La formule pour les sites réussis et les utilisateurs satisfaits est une approche bien prévue et viable de la gestion des sites et des utilisateurs. Voici quelques-unes des tâches clés et des concepts que vous pouvez utiliser pour planifier les sites et gérer les utilisateurs pour votre organisation.
À propos des collections de sites
Même si vous débutez sur SharePoint ou si vous avez déjà utilisé de nombreuses versions, l’interface SharePoint moderne offre une plus grande souplesse, une navigation plus facile et tous les sites sont compatibles avec les mobiles. Nous vous recommandons de créer des collections de sites pour chaque charge de travail de votre organisation. L’utilisation moderne de SharePoint simplifie la navigation et la mise à jour, car chaque site est désormais une collection de sites. Apprenez-en davantage sur l’utilisation moderne de SharePoint et les avantages de l’utilisation de sites hub. Nous vous recommandons de créer des collections de sites pour chaque charge de travail, puis de les associer à un site concentrateur. Cela offre une plus grande souplesse et s’arrête facilement dans votre organisation. Pour plus d’informations, voir qu’est-ce qu’un site concentrateur SharePoint ?.
L’administrateur SharePoint délègue la gestion des collections de sites à différentes personnes de votre organisation. Le modèle d’autorisations SharePoint vous permet d’affecter des autorisations à différents rôles tels qu’un administrateur de collection de sites, un propriétaire de site et d’autres rôles. Pour plus d’informations sur la façon d’ajouter et de supprimer des administrateurs de collections de sites, voir gérer les administrateurs de collection de sites .
L’administrateur de collection de sites a le niveau d’autorisation contrôle total sur la collection de sites. Cela signifie que vous pouvez ajouter ou supprimer des sites ou modifier les paramètres de tout site d’une collection de sites. De plus, vous pouvez afficher, ajouter, supprimer ou modifier tout le contenu de ces sites. L’administrateur de collection de sites secondaire peut être désigné par l’administrateur de collection de sites. En tant qu’administrateur de collection de sites, vous pouvez ajouter un autre administrateur de collection de sites ou changer l’administrateur de la collection de sites à l’aide de la page Paramètres. Pour plus d’informations sur cette tâche, voir gérer les administrateurs de collection de sites.
Une collection de sites classique est un groupe de sites SharePoint dont le propriétaire et le partage partagent les mêmes paramètres d’administration, tels que les autorisations. Les sous-sites héritent de la navigation, des autorisations et de la structure du site de la collection de sites. ainsi, chaque fois que les membres et les projets de votre site changent, vos sites doivent également changer.
Choix de sites pour chaque charge de travail
Il est important de planifier le type de collection de sites SharePoint dont vous avez besoin pour vos tâches. Vous voulez que vos utilisateurs puissent facilement naviguer et trouver ce dont ils ont besoin. Cette section fournit des détails sur l’ensemble des sites SharePoint modernes disponibles et parle également de navigation sur ces sites. Un article pratique sur la navigation dans la planification consiste à planifier la navigation pour l’interface SharePoint moderne.
Imaginez un site concentrateur SharePoint comme un cadre ou une fondation qui vous permet d’organiser les différents sites d’équipe et de communication. Lorsque vous créez des collections de sites pour chaque charge de travail au sein de votre organisation, un site concentrateur connecte ces collections de sites de manière logique pour faciliter la recherche et la gestion. Vous pouvez ensuite déplacer et gérer des collections de sites entre sites concentrateurs dès que vos charges de travail changent. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique planification de vos sites concentrateur SharePoint.
Un site d’équipeSharePoint et toutes les pages de votre création sous-site sont uniquement disponibles pour les utilisateurs que vous invitez en leur donnant l’autorisation d’accès au site. Vous pouvez également connecter le site d’équipe à un groupe Microsoft 365. Un site d’équipe permet à votre organisation, à votre équipe ou à votre groupe de se connecter entre eux et de collaborer sur des documents et d’autres fichiers, de publier des annonces, de planifier des réunions, de mettre à jour des tâches, de suivre des problèmes ou des éléments d’action et de stocker des informations dans des listes. Pour plus d’informations, voir qu’est-ce qu’un site d’équipe SharePoint ?
Un site de communication SharePoint vous permet de partager des informations telles que des actualités, des rapports et des États. En règle générale, un site de communication comporte plusieurs contributeurs.
Gouvernance
La gouvernance est l’ensemble des stratégies, rôles, responsabilités et processus qui guident, redirigent et contrôlent la façon dont les divisions de l’entreprise et les équipes techniques d’une organisation collaborent pour atteindre les objectifs de votre entreprise. En ce qui concerne votre collection de sites SharePoint, un plan de gouvernance peut être un guide pour vous aider à planifier les rôles, responsabilités et stratégies nécessaires à la prise en charge de votre collection de sites. Il peut être constitué des éléments suivants (cette liste n’étant pas exhaustive) :
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Architecture des informations, notamment les pages Web, documents, listes et données
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Activités de maintenance, y compris la gestion des comptes d’utilisateurs
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Éléments d’identification et stratégies de personnalisation
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Formation
Il est important de préparer un plan de gouvernance pour votre organisation. En participant au développement d’un plan de gouvernance, vous pouvez aider à identifier la notion de propriété à la fois pour les équipes d’entreprise et les équipes techniques, en définissant qui est responsable de quels domaines du système. Pour plus d’informations sur le développement d’un plan de gouvernance, voir vue d’ensemble : meilleures pratiques pour gérer la manière dont les personnes utilisent votre site d’équipe.
Remarque : Il est possible que vous deviez travailler avec votre administrateur SharePoint pour gérer les utilisateurs. Par exemple, l’administrateur SharePoint gère les profils utilisateur.
Comptes d’utilisateurs dans Microsoft 365
L’administrateur général ajoute de nouveaux utilisateurs à Microsoft 365 à l’aide du centre d’administration Microsoft 365, qui est le portail de gestion des utilisateurs et de configuration des services. Pour plus d’informations, voir utilisateurs et rôles. Lors de l’ajout d’un utilisateur, l’administrateur global procède comme suit :
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Indique si l’utilisateur peut également accéder au centre d’administration
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Il définit l’emplacement géographique de l’utilisateur.
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Il sélectionne le type de licence utilisateur.
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Il crée un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Utilisateurs du site d’équipe
Vous pouvez ajouter des utilisateurs à votre site d’équipe et définir les autorisations des utilisateurs. Les niveaux d’autorisation et l’appartenance au groupe SharePoint se trouvent sous paramètres. Toutefois, Microsoft 365 crée désormais un groupe de sécurité appelé tout le monde sauf les utilisateurs externes qui contiennent tout le monde dans l’annuaire Microsoft 365 (à l’exception des personnes extérieures à votre organisation et qui sont invitées par le biais de la fonctionnalité de partage externe). Le groupe de sécurité lui accorde automatiquement l’accès en tant que membre SharePoint. Cela signifie que les utilisateurs que vous ajoutez à l’annuaire Microsoft 365 peuvent modifier les sites, les listes et les bibliothèques par défaut.
Niveaux d’autorisation et appartenance au groupe
Les niveaux d’autorisation sont des collections de droits de SharePoint permettant aux utilisateurs d’effectuer un ensemble de tâches connexes. Par exemple, le niveau d’autorisation Lecture inclut les autorisations (entre autres) Afficher les éléments, Ouvrir les éléments, Afficher les pages et Afficher les versions, toutes étant nécessaires pour afficher les pages, documents et éléments dans un site SharePoint. Les autorisations peuvent être incluses dans plusieurs niveaux d’autorisation. Pour plus d’informations, voir planifier la stratégie des autorisations.
Nous vous déconseillons d’affecter des niveaux d’autorisation directement aux utilisateurs individuels, car cela peut compliquer le suivi et la gestion des personnes autorisées à accéder aux sites. Il est parfois nécessaire de rester à un minimum pour éviter une complexité. À la place, attribuez des autorisations à des groupes, puis attribuez des utilisateurs individuels aux groupes appropriés. Un groupe est un ensemble d’utilisateurs défini au niveau de la collection de sites pour faciliter la gestion des autorisations. Pour plus d’informations, voir groupes SharePoint par défaut et personnaliser les autorisations du site. Chaque groupe se voit attribuer un niveau d’autorisation par défaut. Par exemple, certains des groupes principaux SharePoint par défaut incluent les niveaux d’autorisation suivants :
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Groupe |
Niveau d’autorisation |
|---|---|
|
Propriétaires |
Contrôle total |
|
Visiteurs |
Lecture |
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Membres |
Collaboration |
Toute personne disposant de l’autorisation contrôle total peut créer des groupes personnalisés.
Lorsque vous attribuez des niveaux d’autorisation à des groupes SharePoint au niveau de la collection de sites, par défaut, tous les sites et le contenu du site héritent des niveaux d’autorisation. Ce comportement par défaut est appelé héritage des autorisations. Vous pouvez spécifier si vous souhaitez définir des autorisations uniques lors de la création d’un sous-site, ou annuler l’héritage des autorisations sur un site, une liste ou une bibliothèque, ou un élément. Pour plus d’informations, voir qu’est-ce que l’héritage des autorisations ?
Dans la mesure où le niveau d’autorisation d’un utilisateur détermine ce qu’il peut voir et accéder au sein d’un site, vous devez prendre en compte l’appartenance au groupe. Ainsi, un utilisateur chargé de la création et de la personnalisation des sites doit au minimum appartenir au groupe Concepteur. En revanche, un utilisateur qui doit uniquement lire et télécharger du contenu et ne doit être membre du groupe visiteurs. Pour plus d’informations, voir Description des niveaux d’autorisations dans SharePoint.
En tant qu’administrateur de collection de sites, vous devrez éventuellementSharePoint gérer les fonctionnalités au niveau de la collection de sites et du site. Ces tâches peuvent inclure l’activation ou la désactivation de certaines fonctionnalités, en fonction de votre plan de gouvernance. Pour plus d’informations, voir Activer ou désactiver les fonctionnalités de la collection de sites. Voir aussi Gérer la Corbeille d’une collection de sites SharePoint.
