Formula za uspješna web-mjesta i sretne korisnike dobro je planirana i održivi pristup web-mjestu i upravljanju korisnicima. Ovdje su navedeni ključni zadaci i koncepti koje možete koristiti za planiranje web-mjesta i upravljanje korisnicima za svoju tvrtku ili ustanovu.
O zbirkama web-mjesta
Bez obzira na to jeste li novi u sustavu SharePoint ili ste koristili mnoge verzije, moderno iskustvo sustava SharePoint omogućuje veću fleksibilnost, jednostavnije navigaciju i sva web-mjesta su pokretna za mobilne uređaje. Preporučamo stvaranje zbirki web-mjesta za svako opterećenje u vašoj tvrtki ili ustanovi. Moderno iskustvo sustava SharePoint olakšava navigaciju i održavanje jer je svako web-mjesto sada zbirka web-mjesta. Saznajte više o modernom iskustvu u sustavu SharePoint i prednostima korištenja web-mjesta koncentratora. Preporučujemo da stvorite zbirke web-mjesta za svako opterećenje, a zatim ih sve povežete s web-mjestom koncentratora. To daje veću fleksibilnost i jednostavno usvaja promjene potreba tvrtke ili ustanove. Dodatne informacije potražite u članku što je web-mjesto koncentratora sustava SharePoint?.
Administrator sustava SharePoint delegira Upravljanje zbirkama web-mjesta raznim osobama u vašoj tvrtki ili ustanovi. Model dozvola sustava SharePoint olakšava vam dodjelu dozvola za druge uloge kao što su administrator zbirke web-mjesta, vlasnik web-mjesta i druge uloge. Informacije o dodavanju i uklanjanju administratori zbirke web-mjesta potražite u članku Upravljanje administratorima zbirke web-mjesta .
Administrator zbirke web-mjesta ima razinu dozvola za potpunu kontrolu za zbirku web-mjesta. To znači da možete dodavati ili brisati web-mjesta ili promijeniti postavke za bilo koje web-mjesto unutar zbirke web-mjesta. Osim toga, možete pregledavati, dodavati, brisati ili promijeniti sav sadržaj unutar tih web-mjesta. Sekundarnom administratoru zbirke web-mjesta može odrediti administrator zbirke web-mjesta. Kao administrator zbirke web-mjesta možete dodati drugog administratora zbirke web-mjesta ili promijeniti administrator zbirke web-mjesta putem stranice Postavke. Dodatne informacije o ovom zadatku potražite u članku Upravljanje administratorima zbirke web-mjesta.
Tradicionalna zbirka web-mjesta grupa je SharePoint web-mjesta koja imaju istog vlasnika i dijele administratorske postavke, kao što su dozvole. Podmjesta nasljeđuju navigaciju, dozvole i dizajn web-mjesta iz zbirke web-mjesta. na taj način svaki put kada se članovi web-mjesta i projekti promijene, web-mjesta se moraju promijeniti
Odabir web-mjesta za svako opterećenje
Važno je da planirate vrstu zbirke web-mjesta sustava SharePoint koja vam je potrebna za svoja radna opterećenja. Onda želite olakšati korisnicima da se kreću i nađu ono što im je potrebno. U ovom se odjeljku prikazuju pojedinosti o nekim modernim web-mjestima sustava SharePoint koje su dostupne i govore o navigaciji tih web-mjesta. Odličan članak o planiranju navigacije planiranje je navigacije za moderno iskustvo sustava SharePoint.
Razmislite o web-mjestu sustava SharePoint u obliku okvira ili temelja koji vam olakšava organiziranje raznih timskih i komunikacijskih web-mjesta. Kada stvorite zbirke web-mjesta za svako opterećenje u tvrtki ili ustanovi, web-mjesto koncentratora povezuje te zbirke web-mjesta na logičke načine koje olakšavaju pronalaženje i upravljanje njima. Nakon toga možete premjestiti zbirke web-mjesta između web-mjesta koncentratora u svakom trenutku kada se vaše radne opterećenja promijene. Dodatne informacije potražite u članku Planiranje web-mjesta koncentratora sustava SharePoint.
Timsko web-mjestosustava SharePoint i sve stranice koje stvorite u okviru njega dostupne su samo korisnicima koje pozovete dajući im dozvolu za web-mjesto. Timsko web-mjesto možete povezati i s grupom Microsoft 365. Uz timsko web-mjesto, vaša tvrtka ili ustanova, tim ili grupa mogu se međusobno povezati i surađivati na dokumentima i drugim datotekama, knjižiti najave, zakazati sastanke, održavati zadatke, pratiti probleme ili akcijske stavke te pohraniti informacije na popise. Dodatne informacije potražite u članku što je timsko web-mjesto sustava SharePoint?
Komunikacijsko web-mjesto sustava SharePoint omogućuje zajedničko korištenje informacija kao što su vijesti, izvješća i status s drugim korisnicima. Web-mjesto za komunikaciju obično ima nekoliko suradnika, ali mnogo članova.
Upravljanja
Upravljanje je skup pravilnika, uloga, odgovornosti i procesa koji upravlja, usmjerava i kontrolira način poslovanja tvrtke ili ustanove koji surađuju na ostvarivanju poslovnih ciljeva. S obzirom na SharePoint zbirku web-mjesta, plan upravljanja može biti vodič za planiranje uloga, odgovornosti i pravilnika potrebnih za podršku zbirci web-mjesta. To može obuhvaćati, ali nije ograničeno na sljedeće napomene:
-
Informacijska arhitektura, uključujući web-stranice, dokumente, popise i podatke
-
Aktivnosti održavanja, uključujući upravljanje korisničkim računima
-
Brandiranje i pravila prilagodbe
-
Obuka
Važno je pripremiti plan upravljanja za svoju tvrtku ili ustanovu. Sudjelovanjem u razvoju plana upravljanja možete pomoći identificirati vlasništvo za poslovne i tehničke timove, definirajući tko je odgovoran za područja sustava. Dodatne informacije o razvoju plana upravljanja potražite u članku Pregled: najbolje prakse za upravljanje načinom na koji korisnici koriste timsko web-mjesto.
Napomena: Možda ćete morati raditi s administratore SharePoint za upravljanje korisnicima. SharePoint administrator, primjerice, upravlja korisničkim profilima.
Korisnički računi u Microsoft 365
Globalni administrator dodaje nove korisnike u Microsoft 365 pomoću centra za administratore sustava Microsoft 365, što je portal za upravljanje korisnicima i konfiguriranje servisa. Dodatne informacije potražite u članku Korisnici i uloge. Kada dodate novog korisnika, globalni administrator učinite sljedeće:
-
Određuje može li korisnik pristupati i centru za administraciju
-
Postavlja zemljopisno mjesto za korisnika
-
Odabire vrstu korisničke licence
-
Stvara korisničko ime i lozinku za korisnika
Korisnici timskog web-mjesta
Možete dodati korisnike na timsko web-mjesto i prilagoditi dozvole za korisnike. Razine dozvola i članstvo u grupi sustava SharePoint mogu se pronaći u odjeljku Postavke. No Microsoft 365 sada stvara sigurnosnu grupu koja se naziva Svi osim vanjskih korisnika koji sadrže sve u direktoriju Microsoft 365 (osim za osobe koje su izvan vaše tvrtke ili ustanove i koje su pozvane putem značajke vanjskog zajedničkog korištenja). Ovoj sigurnosnoj grupi automatski se dodjeljuje Access kao član u SharePoint. To znači da korisnici koje dodate u katalog Microsoft 365 mogu po zadanom uređivati web-mjesta, popise i biblioteke.
Razine dozvola i članstvo u grupi
Razine dozvola zbirke su SharePoint prava koja korisnicima omogućuju izvođenje skupa srodnih zadataka. Na primjer, razina dozvola za čitanje obuhvaća stavke prikaza, otvaranje stavki, prikaz stranica i prikaz dozvola za verzije (među ostalim), a sve su potrebne da bi se prikazale stranice, dokumenti i stavke na web-mjestu sustava SharePoint. Dozvole mogu biti uključene u više razina dozvola. Dodatne informacije potražite u članku Planiranje strategije dozvola.
Ne preporučujemo da razine dozvola dodijelite izravno pojedinačnim korisnicima jer to može otežati praćenje i upravljanje korisnicima koji imaju pristup web-mjestima. Ponekad je potrebno, ali se mora zadržati na minimum da bi se izbjegla složenost. Umjesto toga dodijelite dozvole grupama, a zatim dodijelite pojedinačne korisnike odgovarajućim grupama. Grupa je skup korisnika definiranih na razini zbirke web-mjesta radi jednostavnog upravljanja dozvolama. Dodatne informacije potražite u članku zadane grupe sustava SharePoint i Prilagodba dozvola web-mjesta. Svakoj grupi dodijeljena je Zadana razina dozvola. Neke temeljne zadane grupe sustava SharePoint, primjerice, obuhvaćaju sljedeće razine dozvola:
|
Grupa |
Razina dozvola |
|---|---|
|
Vlasnici |
Potpuna kontrola |
|
Posjetitelji |
Čitanje |
|
Članovi |
Doprinos |
Svi s dozvolom za potpunu kontrolu mogu stvarati prilagođene grupe.
Kada grupi sustava SharePoint dodijelite razine dozvola na razini zbirke web-mjesta, prema zadanim postavkama sva web-mjesta i sadržaj web-mjesta nasljeđuju te razine dozvola. Ovo zadano ponašanje zove se nasljeđivanje dozvola. Možete odrediti želite li postaviti jedinstvene dozvole prilikom stvaranja podWeb-mjesta ili prijeloma nasljeđivanja dozvola na web-mjestu, popisu ili u biblioteci ili stavci. Dodatne informacije potražite u članku što je nasljeđivanje dozvola?
Budući da razina dozvole korisnika određuje što može vidjeti i pristupiti unutar web-mjesta, morate pažljivo razmotriti članstvo u grupi. Primjerice, korisnik koji je odgovoran za stvaranje i prilagođavanje web-mjesta mora minimalno biti član grupe dizajnera. S druge strane, korisnik koji treba samo čitati i preuzimati sadržaj i možda mora biti samo član grupe posjetitelji. Dodatne informacije potražite u članku razumijevanje razina dozvola u sustavu SharePoint.
Kao administrator zbirke web-mjesta možda ćete moratiSharePoint, upravljati značajkama na razini zbirke web-mjesta i web-mjesta. Ovi zadaci mogu uključivati aktiviranje i deaktiviranje značajki prema planu upravljanja. Dodatne informacije potražite u članku Omogućivanje i onemogućivanje značajki zbirke web-mjesta. Pogledajte i Upravljanje košem za koš za smeće zbirke web-mjesta sustava SharePoint.
