רענון חיבור נתונים חיצוני ב- Excel

הטבלה הבאה מסכמת את פעולות הרענון, מקשי הקיצור והפקודות.

לשם	הקש	לחלופין
רענון הנתונים שנבחרו בגליון העבודה	Alt + F5	בחר נתונים > החץ הנפתח לצד רענן את כל > רענן
רענון כל הנתונים בחוברת העבודה	Ctrl + Alt + F5	בחירת נתונים> 'רענן את כל
בדוק את מצב הרענון		לחץ פעמיים על ההודעה "מאחזר נתונים" בשורת המצב.
הפסקת רענון	Esc
עצירת רענון רקע		לחץ פעמיים על ההודעה בשורת המצב. ולאחר מכן בחר הפסק רענון בתיבתהדו-שיח מצב רענון נתונים חיצוניים.

ניתן לאחסן נתונים בחוברת עבודה ישירות בחוברת העבודה, או לאחסן אותם במקור נתונים חיצוני, כגון קובץ טקסט, מסד נתונים או הענן. בפעם הראשונה שאתה מייבא נתונים חיצוניים, Excel יוצר פרטי חיבור, לעתים נשמרים בקובץ חיבור נתונים של Office (ODC), המתאר כיצד לאתר את מקור הנתונים החיצוני, להיכנס אליו, לבצע בו שאילתות ולגשת אליו.

כאשר אתה מחובר למקור נתונים חיצוני, באפשרותך לבצע פעולת רענון כדי לאחזר את הנתונים המעודכנים. בכל פעם שאתה מרענן נתונים, אתה רואה את הגירסה העדכנית ביותר של הנתונים, כולל שינויים שבוצעו בנתונים מאז הרענון האחרון.

קבל מידע נוסף על רענון נתונים

קבל מידע על חששות בנושא אבטחה

כאשר אתה מחובר למקור נתונים חיצוני ואתה מנסה לרענן את הנתונים, חשוב להיות מודע לבעיות אבטחה פוטנציאליות ולידע מה ניתן לעשות בנוגע לבעיות אבטחה.

יחסי אמון - חיבורים    - ייתכן שנתונים חיצוניים אינם זמינים כעת במחשב שלך. כדי לרענן את הנתונים בעת פתיחת חוברת עבודה, עליך להפוך את חיבורי הנתונים לזמינים באמצעות סרגל מרכז יחסי האמון, או למקם את חוברת העבודה במיקום מהימן. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמרים הבאים:

• הוספה, הסרה או שינוי של מיקום מהימן עבור הקבצים שלך

• מסמכים מהימנים

• הוספה, הסרה או הצגה של מפרסם מהימן

• הצג את האפשרויות וההגדרות במרכז יחסי האמון.

קובץ ODC    - קובץ חיבור נתונים (.odc) מכיל לעתים קרובות שאילתה אחת או יותר המשמשות לרענון נתונים חיצוניים. על-ידי החלפת קובץ זה, משתמש בעל כוונה זדונית יכול לעצב שאילתה כדי לגשת למידע סודי ולהפיץ אותה למשתמשים אחרים או לבצע פעולות מזיקות אחרות. לכן, חשוב לוודא שקובץ החיבור חובר על-ידי אדם מהימן, וקובץ החיבור מאובטח ומקורו בספריית חיבורי נתונים (DCL) מהימנה.

אישורים    - גישה למקור נתונים חיצוני מחייבת בדרך כלל אישורים (כגון שם משתמש וסיסמה) המשמשים לאימות המשתמש. ודא ואישורים אלה מסופקים לך בצורה בטוחה ומאובטחת, ושאינן חושפות בטעות אישורים אלה לאחרים. אם מקור הנתונים החיצוני שלך דורש סיסמה כדי לקבל גישה לנתונים, באפשרותך לדרוש הזנת הסיסמה בכל פעם שטווח הנתונים החיצוניים מתרענן.

שיתוף-   האם אתה משתף חוברת עבודה זו עם אנשים אחרים שייתכן שתרצה לרענן נתונים? עזור לעמיתים שלך להימנע משגיאות רענון נתונים על-ידי תזכורת לבקש הרשאות במקורות הנתונים המספקים את הנתונים.

לקבלת מידע נוסף, ראה ניהול הגדרות והרשאות של מקור נתונים.

באפשרותך לרענן טווח נתונים חיצוניים באופן אוטומטי בעת פתיחת חוברת העבודה. באפשרותך גם לשמור את חוברת העבודה מבלי לשמור את הנתונים החיצוניים כדי לכווץ את גודל הקובץ.

1. בחר תא בטווח הנתונים החיצוני.

2. בחר > נתונים & חיבורים > חיבורים , לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שאילתה ברשימה ולאחר מכן בחר מאפיינים.

3. בתיבת הדו-שיח מאפייני חיבור, בכרטיסיה שימוש , תחת בקרת רענון, בחר בתיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ.

4. אם ברצונך לשמור את חוברת העבודה עם הגדרת השאילתה, אך בלי הנתונים החיצוניים, בחר בתיבת הסימון הסר נתונים מטווח הנתונים החיצוניים לפני שמירת חוברת העבודה.

1. בחר תא בטווח הנתונים החיצוני.

2. בחר > נתונים & חיבורים > חיבורים , לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שאילתה ברשימה ולאחר מכן בחר מאפיינים.

3. לחץ על הכרטיסיה שימוש.

4. בחר בתיבת הסימון רענן כל ולאחר מכן הזן את מספר הדקות בין כל פעולת רענון.

אם חוברת העבודה שלך מחוברת למקור נתונים גדול, הרענון עלול להימשך מעט יותר זמן מהצפוי. שקול להפעיל רענון רקע. פעולה זו מחזירה לך את השליטה ב- Excel במקום שתצטרך להמתין מספר דקות או יותר עד לסיום הרענון.

1. בחר תא בטווח הנתונים החיצוני.

2. בחר > נתונים & חיבורים > חיבורים , לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שאילתה ברשימה ולאחר מכן בחר מאפיינים.

3. בחר בכרטיסיה שימוש .

4. בחר בתיבת הסימון הפוך רענון רקע לזמין כדי להפעיל את השאילתה ברקע. נקה תיבת סימון זו כדי להפעיל את השאילתה בזמן המתנה.

   תשר    בזמן שאתה מקליט מאקרו המכיל שאילתה, Excel אינו מפעיל את השאילתה ברקע. כדי לשנות את המאקרו המוקלט כך שהשאילתה תפעל ברקע, ערוך את המאקרו בעורך Visual Basic. שנה את שיטת הרענון של אובייקט ‏QueryTable מ- ‏‏BackgroundQuery := False‏ ל- ‏BackgroundQuery := True‏.

בעת עיצוב הנתונים שלך ב- Power Query, בדרך כלל אתה טוען את השינויים בגליון עבודה או במודל נתונים. חשוב להבין את ההבדל כאשר אתה מרענן נתונים וכיצד אתה מרענן אותם.

רוב השאילתות מבוססות על משאבי נתונים חיצוניים מסוג זה או אחר. עם זאת, קיים הבדל משמעותי בין Excel ל- Power Query. Power Query מטמון את הנתונים החיצוניים באופן מקומי כדי לשפר את הביצועים.  יתר על כן, Power Query אינו מרענן באופן אוטומטי את המטמון המקומי כדי לסייע במניעת עלויות מצטברות עבור מקורות נתונים ב- Azure.

רענון שאילתה בעורך Power Query

בעת רענון שאילתה מעורך Power Query, אתה מביא לא רק נתונים מעודכנים ממקור הנתונים החיצוני, אתה מעדכן גם את המטמון המקומי. אך פעולת רענון זו אינה מעדכנת את השאילתה בגליון העבודה או במודל הנתונים.

1. בעורך Power Query, בחר 'בית'

2. בחר רענן תצוגה מקדימה > תצוגה מקדימה של רענון (השאילתה הנוכחית בתצוגה מקדימה של נתונים) או רענן הכל (כל השאילתות הפתוחות מהחלונית שאילתות).

3. בחלק התחתון של עורך Power Query בצד שמאל, מופיעה ההודעה "Preview downloaded at <hh:mm> AM/PM". הודעה זו מוצגת בעת הייבוא הראשון ולאחר כל פעולת רענון עוקב בעורך Power Query.

רענון שאילתה בגליון עבודה

1. ב- Excel, בחר תא בשאילתה בגליון עבודה.

2. בחר את הכרטיסיה שאילתה ברצועת הכלים ולאחר מכן בחר רענן > רענן.

3. גליון העבודה והשאילתה מרועננים ממקור הנתונים החיצוני וממטמון Power Query.

בכל עת, באפשרותך לבחור רענן כדי לעדכן את הנתונים עבור טבלאות ה- PivotTable בחוברת העבודה שלך. באפשרותך לרענן את הנתונים עבור טבלאות PivotTable המחוברות לנתונים חיצוניים, כגון מסד נתונים (SQL Server, Oracle, Access או אחרים), קוביה של Analysis Services, הזנת נתונים, וכן נתונים מטבלת מקור באותה חוברת עבודה או בחוברת עבודה אחרת. ניתן לרענן טבלאות PivotTable באופן ידני או אוטומטי בעת פתיחת חוברת העבודה.

רענון ידני

1. בחר את מקום כלשהו ב- PivotTable כדי להציג את הכרטיסיה ניתוח PivotTable ברצועת הכלים.

   הערה: כדי לרענן PivotTable ב- Excel באינטרנט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני במקום כלשהו ב- PivotTable ולאחר מכן בחר רענן.

2. בחר רענן או רענן הכל.
   

3. כדי לבדוק את מצב הרענון אם הרענון נמשך זמן רב יותר מהצפוי, בחר את החץ תחת רענן > מצב רענון.

4. כדי להפסיק את הרענון, בחר בטל רענון, או הקש Esc.

מניעת התאמת רוחב עמודות ועיצוב תאים

אם רוחב העמודות ועיצוב התאים של הנתונים שלך מותאמים בעת רענון נתוני ה- PivotTable ואינך מעוניין בכך, ודא שהאפשרויות הבאות מסומנות:

1. בחר את מקום כלשהו ב- PivotTable כדי להציג את הכרטיסיה ניתוח PivotTable ברצועת הכלים.

2. בחר את הכרטיסיה ניתוח pivotTable > PivotTable, בחר אפשרויות.

   

3. בכרטיסיה פריסה & עיצוב > בחר את תיבות הסימון עבור התאם אוטומטית רוחב עמודות בעת עדכון ושמר עיצוב תאים בעת העדכון.

רענון נתונים באופן אוטומטי בעת פתיחת חוברת העבודה

1. בחר את מקום כלשהו ב- PivotTable כדי להציג את הכרטיסיה ניתוח PivotTable ברצועת הכלים.

2. בחר את הכרטיסיה ניתוח pivotTable > PivotTable, בחר אפשרויות.

   

3. בכרטיסיה נתונים, בחר רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ.

רענון קובץ קוביה לא מקוון, שיוצר את הקובץ מחדש באמצעות הנתונים המעודכנים ביותר מקוביית השרת, עשוי לצרוך זמן רב ולדרוש שטח דיסק זמני רב. התחל את התהליך בזמן שבו אינך זקוק לגישה מיידית לקבצים אחרים ב- Excel וודא שיש שטח דיסק מספיק לשמירה חוזרת של הקובץ.

1. בחר את ה- PivotTable המחובר לקובץ הקוביה הלא מקוון.

2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה שאילתות & חיבורים , לחץ על החץ תחת רענן הכל ולאחר מכן לחץ על רענן.

לקבלת מידע נוסף, ראה עבודה עם קבצי קוביה לא מקוונים.

בעת רענון מודל נתונים ב- Power Pivot , באפשרותך גם לראות אם הרענון מצליח, נכשל או מבוטל. לקבלת מידע נוסף, ראה Power Pivot: ניתוח נתונים רב-עוצמה וידול נתונים ב- Excel.

רענון והצגת מצב הרענון   

1. ב- Power Pivot, בחר > קבל נתונים חיצוניים > רענן או רענן הכל כדי לרענן את הטבלה הנוכחית או את כל הטבלאות במודל הנתונים.

2. מצב הרענון מצוין עבור כל חיבור המשמש במודל הנתונים. קיימות שלוש תוצאות אפשריות:

• Success - מדווח על מספר השורות המיובאות לתוך כל טבלה.

• שגיאה - מתרחשת אם מסד הנתונים נמצא במצב לא מקוון, אין לך עוד הרשאות, או שטבלה או עמודה נמחקות או ששמו משתנה במקור. ודא שמסד הנתונים זמין, אולי על-ידי יצירת חיבור חדש בחוברת עבודה אחרת.

• בוטלה - Excel לא הנפפיק את בקשת הרענון, כנראה מכיוון שהרענון אינו זמין בחיבור.

שימוש בממאפיינים של טבלה כדי להציג את השאילתות המשמשות ברענון נתונים

רענון הנתונים פשוט מופעל מחדש את אותה שאילתה ששימשה לקבלת הנתונים מלכתחילה. באפשרותך להציג את השאילתה ולפעמים לשנות אותה על-ידי הצגת מאפייני טבלה בחלון Power Pivot.

1. כדי להציג את השאילתה המשמשת במהלך רענון נתונים, בחר Power Pivot > ניהול כדי לפתוח את חלון Power Pivot.

2. בחר עיצוב > מאפייני טבלה.

3. עבור לעורך השאילתות כדי להציג את השאילתה המשמשת כפתרון.

שאילתות אינן גלויות עבור כל סוג של מקור נתונים. לדוגמה, שאילתות אינן מוצגות עבור ייבוא הזנת נתונים.

הגדרת מאפייני חיבור לביטול רענון נתונים

ב- Excel, באפשרותך להגדיר מאפייני חיבור הקובעים את תדירות רענון הנתונים. אם הרענון אינו מותר בחיבור מסוים, תקבל הודעת ביטול בעת הפעלת 'רענן הכל' או שתנסה לרענן טבלה ספציפית המשתמשת בחיבור.

1. כדי להציג מאפייני חיבור, ב- Excel, בחר נתונים> שאילתות & חיבורים כדי להציג רשימה של כל החיבורים שבהם נעשה שימוש בחוברת העבודה.

2. בחר בכרטיסיה חיבורים , לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על חיבור ולאחר מכן לחץ על מאפיינים.

3. בכרטיסיה שימוש, תחת בקרת רענון, אם תיבת הסימון אינה מסומנת עבור רענן חיבור זה ברענון הכל, תקבל ביטול כאשר תנסה לרענן הכל בחלון Power Pivot.

רענון נתונים ב- SharePoint Server 2013

ב- SharePoint Server, באפשרותך לתזמן רענון נתונים ללא התערבות בשרת, אך פעולה זו דורשת התקנה ותצורה של Power Pivot for SharePoint 2013 בסביבות SharePoint שלך. פנה למנהל SharePoint כדי לברר אם רענון נתונים מתוזמן זמין. לקבלת מידע נוסף, ראה קביעת תצורה של רענון נתונים מתוזמן עבור Power Pivot.

כאשר הנתונים שבהם אתה משתמש עבור המפה שלך משתנים, באפשרותך לרענן אותם באופן ידני ב'מפות תלת-ממדיות'. לאחר מכן השינויים ישתקפו במפה שלך. כך ניתן לעשות זאת:

• ב'מפות תלת-ממדיות', בחר בית > רענן נתונים.
  
  

הוספת נתונים ל- Power Map

כדי להוסיף נתונים חדשים ל'מפות תלת-ממדיות'Power Map:

1. ב'מפות תלת-ממדיות', עבור אל המפה שאליה ברצונך להוסיף נתונים.

2. השאר את החלון 'מפות תלת-ממדיות' פתוח.

3. ב- Excel, בחר את נתוני גליון העבודה שברצונך להוסיף.

4. ברצועת הכלים של Excel, לחץ על הוספה > מפה > חץ הוסף נתונים נבחרים ל- Power Map. 'מפות תלת-ממדיות' יתעדכן באופן אוטומטי כדי להציג את הנתונים הנו נוספים. לקבלת מידע נוסף, ראה השגת הנתונים שלך והכנתם עבור Power Map.
   
   

רענון נתונים חיצוניים ב- Excel Services כולל דרישות ייחודיות.

שליטה באופן הרענון של נתונים

באפשרותך לקבוע כיצד לרענן נתונים ממקור נתונים חיצוני על-ידי ביצוע אחת או יותר מהפעולות הבאות.

רענן בעת פתיחה     באמצעותExcel Services

ב- Excel, באפשרותך ליצור חוברת עבודה מרוענן נתונים חיצוניים באופן אוטומטי בעת פתיחת הקובץ. במקרה זה, Excel Services מרענן תמיד את הנתונים לפני הצגת חוברת עבודה וייצור הפעלה חדשה. השתמש באפשרות זו אם ברצונך להבטיח שהנתונים מעודכנים יוצגו תמיד בעת פתיחת חוברת העבודה ב- Excel Services.

1. בחוברת עבודה עם חיבורי נתונים חיצוניים, בחר את הכרטיסיה נתונים.

2. בקבוצה חיבורים , בחר חיבורים > את חיבור > מאפיינים.

3. בחר בכרטיסיה שימוש ולאחר מכן בחר רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ.

   אזהרה: אם אתה מנקה את תיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ, הנתונים המאוחסנים במטמון עם חוברת העבודה מוצגים, כלומר, כאשר משתמש מרענן את הנתונים באופן ידני, המשתמש רואה נתונים מעודכנים במהלך ההפעלה הנוכחית, אך הנתונים אינם נשמרים בחוברת העבודה.

רענון עם קובץ .odc

אם אתה משתמש בקובץ חיבור נתונים של Office (.odc), הקפד להגדיר גם את תיבת הסימון השתמש תמיד בקובץ חיבור:

1. בחוברת עבודה עם חיבורי נתונים חיצוניים, בחר את הכרטיסיה נתונים.

2. בקבוצה חיבורים , בחר חיבורים > את חיבור > מאפיינים.

3. בחר בכרטיסיה הגדרה ולאחר מכן בחר השתמש תמיד בקובץ חיבור.

להגדרות האתר של מיקום הקובץ המהימן, זמן קצוב קצר להפעלה ולתוקף חיים של מטמון נתונים חיצוניים, עשויות להשפיע גם על פעולות הרענון. לקבלת מידע נוסף, פנה למנהל המערכת או למערכת העזרה.

רענון ידני   

1. בחר תא בדוח ה- PivotTable.

2. בסרגל הכלים של Excel Web Access, תחת תפריט עדכון , בחר רענן חיבור שנבחר.

   הערות: 

   • אם פקודת רענון זו אינה גלויה, מחבר ה- Web Part מחק את המאפיין רענן חיבור נבחר , רענן את כל החיבורים . לקבלת מידע נוסף, ראה מאפיינים מותאמים אישית של Web Part של Excel Web Access.

   • כל פעולה אינטראקטיבית שגורמת לשאילתה מחדש של מקור נתונים של OLAP מפעילה פעולת רענון ידנית.

• רענן את כל החיבורים - בסרגל הכלים של Excel Web Access, תחת תפריט עדכון, לחץ על רענן את כל החיבורים.

• רענון תקופתי - באפשרותך לציין שנתונים מרועננים באופן אוטומטי במרווח זמן שצוין לאחר פתיחת חוברת העבודה עבור כל חיבור בחוברת העבודה. לדוגמה, מסד נתונים של מלאי עשוי להתעדכן מדי שעה, ולכן מחבר חוברת העבודה הגדיר שחוברת העבודה תרענן באופן אוטומטי כל 60 דקות.

  מחבר Web Part יכול לבחור או לנקות את המאפיין אפשר רענון נתונים תקופתי של Excel Web Access כדי לאפשר או למנוע רענון תקופתי. כאשר מרווח הזמן חלף, כברירת מחדל, תראה תצוגת התראה של רענון בחלק התחתון של ה- Web Part של Excel Web Access. 

  מחבר Web Part של Excel Web Access יכול גם להגדיר את המאפיין הצג בקשה לרענון נתונים תקופתיים כדי לשלוט באופן הפעולה של ההודעה המוצגת כאשר Excel Services מבצע רענון נתונים תקופתי במהלך הפעלה:

  לקבלת מידע נוסף, ראה מאפיינים מותאמים אישית של Web Part של Excel Web Access.

• תמיד - מציין שההודעה מוצגת עם בקשה בכל מרווח זמן.

• אופציונלית - כלומר, משתמש יכול לבחור להמשיך ברענון תקופתי מבלי להציג הודעה.

• לעולם לא - כלומר, Excel Web Access מבצע רענון תקופתי מבלי להציג הודעה או בקשה.

• ביטול רענון - בעת רענון חוברת העבודה,Excel Services מציג הודעה עם בקשה מכיוון שהיא עשויה להימשך זמן רב יותר מהצפוי. באפשרותך לבחור ביטול כדי להפסיק את הרענון כך שתוכל לסיים אותו במועד נוח יותר. נתונים המוחזרים על-ידי שאילתות לפני שבטלו את הרענון יוצגו.