ניהול אנשי קשר כפולים ב- Outlook

אם ייבאת אנשי קשר ממקורות מרובים, כגון מקור חיצוני כגון iCloud או Gmail, או ירשת רשימת אנשי קשר של אדם אחר, ייתכן שמאוחסנים ב- Outlook אנשי קשר כפולים. אופן ניהול כפילויות אלה תלוי בגירסה של Outlook שבה אתה משתמש.

אם אתה משתמש בגירסאות חדשות של Outlook והאינטרנט של Outlook, כפילויות מדויקות מוסתרות באופן אוטומטי.

עם Outlook הקלאסי, תקבל בחירה אם ליצור רשומת איש קשר חדשה (רשומה כפולה) או למזג את אנשי הקשר הכפולים.

בחר אפשרות כרטיסיה להלן עבור גרסת Outlook שבה אתה משתמש. איזו גרסה של Outlook נמצאת ברשותי?

Outlook החדש Outlook הקלאסי Outlook באינטרנט Outlook.com

באמצעות Outlook החדש, רשימת אנשי הקשר שלך מנקה ברציפות וכפילויות מוסתרות באופן אוטומטי לאחר חיפוש כפילויות מדויקות וקיימות של קבוצות משנה מתוכן.

תרחישי הדוגמה הבאים מתארים כיצד Outlook החדש מטפל בערכים כפולים בהתבסס על האופן שבו רשומת איש הקשר היא שכפול מדויק או קבוצת משנה של רשומה אחרת.

דוגמה 1: רשומות אנשי קשר כפולות מדויקות

בדוגמה הבאה, 'איש קשר ב' הוא עותק מדויק של 'איש קשר א'.

צור קשר עם	איש קשר ב'
שם: דואר אלקטרונישל סם אליוט: sam.elliot@contoso.comטלפון: 123-456-7890חברה: תפקיד Contoso: מנהלת מכירות בכירה	שם: דואר אלקטרונישל סם אליוט: sam.elliot@contoso.comטלפון: 123-456-7890חברה: תפקיד Contoso: מנהלת מכירות בכירה

תכונת ניקוי אנשי הקשר האוטומטית ב-Outlook החדש מזהה כפילויות אלה; לכן, בתרחיש זה, איש קשר ב' יוסתר מרשימת אנשי הקשר שלך.

דוגמה 2: רשומת איש קשר של ערכת משנה

בדוגמה 2, חסרים פרטי החברה והכותרת של איש הקשר D המופיעים ב'איש קשר ג'. פעולה זו הופכת את 'איש קשר D' ל קבוצת משנה של 'איש קשר ג',ו'איש קשר ג' הוא ערכת-העל.

איש קשר ג'	איש קשר D
שם: Kavya RaoEmail: kavya.rao@fourthcoffee.comטלפון: 123-456-7890Company: Fourth CoffeeTitle: Director of Accounting	שם: Kavya RaoEmail: kavya.rao@fourthcoffee.comטלפון: 123-456-7890Company:Title:

במקרה זה, Outlook החדש יסתיר באופן אוטומטי את איש הקשר D, ו'איש קשר ג ' יישאר גלוי ברשימת אנשי הקשר שלך.

דוגמה 3: אנשי קשר מרובים של קבוצת משנה

דוגמה 3 מציגה שלוש רשומות אנשי קשר דומות מאוד. בדוגמה זו, ב-Contact F חסרים פרטי החברה והכותרת המסופקים באנשי הקשר E. לכן, פנה ל- F קבוצת משנה של Contact E.

גם ל- Contact G חסרים פרטים שנמצאים ב- Contact E, אך Contact G כולל ערך כתובת שלא נמצא ב- Contact E. פעולה זו הופכת את Contact Gלסט-על נוסף מכיוון שהיא משתפת את אותם פרטים כמו Contact E ו- Contact F מאחר שהיא כוללת את הכתובת שהיא פירוט נוסף.

איש קשר E	איש קשר F	איש קשר ג'
שם: קיילבמילר דואר אלקטרוני: caleb@wingtiptoys.com טלפון: 987-654-3210חברה: Wingtip ToysTitle: Marketing LeadAddress:	שם: קייל מילרדואר אלקטרוני: caleb@wingtiptoys.comטלפון: 987-654-3210חברה: תפקיד: כתובת:	שם: קייל מילרדואר אלקטרוני: caleb@wingtiptoys.comטלפון: 987-654-3210חברה: תפקיד: כתובת: רחוב מיין 789

בתרחיש זה, גם איש קשר E וגם איש קשר G יישארו גלויים מכיוון ששניהם קבוצות על. איש הקשר F יהיה הפריט היחיד מוסתר מאחר שהוא קבוצת משנה של השניים האחרים.

באפשרותך לעדכן את איש הקשר E באופן ידני ולכלול את הכתובת שנמצאה ב'איש קשר ג'. פעולה זו תגרום ליצירת קשר E לתג-העל היחידה ו- G של איש הקשר יוסתרו. עיין בסעיף עדכון תוכן כפול גלוי לקבלת מידע נוסף.

עדכון איש קשר כפול גלוי ב-Outlook החדש

אם כרטיס תוכן כפול מוסתר ב-Outlook החדש, אך אתה משנה אותו בעת שימוש בגירסה הקלאסית של Outlook, Outlook עבור Mac או Outlook Mobile, איש הקשר יופיע שוב ב-Outlook החדש מאחר שהוא אינו נחשב עוד לשכפול.

אם אתה מעדכן איש קשר בכלOutlook החדש, אותם עדכונים מוצגים בכל לקוחות Outlook.

מחיקת איש קשר כפולOutlook החדש

מחיקת איש קשר בכל Outlook החדש מסירה אותו מכל לקוחות Outlook.

לדוגמה, אם אתה מוחק איש קשר באמצעות Outlook או Outlook עבור Mac קלאסי, אך איש קשר זה הוסתר ב-Outlook החדש, רשומת איש הקשר מופיעה שוב עד להסרות כל הכפילויות המוסתרות. אם איש הקשר גלוי ביישומים אלה, עותק משוכפל מוסתר יופיע שוב עד שכל הכפילויות יימחקו.

מחיקת איש קשר מ-Outlook החדש מסירה את איש הקשר ואת כל הכפילויות המוסתרות מכל אפליקציות Outlook.

כדי לשחזר איש קשר שנמחק, בצע את השלבים המפורטים במאמר שחזור או שחזור של איש קשר שנמחק ב- Outlook.

גישה לאנשי קשר כפולים מוסתריםOutlook החדש

באפשרותך להציג, לנהל, למחוק או לייצא את כל אנשי הקשר, כולל אנשי קשר כפולים ב- Outlook עבור Windows הקלאסי, ב- Outlook ב- Mac וב- Outlook במכשירים ניידים.

באפשרותך לייצא את כל אנשי הקשר, כולל אנשי קשר כפולים. ראה ייבוא או ייצוא של אנשי קשר ב- Outlook.

למידע נוסף

הוספה, חיפוש, עריכה או מחיקה של איש קשר ב- Outlook

ייבוא או ייצוא של אנשי קשר ב- Outlook

Outlook הקלאסי מאפשר לך לבחור אם ליצור רשומת איש קשר חדשה (רשומה כפולה) או למזג את אנשי הקשר הכפולים. Outlook הקלאסי אינו כולל תהליך אוטומטי להסתרה או להסרה של כפילויות. עם זאת, באפשרותך לייצא את כל אנשי הקשר שלך לקובץ ולאחר מכן לייבא אותם מחדש ל- Outlook ולנצל את תכונות הסימון הכפולות המוכללות.

לאחר שיש לך אנשי קשר כפולים בתיקיות אנשי הקשר שלך, אין תהליך אוטומטי להסרתם. עם זאת, באפשרותך לייצא את כל אנשי הקשר שלך לקובץ ולאחר מכן לייבא אותם מחדש ל- Outlook ולנצל את תכונות הסימון הכפולות המוכללות.

אם יש לך רק כמה אנשי קשר כפולים, באפשרותך למיין את רשימת אנשי הקשר ולמחוק אותם באופן ידני, כמתואר להלן.

מחיקת אנשי קשר כפולים בזה אחר זה ב- Outlook הקלאסי

ב- Outlook הקלאסי, לחץ על אנשים.
בכרטיסיה בית של רצועת הכלים, בקבוצה תצוגה נוכחית , לחץ על הפינה השמאלית התחתונה של התיבה תצוגות ולאחר מכן לחץ על טלפון. זוהי התצוגה הקלה ביותר לשימוש כדי לסרוק את רשימת אנשי הקשר שלך כדי לאתר כפילויות.
ברשימת אנשי הקשר שלך, החזק את מקש Ctrl לחוץ ולחץ על כל איש קשר שברצונך למחוק.
לאחר בחירת כל הכפילויות, הקש Delete אוCtrl+D.

מחיקת מספר רב של אנשי קשר כפולים באמצעות ייצוא וייבוא ב- Outlook הקלאסי

אם יש לך מספר רב של אנשי קשר כפולים, מחיקת הכפילויות ב-1 עשויה להיות מעיקה וצורכת זמן רב. הדרך המהירה ביותר למחוק מספר גדול של אנשי קשר כפולים היא לייצא אותם לקובץ ולאחר מכן לייבא אותם לתיקיה חדשה. כדי לנצל את תכונת הזיהוי הכפול בתהליך הייבוא הקלאסי של Outlook, בצע את השלבים הבאים:

ב- Outlook הקלאסי, לחץ על אנשים.
לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיקיית אנשי הקשר הנוכחית ובחר תיקיה חדשה.
תן שם לתיקיה החדשה, לדוגמה, Duplicates.
לחץ שוב לתוך תיקיית אנשי הקשר הראשית שלך.
הקש Ctrl+A כדי לבחור את כל אנשי הקשר שלך.
גרור ושחרר את אנשי הקשר שלך בתיקיה כפילויות או השתמש ב- Ctrl+Shift+V כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח העברה לתיקיה ולבחור את התיקיה כפילויות.
תיקיית אנשי הקשר הראשית שלך אמורה להיות ריקה כעת.
בחר קובץ > פתח ויצא > ייבוא/ייצוא.
בחר ייצוא לקובץ.
בחר ערכים מופרדים באמצעות פסיק (Windows).
בחר את התיקיה כפילויות שיצרת בשלב 3.
שמור את הקובץ במקום שבו תוכל למצוא אותו שוב.
לחץ על סיום.

ייבוא אנשי הקשר שלך בחזרה ל- Outlook הקלאסי

בחר קובץ > פתח ויצא > ייבוא/ייצוא.
בחר ייבוא מתוך תוכנית או קובץ אחרים.
בחר ערכים מופרדים באמצעות פסיק (Windows).
אתר את הקובץ שיצרת בהליך לעיל.
בחר באפשרות אל תייבא פריטים כפולים.
בחר את תיקיית אנשי הקשר הראשית כת תיקיית היעד. זוהי התיקיה הריקה כעת.
בחר סיום.

העתק את אנשי הקשר מהתיקיה 'כפילויות' בחזרה אל תיקיית אנשי הקשר הראשית שלך ב- Outlook הקלאסי

ב- Outlook הקלאסי, בחר את תיקיית אנשי הקשר כפילויות.
לחץ לחיצה בודדת על אחד אנשי הקשר בתיקיה ולאחר מכן הקש Ctrl+A כדי לבחור את כל אנשי הקשר.
העבר את אנשי הקשר שנבחרו אל תיקיית אנשי הקשר הראשית שלך. באפשרותך לגרור ולשחרר אותם או להקיש Ctrl+Shift+V כדי להשתמש בתיבת הדו-שיח העבר לתיקיה.
בכל פעם ש- Outlook הקלאסי נתקל באנשי קשר כפולים, תראה בקשה עם שתי אפשרויות.
- בחר הוסף איש קשר חדש אם איש הקשר אינו כפול.
- בחר עדכן מידע של איש הקשר שנבחר אם איש הקשר כפול.
לאחר שבחרת, בחר עדכן. אם ברצונך לחזור על אותה בחירה עבור כל אנשי הקשר המשוכפלים, בחר עדכן הכל.
לאחר סיום תהליך ההעברה לתיקיה, באפשרותך למחוק את התיקיה כפילויות.

באמצעותOutlook באינטרנט, רשימת אנשי הקשר שלך מנקה ברציפות וכפילויות מוסתרות באופן אוטומטי לאחר חיפוש כפילויות מדויקות וקיימות של קבוצות משנה מתוכן.

תרחישי הדוגמה הבאים מתארים כיצדOutlook באינטרנט מטפל בערכים כפולים בהתבסס על האופן שבו רשומת איש הקשר היא שכפול מדויק או אם היא קבוצת משנה של רשומה אחרת.