הנוסחה לאתרים מוצלחת ומשתמשים שמחים מתוכננת היטב וגישה בת קיימא לניהול אתרים ומשתמשים. להלן כמה משימות ומושגים מרכזיים שניתן להשתמש בהם כדי לתכנן אתרים ולנהל משתמשים עבור הארגון שלך.
אודות אוספי אתרים
ללא קשר אם אתה משתמש חדש ב-SharePoint או השתמשת בגירסאות רבות, חוויית SharePoint המודרנית מספקת גמישות רבה יותר, ניווט קל יותר, וכל האתרים ידידותיים למכשירים ניידים. מומלץ ליצור אוספי אתרים עבור כל עומס עבודה בארגון שלך. חוויית SharePoint המודרנית מקלה עליך לנווט ולתחזק משום שכל אתר הוא כעת אוסף אתרים. קבל מידע נוסף על החוויה המודרנית ב-SharePoint והיתרונות של שימוש באתרי Hub. מומלץ ליצור אוספי אתרים עבור כל עומס עבודה ולאחר מכן לשייך את כולם לאתר hub. פעולה זו מעניקה גמישות רבה יותר ומאמצת בקלות את הצרכים המשתנים של הארגון שלך. לקבלת מידע נוסף, ראה מהו אתר hub של SharePoint?.
מנהל SharePoint מנציג את הניהול של אוספי אתרים לאנשים שונים בארגון שלך. מודל ההרשאות של SharePoint עוזר לך להקצות הרשאות לתפקידים שונים, כגון מנהל אוסף אתרים, בעלי אתר ותפקידים אחרים. ראה ניהול מנהלי אוסף אתרים כדי ללמוד כיצד להוסיף ולהסיר מנהלי אוסף אתרים.
מנהל אוסף האתרים כולל את רמת ההרשאה ' שליטה מלאה ' לאוסף האתרים. משמעות הדבר היא שניתן להוסיף או למחוק אתרים או לשנות את ההגדרות עבור אתר כלשהו באוסף אתרים. בנוסף, באפשרותך להציג, להוסיף, למחוק או לשנות את כל התוכן באתרים אלה. ניתן לייעד את מנהל אוסף האתרים המשני על-ידי מנהל אוסף האתרים. כמנהל אוסף אתרים, באפשרותך להוסיף מנהל אוסף אתרים אחר, או לשנות את מנהל אוסף האתרים, דרך הדף הגדרות. לקבלת מידע נוסף אודות משימה זו, ראה ניהול מנהלי אוסף אתרים.
אוסף אתרים מסורתי הוא קבוצה של אתרי SharePoint הכוללים את אותו בעלים ושיתוף הגדרות ניהול, כגון הרשאות. אתרי המשנה יורשים ניווט, הרשאות ועיצוב אתרים מאוסף האתרים. כך שבכל פעם שחברי האתר והפרוייקטים שלך משתנים, האתרים שלך חייבים גם הם להשתנות,
בחירת אתרים עבור כל עומס עבודה
חשוב לתכנן את סוג אוסף האתרים של SharePoint הדרוש לך עבור עומסי העבודה שלך. לאחר מכן, ברצונך להקל על המשתמשים שלך לנווט ולמצוא את מה שהם זקוקים לו. סעיף זה מספק פרטים אודות כמה מאתרי SharePoint המודרניים הזמינים וגם מדברים על ניווט באתרים אלה. מאמר נהדר לגבי תכנון ניווט מתכנן ניווט עבור חוויית SharePoint המודרנית.
חשוב על אתר hub של SharePoint כמסגרת או כבסיס שמסייע לך לארגן אתרי צוות ותקשורת שונים. בעת יצירת אוספי אתרים עבור כל עומס עבודה בארגון שלך, אתר hub מחבר אוספי אתרים אלה בדרכים לוגיות שמקלות עליך לאתר ולנהל. לאחר מכן באפשרותך להעביר ולנהל אוספי אתרים בין אתרי hub בכל פעם שהעומסים משתנים. לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון אתרי הרכזת של SharePoint.
אתר צוותשל SharePoint ודפים שאתה יוצר תחתיו, זמינים רק למשתמשים שאתה מזמין על-ידי מתן להם הרשאה לאתר. באפשרותך גם לחבר את אתר הצוות לקבוצת Microsoft 365. עם אתר צוות, הארגון, הצוות או הקבוצה שלך יכולים להתחבר זה לזה ולשתף פעולה במסמכים ובקבצים אחרים, לפרסם הכרזות, לתזמן פגישות, לשמור על משימות, לעקוב אחר נושאים או פריטי פעולה ולאחסן מידע ברשימות. לקבלת מידע נוסף, ראה מהו אתר צוות של SharePoint?
אתר תקשורת של SharePoint מאפשר לך לשתף מידע כגון חדשות, דוחות ומצב עם אנשים אחרים. אתר תקשורת כולל בדרך כלל מספר משתתפים, אך חברים רבים.
פיקוח
ממשל הוא ערכה של פריטי מדיניות, תפקידים, תחומי אחריות ותהליכים שמנחים, ישיר ושלוט באופן שבו מחלקות עסקיות וצוות טכני של ארגון משתפות פעולה כדי להשיג יעדים עסקיים. בנוגע לאוסף האתרים הSharePoint שלך, תוכנית ממשל יכולה להיות מדריך כדי לסייע בתכנון התפקידים, תחומי האחריות והמדיניות הדרושים כדי לתמוך באוסף האתרים שלך. אפשרות זו עשויה לכלול, אך אינה מוגבלת, השיקולים הבאים:
-
ארכיטקטורת מידע, כולל דפי אינטרנט, מסמכים, רשימות ונתונים
-
פעילויות תחזוקה, כולל ניהול חשבונות משתמשים
-
מדיניות מיתוג ומדיניות התאמה אישית
-
הדרכה
חשוב להכין תוכנית ממשל עבור הארגון שלך. על-ידי השתתפות בפיתוח תוכנית ממשל, באפשרותך לסייע בזיהוי בעלות עבור צוותים עסקיים וטכניים, המגדירים מי אחראי לתחומים של המערכת. לקבלת מידע נוסף אודות פיתוח תוכנית ממשל, ראה מבט כולל: שיטות עבודה מומלצות לניהול האופן שבו אנשים משתמשים באתר הצוות שלך.
הערה: ייתכן שתצטרך לעבוד עם מנהל המערכת של SharePoint כדי לנהל משתמשים. לדוגמה, מנהל הSharePoint מנהל פרופילי משתמשים.
חשבונות משתמשים ב- Microsoft 365
מנהל המערכת הכללי מוסיף משתמשים חדשים לMicrosoft 365 באמצעות מרכז הניהול של Microsoft 365, שהוא הפורטל לניהול משתמשים וקביעת התצורה של שירותים. לקבלת מידע נוסף, ראה משתמשים ותפקידים. בעת הוספת משתמש חדש, מנהל המערכת הכללי מבצע את הפעולות הבאות:
-
מציין אם משתמש זה יכול גם לגשת למרכז הניהול
-
הגדרת המיקום הגיאוגרפי עבור המשתמש
-
בחירת סוג רשיון המשתמש
-
יצירת שם משתמש וסיסמה עבור המשתמש
משתמשי אתר צוות
באפשרותך להוסיף משתמשים לאתר הצוות שלך ולכוונן את ההרשאות עבור משתמשים. ניתן למצוא רמות הרשאה וחברות בקבוצת SharePoint תחת הגדרות. עם זאת, Microsoft 365 יוצר כעת קבוצת אבטחה שנקראת כולם למעט משתמשים חיצוניים המכילים את כל המשתמשים במדריך הMicrosoft 365 (למעט אנשים חיצוניים לארגון שלך והמוזמנים באמצעות תכונת השיתוף החיצוני). קבוצת אבטחה זו מקבלת גישה אוטומטית כחבר ב- SharePoint. משמעות הדבר היא שהמשתמשים שאתה מוסיף למדריך הMicrosoft 365 יכולים לערוך אתרים, רשימות וספריות כברירת מחדל.
רמות הרשאה וחברות בקבוצה
רמות הרשאה הן אוספי זכויות SharePoint המאפשרים למשתמשים לבצע קבוצה של פעילויות קשורות. לדוגמה, רמת ההרשאה ' קריאה ' כוללת את פריטי התצוגה, פתיחת פריטים, הצגת דפים והרשאות הצגת גירסאות (בין היתר), כל הדרושים להצגת דפים, מסמכים ופריטים באתר SharePoint. ניתן לכלול הרשאות ביותר מרמת הרשאה אחת. לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון אסטרטגיית ההרשאות שלך.
איננו ממליצים להקצות רמות הרשאה ישירות למשתמשים בודדים מאחר שהדבר עלול להקשות על מעקב וניהול של מי שיש לו גישה לאתרים. לעתים יש צורך בכך, אך יש לשמור אותו למינימום כדי למנוע מורכבות. במקום זאת, הקצה הרשאות לקבוצות ולאחר מכן הקצה משתמשים בודדים לקבוצות המתאימות. קבוצה היא קבוצה של משתמשים המוגדרים ברמת אוסף האתרים לניהול קל של הרשאות. לקבלת מידע נוסף, ראה קבוצות SharePoint המהוות ברירת מחדלוהתאמה אישית של הרשאות אתר. לכל קבוצה מוקצית רמת הרשאה המוגדרת כברירת מחדל. לדוגמה, חלק מקבוצות SharePoint הבסיסיות המשמשות כברירת מחדל כוללות את רמות ההרשאה הבאות:
|
קבוצה |
רמת הרשאה |
|---|---|
|
בעלים |
שליטה מלאה |
|
מבקרים |
קריאה |
|
חברים |
השתתפות |
כל אדם בעל הרשאת שליטה מלאה יכול ליצור קבוצות מותאמות אישית.
בעת הקצאת רמות הרשאה לקבוצות SharePoint ברמת אוסף האתרים, כברירת מחדל, כל האתרים ותוכן האתר יורשים רמות הרשאה אלה. התנהגות ברירת מחדל זו נקראת הרשאות בירושה. באפשרותך לציין אם להגדיר הרשאות ייחודיות בעת יצירת אתר משנה או מעבר בירושה של הרשאות באתר, ברשימה או בספריה או בפריט. לקבלת מידע נוסף, ראה מהי הרשאות בירושה?
מכיוון שרמת הרשאה של משתמש קובעת מה הוא יכול לראות ולגשת לאתר, עליך לשקול את החברות בקבוצה שלו בזהירות. לדוגמה, משתמש האחראי ליצירה ולהתאמה אישית של אתרים חייב להיות חבר בקבוצה ' מעצב ' במידה מינימלית. מאידך, משתמש הזקוק רק לקריאה ולהורדה של תוכן וייתכן שיהיה צורך להיות חבר בקבוצת המבקרים בלבד. לקבלת מידע נוסף, ראה הכרת רמות הרשאה ב-SharePoint.
כמנהל אוסף אתרים, ייתכן שיהיה עליךלSharePoint, לנהל תכונות באוסף האתרים וברמות האתר. משימות אלה עשויות לכלול הפעלה או ביטול הפעלה של תכונות בהתאם לתוכנית הניהול שלך. לקבלת מידע נוסף, ראה הפיכת תכונות אוסף אתרים לזמינות או ללא זמינות. ראה גם ניהול סל המיחזור של אוסף אתרים של SharePoint.
