קובץ CSV (ערכים מופרדים באמצעות פסיקים) הוא סוג מיוחד של קובץ שניתן ליצור או לערוך ב- Excel. במקום לאחסן מידע בעמודות, קבצי CSV מאחסנים מידע המופרד באמצעות פסיקים. כשנשמרים טקסט ומספרים בקובץ CSV, קל להעביר אותם מתוכנית אחת לאחרת. לדוגמה, ניתן לייצא את אנשי הקשר מ- Google לקובץ CSV ולאחר מכן לייבא אותם ל- Outlook.
לקבלת סיוע בייבוא רשימה של ערכי לוח שנה ל- Outlook, ראה ייבוא או ייצוא של אנשי קשר ב- Outlook.
יצירת קובץ .csv מספק תוכניות או מספק דואר אלקטרוני אחר
כאשר אתה מייצא את אנשי הקשר מתוכנית אחרת, לדוגמה, מ- Gmail, אתה בדרך כלל יכול לבחור תבנית אחת מתוך כמה תבניות. Gmail מציע לך מבחר אפשרויות: קובץ CSV של Google, קובץ CSV של Outlook או פריטי Vcard. בעת ייצוא מפרופיל אחד של Outlook המיובא לפרופיל אחר, תוכל לבחור לייצא לקובץ מסוג 'ערכים מופרדים באמצעות פסיקים' או לקובץ נתונים של Outlook (.pst).
הורדה ופתיחה של קובץ .csv לדוגמה לייבוא אנשי קשר אל Outlook
אם ברצונך ליצור קובץ CSV של אנשי הקשר שלך באופן ידני, תוכל לעשות זה באחת משתי דרכים.
יצירת קובץ Excel ושמירתו כקובץ CSV
אם יש לך פרטי קשר בתוכנית שאינה מאפשרת לך לייצא אותם, ניתן להקליד אותם ידנית.
-
יצירת מסמך חדש ב- Excel.
-
הוסף כותרת עמודה עבור כל פיסת מידע שאתה מעוניין לתעד (לדוגמה, שם פרטי, שם משפחה, כתובת דואר אלקטרוני, מספר הטלפון ותאריך לידה) ולאחר מכן הקלד את המידע בעמודות המתאימות.
-
לאחר שתסיים, קובץ ה- Excel שלך אמור להיראות כך.
-
בחר קובץ > שמור בשם.
-
השתמש בתיבה הנפתחת כדי לבחור CSV (מופרד באמצעות פסיק) (*.csv), לתת לקובץ שם ולאחר מכן לבחור שמור.
-
כעת תוכל להשתמש בקובץ CSV חדש זה כדי לייבא את אנשי הקשר שלך ל- Outlook.
הורדה של קובץ CSV המשמש כתבנית
אם ברצונך להתחיל בקובץ CSV ריק, ניתן להוריד את הקובץ לדוגמה שלהלן.
-
הורד קובץ .csv לדוגמה זה אל המחשב שלך. כאשר תתבקש, בחר לשמור את הקובץ במחשב שלך כקובץ CSV. אם תשמור אותו כקובץ Excel (.xls או .xlsm), כל הנתונים יידחסו בעמודה אחת!
-
במחשב שלך, פתח את Excel.
-
ב- Excel, עבור אל קובץ > פתח > ולאחר מכן נווט אל קובץ ה- .csv שהורדת זה עתה אל המחשב. כדי למצוא את קובץ ה- .csv, ודא שאתה מחפש בכל הקבצים. לחץ על קובץ ה- .csv כדי לפתוח אותו.
קיימים כמה דברים שיש לזכור בעת עבודה עם קובץ ה- CSV לדוגמה:
-
Outlook זקוק לכותרות העמודות בשורה הראשונה ולכן אין להחליף אותן בתוכן אחר. השפה של כותרות העמודות חייבת להיות תואמת לשפת ברירת המחדל של Outlook. אם שפת ברירת המחדל של Outlook מוגדרת כפורטוגזית, לדוגמה, עליך לערוך את כותרות העמודות כך שיופיעו בפורטוגזית.
-
באפשרותך למחוק את הנתונים בשורות 6-2 (שמות לדוגמה, מספרי טלפון, כתובות דואר אלקטרוני וכן הלאה).
-
אינך צריך להזין ערכים בכל עמודה. הזן רק את המידע שאתה רוצה.
-
שמור את הקובץ בשם חדש כסוג קובץ CSV (.csv). אם אתה משתמש ב- Excel כדי לעבוד בקובץ, כשתשמור אותו, Excel יציג כמה פעמים את ההנחיה "האם אתה בטוח שברצונך לשמור בתבנית CSV?" בחר תמיד 'כן'. אם תבחר 'לא', הקובץ יישמר בתבנית המקורית של Excel (.xlsx) ו- Outlook לא יוכל להשתמש בו לייבוא נתונים.
-
תרגל את ייבוא קובץ ה- CSV שלך עם כמה אנשי קשר בלבד, כדי לוודא שאתה מרוצה מהתוצאות. לאחר מכן, תוכל למחוק את אנשי הקשר המיובאים, להוסיף אנשי קשר לקובץ ה- CSV ולייבא אותם שוב.
עריכת קובץ .csv של אנשי קשר שאתה רוצה לייבא אל Outlook
נניח שברצונך לערוך קובץ .csv שייצאת מ- Outlook ולאחר מכן לייבא אותו בחזרה אל Outlook או אל ספק דואר אלקטרוני אחר. השימוש ב- Excel מאפשר לך לערוך בקלות את קובץ ה- .csv
הנה כמה דברים שיש לזכור בזמן עריכת קובץ .csv:
-
שמור את כותרות העמודות בשורה הראשונה.
-
בעת שמירתו, Excel יציג כמה פעמים את ההנחיה "האם אתה בטוח שברצונך לשמור בתבנית CSV?" בחר תמיד 'כן'. אם תבחר 'לא', הקובץ יישמר בתבנית המקורית של Excel (.xlsx) ואי אפשר יהיה לייבא אותו ל- Outlook.
הבעיה: כל הנתונים שלי מופיעים בעמודה הראשונה
הנה כמה סיבות שבגללן זה יכול לקרות ודברים שאתה יכול לעשות כדי לתקן בעיה זו:
-
אם אתה שומר קובץ CSV בתבנית אחרת, כגון .xls, .xlsx או .xlm, כל הנתונים יופיעו בעמודה הראשונה. חזור אל קובץ ה- CSV המקורי וודא שאתה שומר אותו כסוג .csv
-
ייתכן שהתוכנית שיוצרת את קובץ ה- CSV מוסיפה סימני מרכאות נוספות לנתונים. כתוצאה מכך, Excel מתייחס לנתונים כאל יחידה בודדת. לדוגמה, נניח שהנתונים שלך נראים כך:
a, b, c, d - Excel שם כל אות בעמודה שלו.
"a, b, c, d", e - Excel שם את a, b, c, d בעמודה אחת ואת e בעמודה אחרת.
כדי לראות אם זו הבעיה בקובץ שלך, פתח את הקובץ בפנקס הרשימות: לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קובץ ה- CSV ב- Windows, בחר באפשרות פתח באמצעות > פנקס רשימות. חפש סימני מרכאות מיותרים.
אם אתה מוצא סימני מרכאות מיותרים, כך תוכל לתקן את הקובץ:
-
השתמש ב- Excel כדי לפתוח את קובץ ה- CSV. כל הנתונים יהיו בעמודה A וסימני המרכאות ייעלמו.
-
כעת, השתמש באשף 'המרת טקסט לעמודות' כדי להפריד את הנתונים בעמודה A לעמודות נפרדות: בשורת התפריטים, בחר נתונים > טקסט לעמודות.
-
בחר מופרד > הבא. לאחר מכן, בחר פסיקים > סיום.
-
שמור את הקובץ כסוג .csv כדי שעדיין תוכל לייבא אותו אל Outlook.
-
