Supprimer les données masquées et les informations personnelles en inspectant des documents, des présentations ou des classeurs

Ce que l’Inspecteur de document recherche et supprime dans les documents Excel

Ce tableau répertorie les types de données masquées et d’informations personnelles que les Inspecteur de document pouvez rechercher et supprimer de vos classeurs.

Pour rechercher et supprimer rapidement des données et des informations :

1. Dans Inspecteur de document, sélectionnez ou désactivez les options (comme décrit ci-dessous) à supprimer ou à enregistrer.

2. Sélectionnez Inspecter.

3. Passez en revue les résultats de l’inspection, puis sélectionnez Supprimer tout sur tous les éléments à supprimer.
   Pour obtenir des mises en garde et des informations sur la suppression d’informations, consultez Utiliser l’inspecteur de document.

4. Sélectionnez Réinitialiser ou Fermer.

Toutes les informations ne peuvent pas être supprimées. Pour plus d’informations, consultez Informations que l’inspecteur de document trouve mais ne peut pas supprimer.

Rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles

Inspecteur de document vous permet de rechercher et de supprimer des données masquées et des informations personnelles dans Excel classeurs.

1. Ouvrez le classeur dans lequel vous souhaitez rechercher des données masquées et des informations personnelles.

2. Sous l’onglet Fichier, sélectionnez Enregistrer sous, puis tapez un autre nom dans la zone Nom de fichier pour enregistrer une copie de votre classeur d’origine.

3. Dans la copie de votre classeur d’origine, sous l’onglet Fichier, sélectionnez Informations.

4. Sélectionnez Rechercher les problèmes, puis choisissez Inspecter le document.

5. Dans la zone Inspecteur de document, cochez les cases des types de contenu masqué que vous souhaitez inspecter. Pour plus d’informations sur les inspecteurs individuels, voir Ce que l’inspecteur de document recherche et supprime dans les documents Excel.

6. Sélectionnez Inspecter.

7. Passez en revue les résultats de l’inspection dans la zone Inspecteur de document.

8. Sélectionnez Supprimer tout en regard des résultats de l’inspection pour les types de contenu masqué que vous souhaitez supprimer de votre document.

   Important : 

   • Si vous supprimez le contenu masqué de votre classeur, vous ne pourrez peut-être pas le restaurer en sélectionnant Annuler.

   • Si vous supprimez des lignes, colonnes ou feuilles de calcul masquées qui contiennent des données, vous risquez de modifier les résultats des calculs ou formules du classeur. Si vous ne savez pas quelles informations contiennent les lignes, colonnes ou feuilles de calcul masquées, fermez le Inspecteur de document, affichez les lignes, colonnes ou feuilles de calcul masquées, puis passez en revue leur contenu.

   • Les inspecteurs pour les Commentaires et annotations, Propriétés du document et informations personnelles et En-têtes et pieds de page ne peuvent pas être utilisés dans un classeur qui a été enregistré en tant que classeur partagé (Révision > Partager le classeur). Ceci s’explique par le fait que les classeurs partagés utilisent des informations personnelles pour permettre à différentes personnes de collaborer sur le même classeur. Pour supprimer ces informations d’un classeur partagé, vous pouvez copier le classeur et ensuite arrêter son partage. Pour annuler le partage d’un classeur, sous l’onglet Révision, sélectionnez Partager le classeur et désactivez Autoriser les modifications effectuées par plusieurs utilisateurs en même temps.

   • Si vous souhaitez supprimer les données masquées et les informations personnelles des feuilles de calcul que vous enregistrez au format Feuille de calcul OpenDocument (.ods), vous devez exécuter le Inspecteur de document chaque fois que vous enregistrez la feuille de calcul dans ce format.

Types de données masquées et d’informations personnelles dans Excel

Voici quelques-uns des éléments qui peuvent être la source de données masquées et d’informations personnelles dans vos classeurs Excel:

• Commentaires et annotations manuscrites     Votre classeur peut contenir des éléments tels que des commentaires ou des annotations manuscrites si vous avez collaboré avec d’autres personnes pour créer votre classeur. Ces informations peuvent permettre à d’autres personnes de voir les noms des personnes qui ont travaillé sur votre classeur, les commentaires des réviseurs et les modifications apportées à votre classeur.

• Propriétés du document et informations personnelles     Les métadonnées ou les propriétés de document dans Excel, comme dans d’autres applications Microsoft 365, incluent des détails tels que l’auteur, l’objet et le titre. Microsoft 365 conserve automatiquement le nom de la personne qui a enregistré le classeur le plus récemment, la date de création d’un document et l’emplacement du document. Il peut y avoir d’autres types d’informations d’identification personnelle (PII), telles que les en-têtes de courrier électronique, les informations d’envoi à réviser, les bordereaux de routage, les propriétés de l’imprimante (par exemple, le chemin d’imprimante et le code secret d’impression sécurisé) et les informations de chemin d’accès de fichier pour la publication de pages Web.

• En-têtes et pieds de page     Les classeurs peuvent contenir des informations dans les en-têtes et pieds de page.

• Lignes, colonnes et feuilles de travail masquées    Les classeurs peuvent contenir des lignes, colonnes et feuilles de calcul masquées. Si vous distribuez une copie d’un tel classeur, d’autres personnes pourraient afficher ces lignes, colonnes ou feuilles de calcul et voir les données qu’elles contiennent.

• Propriétés du serveur de document     Les classeurs enregistrés dans un emplacement sur un serveur de gestion de documents, tel qu’un site d’espace de travail de document ou une bibliothèque basée sur Windows SharePoint Services, peuvent contenir des propriétés de document supplémentaires ou des informations relatives à l’emplacement du serveur.

• Données XML personnalisées     Les classeurs peuvent contenir des données XML personnalisées invisibles. Le Inspecteur de document peut rechercher et supprimer ces données XML.

• Contenu invisible     Les classeurs peuvent contenir des objets invisibles parce que mis en forme en tant que tels.

• Liens externes    Les classeurs peuvent contenir des liens vers des données dans d’autres classeurs (liens externes). Les noms des feuilles de calcul contenant ces données sont ensuite enregistrées avec les classeurs, mais peuvent être invisibles.

• Fichiers ou objets incorporés    Les classeurs peuvent avoir des fichiers incorporés (tels qu’un document Microsoft 365 ou Texte) ou des objets incorporés (tels qu’un graphique ou une équation) qui peuvent avoir des données qui ne sont pas visibles.

• Macros du code VBA    Les classeurs peuvent contenir des macros, modules VBA, contrôles COM ou ActiveX, formulaires utilisateur ou fonctions définies par l’utilisateur avec des données masquées.

• Éléments incluant des données mises en cache    Les classeurs peuvent contenir des données mises en cache pour des tableaux croisés dynamiques, graphiques croisés dynamiques, segments, chronologies et formules Cube qui ne sont pas visibles.

• Enquêtes Excel    Les classeurs peuvent contenir des Excel questions d’enquête masquées qui ont été entrées dans Excel pour le web et enregistrées avec le classeur, mais qui n’y sont pas visibles.

• Scénarios du Gestionnaire de scénarios    Les classeurs peuvent contenir des scénarios qui ont été définis à l’aide du Gestionnaire de scénarios. Ces scénarios peuvent contenir des données mises en cache ou masquées.

• Filtres    Les classeurs peuvent contenir des filtres automatiques ou des filtres de tableau actifs qui peuvent entraîner l’enregistrement des données mises en cache ou masquées avec le classeur.

• Noms cachés    Les classeurs peuvent contenir des noms masqués qui peuvent être la source de données masquées.

Informations recherchées mais non supprimées par l’Inspecteur de document

Le Inspecteur de document détecte les éléments suivants qui peuvent contenir des données qui ne sont pas visibles dans votre classeur. Il ne peut pas supprimer ces éléments pour vous, car cela peut entraîner un dysfonctionnement du classeur. Vous pouvez examiner chaque élément détecté et déterminer si vous voulez le supprimer manuellement ou le remplacer par un élément sans données masquées, par exemple une image statique.

Informations recherchées et supprimées par l’Inspecteur de document

Ce tableau répertorie les types de données masquées et d’informations personnelles que les Inspecteur de document pouvez rechercher et supprimer de vos présentations PowerPoint.

Pour rechercher et supprimer rapidement des données et des informations :

1. Dans Inspecteur de document, sélectionnez ou désactivez les options (comme décrit ci-dessous) à supprimer ou à enregistrer.

2. Sélectionnez Inspecter.

3. Passez en revue les résultats de l’inspection, puis sélectionnez Supprimer tout sur tous les éléments à supprimer.
   Pour obtenir des mises en garde et des informations sur la suppression d’informations, consultez Utiliser l’inspecteur de document.

4. Sélectionnez Réinitialiser ou Fermer.

Toutes les données et informations masquées ne peuvent pas être supprimées avec Inspecteur de document. Pour plus d’informations, consultez Informations que l’inspecteur de document trouve mais ne peut pas supprimer.

Si votre organisation a personnalisé le Inspecteur de document en ajoutant des modules Inspector, vous pouvez peut-être vérifier dans vos présentations des types d’informations supplémentaires.

Rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles

1. Ouvrez la présentation PowerPoint que vous souhaitez inspecter pour rechercher des données masquées et des informations personnelles.

2. Sous l’onglet Fichier , sélectionnez Enregistrer sous, puis tapez un nom dans la zone Nom de fichier pour enregistrer une copie de votre présentation d’origine.

3. Dans la copie de votre présentation d’origine, sous l’onglet Fichier , sélectionnez Informations.

4. Sélectionnez Rechercher les problèmes, puis choisissez Inspecter le document.

5. Dans la boîte de dialogue Inspecteur de document, activez les cases à cocher afin de choisir les types de contenu masqué à inspecter. Pour plus d’informations sur les inspecteurs individuels, consultez Supprimer les données masquées et les informations personnelles en inspectant des documents, des présentations ou des classeurs.

6. Sélectionnez Inspecter.

7. Examinez les résultats de l’inspection dans la boîte de dialogue Inspecteur de document.

8. Sélectionnez Supprimer tout en regard des résultats de l’inspection pour les types de contenu masqué que vous souhaitez supprimer de votre document.

   • Si vous supprimez le contenu masqué de votre présentation, vous ne pourrez peut-être pas le restaurer en sélectionnant Annuler.

   • Si vous souhaitez supprimer les données masquées et les informations personnelles des présentations que vous enregistrez au format Présentation OpenDocument (.odp), vous devez exécuter le Inspecteur de document chaque fois que vous enregistrez la présentation dans ce format.

Types de données masquées et d’informations personnelles

PowerPoint présentation peut enregistrer plusieurs types de données masquées et d’informations personnelles. Bien que ces informations ne soient pas immédiatement visibles, elles peuvent toujours être récupérées à partir de votre présentation.

Les informations masquées peuvent inclure les données que PowerPoint ajoute pour vous permettre de collaborer à la création de la présentation avec d’autres personnes. Il peut également s’agir d’informations que vous définissez délibérément comme masquées.

PowerPoint présentations peuvent contenir les types suivants de données masquées et d’informations personnelles :

• Commentaires et annotations manuscrites    Si vous collaborez avec d’autres personnes pour créer votre présentation, votre présentation peut contenir des éléments tels que des commentaires ou des annotations manuscrites. Ces informations peuvent permettre à d’autres personnes de voir les modifications apportées et les noms des personnes qui ont travaillé sur votre présentation, ainsi que les commentaires des réviseurs.

• Données de suivi des révisions   Lorsque vous collaborez sur un document partagé stocké dans le cloud, PowerPoint 2016 pour Microsoft 365 stocke des données sur les personnes qui ont apporté des modifications au document et à quel moment les modifications ont été apportées.

• Propriétés du document et informations personnelles     Les propriétés de document (également connues sous le nom de métadonnées) renferment des détails sur la présentation, tels que l’auteur, le sujet et le titre. Les propriétés du document incluent également des informations qui sont automatiquement conservées par les programmes Microsoft 365, telles que le nom de la personne qui a enregistré un document le plus récemment et la date de création d’un document. Si vous avez utilisé des fonctions spécifiques, le document peut également contenir d’autres types d’informations d’identification personnelle, tels que des en-têtes de messages électroniques, des informations à envoyer pour révision, des bordereaux de routage et des informations de chemin d’accès à des fichiers pour la publication de pages web.

• Contenu de la diapositive invisible     Votre présentation peut contenir des objets qui ne sont pas visibles parce qu’ils ont été mis en forme en tant que tels.

• Contenu hors diapositive     PowerPoint présentations peuvent contenir des objets qui ne sont pas immédiatement visibles, car ils ont été déplacés hors de la diapositive dans la zone hors diapositive. Ce contenu hors diapositive peut inclure des zones de texte, des images clipart, des graphiques et des tableaux.

• Notes de présentation     La section Notes d’une présentation PowerPoint peut contenir du texte que vous ne souhaitez peut-être pas partager publiquement, en particulier si les notes ont été écrites uniquement pour l’usage de la personne qui effectue la présentation.

• Propriétés du serveur de document     Si votre présentation a été enregistrée dans un emplacement sur un serveur de gestion de documents, tel qu’un site d’espace de travail de document ou une bibliothèque basée sur Windows SharePoint Services, la présentation peut contenir des propriétés de document supplémentaires ou des informations relatives à cet emplacement de serveur.

• Données XML personnalisées    Les présentations peuvent contenir des données XML personnalisées invisibles. Le Inspecteur de document peut rechercher et supprimer ces données XML.

Informations recherchées mais non supprimées par l’Inspecteur de document

Le Inspecteur de document détecte les éléments suivants qui peuvent contenir des données qui ne sont pas visibles dans votre présentation. Inspecteur de document ne pouvez pas supprimer ces éléments pour vous, car la présentation risque de ne pas fonctionner correctement. Vous pouvez examiner chaque élément détecté et déterminer si vous voulez le supprimer manuellement ou le remplacer par un élément sans données masquées, par exemple une image statique.

Inspecteur de document et données personnelles

Les données de suivi des révisions, introduites dans PowerPoint 2016 build 8403 pour Microsoft 365 Insiders, illustrent une limitation de Inspecteur de document. Par exemple, Kelly et Linda collaborent sur la présentation A dans Microsoft 365. Les données de suivi des révisions (c’est-à-dire les noms d’utilisateur et les heures auxquelles ils ont apporté des modifications) sont ajoutées à la présentation. Si Mohammed ouvre ensuite la présentation A dans une version antérieure de PowerPoint et exécute Inspecteur de document sur le fichier pour supprimer les données personnelles, le Inspecteur de document dans cette version de PowerPoint ne pourra pas détecter et supprimer les données de suivi des révisions ajoutées à la présentation par la version Microsoft 365 plus récente de PowerPoint utilisée par Kelly et Linda. Mohammed ne peut pas supprimer les données de suivi des révisions sans effectuer une mise à niveau vers la version actuelle de PowerPoint, puis exécuter Inspecteur de document