Méthodes pour partager une base de données de bureau Access

Contenu de cet article

• Vue d’ensemble des méthodes de partage de données Access

• Partager une base de données unique

• Partager une base de données fractionnée

• Partager des données sur un site SharePoint

• Partager des données à l’aide d’un serveur de base de données

Vue d’ensemble des méthodes de partage de données Access

Les applications de base de données changent et se développent au fil du temps. De nombreux facteurs ont un impact sur les besoins et les performances, notamment le nombre d’utilisateurs simultanés, l’environnement réseau, le débit, la latence, la taille de la base de données, les pics d’utilisation et les taux de croissance attendus. En bref, si votre solution de base de données réussit, elle doit probablement évoluer. Heureusement, Access dispose d’un parcours évolutif, du simple au avancé, que vous pouvez prendre au fil du temps pour mettre à l’échelle efficacement votre solution. Le tableau suivant récapitule les scénarios et charges de travail Access pour vous aider à choisir ce chemin.

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Partager une base de données unique

Il s’agit de l’option la plus simple et la moins exigeante, mais également celle qui offre le moins de fonctionnalités. Dans cette méthode, le fichier de base de données est stocké sur un lecteur réseau partagé et tous les utilisateurs partagent le fichier de base de données simultanément. Comme tous les objets de base de données sont partagés, la fiabilité et la disponibilité peuvent être limitées si plusieurs utilisateurs modifient des données simultanément. Cette technique peut également réduire les performances du fait de l’envoi de tous les objets de base de données sur le réseau.

Cette option peut vous convenir si seulement quelques personnes sont susceptibles d’utiliser la base de données en même temps, et que les utilisateurs n’ont pas besoin de personnaliser la conception de la base de données. Toutefois, cette méthode est moins sécurisée que d’autres méthodes de partage d’une base de données, car chaque utilisateur dispose d’une copie complète du fichier de base de données, ce qui augmente le risque d’accès non autorisé.

Pour partager une base de données à l’aide d’un dossier partagé :

1. Dans un environnement domestique ou de petite entreprise, partagez un dossier avec des personnes spécifiques. Pour plus d’informations, consultez Partage de fichiers sur un réseau dans Windows.

2. Assurez-vous qu’Access est configuré de façon à s’ouvrir en mode partagé sur les ordinateurs de tous les utilisateurs. Il s’agit du paramètre par défaut, mais vérifiez tout de même afin de vous en assurer ; si un utilisateur ouvre la base de données en mode exclusif, cela interférera avec la disponibilité des données.

   1. Démarrez Access, puis sous Fichier, cliquez sur Options.

   2. Dans la zone Options Access, cliquez sur Paramètres du client.

   3. Dans la section Avancé , sous Mode d’ouverture par défaut, sélectionnez Partagé, cliquez sur OK, puis quittez Access.

3. Copiez le fichier de base de données dans le dossier partagé. Après cela, assurez-vous que les attributs du fichier sont définis de façon à autoriser l’accès en lecture/écriture au fichier de base de données. Les utilisateurs doivent disposer d’un accès en lecture/écriture pour pouvoir utiliser la base de données.

4. Sur l’ordinateur de chaque utilisateur, créez un raccourci vers le fichier de base de données. Pour plus d’informations, voir Créer un raccourci bureau pour un programme ou un fichier Office.

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Partager une base de données fractionnée

Ce choix peut être judicieux si vous n’avez pas de site SharePoint ou de serveur de base de données. Vous pouvez partager une base de données fractionnée sur un réseau local (LAN). Lorsque vous fractionnez une base de données, vous la réorganisez en deux fichiers : une base de données principale contenant les tables de données et une base de données frontale contenant tous les autres objets de base de données tels que les requêtes, formulaires et états. Chaque utilisateur interagit avec les données en utilisant une copie locale de la base de données frontale.

Les avantages du fractionnement d’une base de données sont les suivants :

• Amélioration des performances    Seules les données sont partagées sur le réseau, pas les tables, les requêtes, les formulaires, les rapports, les macros et les modules.

• Plus grande disponibilité    Les transactions de base de données telles que les modifications d’enregistrement sont effectuées plus rapidement.

• Sécurité renforcée    Les utilisateurs accèdent à la base de données principale via des tables liées ; il est moins probable que les intrus puissent obtenir un accès non autorisé aux données via la base de données frontale.

• Fiabilité améliorée    Si un utilisateur rencontre un problème et que la base de données se ferme de manière inattendue, toute altération du fichier de base de données est généralement limitée à la copie de la base de données frontale ouverte par l’utilisateur.

• Environnement de développement flexible    Chaque utilisateur peut développer indépendamment des requêtes, des formulaires, des rapports et d’autres objets de base de données sans affecter les autres utilisateurs. Vous pouvez également développer et distribuer une nouvelle version de la base de données frontale sans perturber l’accès aux données stockées dans la base de données principale.

Pour plus d’informations, consultez Fractionner une base de données Access.

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Partager des données sur un site SharePoint

Il existe plusieurs façons de partager des données Access sur un site SharePoint :

• Lier    Le processus de liaison se connecte aux données d’un autre programme, afin que vous puissiez afficher et modifier les données les plus récentes à la fois dans SharePoint et dans Access sans créer et conserver une copie des données dans Access. Si vous ne souhaitez pas copier une liste SharePoint dans votre base de données Access, mais plutôt exécuter des requêtes et générer des rapports basés sur le contenu de cette liste, vous pouvez créer un lien vers les données.

• Déplacement    Lorsque vous déplacez des données d’Access vers un site SharePoint, vous créez des listes sur le site SharePoint qui restent liées aux tables de votre base de données. L’Assistant Exportation de tables vers SharePoint vous permet de déplacer les données de toutes vos tables en même temps et de maintenir leurs relations.

Pour plus d’informations, voir Importer, lier ou déplacer des données vers SharePoint.

Avertissement    Bien que vous puissiez enregistrer un fichier de base de données Access dans OneDrive ou une bibliothèque de documents SharePoint, nous vous recommandons d’éviter d’ouvrir une base de données Access à partir de ces emplacements. Le fichier peut être téléchargé localement pour modification, puis chargé à nouveau une fois que vous avez enregistré vos modifications dans SharePoint. Si plusieurs personnes ouvrent la base de données Access à partir de SharePoint, plusieurs copies de la base de données peuvent être créées et certains comportements inattendus peuvent se produire. Cette recommandation s’applique à tous les types de fichiers Access, y compris une base de données unique, une base de données fractionnée et les formats de fichiers .accdb, .accdc, .accde et .accdr. Pour plus d’informations sur le déploiement d’Access, consultez Déployer une application Access.

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Partager des données à l’aide d’un serveur de base de données

Vous pouvez utiliser Access avec un produit serveur de base de données, tel que SQL Server, pour partager votre base de données. Cette méthode offre de nombreux avantages, mais nécessite un logiciel supplémentaire, à savoir un produit serveur de base de données.

Cette méthode s’apparente au fractionnement d’une base de données, dans le sens où les tables sont stockées sur le réseau et chaque utilisateur possède une copie locale d’un fichier de base de données Access qui contient des liens vers les tables, ainsi que des requêtes, formulaires, états et autres objets de base de données. Les avantages de cette méthode de partage varient en fonction du logiciel de serveur de base de données utilisé, mais ils incluent généralement des comptes d’utilisateur, un accès sélectif aux données, une excellente disponibilité des données et de bons outils de gestion de données intégrés. En outre, la plupart des logiciels de serveur de base de données fonctionnent bien avec les versions antérieures d’Access ; il n’est donc pas obligatoire que tout le monde utilise la même version. Seules les tables sont partagées. Pour plus d’informations, consultez Migrer une base de données Access vers SQL Server, Importer ou lier des données dans une base de données SQL Server et Lier ou importer des données à partir d’une base de données Azure SQL Server.

Avantages offerts par le partage d’une base de données à l’aide d’un serveur de base de données

• Hautes performances et scalabilité    Dans de nombreuses situations, un serveur de base de données offre de meilleures performances qu’un fichier de base de données Access seul. De nombreux produits serveurs de base de données prennent également en charge les bases de données volumineuses, de l’ordre du téraoctet, soit environ 500 fois la taille limite actuelle d’un fichier de base de données Access (deux gigaoctets). Les produits serveurs de base de données sont en général très performants car ils traitent les requêtes en parallèle (en utilisant plusieurs threads natifs dans un même processus pour gérer les demandes des utilisateurs) et limitent les exigences de mémoire supplémentaires lorsque d’autres utilisateurs sont ajoutés.

• Disponibilité accrue    La plupart des produits de serveur de base de données vous permettent de sauvegarder votre base de données pendant son utilisation. Ainsi, vous n’êtes pas obligé de forcer les utilisateurs à quitter la base de données pour sauvegarder les données. De plus, ils gèrent en général très efficacement les modifications simultanées et le verrouillage d’enregistrement.

• Sécurité améliorée    Aucune base de données ne peut être entièrement sécurisée. Néanmoins, les produits serveurs de base de données offrent une sécurité robuste qui aide à protéger les données contre toute utilisation non autorisée. La plupart d’entre eux proposent une sécurité basée sur les comptes, ce qui vous permet de spécifier qui peut afficher les différentes tables. Même en cas d’accès illégal à la base de données frontale Access, toute utilisation non autorisée des données est prévenue grâce à la sécurité basée sur les comptes.

• Possibilité de récupération automatique    En cas de défaillance du système (par exemple, un plantage du système d’exploitation ou une panne de courant), certains produits de serveur de base de données disposent de mécanismes de récupération automatique qui récupèrent une base de données jusqu’au dernier état de cohérence en quelques minutes, sans intervention de l’administrateur de base de données.

• Traitement basé sur le serveur    L’utilisation d’Access dans une configuration client/serveur permet de réduire le trafic réseau en traitant les requêtes de base de données sur le serveur avant d’envoyer les résultats au client. Faire en sorte que le serveur effectue tout le traitement est généralement gage d’efficacité, en particulier avec les jeux de données volumineux.

• Azure SQL Server    En plus des avantages de SQL Server, offre une scalabilité dynamique sans temps d’arrêt, une optimisation intelligente, une scalabilité et une disponibilité globales, l’élimination des coûts matériels et une administration réduite.

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