שימוש בקורא מסך כדי ליצור שאילתה במסדי נתונים שולחניים של Access

בחירת שאילתות

שאילתת בחירה היא בקשה לתוצאות נתונים. שאילתת בחירה עוזרת לך לקבל רק את הנתונים שאתה זקוק להם בתצוגת גליון נתונים. השתמש בשאילתת בחירה כדי לבצע את הפעולות הבאות:

• סקירת נתונים משדות מסוימים בלבד בטבלה

• סקירת נתונים מכמה טבלאות קשורות בו-זמנית

• סקירת נתונים בהתבסס על קריטריונים מסוימים

• ביצוע חישובים

• שילוב נתונים מטבלאות שונות

לדוגמה, אם טבלת Product כוללת שדות מרובים (עמודות), באפשרותך ליצור שאילתת בחירה כדי לקבל תצוגה לא כוללת המתמקדת רק בשדות (עמודות) שאתה זקוק לה. באפשרותך גם להוסיף קריטריונים לסינון מספר השורות המוחזרות, כך, לדוגמה, מוחזרות רק שורות שמכילה את המוצרים שעולים יותר מ- ‏$10.00.

שאילתות פעולה

שאילתת פעולה היא בקשת לביצוע פעולה על הנתונים. השתמש בשאילתת פעולה להוספה, שינוי או מחיקה של נתונים ממסד הנתונים. לכל משימה, כמו הוספה או מחיקה של נתונים, יש סוג ספציפי של שאילתת פעולה.

שימוש באשף השאילתות

1. הקש Alt+C, Q, Z. חלון שאילתה חדשה נפתח, עם בחירה באשף השאילתות הפשוטות.

   עצות: 

   • אם שעדיין לא שמרת את הטבלה שעבורה ברצונך ליצור שאילתה, תתבקש לעשות זאת לפני שאשף השאילתה ייפתח.

   • באפשרותך גם להשתמש באשף השאילתות כדי ליצור סוגים אחרים של שאילתות: שאילתת הצלבות , חיפוש שאילתת כפילויות כדי לחפש רשומות עם ערכי שדה כפולים בטבלה בודדת, ומצא שאילתה לא תואמת כדי למצוא רשומות (שורות) בטבלה אחת שאין לה רשומות קשורות בטבלה אחרת.

2. הקש Enter. חלון שאילתה פשוטה נפתח , כאשר המוקד נמצא על תיבת הרשימה שדות זמינים.

3. כדי לעבור אל התיבה המשולבת לעריכת טבלאות/שאילתות, הקש Alt+T או Shift+Tab.

4. כדי לפתוח רשימה נפתחת, הקש Alt+מקש חץ למטה. ברשימה הנפתחת, כדי לבחור את הטבלה שברצונך להפעיל את השאילתה, השתמש במקשי החצים למעלה ולמטה.

5. כדי לעבור לתיבת הרשימה שדות זמינים, הקש על מקש Tab. כדי לבחור את השדה שברצונך להפעיל בו את השאילתה, השתמש במקש החץ למטה.

6. כדי להוסיף את השדה לשאילתה, הקש Alt+S. המוקד עובר לתיבת הרשימה שדות נבחרים.

7. הקש על מקש Tab עד שתשמע "Greater than button" והקש Enter.

   אם ברצונך להוסיף את כל השדות, הקש Alt+S ולאחר מכן הקש על מקש Tab עד שתשמע: "Greater than button". הקש על מקש Tab פעם אחת. תשמע: "Button" (לחצן). ב- JAWS, תשמע: "Double Right arrow button". הקש Enter כדי לבחור.

   כדי להוסיף עוד טבלאות לשאילתה, הקש Alt+T. המוקד יעבור אל שדה העריכה טבלאות/שאילתות. חזור על שלבים 4-7 לפי הצורך.

8. לאחר שתסיים להזין כל הטבלאות והשדות, כדי לעבור אל העמוד הבא של האשף, הקש Alt+N.

   עצה: עמודי האשף הבאים עשויים להשתנות, בהתאם למידע שהזנת. לדוגמה, ייתכן שתתבקש לבחור בגירסת המפורטת או בגירסת הסיכום של השאילתה שלך. בצע את הבחירה שלך, וכדי לעבור לעמוד הבא של האשף, הקש Alt+N.

9. בדף האשף החדש, תשמע: "איזו כותרת ברצונך לבצע עבור השאילתה?" הקש Shift+Tab. המוקד עובר לשדה עריכת כותרת. הקלד שם עבור השאילתה.

10. בדוק, שנה ושמור את השאילתה.

    • כדי לשמור את השאילתה ולפתוח אותה כדי להציג את המידע, הקש Alt+O ולאחר מכן הקש Enter. כדי לסגור את השאילתה, הקש F6.

    • כדי לשמור את השאילתה ולצאת מהאשף מבלי להציג את תוצאות השאילתה, הקש Alt+F, S. כאשר האשף נסגר, השאילתה מופיעה בכרטיסיה חדשה, כאשר המוקד נמצא בתא הראשון.

    • כדי לשנות את עיצוב השאילתה, הקש Alt+M ולאחר מכן הקש Enter. השאילתה נפתחת בתצוגת עיצוב.

שימוש במעצב השאילתות

1. הקש Alt+C, Q, D. תיבת הדו-שיח הצגת טבלה נפתחת עם הכרטיסיה טבלאות שנבחרה, ותשמע "Show table dialog".

2. בתיבת הדו-שיח הצגת טבלה, כדי לבחור טבלה ולהוסיף אותה לשאילתה, השתמש במקש החץ למטה ולאחר מכן הקש Alt+A כאשר תשמע את שם הטבלה הרצויה. הטבלה מודבקת בסביבת העבודה, מעל רשת העיצוב.

3. כדי לסגור את תיבת הדו-שיח הצגת טבלה, הקש Alt+C.

4. המוקד נמצא ברשת העיצוב, בתיבה עריכת שורת שדה. תשמע: "Access, שורה 1, עמודה 1". ב- JAWS, תשמע: "Design, Autonumber, type and text". כדי להוסיף שדה לרשת העיצוב, הקש Alt+מקש חץ למטה. נפתחת רשימה נפתחת של שדות זמינים.

5. כדי לעבור לרשימה הנפתחת באמצעות JAWS, הקש Ctrl+מקש חץ למעלה. עם קורא טקסטים, המוקד עובר באופן אוטומטי לרשימה הנפתחת.

6. כדי לבחור שדה מהרשימה הנפתחת, הקש על מקש החץ למטה עד שתשמע את שם השדה הרצוי ולאחר מכן הקש Enter כדי לבחור. השדה שנבחר מופיע בעמודה. המוקד עובר באופן אוטומטי לעמודה הבאה.

7. כדי להוסיף שדה נוסף לשאילתה שלך, חזור על שלבים 4-6.

8. כדי להוסיף קריטריון לשדה:

   1. בתיבת עמודה של השדה שברצונך להוסיף לו קריטריון, הקש על מקש החץ למטה עד שתשמע: "Row 11, Column 1". ב- JAWS, תשמע: "Criteria".

   2. הזן קריטריון. לדוגמה, עבור שדה מחיר בטבלה Products, הקלד את הסוגר הזוויתי הימני, שווה לסמל ואת המספר 10 (>=10) כדי להציג רשימה של מוצרים עם מחיר גדול או שווה ל- $10.00.

9. כדי לראות את תוצאות השאילתה, הקש Alt, J, Q, G.

10. כדי לשמור את השאילתה, הקש CTRL+S. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, הזן שם עבור השאילתה והקש Enter.

ציון סוגי נתונים של פרמטרים

באפשרותך גם לציין את סוג הנתונים שפרמטר יכול לקבל. תוכל להגדיר את סוג הנתונים של כל פרמטר, אך חשוב במיוחד להגדיר את סוג הנתונים עבור נתונים מסוג מספר, מטבע ו/או תאריך/שעה. בעת ציון סוג הנתונים שפרמטר אמור לקבל, המשתמשים מקבלים הודעת שגיאה שימושית יותר אם הם מזנינו סוג שגוי של נתונים, כגון טקסט כאשר נדרש מטבע.

1. פתח את שאילתת הפרמטר. כדי לעבור לתצוגת עיצוב, הקש Alt+H, W, D. רשת העיצוב נפתחת.

2. הקש Alt, J, Q, S, P. תיבת הדו-שיח פרמטרים של שאילתה נפתחת, עם המוקד בתיבת הדו-שיח פרמטר עמודה.

3. הקלד את ההנחיה לכל פרמטר שעבורו ברצונך לציין את סוג הנתונים. ודא שכל פרמטר תואם להנחיה שבה השתמשת בשורה 'קריטריונים' של רשת עיצוב השאילתה. לדוגמה, אם הזנת עבור איזו עיר?, הזן אותה בקשה בתיבת הדו-שיח פרמטרים של שאילתה.

4. כדי לעבור על העמודה סוג נתונים, הקש על מקש Tab.

5. כדי לפתוח רשימה נפתחת, הקש Alt+מקש חץ למטה.

6. כדי לבחור את סוג הנתונים עבור פרמטר, הקש על מקש החץ למטה עד שתשמע את סוג הנתונים הרצוי.

7. כדי לשמור את תיבת הדו-שיח ולצאת ממנה, הקש Enter.

לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בפרמטרים, עבור אל שימוש בפרמטרים כדי לבקש קלט בעת הפעלת שאילתה.

יצירת שאילתת מחיקה כדי למחוק את כל השורות הריקות בטבלה או בשדה

1. הקש Alt+C, Q, D. תיבת הדו-שיח הצגת טבלה נפתחת.

2. כדי לבחור טבלה, הקש על מקש החץ למטה עד שתשמע את שם הטבלה הרצויה. הקש Alt+A. חזור על תהליך זה עבור כל טבלה שממנה ברצונך למחוק רשומות.

3. כדי לסגור את תיבת הדו-שיח הצגת טבלה, הקש Alt+C. הטבלה תופיע כחלון במקטע הימני העליון של רשת עיצוב השאילתה, עם פירוט של כל השדות.

4. הקש Alt+J, Q, X. רשת העיצוב נפתחת, עם המוקד בשדה הראשון. ברשת העיצוב, השורות מיוןוהצגה קיימות עוד, אך השורה מחק זמינה כעת.

5. הקש Alt+מקש חץ למטה כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת.

6. הקש על מקש חץ למטה עד שתשמע את השדה הרצוי ולאחר מכן הקש Enter. המוקד עובר לעמודה הבאה.

7. כדי לעבור אל הפריט עמודה, הקש על מקש חץ שמאלה.

8. כדי לעבור אל השורה Delete, הקש על מקש החץ למטה עד שתשמע "Delete colon" ולאחר מכן הקש Alt+מקש חץ למטה כדי לפתוח רשימה נפתחת.

9. כדי לבחור "Where", הקש על מקש חץ למעלה ולאחר מכן הקש Enter. המוקד עובר לעמודה הבאה.

10. כדי לעבור אל הפריט עמודה, הקש על מקש חץ שמאלה.

11. כדי לעבור אל השורה קריטריונים,הקש על מקש החץ למטה.

12. כאשר תשמע "Criteria" או "Row 11, Column 1", הזן IsNull(true).

13. כדי לוודא שהשאילתה מחזירה את הרשומות שברצונך למחוק, הקש Alt+H, W, H.

14. כדי להפעיל את השאילתה:

    1. כדי לעבור לתצוגת עיצוב, הקש Alt+H, W, D.

    2. בתצוגת עיצוב, הקש Alt+J, Q, G. חלון אישור נפתח ומבקש ממך לאשר את מחיקת השורות.

    3. כדי למחוק את השורות, הקש Enter.

15. כדי לשמור את השאילתה, הקש Ctrl+S. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, הקלד שם והקש Enter.

יצירת שאילתת מחיקה עם קריטריונים ספציפיים

1. הקש Alt+C, Q, D. תיבת הדו-שיח הצגת טבלה נפתחת.

2. כדי לבחור טבלה, הקש על מקש החץ למטה עד שתשמע את שם הטבלה הרצויה. הקש Alt+A. חזור על תהליך זה עבור כל טבלה שממנה ברצונך למחוק רשומות.

3. כדי לסגור את תיבת הדו-שיח הצגת טבלה, הקש Alt+C. הטבלה תופיע כחלון במקטע הימני העליון של רשת עיצוב השאילתה, עם פירוט של כל השדות.

4. הקש Alt+J, Q, X. רשת העיצוב נפתחת, עם המוקד בשדה הראשון. ברשת העיצוב, השורות מיוןוהצגה קיימות עוד, אך השורה מחק זמינה כעת.

5. הקש Alt+מקש חץ למטה כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת.

6. כדי לבחור את השדה עם הקריטריונים שברצונך למחיקה, הקש על מקש החץ למטה עד שתשמע את השדה הרצוי ולאחר מכן הקש Enter.

7. כדי לעבור לשורת Delete, הקש על מקש החץ למטה. הקש Alt+מקש חץ למטה ולאחר מכן, כדי לבחור "Where", הקש על מקש חץ למטה ולאחר מכן הקש Enter. המוקד עובר לעמודה הבאה.

8. כדי לעבור אל הפריט עמודה, הקש על מקש חץ שמאלה.

9. כדי לעבור אל השורה קריטריונים, הקש על מקש החץ למטה.

10. הזן את הקריטריונים שלך. לקבלת רשימה לדוגמה של קריטריונים בשאילתות, ראה יצירה והפעלה של שאילתת מחיקה.

11. כדי לעבור אל השורה הצג, הקש על מקש חץ למעלה.

12. הקש על מקש הרווח כדי לנקות את תיבת הסימון הצג עבור כל קריטריון.

13. כדי לוודא שהשאילתה מחזירה את הרשומות שברצונך למחוק, הקש Alt+H, W, H.

14. כדי להפעיל את השאילתה:

    1. כדי לעבור לתצוגת עיצוב, הקש Alt+H, W, D.

    2. בתצוגת עיצוב, הקש Alt+J, Q, G. חלון אישור נפתח ומבקש ממך לאשר את המחיקה של מספר X של שורות.

    3. כדי למחוק את השורות, הקש Enter.

15. כדי לשמור את השאילתה, הקש Ctrl+S. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, הקלד שם והקש Enter.

חזרה לגיבוי

1. סגור את הקובץ המקורי ושנה את שמו כך שקובץ הגיבוי יוכל להשתמש בשם של הגירסה המקורית.

2. הקצה את שם הגירסה המקורית להעתק הגיבוי.

3. פתח את עותק הגיבוי ששמו השתנה ב- Access.