ארכיון מקוון – שנקרא גם תיבת דואר של ארכיון – הוא מקום שבו ניתן לאחסן הודעות דוא"ל ישנות כדי שהן לא יתפסו שטח בתיבת הדואר הראשית. מנהל ה- IT או מנהל המערכת של Microsoft 365 יוצר את תיבת הדואר של הארכיון עבורך.
הערה: כדי שתיבת הדואר של הארכיון תפעל עם Outlook עבור Mac, גם תיבת הדואר של הארכיון וגם תיבת הדואר הראשית חייבות להימצא ב- Exchange Server (מקומי) או ב- Exchange Online ב- Microsoft 365 (בענן). לדוגמה, אם תיבת הדואר הראשית שלך נמצאת ב- Exchange Server, וחשבון הארכיון שלך נמצא ב- Exchange Online ב- Microsoft 365, לא תוכל להשתמש בארכיון המקוון. פנה למנהל ה- IT או למנהל המערכת של Microsoft 365 ובקש ממנו למקם את שני הפריטים יחד.
שיטות עבודה מומלצות להעברת דואר לארכיון
למרות שניתן להעביר הודעות בודדות מ- Outlook עבור Mac לתיבת הדואר של הארכיון הודעה אחת בכל פעם (לא ניתן להעביר או להעתיק פריטים מרובים בבת אחת), הדרך היעילה יותר לוודא שההודעות שלך יאוחסנו בארכיון היא להשתמש במדיניות שמירה ואחסון ארכיון של Outlook Web App.
מדיניות השמירה והאחסון בארכיון נקבעת על-ידי מנהל ה- IT או מנהל המערכת של Microsoft 365. מדיניות אחסון בארכיון קובעת את משך הזמן שבו הודעות יישארו בתיקיית דוא"ל לפני העברתן לארכיון; מדיניות שמירה קובעת את משך הזמן שבו יישמרו ההודעות. למרות שמנהלי מערכת קובעים את המדיניות עבור הארגון כולו, באפשרותך לעקוף את המדיניות בהתאם לצרכיך. לקבלת הוראות, ראה מדיניות שמירה ואחסון בארכיון ב- Outlook Web App.
אם ברצונך לאחסן בארכיון הודעות מרובות בבת אחת, ולא קיימת מדיניות שמירה או אחסון בארכיון, השתמש ב- Outlook Web App כדי להעביר את ההודעות מתיבת הדואר הראשית לארכיון. לא תוכל להעביר תיקיות, אך תוכל להעביר את כל ההודעות שבתיקיה בבת אחת.
-
סמן את התיבה לצד כל ההודעות שברצונך לאחסן בארכיון.
-
גרור אותן אל התיקיה בחלונית הניווט בשם ארכיון אישי - <שמך>.
הערה: אם תיקיות, פריטי לוח שנה, אנשי קשר, משימות או פתקים הועברו לארכיון שלך בכל גירסה אחרת של Outlook, כגון Outlook עבור Windows, לא תוכל להעביר אותם או להציג אותם בתיבת הדואר של הארכיון באמצעות Outlook עבור Mac.
עצות נוספות
-
כדי לבצע חיפוש בתוך הארכיון, בחר תיקיית ארכיון בחלונית התיקיות. לא ניתן לחפש בתיבת הדואר שלך ובארכיונים בו-זמנית.
-
ניתן ליצור כללים של תיבת דואר נכנס כדי לתייק הודעות באופן אוטומטי בתיקיות, להקצות הודעות לקטגוריות או לנתב מחדש הודעות לחשבון אחר. עם זאת, כללים אלה אינם חלים על תיבת הדואר של הארכיון, ולא ניתן לנתב מחדש הודעות לארכיון באמצעות כלל של תיבת דואר נכנס.
