Podatke iz baze podataka programa Access u dokument programa Microsoft Word možete izvesti pomoću čarobnjaka za izvoz RTF datoteka. U ovom se članku objašnjava kako koristiti čarobnjak za izvoz RTF datoteka i kako spremiti postavke izvoza kao specifikacije za kasnije ponovno korištenje.
Sadržaj članka
Izvoz podataka u Word: osnove
U Microsoft Word možete izvesti tablicu, upit, obrazac ili izvješće. Prilikom izvoza objekta pomoću čarobnjaka za izvoz RTF datoteka Access stvara kopiju podataka objekta u obliku obogaćenog teksta programa Microsoft Word (*.rtf). Za tablice, upite i obrasce vidljiva se polja i zapisi prikazuju kao tablica u dokumentu programa Word. Pri izvozu izvješća čarobnjak izvozi podatke i raspored izvješća te pokušava dokument programa Word učiniti što sličnijim izvješću.
-
Započnite postupak iz programa Access Da biste izvezli podatke iz programa Access u Word, morate raditi u programu Access. U programu Word nema funkcije koja može uvoziti podatke iz baze podataka programa Access. U programu Access ne možete ni spremiti bazu podataka ili tablicu programa Access kao dokument programa Word pomoću naredbe Spremi kao.
-
Objekti koje možete izvesti Možete izvesti tablicu, upit, obrazac ili izvješće. Možete izvesti samo zapise odabrane u prikazu. Ne možete izvesti makronaredbe i module. Pri izvozu obrasca ili podatkovne tablice koja sadrži podobrasce ili podređene podatkovne tablice izvozi se samo glavni obrazac ili podatkovna tablica. Za svaki podobrazac ili podređenu podatkovnu tablicu koju želite prikazati u programu Word morate ponoviti operaciju izvoza. Isto tako, kada izvozite izvješće, izvoze se podobrasci i podizvješća koja se nalaze u izvješću, zajedno s glavnim izvješćem.
-
Rezultat operacije Čarobnjak za izvoz RTF datoteka uvijek izvozi oblikovane podatke. To znači da se izvoze samo polja i zapisi koji su vidljivi u objektu ili prikazu, zajedno s postavkama oblikovanja prikaza. Stupci i zapisi koji su skriveni zbog postavki filtra ne izvoze se. Prilikom izvoza zadržava se i raspored izvješća.
-
Spajanje s postojećim dokumentom Kada izvozite iz programa Access u dokument programa Word, podaci se uvijek izvoze u novu datoteku programa Word. Ako želite da se podaci umetnu u postojeći dokument programa Word, najprije ih morate izvesti iz programa Access u novi dokument programa Word, a zatim iz njega kopirati i zalijepiti u postojeći dokument. Osim toga, možete kopirati retke izravno iz tablice programa, upita, obrasca ili izvješća programa Access, a zatim ih zalijepiti u postojeći dokument.
Izvoz podataka u Word
Postupak izvoza podataka u dokument programa Word slijedi ove općenite korake:
-
Pripremite izvorne podatke za izvoz. Kao dio ovog koraka provjerite ne sadrže li podaci pogreške i odlučite želite li izvesti neke ili sve podatke u izvornoj tablici.
-
Pokrenite čarobnjak za izvoz RTF datoteka.
-
Po želji spremite postavke kao specifikacije izvoza za kasnije ponovno korištenje.
Sljedeći koraci objašnjavaju kako se svaki od ovih zadataka izvodi.
Priprema za izvoz
-
Otvorite izvornu bazu podataka programa Access.
-
U navigacijskom oknu odaberite objekt koji sadrži podatke koje želite izvesti.
Možete izvesti tablicu, upit, obrazac ili izvješće.
-
Pregledajte izvorne podatke da biste bili sigurni da ne sadrže pokazatelje pogreški (zeleni trokutići) ili vrijednosti pogreške, kao što je #Num.
Provjerite jeste li razriješili sve pogreške prije izvoza podataka u Word. U suprotnom ćete vidjeti da su takve vrijednosti zamijenjene vrijednošću null.
-
Ako je odredišni dokument programa Word stvoren i otvoren, zatvorite ga prije nastavka. Čarobnjak će pokazati upit pisanja preko dokumenta.
Napomena: Podatke ne možete dodati u postojeći dokument programa Word.
-
Ako u bazi podataka programa Access želite izvesti samo dio tablice, upita ili obrasca, otvorite objekt i odaberite samo željene zapise.
Izvoz podataka
-
Na kartici Vanjski podaci u grupi Izvozkliknite Word.
-
Otvorit će se čarobnjak za izvoz RTF datoteka.
Napomena: Naredbe Izvoz dostupne su samo kada je baza podataka otvorena.
-
U čarobnjaku za izvoz RTF datoteka navedite naziv odredišne datoteke.
-
Čarobnjak uvijek izvozi oblikovane podatke. Ako želite pregledati dokument programa Word nakon postupka izvoza, potvrdite okvir Otvori odredišnu datoteku nakon dovršenja postupka izvoza.
-
Ako ste prije početka operacije izvoza odabrali zapise koje želite izvesti, možete potvrditi okvir Izvezi samo odabrane zapise. No ako želite izvesti sve zapise u prikazu, poništite potvrdni okvir.
Napomena: Taj je potvrdni okvir nedostupan (zasivljen) sve dok ne odaberete neki zapis.
-
Kliknite U redu.
-
Ako postoji odredišni dokument, od vas će se zatražiti da kliknete Da da biste prebrisali datoteku. Kliknite Ne da biste promijenili naziv odredišne datoteke, a zatim ponovno kliknite U redu.
Access izvozi podatke i otvara odredišni dokument u programu Word, ovisno o mogućnostima izvoza koje ste naveli u čarobnjaku. Access prikazuje i status operacije na zadnjoj stranici čarobnjaka.
Objašnjenje kako Access izvozi objekte u Word
Sljedeća tablica opisuje način na koji Access izvozi različite objekte i vrijednosti u Word. Time se može utvrditi što nije u redu ako operacija izvoza ne funkcionira na očekivan način.
|
Stavka |
Na što je potrebno obratiti pozornost pri izvozu |
|
Nazivi polja |
Kada izvozite tablicu, upit ili obrazac, nazivi polja smještaju se u prvi redak tablice u dokumentu programa Word. Kada izvezete izvješće, mjesto naziva polja u dokument programa Word razlikuje se ovisno o rasporedu izvješća. |
|
Polja s više vrijednosti |
Polje u programu Access koje podržava više vrijednosti izvozi se u jedan stupac u programu Word. Vrijednosti se odvajaju točkama sa zarezima (,). |
|
Slike, objekti i privici |
Svi grafički elementi, npr. logotipi, podaci u poljima OLE objekata i privici koji su dijelovi izvornih podataka, ne izvoze se. |
|
Grafikoni |
Objekti programa Microsoft Graph ne izvoze se. |
|
Izrazi |
Izrazi se ne izvoze u dokument programa Word. Izvoze se samo rezultati izraza. |
|
Podobrasci i podređene podatkovne tablice |
Pri izvozu obrasca ili podatkovne tablice izvozi se samo glavni obrazac ili podatkovna tablica. Morate ponoviti postupak izvoza za svaki podobrazac, podizvješće ili podređenu podatkovnu tablicu koju želite izvesti. |
Dodatne informacije
-
Upute za spremanje pojedinosti o izvozu u specifikaciju koju kasnije možete ponovno upotrijebiti potražite u članku Spremanje pojedinosti o postupku uvoza i izvoza u obliku specifikacije.
-
Upute za pokretanje spremljenih specifikacija izvoza potražite u članku Pokretanje spremljenog postupka uvoza ili izvoza.
-
Upute za zakazivanje izvođenja specifikacija u određeno vrijeme potražite u članku Zakazivanje postupka uvoza ili izvoza.
-
Upute za promjenu naziva specifikacije, brisanje specifikacija ili ažuriranje naziva izvornih datoteka u specifikacijama potražite u članku Upravljanje zadacima podataka.
