Faciliter la lecture des données de synthèse à l’aide d’une requête Analyse croisée

Si vous créez votre requête Analyse croisée en mode Création, vous pouvez utiliser autant de sources d’enregistrement (tables et requêtes) que vous le souhaitez. Toutefois, par souci de simplicité, vous pouvez commencer par créer une requête Sélection renvoyant toutes les données souhaitées, puis utiliser cette requête comme unique source d’enregistrement de votre requête Analyse croisée. Pour plus d’informations sur la création d’une requête Sélection, reportez-vous à la section Voir aussi.

Lorsque vous générez une requête Analyse croisée en mode Création, vous utilisez les lignes Total et Analyse croisée de la grille de création pour spécifier les valeurs de champs qui deviendront des en-têtes de colonnes, celles qui deviendront des en-têtes de lignes et celles dont il faut calculer la somme, la moyenne, le nombre, ou tout autre calcul.

1. Les paramètres de ces lignes déterminent si le champ est un en-tête de ligne, un en-tête de colonne ou une valeur de synthèse.

2. Ce paramètre affiche les valeurs des champs comme en-têtes de lignes.

3. Ce paramètre affiche les valeurs des champs comme en-têtes de colonnes.

4. Ces paramètres produisent les valeurs de synthèse.

Créer la requête

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

   

2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur chaque table ou requête que vous souhaitez utiliser comme source d’enregistrement.

   Si vous utilisez plus d’une source d’enregistrement, assurez-vous que les tables ou requêtes sont jointes sur les champs qu’elles ont en commun. Pour plus d’informations sur la jointure de tables et de requêtes, voir la section Voir aussi.

3. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.

4. Sous l’onglet Création, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Analyse croisée.

5. Dans la fenêtre de création de requête, double-cliquez sur chaque champ à utiliser comme source d’en-têtes de lignes. Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois champs pour les en-têtes de lignes.

6. Dans la grille de création de requête, sur la ligne Analyse croisée pour chaque champ d’en-tête de ligne, sélectionnez En-tête de ligne.

   Vous pouvez entrer une expression sur la ligne Critères afin de limiter les résultats de ce champ. Vous pouvez également utiliser la ligne Trier pour spécifier un ordre de tri pour un champ.

7. Dans la fenêtre de création de requête, double-cliquez sur le champ à utiliser comme source d’en-têtes de colonnes. Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul champ pour les en-têtes de colonnes.

8. Dans la grille de création de requête, dans la ligne Analyse croisée pour le champ d’en-tête de colonne, sélectionnez En-tête de colonne.

   Vous pouvez entrer une expression sur la ligne Critères afin de limiter les résultats pour le champ d’en-tête de colonne. Toutefois, l’utilisation d’une expression de critères avec le champ d’en-tête de colonne ne limite pas le nombre de colonnes renvoyées par la requête Analyse croisée. Au lieu de cela, elle limite les colonnes qui contiennent des données. Par exemple, supposons que vous avez un champ d’en-tête de colonne qui possède trois valeurs possibles : rouge, vert et bleu. Si vous appliquez le critère =’bleu’ au champ d’en-tête de colonne, l’analyse croisée affiche toujours une colonne pour le rouge et une colonne pour le vert, mais seule la colonne pour le bleu contient des données.

   Si vous souhaitez limiter les valeurs à afficher sous forme d’en-têtes de colonnes, vous pouvez spécifier une liste de valeurs fixes à l’aide de la propriété En-têtes des colonnes de la requête. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section suivante.

9. Dans la fenêtre de création de requête, double-cliquez sur le champ que vous souhaitez utiliser pour calculer des valeurs de synthèse. Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul champ à utiliser pour les valeurs de synthèse.

10. Dans la grille de création de requête, sur la ligne Total pour le champ des valeurs de synthèse, sélectionnez une fonction d’agrégation à utiliser pour calculer les valeurs.

11. Sur la ligne Analyse croisée pour le champ de valeurs de synthèse, sélectionnez Valeur.

    Vous ne pouvez pas spécifier de critères pour un champ de valeurs de synthèse, ni effectuer de tri sur ce type de champ.

12. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

Spécifier des valeurs fixes pour les en-têtes de colonnes

Si vous souhaitez spécifier des valeurs fixes à utiliser pour les en-têtes de colonnes, vous pouvez définir la propriété En-têtes des colonnes de la requête.

1. Ouvrez la requête Analyse croisée en mode Création.

2. Si la feuille de propriétés n’est pas visible, appuyez sur F4 pour l’afficher.

3. Dans la feuille de propriétés, juste au-dessus de l’onglet Général, assurez-vous que le Type de sélection est Propriétés de la requête. Si ce n’est pas le cas, cliquez à un emplacement vide au-dessus de la grille de création de requête.

4. Dans la feuille de propriétés, sous l’onglet Général, dans la propriété En-têtes des colonnes, entrez une liste délimitée par des virgules de valeurs que vous souhaitez utiliser comme en-têtes de colonnes.

   Certains caractères (tels que la plupart des signes de ponctuation) ne sont pas autorisés dans les en-têtes de colonnes. Si vous utilisez ces caractères dans votre liste de valeurs, Access les remplace par un trait de soulignement (_).

Syntaxe SQL à utiliser pour créer une requête Analyse croisée

En mode SQL, une requête Analyse croisée s’exprime en tant qu’instruction TRANSFORM. La syntaxe d’une instruction TRANSFORM est la suivante :

TRANSFORM aggfunction
selectstatement
Pivotfield [IN (value1[, value2[, ...]])]

L’instruction TRANSFORM est composée des éléments suivants :

Élément	Description
aggfunction	Fonction d’agrégation SQL qui s’applique aux données sélectionnées.
selectstatement	Instruction SELECT.
pivotfield	Champ ou expression que vous souhaitez utiliser pour créer des en-têtes de colonne dans le jeu de résultats de la requête.
value1, value2	Valeurs fixes utilisées pour créer des en-têtes de colonne.

En mode SQL, vous pouvez utiliser autant de tables ou de requêtes que vous le souhaitez comme sources d’enregistrement d’une requête Analyse croisée. Toutefois, par souci de simplicité, vous pouvez créer une requête Sélection renvoyant toutes les données à utiliser dans votre requête Analyse croisée, puis utiliser cette requête Sélection comme source d’enregistrement. Pour plus d’informations sur la création d’une requête Sélection, reportez-vous à la section Voir aussi.

1. Sous l’onglet Créer, accédez au groupe Autres et cliquez sur Création de requête.

2. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.

3. Sous l’onglet Création, accédez au groupe Vues, puis cliquez sur Affichage et sur Mode SQL.

4. Sous l’onglet Objet SQL, entrez ou collez les instructions SQL suivantes :

   TRANSFORM 
   SELECT 
   FROM 
   GROUP BY 
   PIVOT 
   ;
   

5. Sur la première ligne, après TRANSFORM, entrez une expression pour calculer des valeurs de synthèse ; par exemple, Sum([Montant]).

   Si vous utilisez plusieurs tables ou requêtes comme sources d’enregistrement, incluez le nom de la table ou de la requête dans le nom de chaque champ. Par exemple, Sum([Dépenses].[Montant]).

6. Sur la deuxième ligne, après SELECT, entrez la liste des champs ou les expressions de champs à utiliser pour les en-têtes de lignes. Séparez les éléments de liste avec des virgules ; par exemple, [Budget].[ID_Service], [Dépenses].[Type].

7. Sur la troisième ligne, après FROM, entrez la liste des tables ou requêtes utilisées comme sources d’enregistrement ; par exemple, Budget, Dépenses.

8. Sur la quatrième ligne, après GROUP BY, entrez la liste des champs utilisés dans la clause SELECT, à l’étape 6.

9. Sur la cinquième ligne, après PIVOT, entrez un nom ou une expression de champ à utiliser pour les en-têtes de colonnes ; par exemple, PIVOT [Budget].[Année].

Parfois, plutôt que d’utiliser toutes les valeurs d’un champ pour les en-têtes de lignes ou de colonnes, vous pouvez regrouper les valeurs du champ en plages, puis utiliser ces plages pour les en-têtes de lignes ou de colonnes. Par exemple, supposons que vous utilisiez un champ « Âge » pour les en-têtes de colonnes. Plutôt que d’utiliser une colonne pour chaque âge, vous préférerez peut-être utiliser des colonnes représentant des tranches d’âge.

Vous pouvez ajouter la fonction IIF dans une expression afin de créer les plages à utiliser pour les en-têtes de lignes ou de colonnes.

1. Ouvrez la requête Analyse croisée en mode Création.

2. Dans la grille de création de requête, sur la ligne Champ, cliquez avec le bouton droit sur une colonne vide, puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel.

3. Dans la zone Zoom, tapez un alias de champ, suivi de deux-points (:).

4. Tapez IIf().

5. À l’intérieur des parenthèses qui suivent IIf, tapez une expression de comparaison qui définit la première plage de valeurs de champs.

   Par exemple, supposons que vous créez des plages pour un champ Age et que vous souhaitez que chaque plage englobe vingt années. L’expression de comparaison pour la première plage est [Age]<21.

6. Tapez une virgule après l’expression de comparaison, puis tapez un nom pour la plage entre guillemets. Le nom que vous fournissez correspond à l’en-tête d’analyse croisée pour les valeurs comprises dans la plage.

   Par exemple, après [Age]<21, tapez une virgule, puis tapez "0-20 years".

7. Tapez une virgule après le nom de la plage (à l’extérieur des guillemets) et effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Pour créer une autre plage, tapez IIf(), puis répétez les étapes 5, 6 et 7.

   • Pour la dernière plage, tapez un nom pour la plage.

     Par exemple, une expression IIf imbriquée complète qui fractionne un champ Age en plages de vingt années peut ressembler à ce qui suit (des sauts de ligne ont été ajoutés pour des raisons de lisibilité) :

     IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))
     

     Remarque : Lorsque Access évalue l’expression, il arrête l’évaluation dès qu’une des instructions IIf a la valeur True. Il est inutile de spécifier l’extrémité inférieure de chaque plage, car toute valeur inférieure à l’extrémité inférieure d’une plage donnée aurait déjà été évaluée à la valeur True.

8. Dans la grille de création de requête, sur la ligne Total, sélectionnez Regrouper par.

9. Sur la ligne Analyse croisée, spécifiez s’il faut utiliser les plages en tant qu’en-têtes de lignes ou en-têtes de colonnes. N’oubliez pas que vous pouvez spécifier de un à trois en-têtes de lignes et un seul en-tête de colonne.

Vous souhaiterez peut-être que votre requête Analyse croisée invite l’utilisateur à entrer des données lors de son exécution. Par exemple, supposons que vous utilisez plusieurs en-têtes de lignes, parmi lesquels Pays/région. Plutôt que de toujours afficher les données pour chaque pays ou région, vous souhaiterez peut-être que votre requête invite l’utilisateur à spécifier un nom, puis affiche les données en fonction de l’entrée utilisateur.

Vous pouvez ajouter une invite de paramètre à n’importe quel champ d’en-tête de ligne.

1. Ouvrez la requête Analyse croisée en mode Création.

2. Sur la ligne Critères du champ d’en-tête de ligne pour lequel vous souhaitez inviter l’utilisateur à fournir une entrée, tapez le texte de la question entre crochets. Le texte de la question s’affiche sous forme d’invite lors de l’exécution de la requête.

   Par exemple, si vous tapez [Quel pays ou région ?] sur la ligne Critères, lors de l’exécution de la requête, une boîte de dialogue s’affiche avec la question « Quel pays ou région ? », une zone d’entrée et un bouton OK.

   Conseil : Si vous souhaitez que votre paramètre soit flexible, concaténez votre expression avec des caractères génériques à l’aide de l’opérateur COMME. Par exemple, au lieu d’utiliser le critère [Quel pays ou région ?], vous pouvez utiliser COMME [Quel pays ou région ?]&"*" pour que le paramètre corresponde à une gamme plus étendue d’entrées. L’utilisation de l’opérateur COMME ne modifie pas l’apparence de l’invite de paramètre.

3. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Paramètres.

4. Dans la boîte de dialogue Paramètres de la requête, dans la colonne Paramètres, entrez la même invite de paramètre que celle utilisée sur la ligne Critères. Incluez les crochets, mais n’incluez pas de caractères génériques concaténés ni l’opérateur Comme.

5. Dans la colonne Type de données, sélectionnez le type de données pour le paramètre. Le type de données doit correspondre au type de données du champ d’en-tête de ligne.

Si le champ que vous utilisez pour calculer des valeurs de synthèse dans votre requête Analyse croisée contient des valeurs Null, ces valeurs sont ignorées par toute fonction d’agrégation que vous utilisez. Pour certaines fonctions d’agrégation, vos résultats peuvent être affectés. Par exemple, pour calculer une moyenne, vous ajoutez toutes les valeurs et divisez le résultat par le nombre de valeurs. Mais si le champ contient des valeurs Null, celles-ci ne sont pas comptabilisées dans le nombre de valeurs.

Dans certains cas, vous préférerez peut-être remplacer toutes les valeurs Null par des zéros afin qu’elles soient comptabilisées pendant les calculs d’agrégation. Vous pouvez utiliser la fonction Nz pour remplacer les valeurs Null par des zéros.

Syntaxe de Nz

Nz ( variant [, valueifnull ] )

La syntaxe de la fonction Nz comprend les arguments suivants :

Argument	Description
variant	Obligatoire. Variable de type de donnéesVariant.
valueifnull	Facultatif (sauf dans une requête). Variant qui fournit une valeur à renvoyer si l’argument variant est Null. Cet argument vous permet de renvoyer une valeur différente de zéro ou d’une chaîne de longueur nulle. Remarque : Si vous utilisez la fonction Nz dans une expression dans une requête sans utiliser l’argument valueifnull, le résultat est une chaîne de longueur nulle dans les champs qui contiennent des valeurs Null.

1. La requête étant ouverte en mode Création, dans la grille de création de requête, cliquez avec le bouton droit sur le champ Valeur.

2. Dans le menu contextuel, cliquez sur Zoom.

3. Dans la zone Zoom, placez le nom de champ ou l’expression entre parenthèses, puis tapez Nz devant les parenthèses.

4. Tapez 0 juste devant la parenthèse droite.

   Par exemple, si vous avez utilisé Nz avec un champ nommé « Hours Lost » pour convertir les valeurs Null en zéros, votre expression terminée ressemble à ceci :

Nz([Hours Lost], 0)

• Restez simple    La lecture des requêtes Analyse croisée peut devenir difficile à mesure que le nombre de combinaisons de lignes augmente. N’utilisez pas plus d’en-têtes de lignes que vous n’en avez besoin.

• Créez votre analyse croisée par étape    Ne vous limitez pas à l’utilisation de tables. Il est souvent pratique de commencer par créer une requête Opérations, puis d’utiliser cette requête comme source d’enregistrement pour une requête Analyse croisée.

• Choisissez avec soin votre champ d’en-tête de colonne    Les feuilles de données analyse croisée sont généralement plus faciles à lire lorsque le nombre d’en-têtes de colonnes est relativement faible. Une fois que vous avez identifié les champs à utiliser comme en-têtes, utilisez le champ ayant le moins de valeurs distinctes pour produire des en-têtes de colonnes. Par exemple, si votre requête calcule une valeur par âge ou sexe, utilisez le sexe comme en-tête de colonne plutôt que l’âge, car le sexe a en général moins de valeurs possibles que l’âge.

• Utiliser une sous-requête dans une clause WHERE    Vous pouvez utiliser une sous-requête dans une clause WHERE de votre requête Analyse croisée.

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