Poštanski sandučić u programu Outlook nije beskonačno velik, a nije baš vjerojatno ni da će se prestati puniti. Da se ne bi prepunio, starije stavke koje želite zadržati možete premjestiti u arhivu, zasebnu podatkovnu datoteku programa Outlook (.pst) koju možete otvoriti iz programa Outlook kad god vam zatreba.
Napomena: Naredba Arhiva i značajka ne prikazuju se ni za koji račun u profilu programa Outlook ako uvrstite račun sustava Exchange Server, a vaša tvrtka ili ustanova koristi Microsoft Exchange Server Online Archive. Administrator mreže može onemogućiti i tu značajku.
Outlook po zadanom koristi značajku samoarhiviranja za redovito arhiviranje stavki. Dodatne informacije potražite u članku Automatsko arhiviranje starijih stavki.
Stavke u svakom trenutku možete i ručno arhivirati. Na taj način možete odrediti koje ćete stavke arhivirati, gdje ćete ih pohraniti i koliko stavka mora biti stara da bi se arhivirala.
-
U programu Outlook: kliknite Datoteka > Informacije > alati > čišćenje starih stavki
Savjet: Značajke arhiviranja i automatskog arhiviranja možda neće biti dostupne ako se vaš poštanski profil povezuje sa sustavom Exchange Server. Moguće je i da vaša tvrtka ili ustanova ima pravilnik o zadržavanju pošte koji nadjačava automatsko arhiviranje. Dodatne informacije zatražite od administratora sustava.
-
-
Kliknite mogućnost Arhiviraj ovu mapu i sve podmape, a zatim odaberite mapu koju želite arhivirati.
-
U odjeljak Arhiviraj ovu mapu i sve podmape unesite datum.
-
Možete stvoriti više .pst datoteka ako neke mape želite arhivirati na temelju drugačijih postavki. Možda, na primjer, stavke u mapi s poslanom poštom želite zadržati dulje nego stavke u mapi s ulaznom poštom.
-
Potvrdite okvir Uvrsti stavke s oznakom "Nemoj samoarhivirati" da biste arhivirali pojedinačne stavke koje su označene za izostavljanje iz samoarhiviranja. Ta mogućnost ne uklanja oznaku o izostavljanju, već potvrdni okvir Nemoj samoarhivirati zanemaruje samo za ovu arhivu.
-
Kliknite U redu.
Isključivanje samoarhiviranja
Ako želite arhivirati samo kada to želite, isključite samoarhiviranje.
-
Kliknite Datoteka > Mogućnosti > Dodatno.
-
U odjeljku Samoarhiviranje kliknite Postavke samoarhiviranja.
-
Poništite okvir Pokreni samoarhiviranje svakih n dana.