יצירת משימה חדשה ב-Project Online

כדי ליצור פעילות חדשה בפרוייקט ארגוני:

1. בהפעלה המהירה, לחץ על פרוייקטים.

2. לחץ על שמו של פרוייקט קיים ברשימה.

3. בכרטיסיה פעילות, לחץ על ערוך.

   הערה:  אם ברצונך ליצור פעילויות חדשות באמצעות Microsoft Project Professional, לחץ על החץ למטה בלחצן ערוך ולאחר מכן לחץ על ב- Microsoft Project.

4. הזן פעילות חדשה באמצעות אחת מהשיטות הבאות:

   • הזן את המידע אודות הפעילות בשורה הריקה שבתחתית הרשימה.

   • העתק והדבק פעילויות מתוכנית אחרת, כגון Microsoft Excel.

   • הוסף פעילות חדשה בין שתי פעילויות קיימות. לחץ על השורה שברצונך שתופיע מתחת לפעילות החדשה ולאחר מכן הקש Insert בלוח המקשים, או לחץ על הוסף בקבוצה פעילויות בכרטיסיה פעילות.

     עצה:  שקול להוסיף את שם הפעילות,‏ המשך,‏ תאריך ההתחלה ו/או תאריך הסיום. קרא את המאמר בחירה בין תזמון פעילות אוטומטי לידני לקבלת מידע נוסף אודות הוספת פרטים אלה.

     מקצה אנשים רבים לפעילות שלך?    מומלץ להשתמש בProject Professional כאשר עליך להקצות אנשים רבים או משאבים אחרים לפעילות. לשם כך, סיים להוסיף את המשימה שלך כאן ולאחר מכן פתח את הפרוייקט ב-Project Professional כדי להקצות משאבים.

5. לאחר שתסיים להוסיף פעילויות, לחץ על סגור כדי להכניס את הפרוייקט בחזרה.

לאחר שיצרת פעילויות בפרוייקט הארגוני, יש כמה דברים שכדאי לעשות כדי ליצור לוח זמנים ברור יותר עבור הפרוייקט, לשתף את הפעילויות החדשות עם אחרים או לעקוב אחר ההתקדמות בפעילויות.

כדאי:

• להסיט פעילויות פנימה או החוצה כדי ליצור הירארכיה.

• לקשר פעילויות כדי להציג את קשרי הגומלין ביניהן.

• להוסיף פעילויות לציר הזמן בדף לוח זמנים ובמרכז הפרוייקטים.

• לפרסם את הפרוייקט כדי שהפעילויות יהיו זמינות לצוות הפרוייקט.

• להגדיר תוכנית בסיסית לפרוייקט, כדי להשוות אליה את התוכניות עם התקדמות הפרוייקט.

בחירה בין תזמון פעילות אוטומטי לידני

ניתן לתזמן פעילויות בפרוייקט באופן אוטומטי באמצעות מנגנון התזמון של Project Web App, וניתן גם לתזמן אותן באופן ידני, תוך שמירה על משך הפעילות, תאריך ההתחלה ותאריך הסיום שאתה מזין.

כדי לשנות מצבי תזמון, בחר אחת מהאפשרויות הבאות:

• בחר תזמון אוטומטי או תזמון ידני מתוך הרשימה הנפתחת בעמודה מצב עבור שורת הפעילות החדשה.

• לחץ פעם אחת בשורת הפעילות כדי לבחור אותה ולאחר מכן, בכרטיסיה פעילות, בקבוצה עריכה, לחץ על תזמן באופן ידני או על תזמן באופן אוטומטי.

אם תבחר לתזמן פעילות בפרוייקט באופן אוטומטי, משך הפעילות, תאריך ההתחלה ותאריך הסיום נקבעים על-ידי Project Web App, אשר לוקח בחשבון גורמים רבים. אם הפעילות תלויה בפעילויות או בתוצרים אחרים, התאריכים של פריטים אלה נלקחים בחשבון אם הפעילות מתוזמנת באופן אוטומטי. Project Web App לוקח בחשבון גם זמינות משאבים, שעות עבודה ולוחות שנה. אם Project Web App משולב עם Microsoft Exchange Server‏, התזמון האוטומטי יכול אף לקחת בחשבון גם את הזמן מחוץ למשרד שהמשאבים הזינו בלוחות השנה שלהם ב- Outlook.

כדאי להשתמש בתזמון ידני עבור פעילות כאשר ברצונך לקבל שליטה רבה יותר בתאריכים ובמשכי הזמן בלוח הזמנים של הפרוייקט, או במקרה שבו אין לך מספיק פרטים אודות פעילויות הפרוייקט כדי לבנות לוח זמנים מדויק באופן אוטומטי. כאשר אתה בוחר לתזמן פעילות בפרוייקט באופן ידני, מנגנון התזמון של Project Web App לא ישנה את משך הפעילות, תאריך ההתחלה ותאריך הסיום. ערכים אלה יישארו כפי שהגדרת אותם, גם אם לא כל פרט בפרוייקט תומך בהם. באפשרותך גם להשתמש במשפטי תיאור בתיבות משך,‏ התחלה וסיום במקום בערכים מספריים. לדוגמה, מקרה שבו ידוע לך כי משך הפעילות הוא 'כשבוע' או כי הפעילות אמורה להתחיל 'באמצע אוקטובר'.

שימוש בפעילויות ערסל מלמעלה למטה לתכנון ברמה גבוהה

בשלב תכנון הפרוייקט, ייתכן שיהיה לך מידע ברמה גבוהה רק על אבני דרך חשובות. ב- Project Web App, יש לך אפשרות לתכנן את הפרוייקט גם אם אין לך הערכות לגבי העבודה או פרטים על אופי הפעילויות שהפרוייקט יכלול. במקום להזין את הפרטים ברמת הפעילות אודות הפרוייקט, באפשרותך לנקוט גישה 'מלמעלה למטה' על-ידי יצירת שלבי ערסל ברמה הגבוהה בהתבסס על ציר הזמן הכולל של הפרוייקט.

1. יצירת פעילויות    צור משימות המייצגות את מה שאתה יודע על הפרוייקט. השתמש בהליך מוקדם יותר במאמר זה.

2. הזחת תת-פעילויות    הזחת תת-פעילויות תחת פעילויות ערסל כדי לייצג שלבים או שלבים שונים בתוך הפרוייקט.

3. הזנת תאריכים או משכים    הזן תאריכים או משכי זמן ברמת פעילות הערסל כדי לתזמן באופן ידני את פעילות הערסל כך שהתאריכים והמשכים של תת הפעילויות לא יתגלגלו לפעילות הערסל.