Najbolje prakse za tvrtke ili ustanove prilikom korištenja kalendara programa Outlook

Rad u scenariju s rukovoditeljem/ovlaštenikom

Ako tvrtka ili ustanova to dopušta, Outlook konfigurirajte tako da se s poštanskim sandučićem sustava Exchange povezuje putem predmemoriranog načina sustava Exchange. Time se postižu najbolje performanse.

Novije verzije programa Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook za iOS, Outlook za Android i Microsoft Outlook za Mac obuhvaćaju mnoga poboljšanja značajke ovlaštenika. Dodatne informacije o tim verzijama potražite u sljedećem članku:

Značajka ovlaštenika programa Outlook u mješovitim verzijama programa Microsoft Outlook i Entourage

Za nove scenarije zajedničkog korištenja modela (REST) preporučuje se pojednostavljene razine dozvola (mogu uređivati, pregledavati naslove i mjesta itd.) umjesto prilagođavanja dozvola ovlaštenicima. Prilagođene razine dozvola nisu podržane u novom zajedničkom korištenju modela i mogu dovesti do neočekivanih rezultata.

Ograničavanje broja ovlaštenika

Broj ovlaštenika koje možete dodati u programu Outlook nije ograničen. No preporučujemo da dozvole razine urednik dodijelite samo jednom (1) ovlašteniku. Na taj način možete pratiti vrijeme i način obrade sastanka. Budući da ovlaštenik vašim podacima može pristupati pomoću više uređaja, uz veći broj ovlaštenika s dozvolama razine urednik vrlo je teško utvrditi koji su sastanci zastarjeli i kojih nema.

Čak i ako dozvole za uređivanje dodijelite samo jednom ovlašteniku, izbjegavajte dodavanje velikog broja ovlaštenika s dozvolama pregledavatelja ili suradnika. Dodavanjem velikog broja ovlaštenika mogli biste potrošiti ostale resurse. Može se, primjerice, dostići ograničenje veličine za podatke pravila. Kada dodate ovlaštenika, dolazi do raznih promjena:

Outlook primjenjuje dozvole na relevantne mape.
Atribut PublicDelegate servisa Active Directory ažurira se radi dodjele dozvola za "Slanje u ime" ovlašteniku.
Outlook dodaje ovlaštenika u pravilo prosljeđivanja u poštanskom sandučiću rukovoditelja. Time se zahtjevi za sastanak prosljeđuju ovlašteniku.
Outlook dodatne podatke o ovlašteniku sprema u poštanski sandučić rukovoditelja.

Za svaku komponentu mogu postojati drugačija ograničenja. Približavanje tim ograničenjima može utjecati na performanse i stabilnost.

Napomene:

Microsoft je tijekom razvoja i testiranja proizvoda koristio najviše četiri (4) ovlaštenika. Ovlaštenici su uz to koristili samo Outlook. Testiranje nije obuhvaćalo uređaje.
Ako je ovlaštenika s dozvolama razine Urednik potrebno privremeno ili trajno zamijeniti, dozvole promijenite s razine Urednik na razinu Pregledavatelj ili ništa. Zatim novom ili rezervnom ovlašteniku dodijelite dozvole razine Urednik.

Rad s ponavljajućim sastancima

Postavljanje datuma završetka i ograničavanje broja ponavljanja

Outlook omogućuje jednostavno zakazivanje sastanka koji se redovito ponavlja. Preporučujemo da uvijek postavite datum završetka i ograničite ponavljajući niz na određeni broj ponavljanja. Ponavljajuće sastanke vrlo ćete vjerojatno kad-tad morati mijenjati. Morat ćete, primjerice, dodati sudionike ili ih ukloniti iz jedne pojave ili će se pak promijeniti mjesto ili vrijeme sastanka zbog godišnjih odmora ili nepredviđenih okolnosti. Outlook sve te jedinstvene promjene sprema kao iznimku za sastanak. Sastanci s velikim brojem iznimki rezultiraju nizom sastanaka kojim je teško upravljati. Osim toga, moguće je i neočekivano ponašanje. Kada trenutni niz sastanaka završi, možete stvoriti novi. Prilikom određivanja broja ponavljanja uzmite u obzir učestalost ponavljanja. Sastanak koji se tijekom jedne godine odvija dvaput tjedno imat će približno 90 pojava više od mjesečnog sastanka tijekom istog razdoblja.

Završavanje ponavljajućeg sastanka prije izvornog datuma završetka

Premda je ponavljajući sastanak moguće otkazati, bolje je promijeniti datum završetka za niz. Time se vama i sudionicima omogućuje evidencija proteklih sastanaka. Ako posve otkažete ponavljajući sastanak, ta će povijest biti izgubljena. Bolje je postaviti novi datum završetka, a zatim poslati ažuriranje svim sudionicima. Tako ćete ranije završiti niz sastanaka, ali ćete zadržati evidenciju prethodnih sastanaka.

Napomene:

Ako niz sastanaka završite ranije, izgubit će se iznimke pridružene ponavljajućem sastanku. Dodatne informacije o iznimkama potražite u prethodnom odjeljku "Postavljanje datuma završetka i ograničavanje broja ponavljanja".
Ta se najbolja praksa primjenjuje i kada morate promijeniti predmet postojećeg niza sastanaka. Rano prekinite niz sastanaka i stvorite novi ponavljajući sastanak pomoću drugog predmeta.

Dodatne informacije o otkazivanju svih budućih sastanaka u nizu potražite u članku Otkazivanje svih budućih sastanaka u nizu

Promjena organizatora

Outlook ne omogućuje promjenu organizatora sastanka. Da biste promijenili organizatora ponavljajućeg sastanka, završite ponavljajući sastanak. Da biste to učinili, postavite raniji datum završetka i pošaljite ažuriranje svim sudionicima. Kada to učinite, novi organizator mora stvoriti novi ponavljajući sastanak.

Dodatne informacije o postavljanju ranijeg datuma završetka potražite u članku Otkazivanje sastanka

Izbjegavanje zajedničkog korištenja privitaka pomoću ponavljajućeg sastanka

Privici dodatno kompliciraju iznimke ponavljajućeg sastanka. Svaka iznimka sadrži zasebnu kopiju privitaka. Dodavanjem iznimki u ponavljajuće sastanka stvaraju se nove kopije privitaka. Ako promijenite jedan skup privitaka, te se promjene neće prenijeti na druge iznimke. Ako želite da svi sudionici imaju najnoviju kopiju promjena za bilo koji sastanak, preporučuje se, kad god je to moguće, spremanje privitaka u SharePoint ili Na OneDrive i zajedničko korištenje s vezom.

Napomena: Akcije dodavanja i uklanjanja privitaka u samostalne sastanke koji se ne ponavljaju u potpunosti su podržane.

Obrada svih zahtjeva za sastanak i otkazivanja sastanka

Premda zahtjev za sastanak možete izbrisati izravno u ulaznoj pošti, trebali biste ga pravilno obraditi tako da ga prihvatite ili odbijete. Da biste obradili otkazani sastanak iz ulazne pošte, obavezno koristite naredbu Ukloni iz kalendara. Izbjegavajte obradu sastanaka izravno iz modula kalendara.

Izbjegavanje kopiranja sastanaka

Prema dizajnu Outlook uklanja sve veze između kopiranog sastanka i izvornog sastanka. To pridonosi sprječavanju nedosljednosti. Novije verzije Outlook tekstni niz "Kopiraj:" dodajte predmetu. Time se pojednostavljuje prepoznavanje kopija sastanka.

Od početka Outlook verzije 2311 kopiranje sastanaka više nije podržano. To je namjerna promjena radi sprječavanja kopiranja sastanaka. Budući da akcije vezane uz kopirane sastanke daju neočekivane rezultate, preporučujemo izbjegavanje kopiranja sastanaka. To je dugo dokumentirana najbolja praksa. Da biste ograničili neočekivane rezultate, Outlook tim implementirao je blokiranje kopiranja sastanaka.

Dodatne informacije o nedavnom ažuriranju radi blokiranja kopiranja sastanaka potražite u članku:

Outlook blokira kopiranje sastanaka s "Kopiranje sastanaka nije podržano".

Prosljeđivanje zahtjeva za sastanak

Kada koristite Outlook za prosljeđivanje sastanka osobi koja nije izvorno pozvana na sastanak, Outlook šalje obavijest o prosljeđivanju sastanka organizatoru sastanka. Kada organizator primi tu obavijest, novi se sudionik dodaje u sastanak. Ako postojeći sudionici sastanka moraju biti obaviješteni o tome da je dodan novi sudionik, organizator mora otvoriti sastanak i svim sudionicima poslati ažuriranje sastanka.

Napomena: Ako nekoga želite obavijestiti o sastanku, ali ne i pozvati ga, jednostavno povucite zahtjev za sastanak iz kalendara na ikonu Pošta na donjoj lijevoj strani Outlook. Time se otvara poruka e-pošte s informacijama o sastanku koje možete poslati. Imajte na umu da se tom porukom e-pošte ne dodaju primatelji u sastanak te da ona sadrži samo podatke o sastanku, kao što su datum, vrijeme, predmet i dnevni red.

Za korisnike sustava Microsoft Exchange

I u Microsoft Exchange Server 2007 uvedene su obavijesti o prosljeđivanju sastanka u sklopu značajke Pomoćnik za kalendar. Ako se pomoću Outlook s poštanskim sandučićem u tvrtki ili ustanovi sustava Exchange Server, ponašanje obavijesti o prosljeđivanju sastanka može podložan postavkama sustava Exchange ako ga konfigurira administrator sustava Exchange. Administrator sustava Exchange, primjerice, može spriječiti slanje obavijesti o prosljeđivanju sastanka na udaljene domene.

U pravilu preporučujemo da sudionik ne prosljeđuje sastanak ako nije u istoj tvrtki ili ustanovi koja koristi Exchange kao organizator, osim ako su ispunjeni svi sljedeći uvjeti:

sudionik koristi Microsoft Outlook 2010 ili noviji
sudionikov administrator sustava Exchange dopustio je slanje obavijesti o prosljeđivanju sastanka na udaljene domene
Organizator koristi klijent za Microsoft Outlook.

Ako sudionik koristi neki drugi sustav za e-poštu, a ne Exchange, u pravilu preporučujemo da ne prosljeđuje sastanak ako nisu ispunjeni svi sljedeći uvjeti:

sudionik koristi Microsoft Outlook 2010 ili noviji
Organizator koristi klijent za Microsoft Outlook.

Ako organizator zbog nečeg ne primi obavijest o prosljeđivanju sastanka, sudionici sastanka ne dodaju se u organizatorov sastanak. Ako organizator naknadno promijeni sastanak i pošalje ažuriranje, ažuriranje će se poslati samo izvorno pozvanim osobama. Sudionici koji su prethodno primili proslijeđenu kopiju sastanka neće primiti ažuriranje.

Ako vam navedena ograničenja onemogućuju uspješno i dosljedno prosljeđivanje pozivnica za sastanak, najbolje je da jednostavno organizatora sastanka zamolite da doda željene sudionike. Organizatora sastanka važno je zamoliti da doda željene sudionike ako niste sigurni ispunjavaju li vaše okruženje i okruženje željenih sudionika navedene uvjete.

Napomena: Ovlaštenici iz programa Outlook ne primaju obavijesti o prosljeđivanju sastanka.

Dodatne preporuke za korisnike sustava Microsoft Exchange

Održavanje uređaja povezanih s kalendarom

Provjerite je li na svim uređajima koji se povezuju s kalendarom instalirana sva najnovija ažuriranja. Neki uređaji koriste Exchange ActiveSync za sinkronizaciju kalendara i drugih mapa. Ti uređaji obuhvaćaju Outlook za iOS, Outlook za Android, Apple iOS i uređaje sa sustavom Android. Uređaji BlackBerry i drugi uređaji Research In Motion (RIM) također se mogu sinkronizirati s kalendarom.

Dodatne informacije o nekim poznatim problemima potražite u članku: Trenutni problemi sa servisom Microsoft Exchange ActiveSync i uređajima drugih proizvođača.

Napomena: Katkad je moguće da više klijenata programa Outlook i uređaja istodobno izmijene stavke, što može uzrokovati sukobe. Da biste smanjili vjerojatnost da se to dogodi, nemojte u kratkom vremenskom razdoblju obrađivati istu stavku na dvama klijentima ili uređajima ili više njih.

Održavanje dodataka koji se integriraju s Outlook

Većina dodataka, ako Outlook pristup podacima Outlook podacima. Dodatak može promijeniti stavku Outlook koju istovremeno uređujete, bilo na Outlook na drugom uređaju. Zbog toga može doći do sukoba. Da biste smanjili vjerojatnost, instalirajte najnovija ažuriranja za sve dodatke ili programe koji se integriraju s programom Outlook. Deinstalirajte ili onemogućite bilo koji od tih programa i dodataka koje ne koristite ili koji se ne moraju integrirati s Outlook.