לעתים, כאשר אתה מחפש מידע, אינך מקבל בדיוק את התוצאות שאתה מצפה להן.
אם יש לך שאלות אודות מידע שאינך מוצא בארגון שלך, פנה למנהל האתר או למחלקת התמיכה של הארגון. הנה כמה עצות לכוונון התוצאות שמנוע החיפוש של SharePoint מצא עבורך.
אין תוצאות או מעט מדי תוצאות?
בדיקת האיות ותיקון מילות המפתח
אם אינך מקבל תוצאות בעת חיפוש מידע, גם אם אייתת את כל המילים נכון, נסה להרחיב את החיפוש שלך כך שיכלול תוצאות נוספות:
-
ודא כי מתבצע חיפוש בכל התוכן הרלוונטי וכי לא הגבלת את החיפוש רק לחלקים מסוימים של התוכן, כגון אנשים או סרטוני וידאו.
-
השתמש במספר מועט יותר של מונחי חיפוש. לדוגמה, השתמש במילה "דוח" במקום "דוח מכירות".
-
השתמש במונחי חיפוש כלליים יותר. לדוגמה, השתמש במילה "מחשב" או "PC" במקום "מחשב נישא".
-
השתמש בתו * כתו כללי בסוף כל מילה בשאילתה. לדוגמה, החיפוש "מחשב*" ימצא מסמכים המכילים את "מחשבים" או "מחשבות". שימוש בתו * בתחילת מילה או באמצע מילה אינו פועל.
עצות אלה יכולות לעזור גם אם אתה מקבל תוצאות רבות מדי. לאחר הרחבת החיפוש, השתמש בממקדים כדי להגביל את התוצאות ולאתר את התוצאה המדויקת שאתה מחפש.
ייתכן שלא תוכל לגשת לאתר ולתוכן
אם פעולות אלו לא עזרו, ייתכן שהתוכן אינו ניתן לחיפוש:
-
אם אתה מחפש משהו שאין לך הרשאה להציג, החיפוש לא יחזיר תוצאה עבורו. מסיבה זו, ייתכן ששני אנשים לא יקבלו את אותן תוצאות עבור אותה שאילתה. לדוגמה, סביר להניח שאין לך הרשאה להציג את כל הקבצים שהמנהל שלך יכול להציג.
-
אם התוכן חדש, ייתכן שמערכת החיפוש לא מצאה אותו עדיין. המתן זמן מה ונסה שוב. אם עדיין אינך מקבל תוצאות, פנה לאנשים האחראים על דף האינטרנט שממנו אתה מחפש. ייתכן שהם החליטו לא לכלול בחיפוש את התוכן שאתה מחפש.
-
חלק מהארגונים עוקבים גם אחר גירסאות ראשיות וגם אחר גירסאות משניות של קבצים בספריות שלהם. רוב הארגונים הללו משתמשים בגירסאות משניות כאשר הקבצים נמצאים בפיתוח ובגירסאות ראשיות בעת הגעה לאבני דרך מסוימות או כאשר הקבצים מוכנים לסקירה של קהל רחב. אם אתה מחפש קובץ, תקבל רק את הגירסה הראשית בתוצאות החיפוש, ולא את הגירסה המשנית. קבל מידע נוסף על הרשאות וניהול גירסאות.
פנה למנהל SharePoint
אם עשית הכל לעיל ותאשר שיש לך הרשאות גישה לאתר באמצעות שאילתת חיפוש, ועדיין תראה תוצאות מוגבלות, פנה למנהל SharePoint.
אם אתה מנהל מערכת של SharePoint, למד כיצד לוודא שניתן למצוא תוכן וגורמים אפשריים ופתרונות לפתרון הבעיה של תוצאות חיפוש חסרות ב- SharePoint Online, כגון יצירת אינדקס מחדש של האתר ושינוי ניראות החיפוש באתר המשנה.
תוצאות רבות מדי?
אם אתה טובע בים של תוצאות חיפוש, ואינך מצליח למצוא את מה שאתה רוצה גם לאחר שימוש בממקדים להגבלת מספר התוצאות, נסה את האפשרות חיפוש מתקדם כדי ליצור שאילתה ספציפית יותר.
השתמש בדף חיפוש מתקדם כדי למצוא מידע אשר מכיל או לא מכיל מילים או צירופי מילים ספציפיים, או להגביל את תוצאות החיפוש לפי שפה או סוג תוצאה. ניתן גם לחפש בתוך מאפייני מסמך ספציפיים, למשל "מחבר מכיל פלוני אלמוני."
אם אינך רואה קישור עבור חיפוש מתקדם, תוכל לנסות לכתוב שאילתות מתקדמות, כגון:
-
("חוות רוחות" OR "פאנלים סולאריים") AND (title:"חידושים" OR title:"טכנולוגיות")
-
author:"שייקספיר" AND "להיות או לא להיות"
משתמש בתחביר הנכון?
אם אינך מקבל תוצאות ואתה מקבל הודעת שגיאה לפיה עליך לוודא שאתה משתמש בתחביר הנכון, מערכת החיפוש פירשה את החיפוש שלך כשאילתה מתקדמת (שפת שאילתות של מילות מפתח, או KQL), אך גילתה שדבר מה שגוי בתחביר שלך.
ודא שאתה משתמש בתחביר הנכון ובפרט במספר הנכון של סוגריים ומרכאות. אם ברצונך לחפש צירוף מילים המכיל סוגריים או מרכאות, הקפד להקיף את צירוף המילים כולו (כולל הסוגריים או המרכאות) במרכאות. למד אודות תחביר עבור שאילתות מתקדמות/KQL
