סיכום נתונים באמצעות שאילתה

הזנה ידנית של הנתונים לדוגמה

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על טבלה.

   Access יוסיף טבלה חדשה וריקה למסד הנתונים שלך.

   הערה: אין צורך לבצע שלב זה אם אתה פותח מסד נתונים חדש וריק, אך תצטרך לבצע אותו כאשר תצטרך להוסיף טבלה למסד הנתונים.

2. לחץ פעמיים על התא הראשון בשורת הכותרת והזן את שם השדה בטבלה לדוגמה.

   כברירת מחדל, Access מציין שדות ריקים בשורת הכותרת עם הטקסט הוסף שדה חדש, באופן הבא:

   

3. השתמש במקשי החצים כדי לעבור לתא הכותרת הריק הבא והקלד את שם השדה השני (תוכל גם להקיש TAB או ללחוץ פעמיים על התא החדש). חזור על שלב זה עד להזנת כל שמות השדות.

4. הזן את הנתונים בטבלה לדוגמה.

   כאשר תזין את הנתונים, Access יסיק את סוג הנתונים של כל שדה. אם אין לך ניסיון עם מסדי נתונים יחסיים, עליך להגדיר סוג נתונים מסוים, כגון מספר, טקסט או תאריך/שעה, לכל אחד מהשדות בטבלאות שלך. הגדרת סוג הנתונים עוזרת להבטיח הזנת נתונים מדויקת, ואף מונעת טעויות, כגון שימוש במספר טלפון בחישוב. עבור טבלאות לדוגמה אלה, אפשר ל- Access לקבוע מהו את סוג הנתונים.

5. לאחר שתסיים להזין את הנתונים, לחץ על לשמור.

   קיצור מקשים הקש CTRL+S.

   תיבת הדו-שיח שמירה בשם מופיעה.

6. בתיבה שם הטבלה, הזן את שם הטבלה לדוגמה ולאחר מכן לחץ על אישור.

   השתמש בשם של כל טבלה לדוגמה מכיוון ששאילתות בסעיפי 'כיצד לבצע' משתמשות בשמות אלה.

7. חזור על שלבים אלה עד שתיצור כל אחת מהטבלאות לדוגמה שמפורטות בתחילת סעיף זה.

אם אינך רוצה להזין את הנתונים באופן ידני, בצע את השלבים הבאים כדי להעתיק את הנתונים בקובץ גיליון אלקטרוני ולאחר מכן לייבא את הנתונים מקובץ הגיליון האלקטרוני ל- Access.

יצירת גליונות עבודה לדוגמה

1. הפעל את תוכנית הגיליון האלקטרוני וצור קובץ חדש וריק. אם אתה משתמש ב- Excel, הוא יוצר חוברת עבודה ריקה וחדשה, כברירת מחדל.

2. העתק את הטבלה לדוגמה הראשונה שסופקה למעלה והדבק אותה בגליון העבודה הראשון, החל מהתא הראשון.

3. שנה את שם גליון העבודה בשיטה המקובלת בתוכנית הגיליון האלקטרוני שבו אתה משתמש. הענק לגליון העבודה שם זהה לזה של הטבלה לדוגמה. לדוגמה, אם הטבלה לדוגמה נקראת קטגוריות, הענק לגליון העבודה שם זהה.

4. חזור על שלבים 2 ו- 3. העתק כל אחת מהטבלאות לדוגמה לגליון עבודה ריק ושנה את שם גליון העבודה.

   הערה: ייתכן שיהיה עליך להוסיף גליונות עבודה לקובץ הגיליון האלקטרוני שלך. לקבלת מידע על הביצוע של משימה זו, עיין בעזרה של תוכנית הגיליון האלקטרוני שלך.

5. שמור את חוברת העבודה במיקום נוח במחשב או ברשת, ועבור אל סדרת השלבים הבאה.

יצירת טבלאות של מסד נתונים מתוך גליונות העבודה

1. בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא &, לחץ על מקור נתונים חדש > מתוך קובץ > Excel.

   תיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - גיליון אלקטרוני של Excel מופיעה.

2. לחץ על עיון, פתח קובץ הגיליון האלקטרוני שיצרת בשלבים הקודמים ולאחר מכן לחץ על אישור.

   אשף ייבוא הגיליון האלקטרוני יופעל.

3. כברירת מחדל, האשף בוחר את גליון העבודה הראשון בחוברת העבודה (גיליון העבודה לקוחות, אם ביצעת את השלבים בסעיף הקודם), והנתונים מגליון העבודה מופיעה בחלק התחתון של עמוד האשף. לחץ על הבא.

4. בעמוד הבא של האשף, לחץ על השורה הראשונה מכילה כותרות עמודות, ולאחר מכן לחץ על הבא.

5. באופן אופציונלי, בעמוד הבא, השתמש בתיבות הטקסט וברשימות תחת אפשרויות שדה כדי לשנות שמות שדות וסוגי נתונים או כדי להשמיט שדות מפעולת הייבוא. אחרת, לחץ על הבא.

6. השאר את האפשרות אפשר ל- Access להוסיף מפתח ראשי מסומנת, ולחץ על הבא.

7. כברירת מחדל, Access מחיל את שם גליון העבודה על הטבלה החדשה שלך. קבל את השם או הזן שם אחר ולאחר מכן לחץ על סיום.

8. חזור על שלבים 1 עד 7 עד שתיצור טבלה מכל גליון עבודה בחוברת העבודה.

שינוי שם של שדות המפתח הראשי

1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כל אחת מהטבלאות שיצרת בשלבים הקודמים ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

2. עבור כל טבלה, אתר את שדה המפתח הראשי. כברירת מחדל, Access שמות מעניק לכל שדה את השם מזהה.

3. בעמודה שם שדה עבור כל שדה מפתח ראשי, הוסף את שם הטבלה.

   לדוגמה, שנה את שם השדה 'מזהה' של הטבלה Categories ל'מזהה קטגוריה' ואת השדה עבור הטבלה Orders ל'מזהה הזמנה'. עבור הטבלה Order Details, שנה את שם השדה ל'מזהה פירוט'. בטבלה Products, שנה את שם השדה ל'מזהה מוצר'.

4. שמור את השינויים שערכת.

בכל פעם שהטבלאות לדוגמה יופיעו במאמר זה, הן יכללו את שדה המפתח הראשי ולאחר מכן שם השדה ישתנה כמתואר בשלבים הקודמים.

לראש הדף

יצירת שאילתת בחירה בסיסית

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

2. לחץ פעמיים על הטבלה או הטבלאות שבהן ברצונך להשתמש בשאילתה.

   הטבלה או הטבלאות שנבחרו מופיעות כחלון בחלק העליון של מעצב השאילתות.

3. לחץ פעמיים על שדות הטבלה שבהם ברצונך להשתמש בשאילתה.

   באפשרותך לכלול שדות שמכילים נתונים תיאוריים, כגון שמות ותיאורים, אך עליך לכלול שדה שמכיל נתונים מספריים או נתוני מטבע.

   כל שדה מופיע בתא ברשת העיצוב.

4. לחץ על הפעל כדי להפעיל את השאילתה.

   ערכת התוצאות של השאילתה מופיעה בתצוגת גליון נתונים.

5. באופן אופציונלי, עבור לתצוגת עיצוב והתאם את השאילתה שלך. לשם כך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כרטיסיית המסמך עבור השאילתה ולחץ על תצוגת עיצוב. לאחר מכן, תוכן להתאים את השאילתה לפי הצורך, על-ידי הוספה או הסרה של שדות טבלה. כדי להסיר שדה, בחר את העמודה ברשת העיצוב והקש DELETE.

6. שמור את השאילתה שלך.

הוספת שורת סכום

1. ודא כי השאילתה שלך פתוחה בתצוגת גליון נתונים. לשם כך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כרטיסיית המסמך עבור השאילתה ולחץ על תצוגת גליון נתונים.

   - או -

   בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על השאילתה. פעולה זו מפעילה את השאילתה וטוענת את התוצאות בגליון נתונים.

2. בכרטיסיה בית, בקבוצה רשומות, לחץ על סכומים.

   שורת סכום חדשה מופיעה בגליון הנתונים שלך.

3. בשורת ה סכום, לחץ על התא בשדה שברצונך לסכם, ולאחר מכן בחר Sum מתוך הרשימה.

הסתרת שורת סכום

• בכרטיסיה בית, בקבוצה רשומות, לחץ על סכומים.

לקבלת מידע נוסף על השימוש בשורת סכום, עיין במאמר הצגת סכומי עמודות בגליון נתונים.

לראש הדף

חישוב סכום כולל פשוט

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

2. לחץ פעמיים על הטבלה שבה ברצונך להשתמש בשאילתה.

   אם תשתמש בנתונים לדוגמה, לחץ פעמיים על הטבלה Orders.

   הטבלה תופיע בחלון בחלק העליון של מעצב השאילתות.

3. לחץ פעמיים על השדה שברצונך לסכם. ודא שהשדה מוגדר לסוג הנתונים 'מספר' או 'מטבע'. אם תנסה לסכם ערכים בשדות שאינם מספריים, כגון שדה טקסט, Access יציג את הודעת השגיאה אי-התאמה של סוג נתונים בביטוי קריטריונים בעת ניסיון להפעיל את השאילתה.

   אם תשתמש בנתונים לדוגמה, לחץ פעמיים על הטבלה Shipping Fee.

   באפשרותך להוסיף שדות מספריים נוספים לרשת אם ברצונך לחשב סכומים כוללים עבור שדות אלה. שאילתת סכומים יכולה לחשב סכומים כוללים עבור יותר מעמודה אחת.

4. בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה הצג /הסתר , לחץ על סכומים.

   שורת הסכום שורה מופיעה ברשת העיצוב והאפשרות קבץ לפי מופיעה בתא בעמודה 'דמי משלוח'.

5. שנה את הערך בתא בשורת הסכום ל- Sum.

6. לחץ על הפעל כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

   עצה: שים לב ש- Access מצרף את המילה "SumOf" להתחלת שם השדה שאתה מסכם. כדי לשנות את כותרת העמודה לכותרת משמעותית יותר, כגון משלוח כולל, חזור לתצוגת עיצוב ולאחר מכן לחץ על השורה שדה של העמודה 'דמי משלוח' ברשת העיצוב. מקם את הסמן לצד דמי משלוח והקלד את המילים משלוח כולל, ואחריו נקודתיים, באופן הבא: משלוח כולל: דמי משלוח.

7. אם תרצה, שמור את השאילתה וסגור אותה.

חישוב סכום כולל שאינו כולל רשומות מסוימות

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

2. לחץ פעמיים על הטבלה Order ועל הטבלה Order Details.

3. הוסף את השדה 'תאריך הזמנה' מהטבלה Orders לעמודה הראשונה ברשת עיצוב של השאילתה.

4. בשורה קריטריונים של העמודה הראשונה, סוג ‎Date() -1‎. ביטוי זה אינו כולל את הרשומות של היום הנוכחי בסכום המחושב.

5. בשלב הבא, צור את העמודה המחשבת את כמות המכירות עבור כל תנועה. הקלד את הביטוי הבא בשורה שדה של העמודה השנייה ברשת:

   Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity])

   ודא ששדות הפניה של הביטוי מוגדרים לסוגי הנתונים 'מספר' או 'מטבע. אם הביטוי מפנה לשדות עם סוגי נתונים אחרים, Access יציג את ההודעה אי-התאמה של סוג נתונים בביטוי קריטריונים כאשר תנסה להפעיל את השאילתה.

6. בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה הצג /הסתר , לחץ על סכומים.

   שורת הסכום מופיעה ברשת העיצוב והאפשרות קבץ לפי מופיעה בעמודה הראשונה ובעמודה השנייה.

7. בעמודה השנייה, שנה את הערך בתא של שורת הסכום ל- Sum. הפונקציה Sum מוסיפה את נתוני המכירות בודדים.

8. לחץ על הפעל כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

9. שמור את השאילתה בשם מכירות יומיות.

   הערה: בפעם הבאה שתפתח את השאילתה בתצוגת עיצוב, ייתכן שתבחין בשינוי קל בערכים שצוינו בשורות השדה והסכום של העמודה 'ערך מכירה כולל'. הביטוי מופיע בתוך הפונקציה Sum, ושורת הסכום מציגה ביטוי במקום סכום.

   לדוגמה, אם תשתמש בנתונים לדוגמה ותיצור את השאילתה (כמוצג בשלבים הקודמים), תראה:

   Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity))

לראש הדף

יצירת שאילתת סכומים

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

2. בחר את הטבלאות שברצונך לעבוד איתם ולאחר מכן לחץ על הוסף.

   כל טבלה תופיע כחלון בחלק העליון של מעצב השאילתות.

   אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה שצוינו קודם לכן, הוסף את הטבלאות Products וOrder Details.

3. לחץ פעמיים על שדות הטבלה שבהם ברצונך להשתמש בשאילתה.

   ככלל, תוכל להוסיף רק את שדה הקבוצה ואת שדה הערך השאילתה. עם זאת, באפשרותך להשתמש בחישוב במקום שדה ערך – השלבים הבאים מסבירים כיצד לעשות זאת.

   1. הוסף את השדה 'קטגוריה' מתוך הטבלה Products לרשת העיצוב.

   2. צור עמודה המחשבת את סכום המכירות עבור כל תנועה על-ידי הקלדת הביטוי הבא בעמודה השנייה ברשת:

      Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity])

      ודא שסוג הנתונים בשדות שאליהן אתה מפנה הוא 'מספר' או 'מטבע'. אם תפנה לשדות עם סוגי נתונים אחרים, Access יציג את ההודעה אי-התאמה של סוג נתונים בביטוי קריטריונים כאשר תנסה להפעיל את השאילתה.

   3. בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה הצג /הסתר , לחץ על סכומים.

      שורת הסכום מופיעה ברשת העיצוב, ובשורה מופיעה האפשרות קבץ לפי בעמודה הראשונה ובעמודה השנייה.

   4. בעמודה השנייה, שנה את הערך בשורת הסכום ל- Sum. הפונקציה Sum מוסיפה את נתוני המכירות בודדים.

   5. לחץ על הפעל כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

   6. השאר את השאילתה פתוחה לשימוש בסעיף הבא.

      שימוש בקריטריונים עם שאילתת סכומים

      השאילתה שיצרת בסעיף הקודם כוללת את כל הרשומות בטבלאות המשמשות כבסיס. היא לא מתעלמת מאף הזמנה כאשר מחשבים את הסכומים, והיא מציגה את הסכומים עבור כל הקטגוריות.

      אם ברצונך לא לכלול רשומות מסוימות, תוכל להוסיף קריטריונים לשאילתה. לדוגמה, תוכל להתעלם מעסקאות שערכן נמוך מ- 100‏₪ או לחשב סכומים עבור חלק מקטגוריות המוצר בלבד. השלבים בסעיף זה מסבירים כיצד להשתמש בשלושה סוגים של קריטריונים:

   7. הקריטריונים שמתעלמים מקבוצות מסוימות כאשר מחשבים סכומים.    לדוגמה, תחשב סכומים עבור הקטגוריות 'משחקי וידאו', 'תמונות ומסגרות' ו'ספורט' בלבד.

   8. קריטריונים שמסתירים סכומים מסוימים לאחר החישוב.    לדוגמה, באפשרותך להציג רק סכומים הגדולים מ- 150,000‏₪.

   9. הקריטריונים שאינם כוללים רשומות מסוימת בסכום הכולל.    לדוגמה, באפשרותך לכלול עסקאות מכירות ספציפיות כאשר הערך (מחיר יחידה * כמות) נמוך מ- 100‏₪.

      השלבים הבאים מסבירים כיצד להוסיף את הקריטריונים בזה אחר זה ולראות את ההשפעה על תוצאת השאילתה.

      הוספת קריטריונים לשאילתה

   10. פתח את השאילתה מהסעיף הקודם בתצוגת עיצוב. לשם כך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כרטיסיית המסמך עבור השאילתה ולחץ על תצוגת עיצוב.

       - או -

       בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השאילתה ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

   11. בשורת הקריטריונים של העמודה 'מזהה קטגוריה', הקלד =בובות Or ספורט or תמונות ומסגרות.

   12. לחץ על הפעל כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

   13. חזור לתצוגת עיצוב, ובשורה קריטריונים של העמודה 'ערך מכירה כולל', הקלד > 100.

   14. הפעל את השאילתה כדי לראות את התוצאות ולאחר מכן חזור לתצוגת עיצוב.

   15. כעת, הוסף קריטריונים כדי להימנע מהכללת עסקאות מכירה יחידות ששוויין קטן מ- 100‏₪. לשם כך, עליך להוסיף עמודה נוספת.

       הערה: אין באפשרותך לציין את הקריטריון השלישי בעמודת 'ערך מכירה כולל'. כל הקריטריונים שתציין בעמודה זו יחולו על הערך הכולל, לא על ערכים בודדים.

   16. העתק את הביטוי מהעמודה השנייה לעמודה השלישית.

   17. בשורת הסכום עבור העמודה החדשה, בחר Where ובשורת הקריטריונים, הקלד > 20.

   18. הפעל את השאילתה כדי לראות את התוצאות ולאחר מכן שמור את השאילתה.

       הערה: בפעם הבאה שתפתח את השאילתה בתצוגת עיצוב, ייתכן שתבחין בשינויים קלים ברשת העיצוב. בעמודה השנייה, הביטוי בשורת השדה יופיע בתוך הפונקציה Sum, והערך בשורת הסכום יציג ביטוי במקום Sum.

       Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Orde r Details].Quantity))

       תראה גם עמודה רביעית. עמודה זו היא עותק של העמודה השנייה, אך הקריטריונים שציינת בעמודה השנייה מופיעים למעשה כחלק מהעמודה החדשה.

לראש הדף

יצירת שאילתת הצלבות

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

2. לחץ פעמיים על הטבלאות שבהן ברצונך להשתמש בשאילתה.

   כל טבלה תופיע כחלון בחלק העליון של מעצב השאילתות.

   אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה, לחץ פעמיים על הטבלה Orders ועל הטבלה Order Details.

3. לחץ פעמיים על השדות שבהם ברצונך להשתמש בשאילתה.

   כל שם של שדה מופיע בתא ריק בשורת השדה של רשת העיצוב.

   אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה, הוסף את השדות 'עיר למשלוח' ו'תאריך המשלוח' מהטבלה Orders.

4. בתא הבא ריק בשורת השדה, העתק והדבק או הקלד את הביטוי הבא: Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[Unit Price]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100)

5. בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה סוג שאילתה , לחץ על הצלבות.

   שורת הסכום ושורת ההצלבה מופיעות ברשת העיצוב.

6. לחץ על בשורת הסכום בשדה 'עיר' ובחר קבץ לפי. בצע את אותה פעולה עבור השדה 'תאריך משלוח'. שנה את הערך בתא הסכום של השדה 'סך מכירות' לביטוי.

7. בשורת ההצלבות, הגדר את התא בשדה 'עיר' לכותרת שורה, הגדר את השדה 'תאריך משלוח' לכותרת עמודה והגדר את השדה 'סך מכירות' לערך.

8. בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה תוצאות, לחץ על הפעל.

   תוצאות השאילתה מופיעות בתצוגת 'גליון נתונים'.

לראש הדף