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Exploitez des fonctionnalités bien plus avancées que le publipostage de base. Importez des listes d’Excel et utilisez les outils numériques et de données d’Excel. Personnalisez votre publipostage avec des messages personnalisés.
Fusion et publipostage à l’aide d’une feuille de calcul Excel
La fusion se déroulant mieux si toutes les informations nécessaires sont prêtes, il est utile de vérifier les éléments suivants :
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Les colonnes de votre feuille de calcul correspondent aux champs que vous souhaitez utiliser dans la fusion. Par exemple, pour adresser des lecteurs par leur prénom, vérifiez que vous disposez de colonnes distinctes pour le prénom et le nom.
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Toutes les données que vous souhaitez fusionner se trouvent dans la feuille de calcul.
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La mise en forme des nombres ne sera pas modifiée. Si votre feuille de calcul contient des dates, des heures, des valeurs monétaires ou des codes postaux qui commencent ou se terminent par un 0 (zéro), consultez Mettre en forme les nombres, dates et autres valeurs de fusion.
Quand les données sont prêtes, commencer la fusion
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Dans Word, ouvrez un nouveau document.
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Cliquez sur Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage, puis cliquez sur le type de fusion et publipostage que vous souhaitez exécuter.
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Cliquez sur Sélection des destinataires > Utiliser une liste existante.
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Recherchez votre feuille de calcul Excel, puis cliquez sur Ouvrir. Si Word vous y invite, sélectionnez Feuil1$ et cliquez sur OK. Votre feuille de calcul Excel est désormais connectée au document de fusion que vous créez dans Word.
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Vous pouvez également insérer dans votre document des champs de fusion qui récupèrent des informations de votre feuille de calcul. Par exemple, pour ajouter une formule d’appel à un message électronique ou à une lettre, cliquez sur Publipostage > Formule d’appel. Vous pouvez également ajouter des adresses de votre liste en cliquant sur Publipostage > Bloc d’adresse.
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Quand votre document est prêt, cliquez sur Aperçu des résultats et cliquez sur les flèches pour afficher chaque copie du document.
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Pour terminer la fusion, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Imprimer les documents ou Envoyer des messages électroniques.
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