שיטות עבודה מומלצות עבור ארגונים בעת שימוש בלוח השנה של Outlook

עבודה בתרחיש מנהל/נציג

אם הארגון שלך מאפשר זאת, קבע את תצורת Outlook כך שיתחבר לתיבת הדואר שלך ב- Exchange באמצעות מצב Cached Exchange. מצב זה מספק את הביצועים הטובים ביותר.

גירסאות חדשות יותר של Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook עבור iOS, Outlook עבור Android ו- Microsoft Outlook עבור Mac כוללות שיפורים רבים בתכונת הנציג. לקבלת מידע נוסף אודות גירסאות אלה, ראה:

תכונת הנציג של Outlook בגירסאות מעורבות של Microsoft Outlook ו- Entourage

עבור תרחישי שיתוף מודלים חדשים (REST), מומלץ לנו להשתמש ברמות ההרשאות הפשוטות (יכולות לערוך, להציג כותרות ומיקומים וכו') במקום להתאים אישית הרשאות עבור נציגים. רמות הרשאה מותאמות אישית אינן נתמכות בשיתוף מודלים חדש והן עלולות להוביל לתוצאות בלתי צפויות.

הגבלת מספר הנציגים

Outlook לא מגביל את מספר הנציגים שניתן להוסיף. עם זאת, מומלץ להעניק הרשאות עורך לנציג אחד (1) בלבד. הדבר מאפשר לך לעקוב אחר המועד והאופן שבו הפגישה עברה עיבוד. אם לוקחים בחשבון את העובדה שהנציג יכול להשתמש במכשירים מרובים כדי לגשת לנתונים שלך, הרי שהקצאת מספר רב של נציגים בעלי הרשאת עורך עלולה להקשות עליך מאוד לקבוע מדוע פגישות מסוימות חסרות או לא מעודכנות.

גם אם אתה מעניק הרשאת עורך לנציג אחד בלבד, הימנע מהוספת מספר גדול של נציגים בעלי הרשאות סוקר או משתתף. הסיבה לכך היא שהוספת מספר גדול של נציגים עלולה להעמיס על משאבים אחרים. לדוגמה, ייתכן שלא תהיה אפשרות להגיע למגבלת הגודל של נתוני הכללים. כאשר אתה מוסיף נציג, מתרחשים שינויים שונים:

Outlook מחיל הרשאות על תיקיות רלוונטיות.
התכונה PublicDelegates של Active Directory מתעדכנת כדי להוסיף הרשאות "שליחה בשם" לנציג.
Outlook מוסיף את הנציג לכלל העברה בתיבת הדואר של המנהל. פעולה זו מעבירה בקשות לפגישה אל הנציג.
Outlook שומר פרטי נציגים נוספים בתיבת הדואר של המנהל.

לכל אחד בתחומי רכיבים אלה עשויות להיות מגבלות שונות. התקרבות למגבלות אלה עשויה להשפיע על הביצועים והיציבות.

הערות:

במהלך שלבי הפיתוח והבדיקות של המוצר, Microsoft השתמשה במספר מרבי של ארבעה (4) נציגים. בנוסף, נציגים אלה השתמשו רק ב- Outlook. הבדיקות לא כללה שימוש במכשירים.
אם עליך להחליף את הנציג שהוענקה לו הרשאת עורך, זמנית או לצמיתות, שנה את ההרשאות מעורך לסוקר או ללא. לאחר מכן, הענק הרשאות עורך לנציג החדש או לנציג הגיבוי.

עבודה עם פגישות חוזרות

קביעת תאריכי סיום והגבלת מספר המופעים

Outlook מאפשר לך לתזמן בקלות פגישה שיש לה כמה מופעים סדירים. מומלץ תמיד להגדיר תאריך סיום ולהגביל את הסידרה החוזרת למספר ספציפי של מופעים. סביר להניח שפגישות חוזרות ידרשו שינויים בשלב מסוים. לדוגמה, משתתפים יתווספו למופע יחיד או יוסרו ממנו, או שמיקום הפגישה או השעה ישתנו עקב תאריכי חופשה או נסיבות לא צפויות. Outlook שומר את כל אחד מהשינויים הייחודיים הללו כחריגה לפגישה. פגישות שיש להן מספר גבוה של חריגות עלולות להוביל ליצירת סדרת פגישות שקשה לנהל. בנוסף, ייתכן שפגישות אלה יציגו אופן פעולה בלתי צפוי. תמיד ניתן ליצור סדרת פגישות חדשה כאשר הסידרה הנוכחית מסתיימת. כאשר אתה שוקל את מספר המופעים, שקול גם את תדירותם. במהלך תקופה של שנה, פגישה פעמיים שבועית תכלול כ- 90 מופעים נוספים מאשר פגישה חודשית באותה תקופה.

סיום פגישה חוזרת לפני תאריך הסיום המקורי

אמנם, באפשרותך לבטל פגישה חוזרת, אולם אפשרות טובה יותר היא לשנות את תאריך הסיום של הסידרה. באופן זה אתה והמשתתפים תוכלו לשמור תיעוד של הפגישות שהתרחשו בעבר. אם תבטל את הפגישה החוזרת כולה, היסטוריה זו תאבד. האפשרות הטובה ביותר היא להגדיר תאריך סיום חדש ולאחר מכן לשלוח את העדכון לכל המשתתפים. פעולה זו תגרום לסיום סידרת הפגישות מוקדם יותר, תוך שמירת תיעוד של הפגישות הקודמות.

הערות:

אם אתה מסיים את סידרת הפגישות מוקדם יותר, חריגים המשויכים לפגישה החוזרת יאבדו. לקבלת מידע נוסף על חריגים, ראה "הגדרת תאריכי סיום והגבלת מספר המופעים" לעיל.
שיטת עבודה מומלצת זו חלה גם כאשר עליך לשנות את הנושא של סידרת פגישות קיימת. סיים את סידרת הפגישות מוקדם וצור פגישה חוזרת חדשה באמצעות נושא אחר.

לקבלת מידע נוסף אודות ביטול כל הפגישות העתידיות בסידרה, ראה: ביטול כל הפגישות העתידיות בסידרה

החלפת המארגן

‏Outlook אינו מספק דרך לשינוי מארגן פגישה. כדי לשנות את מארגן הפגישה של פגישה חוזרת, סיים את הפגישה החוזרת. לשם כך, הגדר תאריך סיום מוקדם יותר ושלח את העדכון לכל המשתתפים. לאחר ביצוע שלב זה, המארגן החדש יצטרך ליצור פגישה חוזרת חדשה.

לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת תאריך סיום מוקדם יותר, ראה ביטול פגישה.

הימנעות משימוש בפגישה חוזרת לשיתוף קבצים מצורפים

קבצים מצורפים מוסיפים למידת המורכבות של חריגות בפגישות חוזרות. כל חריגה מכילה עותק משלה של הקבצים המצורפים. כאשר חריגות נוספות לפגישות חוזרות, נוצרים עותקים חדשים של הקבצים המצורפים. אם אתה מבצע שינויים בקבוצה אחת של קבצים מצורפים, שינויים אלה אינם מופצים בחריגות האחרות. אם אתה דורש שכל המשתתפים כוללים את העותק העדכני ביותר של השינויים עבור כל פגישה נתונה, מומלץ, כאשר הדבר אפשרי, לשמור קבצים מצורפים ב- SharePoint או ב- OneDrive ולשתף עם קישור.

הערה: הפעולות של הוספה והסרה של קבצים מצורפים לפגישות עצמאיות שאינן חוזרות נתמכות באופן מלא.

עיבוד כל בקשות הפגישה וביטולים

אף על פי שיש לך אפשרות למחוק בקשה לפגישה ישירות מתיבת הדואר הנכנס שלך, עליך לעבד את הבקשה לפגישה באופן נכון על-ידי אישור או דחייה של הבקשה. השתמש תמיד בפקודה הסר מלוח השנה כדי לעבד ביטולי פגישות מתיבת הדואר הנכנס שלך. הימנע מעיבוד פגישות ישירות במודול לוח השנה.

הימנעות מהעתקת פגישות

כברירת מחדל, Outlook מסירה את כל הקישורים בין פגישה שהועתקה לפגישה המקורית. פעולה זו מסייעת במניעת חוסר עקביות. גירסאות חדשות יותר Outlook הוסף את מחרוזת הטקסט "Copy:" לנושא. הדבר מאפשר לזהות עותקי פגישות בקלות.

החל מ Outlook גירסה 2311 העתקה של פגישות אינה נתמכת עוד. זהו שינוי מכוון למניעת העתקת פגישות. פעולות הקשורות לפגישות שהועתקו מניבים תוצאות בלתי צפויות, ולכן מומלץ להימנע מהעתקת פגישות. זו הייתה שיטות עבודה מומלצות ותרגול ארוכות-שנים. כדי להגביל את התוצאות הלא צפויות, Outlook הצוות חסם את ההעתקה של פגישות.

לקבלת מידע נוסף אודות העדכון האחרון לחסימת העתקת פגישות, ראה:

Outlook חוסם העתקת פגישות באמצעות "העתקת פגישות אינה נתמכת".

העברת בקשות לפגישה

בעת שימוש Outlook להעביר פגישה לאדם שלא הוזמן לפגישה במקור, Outlook שולח הודעת העברה של פגישה למארגן הפגישה. כאשר מארגן הפגישה מקבל את ההודעה על הפגישה, המשתתף החדש מתווסף לפגישה של המארגן. אם המשתתפים הקיימים צריכים לדעת שנוסף לפגישה עוד משתתף, על המארגן לפתוח את הזמנת הפגישה ולשלוח עדכון לפגישה לכל המשתתפים.

הערה: אם ברצונך לעדכן מישהו אודות פגישה, אך לא להזמין אותו, פשוט גרור את הבקשה לפגישה מלוח השנה שלך אל הסמל דואר בצד הימני התחתון של Outlook. פעולה זו פותחת הודעת דואר אלקטרוני עם מידע אודות הפגישה שבאפשרותך לשלוח. שים לב כי הודעת דואר אלקטרוני זו אינה מוסיפה את הנמענים לפגישה, והיא מכילה רק פרטי פגישה כגון תאריך, שעה, נושא ו סדר יום.

עבור משתמשי Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 הציג גם הוא את התכונה 'הודעת העברה לנמענים של פגישה' כחלק מהתכונה Calendar Attendant. אם אתה משתמש Outlook כדי להתחבר לתיבת דואר בארגון Exchange Server, אופן הפעולה של הודעת העברה לנמענים של פגישה עשוי להיות כפוף להגדרות Exchange, אם מנהל Exchange קבע את תצורתו. לדוגמה, מנהל Exchange יכול למנוע שליחה של הודעות העברה לנמענים של פגישה לתחומים מרוחקים.

באופן כללי, מומלץ שמשתתפים לא יעבירו פגישות אם הם לא נמצאים באותו ארגון Exchange של מארגן הפגישה, אלא אם כן כל התנאים הבאים מתקיימים:

המשתתף משתמש ב- Microsoft Outlook 2010 ואילך.
מנהל Exchange של המשתתף מתיר שליחה של הודעות העברה לנמענים של פגישה לתחומים מרוחקים.
המארגן משתמש בלקוח microsoft Outlook.

במקרה של משתתף המשתמש במערכת דואר שאינה של Exchange, מומלץ בדרך כלל לא להעביר פגישה, אלא אם כן כל התנאים הבאים מתקיימים:

המשתתף משתמש ב- Microsoft Outlook 2010 ואילך.
המארגן משתמש בלקוח microsoft Outlook.

אם, מסיבה כלשהי, המארגן לא מקבל את הודעת ההעברה לנמענים של הפגישה, משתתפי הפגישה לא נוספים לפגישה של המארגן. אם המארגן משנה לאחר מכן את הפגישה ושולח עדכון, העדכון נשלח רק למוזמנים המקוריים. המשתתפים שקיבלו קודם לכן את העותק המועבר של הפגישה לא יקבלו את העדכון.

אם המגבלות לעיל מונעות ממך להעביר הזמנות לפגישה בהצלחה ובעקביות, מומלץ פשוט לבקש ממארגן הפגישה להוסיף את המשתתפים הרצויים. חשוב לבקש ממארגן הפגישה להוסיף את הנמענים הרצויים אם אינך בטוח שהסביבה שלך ושל המשתתפים הרצויים עונה על התנאים המפורטים לעיל.

הערה: נציגי Outlook אינם מקבלים הודעות העברה לנמענים של פגישה.

המלצות נוספות עבור משתמשי Microsoft Exchange

עדכון מכשירים המתחברים ללוח השנה שלך

ודא שבכל מכשיר המתחבר ללוח השנה שלך מותקנים העדכונים האחרונים. מכשירים מסוימים משתמשים ב- Exchange ActiveSync כדי לסנכרן את לוח השנה ותיקיות אחרות. מכשירים אלה כוללים את Outlook עבור iOS, Outlook עבור Android, Apple iOS ומכשירי Android. מכשירי BlackBerry ומכשירים נוספים של Research In Motion ‏(RIM) יכולים גם להסתנכרן עם לוח השנה.

לקבלת מידע נוסף אודות כמה מהבעיות הידועות, ראה: בעיות נוכחיות עם Microsoft Exchange ActiveSync ומכשירים של ספקים חיצוניים.

הערה: במקרים מסוימים, מכשירים ולקוחות Outlook שונים עשויים לשנות פריטים בו-זמנית ובכך לגרום להתנגשויות. כדי למזער את הסבירות לכך, אל תעבד את אותו פריט בשני לקוחות או מכשירים או יותר בתוך פרק זמן קצר יחסית.

שמור על תוספות המשולבות עם Outlook

רוב התוספות, אם לא Outlook, ניגשות Outlook הנתונים. תוספת עשויה לשנות Outlook פריט שאתה עורך בו-זמנית, בין Outlook במכשיר אחר. הדבר עלול להוביל להתנגשויות. כדי למזער את הסבירות לכך, הקפד להתקין את העדכונים האחרונים עבור כל התוספות או התוכניות המשולבות עם Outlook. הסר או בטל את ההתקנה של אחת מהתוכניות והתוספות שאינך משתמש בהן או שאין צורך לשלב בהן עם Outlook.