דרכים לשיתוף מסד נתונים שולחן עבודה של Access

במאמר זה

• מבט כולל על דרכים לשיתוף נתונים של Access

• שיתוף מסד נתונים יחיד

• שיתוף מסד נתונים מפוצל

• שיתוף נתונים באתר SharePoint

• שיתוף נתונים באמצעות שרת מסד נתונים

מבט כולל על דרכים לשיתוף נתונים של Access

יישומי מסד הנתונים משתנים וגדלים עם הזמן. גורמים רבים משפיעים על הצרכים והביצועים, כולל מספר המשתמשים בו-זמנית, סביבת הרשת, התפוקה, ההשהיה, גודל מסד הנתונים, זמני השימוש המרביים ותעריפי הגידול הצפויים. באופן קצר, אם פתרון מסד הנתונים שלך מצליח, הוא כנראה צריך להתפתח. למרבה המזל, Access כולל נתיב מתפתח, החל מתהליך פשוט וכלה במתקדמים, שבאפשרותך להימשך זמן רב כדי לשנות את קנה המידה של הפתרון שלך ביעילות. הטבלה הבאה מסכמת תרחישים ועומסי עבודה של Access כדי לסייע לך לבחור נתיב זה.

לראש הדף

שיתוף מסד נתונים יחיד

זוהי האפשרות הפשוטה ביותר בעלת הדרישות המעטות ביותר, אך היא מספקת את הפונקציונליות המעטה ביותר. בשיטה זו, קובץ מסד הנתונים מאוחסן בכונן רשת משותף וכל המשתמשים משתפים את קובץ מסד הנתונים בו-זמנית. חלק מהמגבלות הן מהימנות וזמינות, אם קיימים משתמשים רבים בו-זמנית שמשנים נתונים משום שכל אובייקטי מסד הנתונים משותפים. טכניקה זו יכולה גם לפגוע בביצועים מאחר שכל אובייקטי מסד הנתונים נשלחים ברשת.

אפשרות זו עשויה להתאים לך רק אם מספר מצומצם של משתמשים צפוי להשתמש במסד הנתונים בו-זמנית ומשתמשים אינם צריכים להתאים אישית את העיצוב של מסד הנתונים. עם זאת, שיטה זו פחות מאובטחת משיטות אחרות לשיתוף מסד נתונים, מכיוון שלמשתמשים יש עותק מלא של קובץ מסד הנתונים, דבר הגדל את הסיכון לגישה בלתי מורשית.

כדי לשתף מסד נתונים באמצעות תיקיה משותפת:

1. בסביבה של בית או של עסק קטן, שתף תיקיה עם אנשים ספציפיים. לקבלת מידע נוסף, ראה שיתוף קבצים ברשת ב- Windows.

2. ודא ש- Access מוגדר להיפתח במצב שיתוף במחשביהם של כל המשתמשים. זוהי הגדרת ברירת המחדל, אך עליך לבדוק כדי לוודא זאת  - אם משתמש יפתח את מסד הנתונים במצב בלעדי, הדבר יפגע בזמינות הנתונים.

   1. הפעל את Access, ובתפריט קובץ לחץ על אפשרויות.

   2. בתיבה אפשרויות Access, לחץ על הגדרות לקוח.

   3. במקטע מתקדם , תחת מצב פתיחה המהווה ברירת מחדל, בחר משותף, לחץ על אישור ולאחר מכן צא מ- Access.

3. העתק את קובץ מסד הנתונים לתיקייה המשותפת. לאחר שתעתיק את הקובץ, ודא שתכונות הקובץ מוגדרות באופן שמאפשר גישת קריאה/כתיבה לקובץ מסד הנתונים. על המשתמשים להחזיק בגישת קריאה/כתיבה כדי להשתמש במסד הנתונים.

4. במחשב של כל משתמש, צור קיצור דרך לקובץ מסד הנתונים. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת קיצור דרך בשולחן העבודה עבור תוכנית או קובץ של Office.

לראש הדף

שיתוף מסד נתונים מפוצל

זוהי בחירה טובה אם אין ברשותך אתר SharePoint או שרת מסד נתונים. באפשרותך לשתף מסד נתונים מפוצל ברשת תקשורת מקומית (LAN). בעת פיצול מסד נתונים, הוא מאורגן מחדש בשני קבצים - מסד נתונים עורפי המכיל את טבלאות הנתונים ומסד נתונים חזיתי המכיל את כל שאר אובייקטי מסד הנתונים, כגון שאילתות, טפסים ודוחות. כל משתמש מקיים אינטראקציה עם הנתונים באמצעות עותק מקומי של מסד הנתונים החזיתי.

היתרונות של פיצול מסד נתונים כוללים את היתרונות הבאים:

• ביצועים משופרים    רק הנתונים משותפים ברשת, לא הטבלאות, השאילתות, הטפסים, הדוחות, פקודות המאקרו וה במודולים.

• זמינות גדולה יותר    טרנזקציות מסד נתונים כגון פעולות עריכה של רשומות הושלמות מהר יותר.

• אבטחה משופרת    משתמשים ניגשים למסד הנתונים בקצה האחורי באמצעות טבלאות מקושרות; ייתכן שפורץ לא יוכל לקבל גישה בלתי מורשית לנתונים באמצעות מסד הנתונים החזיתי.

• מהימנות משופרת    אם משתמש נתקל בבעיה ומסד הנתונים נסגר באופן בלתי צפוי, כל פגם בקובץ מסד נתונים מוגבל בדרך כלל בעותק של מסד הנתונים החזיתי שהיה פתוח על-ידי המשתמש.

• סביבת פיתוח גמישה    כל משתמש יכול לפתח באופן עצמאי שאילתות, טפסים, דוחות או אובייקטי מסד נתונים אחרים מבלי להשפיע על משתמשים אחרים. באפשרותך גם לפתח ולהפיץ גירסה חדשה של מסד הנתונים החזיתי מבלי לשבש את הגישה לנתונים המאוחסנים במסד הנתונים העורפי.

לקבלת מידע נוסף, ראה פיצול מסד נתונים של Access.

לראש הדף

שיתוף נתונים באתר SharePoint

קיימות כמה דרכים לשיתוף נתוני Access באתר SharePoint:

• קישור    תהליך הקישור מתחבר לנתונים בתוכנית אחרת, כך שתוכל להציג ולערוך את הנתונים העדכניים ביותר הן ב- SharePoint והן ב- Access מבלי ליצור ולתחזק עותק של הנתונים ב- Access. אם אין ברצונך להעתיק רשימת SharePoint למסד הנתונים של Access, אך במקום זאת ברצונך להפעיל שאילתות וליצור דוחות בהתבסס על התוכן של רשימה זו, באפשרותך לקשר לנתונים.

• זז    בעת העברת נתונים מ- Access לאתר SharePoint, אתה יוצר רשימות באתר SharePoint שנשארות מקושרות לטבלאות במסד הנתונים שלך. אשף ייצוא הטבלאות ל- SharePoint עוזר לך להעביר את הנתונים מכל הטבלאות בו-זמנית ולשמור על קשרי הגומלין שלהן.

לקבלת מידע נוסף, ראה ייבוא, קישור או העברה של נתונים ל- SharePoint.

אזהרה    על אף שניתן לשמור קובץ מסד נתונים של Access ב- OneDrive או בספריית מסמכים של SharePoint, מומלץ להימנע מפתיחת מסד נתונים של Access ממיקומים אלה. ניתן להוריד את הקובץ באופן מקומי לעריכה ולאחר מכן להעלות אותו שוב לאחר שמירת השינויים ב- SharePoint. אם יותר מאדם אחד פותח את מסד הנתונים של Access מ- SharePoint, עותקים מרובים של מסד הנתונים עשויים להיווצר וייתכן שייווצרו כמה אופני פעולה בלתי צפויים. המלצה זו חלה על כל הסוגים של קבצי Access, כולל מסד נתונים יחיד, מסד נתונים מפוצל ותבניות הקובץ .accdb, .accdc, .accde ו- .accdr לקבלת מידע נוסף אודות פריסת Access, ראה פריסת יישום Access.

לראש הדף

שיתוף נתונים באמצעות שרת מסד נתונים

באפשרותך להשתמש ב-Access עם מוצר שרת מסד נתונים כגון שרת SQL כדי לשתף את מסד הנתונים. שיטה זו מציעה לך יתרונות רבים, אך דורשת תוכנה נוספת - מוצר שרת מסד נתונים.

שיטה זו זהה לפיצול מסד נתונים בכך שהטבלאות מאוחסנות ברשת וכל משתמש מחזיק בעותק מקומי של קובץ מסד נתונים של Access המכיל קישורים לטבלאות, בנוסף לשאילתות, טפסים, דוחות ואובייקטים אחרים של מסד הנתונים. היתרונות של שיטת שיתוף זו תלויים בתוכנת שרת מסד הנתונים שבה תשתמש, אך ככלל הם כוללים חשבונות משתמשים וגישה סלקטיבית לנתונים, זמינות נתונים מצויינת וכלי ניהול נתונים משולבים יעילים. בנוסף לכך, מרבית התוכנות של שרת מסד נתונים פועלות כהלכה עם גירסאות קודמות של Access, כך שלא כל המשתמשים חייבים להשתמש באותה גירסה. רק הטבלאות משותפות. לקבלת מידע נוסף, ראה העברת מסד נתונים של Access SQL Server, ייבוא או קישור לנתונים במסד נתונים של SQL Server, וקישור או ייבוא של נתונים ממסד נתונים של Azure SQL Server נתונים.

יתרונות לשיתוף מסד נתונים באמצעות שרת מסד נתונים

• ביצועים גבוהים ומדרגיות    במצבים רבים, שרת מסד נתונים מציע ביצועים טובים יותר מאשר קובץ מסד נתונים של Access בלבד. מוצרי שרת מסד נתונים רבים גם מספקים תמיכה למסדי נתונים גדולים מאוד, בנפחים של טרה-בתים, בערך פי 500 מהמגבלה הנוכחית של קובץ מסד נתונים של Access (שני ג'יגה-בתים). מוצרי שרת מסד נתונים בדרך-כלל פועלים ביעילות רבה על-ידי עיבוד שאילתות במקביל (תוך שימוש ברצפים מקוריים מרובים בהליך יחיד כדי לטפל בבקשות משתמשים) והקטנת הדרישות לזיכרון נוסף כאשר משתמשים חדשים נוספים.

• זמינות מוגברת    רוב מוצרי שרת מסד הנתונים מאפשרים לך לגבות את מסד הנתונים שלך כאשר הוא נמצא בשימוש. כתוצאה מכך, אין צורך להכריח את המשתמשים לצאת ממסד הנתונים כדי לגבות נתונים. בנוסף לכך, מוצרי שרת מסד נתונים בדרך כלל מטפלים בעריכה בו-זמנית ובנעילת רשומות באופן יעיל.

• אבטחה משופרת    לא ניתן להפוך מסד נתונים לאבטח לחלוטין. עם זאת, מוצרי שרת מסד נתונים מציעים אבטחה חזקה שתסייע בהגנה על הנתונים שלך מפני שימוש לא מורשה. מרבית מוצרי שרת מסד נתונים מציעים אבטחה מבוססת חשבון שמאפשרת לך לקבוע אילו אנשים יוכלו לראות טבלאות מסוימות. אפילו במקרה שבו מסד הנתונים החזיתי של Access הושג באופן לא מורשה, מניעת שימוש לא מורשה בנתונים מבוצעת באמצעות אבטחה מבוססת חשבון.

• יכולת שחזור אוטומטית    במקרה של כשל במערכת (כגון קריסה של מערכת ההפעלה או הפסקות חשמל), מוצרי שרת מסד נתונים מסוימים כוללים מנגנוני שחזור אוטומטי המשחזרים מסד נתונים למצב העקביות האחרון תוך דקות ספורות, ללא התערבות של מנהל מסד נתונים.

• עיבוד מבוסס-שרת    השימוש ב- Access בתצורה של לקוח/שרת עוזר לצמצם את תעבורת הרשת על-ידי עיבוד שאילתות מסד נתונים בשרת לפני שליחת התוצאות ללקוח. ביצוע העיבוד על-ידי השרת הוא יעיל יותר בדרך-כלל, במיוחד במקרה של עבודה עם סדרות גדולות של נתונים.

• Azure SQL Server    בנוסף ליתרונות של SQL Server, מציע מדרגיות דינאמית ללא זמן ביטול, מיטוב חכם, מדרגיות וזמינות גלובליות, ביטול עלויות חומרה וניהול מופחת.

לראש הדף