התכונה 'ארכיון אוטומטי' עוזרת לך לנהל את השטח בתיבת הדואר שלך או בשרת הדואר האלקטרוני שבו אתה משתמש על-ידי העברת פריטים למיקום ארכיון באופן אוטומטי. בהתאם לאפשרויות, התכונה 'ארכיון אוטומטי' מבצעת אחת או יותר מהפעולות הבאות:
-
העברת פריטים מהמיקום המקורי שלהם – בדרך כלל אחת מהתיקיות הפעילות שלך – לתיקיית ארכיון.
לאן עברו הפריטים שלי?
קובץ הארכיון הוא סוג של קובץ נתונים של Outlook (.pst). בפעם הראשונה שהתכונה 'ארכיון אוטומטי' מופעלת, קובץ הארכיון נוצר באופן אוטומטי במיקום הבא: C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
איני מצליח למצוא את התיקיות המפורטות במאמר זה
ייתכן שחלק מהתיקיות הן תיקיות מוסתרות. לקבלת מידע נוסף על הצגת תיקיות מוסתרות ב- Windows, ראה הצגת קבצים מוסתרים.
-
מחיקה לצמיתות של פריטים שעברו את תקופות ההתיישנות שלהם.
הערות:
-
אם תבחר למחוק את הפריטים, הם לא יאוחסנו בארכיון. אם תבחר לאחסן את הפריטים בארכיון, לא ניתן למחוק אותם על-ידי 'ארכיון אוטומטי'. לאחר אחסון הפריטים בארכיון, ניתן למחוק אותם רק באופן ידני.
-
אם יש לך חשבונות Exchange מרובים בפרופיל Outlook שלך ואתה קובע את התצורה של 'ארכיון אוטומטי' עבור חשבון אחד, כל חשבונות Exchange האחרים יוחלו אותן הגדרות באופן אוטומטי.
לקבלת מידע נוסף אודות התכונה 'ארכיון אוטומטי', ראה אחסון פריטים ישנים בארכיון באופן אוטומטי.
תקופות ההתיישנות של פריטי Outlook
כל פריט Outlook שחורג מתקופת התיישנות שלו כלול בפעולה הבאה של 'ארכיון אוטומטי', אלא אם סימנת את הפריט כך שלא ייכלל. תקופת ההתיישנות המהווה ברירת מחדל עבור כל תיקיית Outlook היא כדלהלן:
|
תיקיה |
תקופת התיישנות |
|---|---|
|
'תיבת דואר נכנס' ו'טיוטות' |
6 חודשים |
|
'פריטים שנשלחו' ו'פריטים שנמחקו' |
חודשיים |
|
תיבת דואר יוצא |
3 חודשים |
|
לוח שנה |
6 חודשים |
|
משימות |
6 חודשים |
|
פתקים |
6 חודשים |
|
יומן |
6 חודשים |
הערה: תיקיות שאתה יוצר שמכילות סוג פריטים הזהה לזה של תיבת דואר נכנס, לוח שנה, משימות, פתקים או יומן מקבלות את תקופת ההתיישנות המהווה ברירת מחדל, שהיא 6 חודשים. לדוגמה, תיקיית דואר שאתה יוצר עבור דוחות מצב שהתקבלו מאחד מעמיתיך או תיקיית אנשי קשר שאתה יוצר עבור אנשי קשר אישיים.
קביעת גיל הפריט
|
סוג פריט |
מועד ההתחלה של תקופת ההתיישנות |
|---|---|
|
הודעת דואר אלקטרוני |
התאריך/שעה שבהם התקבלה ההודעה או המועד האחרון שבו שינית ושמרת את ההודעה (המאוחר מביניהם). סימון הודעה כהודעה שנקראה או לא נקראה מהווה דוגמה לשינוי הודעה. |
|
פגישה, אירוע או פעילות בלוח השנה |
התאריך האחרון שבו שינית ושמרת את הפריט (המאוחר מביניהם). פריטים חוזרים אינם מאוחסנים באופן אוטומטי בארכיון. ללא קשר לתאריך השמירה האחרונה, רק פריטי לוח שנה שכבר התרחשו אוחסנו בארכיון. |
|
משימה |
תאריך ההשלמה או המועד האחרון שבו שינית ושמרת את המשימה. משימות שלא סומנו כמשימות שהושלמו אינן מאוחסנות באופן אוטומטי בארכיון. משימות שהוקצו לאנשים אחרים מאוחסנות בארכיון רק אם הן סומנו כמשימות שהושלמו. |
|
פתק |
המועד האחרון שבו שינית ושמרת את הפתק. |
|
ערך ביומן |
התאריך שבו נוצר ערך היומן או המועד האחרון שבו שינית ושמרת את הערך. |
|
איש קשר |
אנשי קשר אינם מאוחסנים בארכיון כברירת מחדל. עם זאת, ניתן לאחסן אותם בארכיון באופן ידני. |
אפשרויות והגדרות של 'ארכיון אוטומטי'
עיין בתיאורים הבאים עבור ההגדרות והאפשרויות שניתן להחיל בעת התאמה אישית של 'ארכיון אוטומטי'.
הפעלת 'ארכיון אוטומטי' כל n ימים בחר באיזו תדירות פועל 'ארכיון אוטומטי'. אחסון פריטים רבים בארכיון בו-זמנית עלול להאט את ביצועי המחשב. לכן, עדיף להשתמש ב'ארכיון אוטומטי' בתדירות גבוהה יותר כדי להפחית את מספר הפריטים שעובדו.
כדי לבטל את התכונה 'ארכיון אוטומטי', נקה את תיבת הסימון הפעל ארכיון אוטומטי כל n ימים.
בקש לפני הפעלת ארכיון אוטומטי בחר אם ברצונך להציג הודעת תזכורת לפני ש'ארכיון אוטומטי' יעבד את פריטי Outlook שלך. כאשר מופיעות בקשות, באפשרותך ללחוץ על לא על הודעת התזכורת כדי לבטל הפעלה זו של 'ארכיון אוטומטי'.
מחק פריטים שתוקפם פג (תיקיות דואר אלקטרוני בלבד) אפשרות זו מבוטלת כברירת מחדל. בחר תיבת סימון זו כדי למחוק הודעות לאחר תום תקופת ההתיזדקנות שלהן.
אחסן בארכיון או מחק פריטים ישנים בחר באפשרות זו אם ברצונך לקבוע או לשנות את ההגדרות הבאות. אם תיבת סימון זו אינה מסומנת, 'ארכיון אוטומטי' פועל באמצעות הגדרות ברירת המחדל.
הצג תיקיית ארכיון ברשימת התיקיות בחר בתיבת סימון זו כדי שהתיקיה 'ארכיון' תופיע עם תיקיות העבודה האחרות שלך בחלונית הניווט. אם אינך משתמש באפשרות זו, עדיין תוכל לפתוח את תיקיית הארכיון שלך - לחץ על הכרטיסיה קובץ ולאחר מכן, בכרטיסיה פתיחה, לחץ על פתח קובץ נתונים של Outlook.
נקה פריטים שגילם עולה על ציין את הגיל שבו ברצונך לאחסן פריטים בארכיון, בימים, שבועות או חודשים. באפשרותך להגדיר תקופה של יום אחד עד 60 חודשים לכל היותר.
העבר פריטים ישנים אל בחר תיבת סימון זו כדי לאחסן פריטים ישנים בארכיון במקום למחוק אותם באופן אוטומטי. תיקיית ברירת המחדל מופיעה בתיבה. כדי להשתמש בתיקיה אחרת, הזן את מיקום התיקיה בתיבה או לחץ על עיון. בחירה באפשרות זו מנקה את הבחירה באפשרות מחק לצמיתות פריטים .
מחק לצמיתות פריטים ישנים אפשרות זו מוחקת פריטים שפג תוקפם. הן לא מועברות ולא נשמר עותק ארכיון. בחירה באפשרות זו מנקה את הבחירה של האפשרות העבר פריטים ישנים אל.
החל הגדרות אלה על כל התיקיות כעת אפשרות זו מחילה את הגדרות 'ארכיון אוטומטי', כולל השינויים שלך, על כל התיקיות. כדי לציין הגדרות ייחודיות עבור תיקיה אחת או יותר, אל תבחר באפשרות זו. במקום זאת, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה, לחץ על מאפיינים ולאחר מכן עבור אל הכרטיסיה ארכיון אוטומטי כדי לשנות הגדרות עבור כל תיקיה שברצונך לשנות.
