ייצוא אובייקט מסד נתונים למסד נתונים אחר של Access

מבט כולל

באפשרותך לייצא טבלה, שאילתה, טופס, דוח, מאקרו או מודול ממסד נתונים אחד של Access למסד נתונים אחר שלו. בעת ייצוא אובייקט, Access יוצר עותק של האובייקט במסד הנתונים המשמש כיעד.

עליך לייצא אובייקטי מסד נתונים כאשר עליך לבצע אחת מהמשימות הבאות:

• להעתיק את המבנה של טבלה למסד נתונים אחר כקיצור דרך ליצירת טבלה חדשה.

• להעתיק את העיצוב והפריסה של טופס או דוח למסד נתונים אחר כדרך מהירה ליצירת טופס או דוח חדש.

• להעתיק את הגירסה העדכנית ביותר של טבלה או טופס למסד נתונים אחר במרווחי זמן קבועים. לשם כך, ניתן ליצור מפרט ייצוא בפעם הראשונה שאתה מייצא את האובייקט ולאחר מכן להשתמש במפרט כדי לחזור על הפעולה במועד מאוחר יותר.

שים לב שייצוא של אובייקט למסד נתונים אחר אינו מאוד שונה מפתיחת מסד נתונים שני ולאחר מכן ייבוא האובייקט ממסד הנתונים הראשון. להלן שני ההבדלים העיקריים בין ייבוא לייצוא של אובייקטים בין מסדי נתונים של Access:

• ניתן לייבא אובייקטים מרובים בפעולה אחת, אך לא ניתן לייצא אובייקטים מרובים בפעולה אחת. אם ברצונך לייצא אובייקטים מרובים למסד נתונים אחר, קל יותר לפתוח את מסד הנתונים המשמש כיעד ולאחר מכן לבצע פעולת ייבוא מתוך מסד נתונים זה.

• בנוסף לאובייקטים של מסד נתונים, באפשרותך לייבא קשרי גומלין בין טבלאות, כמו גם מפרטי ייבוא וייצוא, שורות תפריטים וסרגלי כלים. ניתן גם לייבא שאילתה כטבלה. פעולת הייצוא אינה מציעה לך אפשרויות אלה.

מחפש מידע אודות ייבוא אובייקטים למסד נתונים של Access? ראה ייבוא של אובייקטי מסד נתונים למסד הנתונים הנוכחי של Access.

הכנה לפעולת הייצוא

1. פתח את מסד הנתונים המקורי, אם הוא אינו פתוח כבר. תבנית הקובץ יכולה להיות MDB או ACCDB. אם הקובץ הוא בתבנית MDE או ACCDE, אובייקט המקור חייב להיות טבלה, שאילתה או פקודת מאקרו. לא ניתן לייצא טפסים, דוחות ומודולים מקובץ MDE או ACCDE.

   הערה: אם מסד הנתונים הוא לקריאה בלבד, או אם אין לך הרשאות לבצע שינויים במסד הנתונים, ניתן להשלים את פעולת הייצוא, אך לא ניתן לשמור את מפרט הייצוא.

2. זהה את האובייקט שברצונך לייצא. אם זו הפעם הראשונה שאתה מייצא נתונים למסד נתונים של Access, זכור את הפעולות הבאות:

   רכיב	תיאור
   אובייקט יחיד בכל פעולה	באפשרותך לייצא אובייקט אחד בלבד בכל פעם. כדי לייצא אובייקטים מרובים, חזור על פעולת הייצוא עבור כל אובייקט, או בצע פעולת ייבוא מתוך מסד הנתונים המשמש כיעד.
   טבלה חדשה	כל פעולת ייצוא יוצרת אובייקט חדש במסד הנתונים המשמש כיעד. אם כבר קיים אובייקט עם אותו שם, ניתן לבחור להחליף את האובייקט הקיים או לציין שם שונה עבור האובייקט החדש. הערה: פעולת ייצוא אינה יכולה להוסיף רשומות לטבלה קיימת. כדי להוסיף רשומות, שקול ליצור שאילתת צירוף. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר הוספת רשומות לטבלה באמצעות שאילתת הוספה.
   ייצוא טבלה מקושרת	אם הטבלה שברצונך לייצא היא טבלה מקושרת, פעולת הייצוא יוצרת טבלה מקושרת במסד הנתונים המשמש כיעד. הטבלה המקושרת החדשה יוצרת קישור לטבלת המקור המקורית. לדוגמה, אם אתה מייצא טבלה מקושרת בשם 'עובדים1' במסד הנתונים 'מכירות' המקושרת לטבלה 'עובדים' במסד הנתונים 'שכר', פעולת הייצוא יוצרת טבלה מקושרת במסד הנתונים המשמש כיעד. הטבלה המקושרת החדשה יוצרת קישור ישירות לטבלה 'עובדים' במסד הנתונים 'שכר'.
   ייצוא חלקי	לא ניתן לייצא חלק של אובייקט או רק כמה רשומות שנבחרו.
   קשרי גומלין	מכיוון שניתן לייצא טבלה אחת בלבד בכל פעם, פעולת הייצוא לא מעתיקה קשרי גומלין. אם ברצונך לייבא טבלאות מרובות ואת קשרי הגומלין שלהן, פתח את מסד הנתונים המשמש כיעד וייבא את האובייקטים.
   הגדרת טבלה	ניתן לבחור לייצא טבלה שלמה או רק את הגדרת הטבלה. ייצוא ההגדרה יוצר עותק ריק של הטבלה במסד הנתונים המשמש כיעד.
   מקור רשומה	ייצוא של שאילתה, טופס או דוח אינו מייצא באופן אוטומטי את מקורות הרשומות המשמשות כבסיס. עליך לייצא את מקורות הרשומות המשמשות כבסיס — אחרת השאילתה, הטופס או הדוח לא יפעלו.
   שדות בדיקת מידע	אם שדה בטבלת המקור מחפש ערכים בטבלה או בשאילתה אחרת, עליך לייצא את הטבלה או השאילתה הקשורה אם אתה מעוניין ששדה היעד יציג ערכי בדיקת מידע. אם אינך מייצא את הטבלה או השאילתה הקשורות, שדה היעד מציג את מזהי בדיקת המידע בלבד.
   טפסי משנה ודוחות משנה	בעת ייצוא טופס או דוח, טפסי משנה ודוחות משנה הכלולים בטופס או בדוח אינם מיוצאים באופן אוטומטי. עליך לייצא את טופס המשנה או דוח המשנה ואת מקור הרשומה המשמשת כבסיס בנפרד.

3. פתח את מסד הנתונים המשמש כיעד. תבנית הקובץ יכולה להיות MDB או ACCDB. היא גם יכולה להיות קובץ MDE או ACCDE. ודא שהיא לא לקריאה בלבד ושיש לך הרשאות לשינוי התבנית.

   הערות: 

   • אם אינך מצליח לפתוח את מסד הנתונים, ייתכן שמסד הנתונים פתוח אצל משתמש אחר במצב בלעדי. בדרך כלל עליך למצוא את המשתמש ולבקש ממנו לסגור ולפתוח מחדש את מסד הנתונים במצב רגיל (מרובה משתמשים).

   • אם מסד הנתונים מוגן באמצעות סיסמה, תתבקש להזין את הסיסמה בכל פעם שתפעיל את אשף הייצוא או המפרט השמור.

   • אם ברצונך לייצא את האובייקט למסד נתונים חדש, עליך ליצור מסד נתונים ריק (שאינו מכיל טבלאות, טפסים, או דוחות) לפני שתתחיל את פעולת הייצוא.

4. אם כבר קיים אובייקט בעל שם זהה לאובייקט המקור במסד הנתונים המוגדר כיעד, עליך להחליט אם ברצונך להחליף את הגירסה הקיימת או לציין שם שונה עבור האובייקט החדש.

   כעת אתה מוכן להתחיל את פעולת הייצוא. עבור לקבוצת השלבים הבאים.

ייצוא אובייקט מסד נתונים למסד נתונים אחר של Access

1. בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייצוא, לחץ על Access. 

   עצה: ניתן גם להתחיל את תהליך הייצוא על-ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על האובייקט בחלונית הניווט ולאחר מכן לחיצה על ייצוא > Access.

2. Access פותח את תיבת הדו-שיח ייצוא - מסד נתונים של Access.

3. בתיבה שם קובץ בתיבת הדו-שיח ייצוא - מסד נתונים של Access, ציין את השם של מסד הנתונים המשמש כיעד ולאחר מכן לחץ על אישור.

4. בתיבת הדו-שיח ייצוא, שנה שם האובייקט החדש אם אינך מעוניין להחליף אובייקט קיים עם שם זהה במסד הנתונים המוגדר כיעד.

5. אם האובייקט שנבחר הוא טבלה, ציין אם ברצונך לייצא את הגדרת הטבלה ונתוני הטבלה, או רק את ההגדרה.

6. לחץ על אישור כדי לסיים את הפעולה.

   אם קיים אובייקט בשם זה במסד הנתונים המוגדר כיעד, תתבקש להחליף אותו או לציין שם אחר. לחץ על כן כדי להחליף, או לחץ על לא כדי לחזור לתיבת הדו-שיח ייצוא. ציין שם שאינו בשימוש במסד הנתונים המשמש כיעד ולאחר מכן לחץ על אישור.

   Access מייצא את האובייקטים. אם אירעה שגיאה, Access מציג הודעת שגיאה. אחרת, מופיע המסך האחרון של האשף ועליך להשתמש במסך זה אם ברצונך ליצור מפרט השומר את הפרטים של פעולת הייצוא.

מה עוד עליי לדעת?

• לקבלת מידע אודות אופן השמירה של פרטי הייצוא שלך במפרט שניתן להשתמש בו שוב במועד מאוחר יותר, עיין במאמר שמירת הפרטים של פעולת ייבוא או ייצוא בתור מפרט.

• לקבלת מידע אודות אופן ההפעלה של מפרטי ייצוא שנשמרו, עיין במאמר הפעלת פעולת ייבוא או ייצוא שנשמרה.

• לקבלת מידע אודות אופן תזמון ההפעלה של מפרטים במועדים ספציפיים, עיין במאמר תזמון פעולת ייבוא או ייצוא.

• לקבלת מידע אודות שינוי שם של מפרט, מחיקה של מפרטים או עדכון שמות של קבצי מקור במפרטים, עיין במאמר ניהול משימות נתונים.