszerte. |
Adja meg a webhely tartalomtípusait a csoportwebhely szintjén a megfelelő típusú dokumentumokhoz, hogy azok elérhetők legyenek a csoportwebhely összes alwebhelye között. Ebben az esetben a szervezet összes felhasználója azonos módon hozza létre a dokumentumokat. |
|
Meghatározott típusú dokumentumokhoz speciális sablonokat kell használniuk a felhasználóknak. |
A dokumentumsablonokat rendelje a megfelelő tartalomtípusokhoz, hogy az ezek alapján készített új dokumentumok ugyanazt a sablont használják. |
|
Bizonyos típusú dokumentumok vagy elemek esetében szabványos információkészletet szeretne nyomon követni. |
Az információk nyomon követéséhez rendeljen oszlopokat a tartalomtípushoz. Ha az információk közül bármelyik különösen fontos, jelölje meg kötelezőként a megfelelő oszlopokat. A tartalomtípus beállításakor egyes oszlopoknak alapértelmezett értékeket is megadhat. |
|
Meghatározott üzleti folyamat szabályozza, hogy bizonyos típusú dokumentumokat hogyan kell kezelni vagy véleményezni. |
A tartalomtípusokhoz állítson be munkafolyamatokat. Munkafolyamatok alkalmazásával kezelheti az olyan üzleti folyamatokat, mint a dokumentumok véleményezése vagy jóváhagyása. |
Miután meghatározta azokat a tartalmakat, amelyekhez tartalomtípusokat szeretne rendelni, gondolja át, hogy hol célszerű a tartalomtípusokat beállítani. Ha a csoportwebhely szinten adja meg a webhelytartalom-típusokat, ezek széles körben elérhetők lesznek a csoportwebhely minden alwebhelyén belül, a listákban és tárakban való felhasználáshoz. Az egyes webhelyek tulajdonosai szintén megadhatnak webhely-tartalomtípusokat a webhelyeiken, bár ezek a tartalomtípusok csak az adott webhelyeken és alwebhelyeiken lévő listákban, illetve tárakban lesznek elérhetők.
Hasznos lehet olyan számolótábla vagy táblázat létrehozása, amely rögzíti a tartalomtípusok definiálásakor szerepeltetni kívánt információkat. Kezdetként készíthet valami egyszerűt, mint amilyen az alábbi táblázat, majd annak megfelelően módosíthatja azt, hogy milyen további információkat szeretne nyomon követni, például hogy mely webhelyeken vagy mely csoportok használják majd a tartalomtípusokat:
|
Új tartalomtípus |
Szülő-tartalomtípus |
Oszlopok |
Dokumentumsablon |
Munkafolyamatok |
|---|---|---|---|---|
|
Adja meg a létrehozni kívánt tartalomtípus nevét. |
Adja meg azt a szülő-tartalomtípust, amelyből a tartalomtípust létre szeretné hozni. |
Sorolja fel azokat az új vagy létező oszlopokat, amelyeket a tartalomtípushoz szeretne rendelni. |
Adja meg, hogy a tartalomtípussal társít-e dokumentumsablont. |
Adja meg, hogy a tartalomtípussal társít-e munkafolyamatot. |
A tartalomtípusokkal végzett munkáról részletesebben a SharePoint Online súgójában, a Tartalomtípus létrehozása és testreszabása című témakörben tájékozódhat.
Hogyan fogják a felhasználók megtalálni és elérni a tartalmakat?
Gondolja át, hogy a webhelyek felhasználói hogyan fogják megtalálni és használni a tartalmat a SharePoint-webhelyeken. A tervezés e szakaszában dönthet arról, hogy miként konfigurálja a navigálást és a keresést a csoportwebhelyen és alwebhelyein.
Mely webhelyeket szeretne felvenni a globális navigálásba?
A navigálás megtervezéséhez hasznos, ha készít egy diagramot a webhely-hierarchia webhelyeiről. Ha a webhelyek tervezésekor már létrehozott egy diagramot, induljon ki abból, és módosítsa azt. Vegye fel rá a csoportwebhely összes alwebhelyét. Előfordulhat, hogy a csoportwebhely és annak alwebhelyein megtalálható fontos listákat vagy tárakat is meg szeretné jeleníteni. Ezzel a funkcióval könnyebben megállapíthatja, hogy a felhasználók a csoportwebhely kezdőlapján megjelenő fontos úticélokat is megtalálják.
A webhelyek felső navigációs sávján a globális Navigálás ismert.
Alapértelmezés szerint minden webhely saját felső navigációs területet használ, de engedélyezheti, hogy a webhelyek ezt az elemet a szülőwebhelyüktől örököljék, így konzisztens navigálási rendszert biztosíthat a különböző webhelyeken. Testre szabhatja, hogy mely webhelyek jelenjenek meg a felső navigációs területen. Tetszőleges URL-címekre mutató hivatkozásokat is elhelyezhet rajta, ha például külső források hivatkozásait be szeretné építeni a webhely navigálási rendszerébe. A felső navigációs terület testreszabásáról további információt A csoportwebhely navigációs elemeinek testreszabása című témakörben találhat.
Ha a csoportwebhely sok alwebhelye van, előfordulhat, hogy nem szeretné, hogy a felső hivatkozáspulton ne lehessen őket kitenni, mert ez a webhely felhasználói számára ellenállhatatlan lehet. Ugyanakkor a fontos webhelyeket és tartalmakat elrejteni sem szabad. A webhely-hierarchiát ábrázoló diagram segítségével azonosítsa azokat a fontos webhelyeket, amelyeket a globális navigálási rendszerben fel szeretne tüntetni.
Hogyan navigálnak majd a felhasználók a webhelyeken?
A felső navigációs sávon kívül a webhelyek a fontos rovatok nevű lap bal oldalán is megjelenítenek egy navigációs elemet.
A Fontos rovatok sáv jellemző módon az adott webhellyel kapcsolatos hivatkozásokat tartalmazza, és a legfontosabb tartalmak kiemelésére szolgál. Új lista vagy tár létrehozásakor automatikusan megjelenik egy új hivatkozás a fontos rovatok sávon, a legutóbbiak csoportban. A Legutóbbiak szakaszban csak a legutóbbi öt hivatkozás látható.
Testre szabhatja a fontos rovatok sávon a webhelyen lévő listákra és tárakra mutató hivatkozások hozzáadását és eltávolítását. A hivatkozásokat egyéni kategóriákba is sorolhatja. Ha úgy dönt, hogy minden alwebhely örökölni fogja a globális navigációt, akkor a webhelytulajdonosok a fontos rovatok sávon is testre szabhatják a navigációt, mert az elsődlegesen a felhasználók a webhelyen belüli tartalmakat fogják keresni. Ha úgy dönt, hogy az alwebhelyek nem öröklik a globális navigációt a csoportwebhely webhelyén, a felhasználók a felső hivatkozáspulton és a fontos rovatok sávon is használhatják a tartalmat. A hivatkozásoknak a fontos rovatok sávon történő szerkesztéséről a csoportwebhely navigációs elemeinek testreszabásacímű témakörben olvashat bővebben.
Mire érdemes figyelni a keresés megtervezésekor?
A felhasználók nagyobb valószínűséggel szeretnének használni SharePoint t, ha könnyen megtalálják a szükséges információkat. A tartalmi funkciók, például a tartalomtípusok használatával, illetve a listákhoz és tárakhoz metaadatokat tartalmazó oszlopok hozzáadásával segíthet a tartalmak könnyebben kereshetővé tételében.
A webhelycsoport-rendszergazdák és a webhelyek rendszergazdái számos konfigurációt végezhetnek a felhasználók keresési felületének testreszabásához.
|
Ehhez tegye a következőket: |
Lásd a következő témakört: |
|---|---|
|
Testre szabhatja a keresési eredményeket érintő formázást és beállításokat, testre szabhatja a keresési központot és a keresési központ oldalain használt kijelzőket. |
|
|
Lekérdezési szabályok létrehozása annak érdekében, hogy a keresés a felhasználói szándékra reagáljon. |
|
|
A keresésekhez testre szabhatja az eredmény forrásait. |
|
|
Felügyelt tulajdonságok megtekintése, létrehozása vagy módosítása, illetve Bejárt tulajdonságok megfeleltetése felügyelt tulajdonságoknak. |
|
|
Testre szabott keresési konfigurációs beállítások exportálása és importálása a webhelyek között Az exportált és importált beállítások a testreszabott lekérdezési szabályok, az eredmény forrásai, az eredmény típusa, a rangsorolási modellek és a webhely keresési beállításai között szerepelnek. |
Testre szabott kereséskonfigurációs beállítások exportálása és importálása |
Hogyan lesz elérhető a tartalom a keresésben?
A keresési szolgáltatás öt percenként bejárásra ütemezi SharePoint tartalmakat. Miután hozzáadta az elemet egy SharePoint webhelyhez, a program indexeli a találatokat, és visszaadja a találatokat. Ez az időtartam az aktuális felhasználói tevékenységtől függ. Az olyan feladatok, mint a webhelyek áttelepítése, frissítése és kezelése növelik az indexelési csatorna terhelését. Az új tartalmi elemeknek általában egy órán belül meg kell jeleníteniük a találatokat.
Milyen műveleteket végezhetnek el a felhasználók a tartalmakkal?
A webhelyek felhasználókkal való végrehajtásához szükséges néhány alapvető kérdés megadásával meghatározhatja, hogy miként kell konfigurálni bizonyos webhelyeket, listákat vagy tárakat, valamint hogy milyen konkrét funkciókat kell használni a webhely felhasználói számára.
|
Megvizsgálandó kérdések |
A tartalom konfigurálásával kapcsolatos szempontok |
|---|---|
|
Szükség van-e bizonyos típusú dokumentumok vagy listaelemek verzióinak követésére? |
|
|
A webhely felhasználóinak szükségük van-e arra, hogy bizonyos típusú dokumentumokon egyidejűleg dolgozzanak vagy együttműködjenek? |
|
|
Bizonyos típusú tartalmakat jóvá kell hagyni, mielőtt azok széles körben hozzáférhetők legyenek |
|
|
Kiterjed-e bizonyos típusú tartalmakra valamilyen üzleti folyamat vagy humán munkafolyamat? |
|
|
Listákat fog használni a folyamatok elvezetéséhez vagy kezeléséhez |
|
|
Lesznek-e olyan bizalmas tartalmak, amelyeket az általános hozzáféréstől meg kell korlátozni a webhelyeken |
|
|
Szükség van-e arra, hogy a felhasználók értesítéseket kapjanak a tartalmak változásairól? |
|
