L’utilisation d’une requête facilite l’affichage, l’ajout, la suppression ou la modification de données dans votre base de données Access. Voici d’autres raisons d’utiliser des requêtes :
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Rechercher rapidement des données spécifiques en filtrant sur des critères spécifiques (conditions)
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Calculer ou synthétiser des données
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Automatisez les tâches de gestion des données, telles que l’examen périodique des données les plus actuelles.
Les requêtes vous aident à trouver et à utiliser vos données
Dans une base de données bien conçue, les données que vous voulez présenter via un formulaire ou un état se trouvent généralement dans plusieurs tables. Une requête peut extraire les informations de différentes tables et les assembler pour les afficher dans le formulaire ou l’état. Une requête peut être une demande de résultats de données à partir de votre base de données ou d’une action sur les données, ou pour les deux. Une requête peut vous donner une réponse à une question simple, effectuer des calculs, combiner des données de différentes tables, ajouter, modifier ou supprimer des données d’une base de données. Étant donné que les requêtes sont si polyvalentes, il existe de nombreux types de requêtes et vous pouvez créer un type de requête basé sur la tâche.
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Principaux types de requête |
Utilisation |
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Sélectionnez |
Pour récupérer des données d’une table ou pour effectuer des calculs. |
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Action |
Pour ajouter, modifier ou supprimer des données. Chaque tâche dispose d’un type de requête Action spécifique. |
Créer une requête Sélection
Si vous souhaitez examiner les données de certains champs d’une table uniquement, ou examiner les données de plusieurs tables simultanément, ou peut-être simplement voir les données en fonction de certains critères, un type de requête sélectionné est votre choix. Pour plus d’informations, consultez Créer une requête select simple.
Passer en revue les données de certains champs
Par exemple, si votre base de données contient une table contenant un grand nombre d’informations sur les produits et que vous souhaitez consulter une liste de produits et leurs prix, voici comment créer une requête select pour retourner uniquement les noms des produits et le prix respectif :
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Ouvrez la base de données et, sous l’onglet Créer , cliquez sur Création de requête.
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Sous l’onglet Tables , double-cliquez sur la table Products .
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Dans la table Products, supposons que vous avez les champs Nom du produit et Prix de liste. Double-cliquez sur nom du produit et prix catalogue pour ajouter ces champs à la requête grille de création.
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Sous l’onglet Création de requête , cliquez sur Exécuter. La requête s’exécute et affiche une liste des produits et leurs prix.
Examiner les données de plusieurs tables associées simultanément
Par exemple, si vous disposez d’une base de données pour un magasin qui vend des articles alimentaires et que vous souhaitez passer en revue les commandes des clients qui habitent dans une ville particulière. Supposons que les données relatives aux commandes et aux données relatives aux clients sont stockées dans deux tables nommées Respectivement Clients et Commandes. Si chaque table a un champ Id client, qui constitue la base d’une relation un-à-plusieurs entre les deux tables. Vous pouvez créer une requête qui retourne des commandes pour les clients d’une ville particulière, par exemple Las Vegas, à l’aide de la procédure suivante :
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Ouvrez la base de données. Sous l’onglet Créer , dans le groupe Requête , cliquez sur Création de requête.
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Sous l’onglet Tables , double-cliquez sur Clients et commandes.
Notez la ligne (appelée jointure) qui connecte le champ ID dans la table Clients et le champ Customer ID dans la table Commandes. Cette ligne montre la relation entre les deux tables.
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Dans la table Customers, double-cliquez sur Company et City pour ajouter ces champs à la grille de conception de requête.
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Dans la grille de conception de requête, dans la colonne Ville, désactivez la zone case activée dans la ligne Afficher.
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Dans la ligne Critères de la colonne Ville , tapez Las Vegas.
La désactivation de la zone Afficher case activée empêche la requête d’afficher la ville dans ses résultats, et en tapant Las Vegas dans la ligne Critères, vous souhaitez voir uniquement les enregistrements dont la valeur du champ Ville est Las Vegas. Dans ce cas, la requête retourne uniquement les clients situés à Las Vegas. Vous n’avez pas besoin d’afficher un champ pour l’utiliser avec un critère.
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Dans la table Orders, double-cliquez sur ID de commande et Date de commande pour ajouter ces champs aux deux colonnes suivantes de la grille de conception de requête.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Résultats , cliquez sur Exécuter. La requête s’exécute, puis affiche une liste de commandes pour les clients à Las Vegas.
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Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.
Créer une requête Paramètre
Si vous souhaitez souvent exécuter des variantes d’une requête particulière, envisagez d’utiliser une requête de paramètre. Lorsque vous exécutez une requête de paramètre, la requête vous invite à entrer des valeurs de champ, puis utilise les valeurs que vous fournissez pour créer des critères pour votre requête.
Dans la suite de l’exemple précédent où vous avez appris à créer une requête select qui retourne des commandes pour les clients situés à Las Vegas, vous pouvez modifier la requête select pour vous inviter à spécifier la ville chaque fois que vous exécutez la requête. Pour suivre la procédure, ouvrez la base de données que vous avez créée dans l’exemple précédent :
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête nommée Orders by City (que vous avez créée dans la section précédente), puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
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Dans la grille de conception de requête, dans la ligne Critères de la colonne Ville, supprimez Las Vegas, puis tapez [Pour quelle ville ?] .
La chaîne [Pour quelle ville ?] est votre invite de paramètre. Les crochets indiquent que vous souhaitez que la requête demande une entrée, et le texte (dans ce cas, Pour quelle ville ?) est la question que l’invite de paramètres affiche.
Remarque : Ni un point (.) ni un point d’exclamation ( !) ne peut être utilisé comme texte dans une invite de paramètre.
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Sélectionnez la zone case activée dans la ligne Afficher de la colonne Ville afin que les résultats de la requête affichent la ville.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Résultats , cliquez sur Exécuter. La requête vous invite à entrer une valeur pour City.
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Tapez New York, puis appuyez sur Entrée pour afficher les commandes des clients à New York.
Que se passe-t-il si vous ne savez pas quelles valeurs vous pouvez spécifier ? Vous pouvez utiliser des caractères génériques dans le cadre de l’invite :
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Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.
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Dans la grille de conception de requête, dans la ligne Critères de la colonne Ville, tapez Like [Pour quelle ville ?] &"* ».
Dans cette invite de paramètre, l’mot clé like, l’esperluette (&) et l’astérisque (*) placé entre guillemets permettent à l’utilisateur de taper une combinaison de caractères, y compris des caractères génériques, pour retourner divers résultats. Par exemple, si l’utilisateur tape *, la requête retourne toutes les villes ; si l’utilisateur tape L, la requête retourne toutes les villes qui commencent par la lettre « L ; » et si l’utilisateur tape *s*, la requête renvoie toutes les villes qui contiennent la lettre « s ».
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Résultats , cliquez sur Exécuter, puis à l’invite de requête, tapez Nouveau, puis appuyez sur Entrée.
La requête s’exécute, puis affiche les commandes des clients à New York.
Spécifier les types de données des paramètres
Vous pouvez également spécifier le type de données qu’un paramètre doit accepter. Vous pouvez définir le type de données de n’importe quel paramètre, mais il est particulièrement important de le définir pour les données de type numérique, devise ou date/heure. Lorsque vous spécifiez le type de données qu’un paramètre doit accepter, les utilisateurs obtiennent un message d’erreur plus utile dans l’hypothèse où ils entrent un type de données incorrect (par exemple, du texte alors qu’une devise était attendue).
Si un paramètre est défini pour accepter des données de type texte, toute entrée sera interprétée comme étant du texte, et aucun message d’erreur ne s’affichera.
Pour spécifier le type de données des paramètres dans une requête, procédez comme suit :
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Avec la requête ouverte en mode Création, sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Afficher/Masquer , cliquez sur Paramètres.
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Dans la boîte de dialogue Paramètres de la requête, dans la colonne Paramètre, tapez l’invite de chaque paramètre dont vous souhaitez spécifier le type de données. Assurez-vous que chaque paramètre correspond à l’invite que vous utilisez dans la ligne Critères de la grille de création de requête.
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Dans la colonne Type de données, sélectionnez le type de données de chaque paramètre.
Pour plus d’informations, consultez Utilisation de paramètres pour demander une entrée lors de l’exécution d’une requête.
Créer une requête de totaux
La ligne Total d’une feuille de données est très utile, mais pour des questions plus complexes, vous utilisez une requête de totaux. Une requête de totaux est une requête de sélection qui vous permet de regrouper et de résumer des données, par exemple lorsque vous souhaitez afficher le total des ventes par produit. Dans une requête de totaux, vous pouvez utiliser la fonction Somme (fonction d’agrégation) pour afficher le total des ventes par produit.
Utilisez la procédure suivante pour modifier la requête Sous-totaux de produits que vous avez créée dans l’exemple précédent afin qu’elle résume les sous-totaux de produit par produit.
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Sous l’onglet Accueil , cliquez sur Affichage > Mode Création.
La requête Sous-totaux de produit s’ouvre en mode Création.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Afficher/Masquer , cliquez sur Totaux.
La ligne Totaux s’affiche dans la grille de conception de requête.
Remarque : Bien qu’elles aient des noms similaires, la ligne Totaux dans la grille de conception et la ligne Total dans une feuille de données ne sont pas les mêmes :
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Vous pouvez regrouper par valeurs de champ à l’aide de la ligne Totaux dans la grille de conception.
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Vous pouvez ajouter une ligne Total de feuille de données aux résultats d’une requête de totaux.
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Lorsque vous utilisez la ligne Totaux dans la grille de conception, vous devez choisir une fonction d’agrégation pour chaque champ. Si vous ne souhaitez pas effectuer de calcul sur un champ, vous pouvez regrouper par champ.
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Dans la deuxième colonne de la grille de conception, dans la ligne Total , sélectionnez Somme dans la liste déroulante.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Résultats , cliquez sur Exécuter. La requête s’exécute, puis affiche une liste de produits avec des sous-totaux.
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Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête. Laissez la requête ouverte.
Pour plus d’informations, consultez Afficher les totaux des colonnes dans une feuille de données à l’aide d’une ligne Totaux.
Effectuer des calculs en fonction de vos données
En règle générale, vous n’utilisez pas de tables pour stocker des valeurs calculées, comme des sous-totaux, même si elles sont basées sur des données de la même base de données, car les valeurs calculées peuvent devenir obsolètes si les valeurs qu’elles sont basées sur des modifications. Par exemple, vous ne stockeriez pas l’âge d’une personne dans une table, car chaque année, vous devrez mettre à jour la valeur ; Au lieu de cela, vous stockez la date de naissance de la personne, puis utilisez une requête pour calculer l’âge de la personne.
Par exemple, si vous avez une base de données pour certains produits que vous souhaitez vendre. Cette base de données contient une table appelée Détails des commandes qui contient des informations sur les produits dans des champs tels que le prix de chaque produit et les quantités. Vous pouvez calculer le sous-total à l’aide d’une requête qui multiplie la quantité de chaque produit par le prix unitaire de ce produit, multiplie la quantité de chaque produit par le prix unitaire et la remise pour ce produit, puis soustrait la remise totale du prix unitaire total. Si vous avez créé l’exemple de base de données dans l’exemple précédent, ouvrez-le et suivez la procédure :
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Dans l’onglet Créer, cliquez sur Création de requête.
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Sous l’onglet Tables , double-cliquez sur Détails de la commande.
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Dans la table Détails de la commande, double-cliquez sur Id de produit pour ajouter ce champ à la première colonne de la grille de conception de requête.
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Dans la deuxième colonne de la grille, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ , puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel.
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Dans la zone Zoom , tapez ou collez ce qui suit : Sous-total : ([Quantité]*[Prix unitaire])-([Quantité]*[Prix unitaire]*[Remise])
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Cliquez sur OK.
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Sous l’onglet Création de requête , cliquez sur Exécuter. La requête s’exécute, puis affiche une liste de produits et de sous-totaux, par commande.
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Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête, puis nommez la requête Sous-totaux produits.
Pour plus d’informations, consultez Afficher les totaux des colonnes dans une feuille de données à l’aide d’une ligne Totaux.
Afficher des données résumées ou agrégées
Lorsque vous utilisez des tables pour enregistrer des transactions ou stocker des données numériques qui se produisent régulièrement, il est utile de pouvoir examiner ces données dans l’ensemble, telles que des sommes ou des moyennes. Dans Access, vous pouvez ajouter une ligne Totaux à un feuille de données. La ligne Total est une ligne au bas de la feuille de données qui peut afficher un total en cours d’exécution ou une autre valeur agrégée.
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Exécutez la requête Sous-totaux de produits que vous avez créée précédemment et laissez les résultats ouverts dans mode Feuille de données.
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Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Totaux. Une nouvelle ligne apparaît en bas de la feuille de données, avec le mot Total dans la première colonne.
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Cliquez sur la cellule de la dernière ligne de la feuille de données nommée Total.
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Cliquez sur la flèche pour afficher les fonctions d’agrégation disponibles. Étant donné que la colonne contient des données texte, il n’y a que deux choix : Aucun et Nombre.
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Sélectionnez Nombre. Le contenu de la cellule passe de Total à un nombre de valeurs de colonne.
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Cliquez sur la cellule adjacente (deuxième colonne). Notez qu’une flèche s’affiche dans la cellule.
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Cliquez sur la flèche, puis sur Somme. Le champ affiche une somme des valeurs de colonne.
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Laissez la requête ouverte en mode Feuille de données.
Créer une requête Analyse croisée
Supposons maintenant que vous souhaitez passer en revue les sous-totaux de produits, mais que vous souhaitez également agréger par mois, de sorte que chaque ligne affiche les sous-totaux d’un produit et que chaque colonne affiche les sous-totaux de produit pour un mois. Pour afficher les sous-totaux d’un produit et afficher les sous-totaux de produit pour un mois, utilisez un requête analyse croisée.
Vous pouvez modifier à nouveau la requête Sous-totaux de produits afin que la requête retourne des lignes de sous-totaux de produit et des colonnes de sous-totaux mensuels.
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Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.
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Dans le groupe Configuration des requêtes , cliquez sur Ajouter des tables.
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Double-cliquez sur Commandes, puis sur Fermer.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Type de requête , cliquez sur Analyse croisée. Dans la grille de conception, la ligne Afficher est masquée et la ligne Analyse croisée s’affiche.
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Dans la troisième colonne de la grille de conception, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ , puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel. La zone Zoom s’ouvre.
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Dans la zone Zoom , tapez ou collez ce qui suit : Mois : « Mois » & DatePart(« m », [Date de commande])
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Cliquez sur OK.
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Dans la ligne Analyse croisée, sélectionnez les valeurs suivantes dans la liste déroulante : En-tête de ligne pour la première colonne, Valeur pour la deuxième colonne et En-tête de colonne pour la troisième colonne.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Résultats , cliquez sur Exécuter. La requête s’exécute, puis affiche les sous-totaux de produit, agrégés par mois.
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Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.
Pour plus d’informations sur les requêtes analyse croisée, consultez Faciliter la lecture des données récapitulatives à l’aide d’une requête analyse croisée.
Créer une requête Création de table
Vous pouvez utiliser une requête make-table pour créer une table à partir de données stockées dans d’autres tables.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez envoyer des données pour les commandes chicago à un partenaire commercial de Chicago qui utilise Access pour préparer des rapports. Au lieu d’envoyer toutes vos données de commande, vous souhaitez limiter les données que vous envoyez aux données spécifiques aux commandes de Chicago.
Vous pouvez créer une requête select qui contient des données de commande Chicago, puis utiliser la requête select pour créer la table à l’aide de la procédure suivante :
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Ouvrez l’exemple de base de données de l’exemple précédent.
Pour exécuter une requête make-table, vous devrez peut-être activer le contenu de la base de données.
Remarque : Si vous voyez un message sous le ruban concernant l’activation de la base de données, cliquez sur Activer le contenu.Si votre base de données se trouve déjà dans un emplacement approuvé, la barre des messages ne s’affiche pas.
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Sous l’onglet Créer , dans le groupe Requête , cliquez sur Création de requête.
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Double-cliquez sur Détails de la commande et Commandes.
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Dans la table Commandes , double-cliquez sur Customer ID et Ship City pour ajouter ces champs à la grille de conception.
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Dans la table Détails de la commande , double-cliquez sur ID de commande, ID de produit, Quantité, Prix unitaire et Remise pour ajouter ces champs à la grille de conception.
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Dans la colonne Ville d’expédition de la grille de conception, désactivez la case à cocher dans la ligne Afficher . Dans la ligne Critères , tapez « Chicago » (incluez les guillemets simples). Vérifiez les résultats de la requête avant de les utiliser pour créer la table.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Résultats , cliquez sur Exécuter.
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Appuyez sur Ctrl + S pour enregistrer la requête.
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Dans la zone Nom de la requête , tapez Requête Commandes Chicago, puis cliquez sur OK.
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Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Type de requête , cliquez sur Créer une table.
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Dans la boîte de dialogue Créer une table , dans la zone Nom de la table, tapez Commandes Chicago, puis cliquez sur OK.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Résultats , cliquez sur Exécuter.
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Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui et voyez la nouvelle table affichée dans le volet de navigation.
Remarque : S’il existe déjà une table portant le même nom que celui que vous avez spécifié, Access supprime cette table avant d’exécuter la requête.
Pour plus d’informations sur l’utilisation des requêtes make table, consultez Créer une requête make table.
Créer une requête d’ajout
Vous pouvez utiliser une requête d’ajout pour récupérer des données d’une ou plusieurs tables et ajouter ces données à une autre table.
Par exemple, supposons que vous avez créé une table à partager avec un associé commercial de Chicago, mais que vous vous rendez compte que l’associé travaille également avec des clients dans la région de Milwaukee. Vous souhaitez ajouter des lignes qui contiennent des données de zone Milwaukee à la table avant de partager la table avec votre associé. Vous pouvez ajouter des données de zone Milwaukee à la table Commandes Chicago à l’aide de la procédure suivante :
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Ouvrez la requête nommée « Chicago Orders Query » que vous avez créée précédemment en mode Création.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Type de requête , cliquez sur Ajouter. La boîte de dialogue Ajouter s’ouvre.
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Dans la boîte de dialogue Ajouter , cliquez sur la flèche dans la zone Nom de la table, sélectionnez Commandes Chicago dans la liste déroulante, puis cliquez sur OK.
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Dans la grille de conception, dans la ligne Critères de la colonne Ship City, supprimez « Chicago », puis tapez « Milwaukee ».
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Dans la ligne Ajouter à , sélectionnez le champ approprié pour chaque colonne.
Dans cet exemple, les valeurs de ligne Append To doivent correspondre aux valeurs de ligne Field , mais cela n’est pas obligatoire pour que les requêtes d’ajout fonctionnent.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Résultats , cliquez sur Exécuter.
Remarque : Pendant que vous exécutez une requête qui renvoie de grandes quantités de données, vous risquez de recevoir un message d’erreur indiquant que vous ne pourrez pas annuler la requête. Essayez d’augmenter la limite sur le segment de mémoire à 3 Mo pour permettre à la requête de passer.
Pour plus d’informations sur les requêtes Ajout, voir Ajouter des enregistrements à une table à l’aide d’une requête Ajout.
Créer une requête de mise à jour
Vous pouvez utiliser une requête de mise à jour pour modifier les données de vos tables, et vous pouvez utiliser une requête de mise à jour pour entrer des critères afin de spécifier les lignes à mettre à jour. Une requête de mise à jour vous permet d’examiner les données mises à jour avant d’effectuer la mise à jour.
Important : Une requête d’action ne peut pas être annulée. Vous devez envisager d’effectuer une sauvegarde des tables que vous allez mettre à jour à l’aide d’une requête de mise à jour.
Dans l’exemple précédent, vous avez ajouté des lignes à la table Chicago Orders. Dans la table Commandes Chicago, le champ Id de produit affiche l’ID de produit numérique. Pour rendre les données plus utiles dans les rapports, vous pouvez remplacer les ID de produit par des noms de produits, procédez comme suit :
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Ouvrez la table Commandes Chicago en mode Création.
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Dans la ligne ID de produit, remplacez le type de données Nombre par Texte.
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Enregistrez et fermez la table Commandes Chicago.
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Sous l’onglet Créer , dans le groupe Requête , cliquez sur Création de requête.
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Double-cliquez sur Commandes et produits Chicago.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Type de requête , cliquez sur Mettre à jour.
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Dans la grille de conception, les lignes Trier et Afficher disparaissent et la ligne Mettre à jour vers s’affiche.
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Dans la table Commandes Chicago , double-cliquez sur Id de produit pour ajouter ce champ à la grille de conception.
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Dans la grille de conception, dans la ligne Mettre à jour vers de la colonne ID de produit , tapez ou collez ce qui suit : [Produits].[ Nom du produit]
Conseil : Vous pouvez utiliser une requête de mise à jour pour supprimer des valeurs de champ à l’aide d’une chaîne vide (« ») ou null dans la ligne Mettre à jour vers .
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Dans la ligne Critères , tapez ou collez ce qui suit : [ID de produit] Comme ([Produits].[ ID])
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Vous pouvez vérifier quelles valeurs seront modifiées par une requête de mise à jour en affichant la requête en mode Feuille de données.
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Sous l’onglet Création , cliquez sur Afficher > mode Feuille de données. La requête retourne une liste d’ID de produit qui seront mis à jour.
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Sous l’onglet Création de requête , cliquez sur Exécuter.
Lorsque vous ouvrez la table Chicago Orders, vous verrez que les valeurs numériques dans le champ Product ID ont été remplacées par les noms de produits de la table Products.
Pour plus d'informations sur les requêtes Mise à jour, voir Créer et exécuter une requête Mise à jour.
Créer une requête Suppression
Vous pouvez utiliser une requête de suppression pour supprimer des données de vos tables, et vous pouvez utiliser une requête de suppression pour entrer des critères afin de spécifier les lignes à supprimer. Une requête de suppression vous permet d’examiner les lignes qui seront supprimées avant d’effectuer la suppression.
Par exemple, supposons que, pendant que vous vous prépariez à envoyer la table Chicago Orders de l’exemple précédent, à votre associé commercial chicago, vous remarquez que certaines lignes contiennent un certain nombre de champs vides. Vous avez décidé de supprimer ces lignes avant d’envoyer la table. Vous pouvez simplement ouvrir la table et supprimer les lignes manuellement, mais si vous avez de nombreuses lignes à supprimer et que vous avez des critères clairs pour les lignes à supprimer, vous pouvez trouver utile d’utiliser une requête de suppression.
Vous pouvez utiliser une requête pour supprimer des lignes de la table Chicago Orders qui n’ont pas de valeur pour l’ID de commande en suivant la procédure suivante :
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Dans l’onglet Créer, cliquez sur Création de requête.
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Double-cliquez sur Commandes Chicago.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Type de requête , cliquez sur Supprimer. Dans la grille de conception, les lignes Trier et Afficher disparaissent et la ligne Supprimer s’affiche.
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Dans la table Commandes Chicago , double-cliquez sur ID de commande pour l’ajouter à la grille.
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Dans la grille de conception, dans la ligne Critères de la colonne ID de commande, tapez Is Null.
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Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Résultats , cliquez sur Exécuter.
Pour plus d’informations sur les requêtes de suppression, consultez Créer et exécuter une requête de suppression.
