הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .
אחד השלבים הראשונים בניהול פרוייקט הוא הוספת הפעילויות שמהן מורכב הפרוייקט. רשימת הפעילויות שלך יכולה להיות פשוטה, כגון רשימת פעולות לביצוע, או מורכבת יותר במידה כלשהי, עם תאריכי התחלה וסיום, קשרי גומלין עם פעילויות אחרות, ומידע משויך אחר אודות פעילויות. רשימת פעולות לביצוע פשוטה עבור פעילויות ורשימת פעילויות מתוזמנת משתמשות שתיהן באותה רשימה באתר שלך, כדי שתוכל להתחיל מרשימת פעולות לביצוע פשוטה ולאחר מכן להוסיף פרטים כדי להפוך אותה לרשימת פעילויות מתוזמנת.
הוספת רשימת פעולות לביצוע פשוטה עבור פעילויות
אם רק התחלת לתכנן את הפרוייקט, או אם אינך צופה שפרוייקט זה יהיה מורכב במיוחד, רשימת פעולות לביצוע פשוטה עבור פעילויות עשויה להספיק לצורך ניהול יעיל של הפרוייקט. רשימת הפעולות לביצוע עשויה לכלול תאריכי יעד עבור פעילויות הפרוייקט, והקצאות לחברי הצוות בפרוייקט.
כדי להוסיף רשימת פעולות לביצוע פשוטה עבור פעילויות:
-
בהפעלה המהירה של האתר, לחץ על פעילויות.
-
בדף פעילויות, לחץ על ערוך.
-
בעמודה שם פעילות, הקלד שם עבור כל פעילות שאותה יש להשלים בפרוייקט. הקש Enter כדי לעבור לשורה הבאה לאחר הוספת פעילות.
עצה: האם ברצונך להוסיף פעילות חדשה בין שתי פעילויות שכבר רשומות? לחץ בשטח מימין לתיבת הסימון עבור פעילות קיימת ולאחר מכן הקש Insert. שורה חדשה נוספת מעל הפעילות הקיימת שבחרת. ניתן גם ללחוץ על הוסף בקבוצה הירארכיה שבכרטיסיה פעילויות.
-
בעמודה תאריך יעד, הקלד או בחר תאריך המציין מתי יש להשלים כל פעילות ברשימה. אם אינך בטוח מתי יש להשלים פעילות, השאר עמודה זו ריקה עבור פעילות זו.
-
בעמודה הוקצה ל, הקלד או בחר את השם של כל אדם שיעבוד על כל פעילות ברשימה.
עצה: מומלץ להקצות רק אדם אחד לכל פעילות. אם עליך להקצות יותר מאדם אחד, הדבר עלול לגרום לבעיות בסימון פעילויות כפעילויות שהושלמו. אם יעל פלד מסיימת לעבוד על הפעילות שהוקצתה לה, סביר להניח שהיא תרצה לסמן את הפעילות כ'הושלמה' בדף 'הפעילויות שלי' שלה. עם זאת, פעולה זו מסמנת את הפעילות כהושלמה עבור כל אלה שהוקצו עבורה, ולא רק עבור יעל. ייתכן שיהיה אדם אחר שעובד על הפעילות אך עדיין לא סיים אותה. אם תחליט בכל זאת שתצטרך להקצות יותר מאדם אחד לפעילות, באפשרותך להפריד בין שמות באמצעות נקודה-פסיק (;).
-
לאחר שתסיים להוסיף את רשימת הפעולות לביצוע הפשוטה עבור הפעילויות, לחץ על עצור.
דרך מהירה נוספת להוספת רשימת פעולות לביצוע פשוטה עבור פעילויות היא הדבקת רשימה מגליון עבודה של Excel. כל עוד העמודות שבהן אתה משתמש בגליון העבודה מותאמות לעמודות שמוצגות בדף פעילויות, תוכל פשוט ללחוץ ברשימת הפעילויות ולהדביק את נתוני גליון העבודה. השמות ישויכו לחשבונות, אם הדבר אפשרי, בעמודה הוקצה ל.
במהלך העבודה על הפרוייקט, תוכל לבחור את תיבת הסימון לצד כל שם פעילות כאשר הפעילות תושלם.
אם תגלה שאתה זקוק ליותר שליטה על הפעילויות ברשימת הפעולות לביצוע הפשוטה, תוכל לבצע את השלבים שבסעיף הבא כדי להוסיף פרטים לפעילויות שלך, ליצירת רשימה מתוזמנת מבוססת יותר.
הוספת רשימת פעילויות מתוזמנת
אם הפרוייקט הוא מורכב במידת מה, אתה עשוי לגלות שרשימת פעילויות מתוזמנת עוזרת לך לעקוב אחר העבודה עם אפשרויות ניהול רבות יותר.
כדי להוסיף רשימת פעילויות מתוזמנת:
-
בהפעלה המהירה של האתר, לחץ על פעילויות.
-
בדף פעילויות , לחץ על פעילות חדשה. לחלופין, בכרטיסיה פעילויות של רצועת הכלים, לחץ על פריט חדש.
הערה: אם יצרת במקור רשימת פעולות לביצוע פשוטה עבור פעילויות, אך הפרוייקט הפך למורכב מעט יותר, באפשרותך להוסיף בקלות פרטים נוספים לפעילויות הקיימות. כדי לבחור פעילות, לחץ על השטח מימין לתיבת הסימון שלה ולאחר מכן, בכרטיסיה פעילויות של רצועת הכלים, לחץ על ערוך פריט. הפעילות נפתחת כדי שתוכל להוסיף פרטי תזמון.
-
הקלד שם עבור הפעילות בתיבה שם פעילות.
-
הקלד או בחר תאריך התחלה ותאריך סיום עבור הפעילות בתיבות תאריך התחלה ותאריך יעד. אם אינך בטוח לגבי אחד מתאריכים אלה, אל תמלא מידע זה לעת עתה. תוכל תמיד לחזור בשלב מאוחר יותר ולהוסיף מידע על-ידי עריכת הפעילות.
-
הקלד את השם או את כתובת הדואר האלקטרוני של האדם שברצונך להקצות לפעילות בתיבה הוקצה ל.
עצה: מומלץ להקצות רק אדם אחד לכל פעילות. אם עליך להקצות יותר מאדם אחד, הדבר עלול לגרום לבעיות בסימון פעילויות כפעילויות שהושלמו. אם יעל פלד מסיימת לעבוד על הפעילות שהוקצתה לה, סביר להניח שהיא תרצה לסמן את הפעילות כ'הושלמה' בדף 'הפעילויות שלי' שלה. עם זאת, פעולה זו מסמנת את הפעילות כהושלמה עבור כל אלה שהוקצו עבורה, ולא רק עבור יעל. ייתכן שיהיה אדם אחר שעובד על הפעילות אך עדיין לא סיים אותה. אם תחליט בכל זאת שתצטרך להקצות יותר מאדם אחד לפעילות, באפשרותך להפריד בין שמות באמצעות נקודה-פסיק (;).
-
אם העבודה בפעילות כבר התחילה, הזן אחוזים בתיבה % ביצוע, כדי לציין בקירוב כמה עבודה נעשתה, ומה נותר לעשות.
עצה: חברי הצוות של הפרוייקט יוכלו לעדכן שדה זה באופן קבוע. השדה יכול לעזור לך להבין כיצד העבודה בפרוייקט מתקדמת, ואם הפרוייקט שלך מתבצע לפי התוכנית וצפוי להסתיים בזמן.
-
הקלד תיאור קצר של הפעילות בתיבה תיאור, אם ברצונך לספק פרטים נוספים אודות העבודה המתבצעת. הדבר עשוי להיות שימושי עבור מנהלים או בעלי עניין אחרים המנסים להבין את הפרוייקט שלך.
-
השתמש בתיבות ובלחצנים לצד פעילויות קדם כדי לציין אילו פעילויות בפרוייקט צריכות להסתיים כדי שניתן יהיה להתחיל את הפעילות הנוכחית.
לדוגמה, נניח שאתה יוצר פעילות בשם "פרסום הודעה לעיתונות", שאינה יכולה להתחיל כל עוד הפעילות "כתיבת הודעה לעיתונות" אינה מסתיימת. בחר את הפעילות "כתיבת הודעה לעיתונות" מתוך התיבה שמימין ולאחר מכן לחץ על הוסף כדי להעביר אותה לתיבה שמשמאל. פירוש הדבר שהפעילות "כתיבת הודעה לעיתונות" היא פעילות קדם של הפעילות "פרסום הודעה לעיתונות" (כלומר, מתבצעת לפניה).
-
בחר את רמת העדיפות המתאימה ברשימה עדיפות.
-
בחר את רמת המצב המתאימה ברשימה מצב פעילות.
עצה: זהו שדה נוסף שחברי הצוות של הפרוייקט יוכלו לעדכן באופן קבוע. שדה זה יכול לעזור לך להתעדכן במכשולים בעבודה, עיכובים בלוח הזמנים ובעיות תזמון קריטיות אחרות.
-
לחץ על שמור.
עבודה עם רשימת הפעילויות
במהלך העבודה עם רשימת הפעילויות, פעילויות שתאריכי היעד שלהן צבועים באדום נמצאות באיחור. לאחר שתסמן פעילות הנמצאת באיחור כפעילות שהושלמה על-ידי בחירת תיבת הסימון לצד הפעילות, תאריך היעד לא יופיע עוד כטקסט אדום.
כמו כן, באפשרותך לעבור בין תצוגות שונות של רשימת המשימות שלך על-ידי לחיצה על הקישורים תצוגה מעל הרשימה. באפשרותך לבחור מבין כל הפעילויות, הושלם, תרשים גנט, משימות מאוחר, הפעילויות שלי ולוח Upcoming, או שתוכל לשנות תצוגה קיימת או ליצור תצוגה משלך של רשימת המשימות שלך. אם התצוגה שבה ברצונך להשתמש אינה מופיעה מעל רשימת המשימות, לחץ על לחץ לקבלת אפשרויות נוספות (…) לצד הקישורים תצוגה ובחר את התצוגה שבה ברצונך להשתמש. לקבלת מידע נוסף אודות יצירת תצוגה משלך, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.
לאחר שתוסיף פעילויות מפורטות לפרוייקט שלך, ייתכן שתרצה לבצע את הפעולות הבאות:
