בעת הפעלת אשף ייבוא או אשף ייצוא ב- Access, באפשרותך לשמור את ההגדרות שבהן השתמשת כמפרט כדי שתוכל לחזור על פעולת הייבוא או הייצוא בכל עת.
תחילה עליך לבצע פעולת ייבוא או ייצוא כדי לשמור מפרט; עם זאת, באפשרותך להשתמש במפרט קיים עבור פעולה שלעולם לא ביצעת בעבר, אם הפעולה שלך עומדת באחד מהתנאים הבאים:
-
אם ההבדל היחיד בין הפעולה שברצונך להפעיל לבין מפרט קיים הוא השם של קובץ המקור (במקרה של פעולת ייבוא) או של קובץ היעד (במקרה של פעולת ייצוא), באפשרותך לשנות את השם של קובץ המקור או היעד שצוין במפרט הקיים ולהפעיל את המפרט.
-
אם עליך לייצא נתונים מעוצבים, וההבדל היחיד בין הפעולה שברצונך לבצע לבין מפרט קיים הוא בהגדרות העמודות או הסינון, באפשרותך לשנות את הגדרות העמודות והסינון במפרט. הגדרות העמודות והסינון הנוכחיות יקבעו תמיד מה ייוצא, ולא ההגדרות שהיו בתוקף בזמן יצירת המפרט.
הפעלת מפרט ייבוא או ייצוא שמור מ- Access
לאחר שתשמור את הפרטים כמפרט, בצע את השלבים הבאים כאשר ברצונך לחזור על הפעולה.
הפעלת המפרט
-
פתח את מסד הנתונים של Access המכיל את המפרט, אם הוא אינו פתוח כבר. בעת הפעלת מפרט ייבוא, מסד הנתונים הנוכחי הוא מסד הנתונים המשמש כיעד. בעת הפעלת מפרט ייצוא, מסד הנתונים הנוכחי הוא מסד הנתונים המשמש כמקור.
-
אם המפרט מייצא נתונים מעוצבים לחוברת עבודה של Excel או למסמך Word, פתח את האובייקט וודא שהשדות שברצונך לייצא אינם מוסתרים בתצוגה. באופן דומה, בדוק את הגדרות המסנן כדי לוודא שכל הרשומות שברצונך לייצא גלויות בתוך התצוגה.
-
בכרטיסיה נתונים חיצוניים, לחץ על פעולות ייבוא שנשמרו או פעולות ייצוא שנשמרו כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח ניהול משימות נתונים.
-
בתיבת הדו-שיח ניהול משימות נתונים, בכרטיסיה פעולות ייבוא שנשמרו או פעולות ייצוא שנשמרו, לחץ על המפרט שברצונך להפעיל.
-
אם ברצונך לשנות את קובץ המקור (בעת ביצוע פעולת ייבוא) או את קובץ היעד (בעת ביצוע פעולת ייצוא), לחץ על נתיב הקובץ כדי לערוך אותו.
חשוב לציין שבאפשרותך לשנות את קבצי המקור או היעד, אך הקובץ החדש שתציין חייב לעמוד בכל הדרישות החיוניות להשלמה מוצלחת של הפעולה.
-
לפני שתלחץ על הפעל, עליך לוודא שקבצי המקור והיעד קיימים, שנתוני המקור מוכנים לייבוא ושהפעולה לא תחליף בטעות את הנתונים בקובץ היעד שלך. בצע את כל הפעולות הנדרשות כדי להבטיח את הצלחת פעולת האשף לפני שתפעיל מפרט שמור כלשהו.
-
לחץ על הפעלה.
Access מציג הודעה שמפרטת את מצב הפעולה. אם הפעולה נכשלה, בצע הליך פתרון בעיות לאיתור השגיאה, בדיוק כפי שהיית עושה לו השתמשת באשף.
עצה: אם ההודעה לא מתארת במדויק את הסיבה לכשל, נסה להפעיל את אשף הייבוא או הייצוא ולעבור בין תיבות הדו-שיח כדי לבצע את אותה פעולה.
הפעלת מפרט ייבוא או ייצוא שמור מ- Outlook
אם הגדרת את המפרט כמשימה של Outlook, באפשרותך לבצע את הפעולה מתוך Outlook.
הערה: בעת הפעלת המפרט מתוך Outlook, לא ניתן לשנות את הנתיב או את שם הקובץ של הקובץ החיצוני במפרט לפני ביצוע הפעולה. כדי לשנות את שם הקובץ במפרט, בצע את הפעולה מתוך Access במקום כמשימה מתוך Outlook.
לפני שתתחיל לבצע את הפעולה ב- Outlook, ודא כי Access מותקן במחשב שלך וכי קבצי המקור והיעד קיימים. בצע את כל הפעולות הנדרשות כדי להבטיח את הצלחת פעולת האשף לפני שתפעיל מפרט שמור כלשהו.
הפעלת המפרט
-
הפעל את Outlook ולחץ על משימות בחלונית הניווט. לחץ פעמיים על המשימה כדי לפתוח אותה.
-
בכרטיסיה משימה, בקבוצה Microsoft Office Access, לחץ על הפעל ייבוא או הפעל ייצוא. לחץ על אישור בהודעת האישור כדי לאשר.
אם הפעולה הצליחה, לא מוצגת הודעה. אם הפעולה נכשלה, Access מציג הודעה שמסבירה מה הסיבה שככל הנראה גרמה לשגיאה. נסה לבצע הליך פתרון בעיות לאיתור השגיאה, בדיוק כפי שהיית עושה לו השתמשת באשף.
עצה: אם ההודעה לא מתארת במדויק את הסיבה לכשל, נסה להפעיל את אשף הייבוא או הייצוא ולעבור בין תיבות הדו-שיח כדי לבצע את אותה פעולה.
מה עוד עליי לדעת?
-
לקבלת מידע אודות אופן תזמון ההפעלה של מפרטים במועדים ספציפיים, עיין במאמר תזמון פעולת ייבוא או ייצוא.
-
לקבלת מידע אודות שינוי שם של מפרט, מחיקה של מפרטים או עדכון שמות של קבצי מקור במפרטים, עיין במאמר ניהול משימות נתונים.
