Bien démarrer avec Microsoft Places

Microsoft Places est une nouvelle plateforme d’espace de travail connectée qui réinvente le travail hybride, en personne et à distance. Il vous aide à coordonner le lieu de travail, à moderniser le bureau avec une technologie intelligente et à optimiser l’espace de travail en fonction de l’évolution des besoins des employés.

Coordonner l’endroit où le travail se produit pour obtenir les bons résultats

Microsoft Places planification hybride tire parti des signaux de données courants d’Outlook et de Teams pour vous permettre d’afficher la semaine à venir et de voir quand vos collègues et collaborateurs proches prévoient d’être au bureau. Vous comprendrez les jours avec le plus de présence au bureau, ce qui vous permet d’ajuster votre horaire pour tirer parti de précieuses connexions en personne. La réservation intelligente vous aidera à découvrir les espaces disponibles avec la technologie appropriée pour correspondre à votre objectif de réunion et à la combinaison de participants en personne ou à distance.

Moderniser le bureau avec une technologie intelligente

Avec l’orientation, vous ne perdrez plus de temps à chercher la bonne salle de conférence ou à suivre des panneaux de construction obsolètes ; au lieu de cela, vous serez en mesure d’accéder à une carte sur votre appareil mobile qui vous guide vers le bon endroit. La réservation de bureau vous permettra de voir où vos collègues les plus proches sont assis et de choisir votre bureau en conséquence. Et une fois que vous êtes dans la bonne pièce, Salles Microsoft Teams permet à tout le monde de participer quel que soit l’emplacement, grâce à ses fonctionnalités réfléchies et inclusives. Dans le but de reconstruire et de renforcer les liens, Microsoft Places faciliteront également les rencontres fortuite, ce qui permettra aux collègues de créer facilement des rencontres impromptues et de les partager avec d’autres personnes au bureau.

Optimiser l’espace et les coûts pour l’évolution des besoins

Pour une gestion efficace de l’espace physique, les dirigeants et les gestionnaires de portefeuilles immobiliers ont besoin d’insights sur l’espace, tels que les données de réservation et les tendances d’occupation, afin de découvrir les opportunités d’optimisation. Ces insights facilitent les ajustements d’espace dynamique, tels que la conversion de salles de réunion excédentaires en espaces de collaboration pour répondre à l’évolution des besoins de collaboration. Et avec une connaissance avancée des modèles d’occupation, les décideurs peuvent aller plus loin dans l’optimisation de leur espace, en réduisant les planchers disponibles les jours plus légers, ce qui permet d’économiser des dépenses énergétiques et d’améliorer l’expérience de travail. En agrégeant les tendances dans l’ensemble du portefeuille, les organisations peuvent créer des environnements de travail flexibles et durables qui s’adaptent aux nouvelles façons de travailler.

Important : Places nécessite un plan Microsoft 365 commercial. Pour en savoir plus sur les plans Microsoft 365 requis ou tout autre prérequis, consultez cette page.

Prêt à essayer ? Les administrateurs peuvent s’inscrire au programme Places en préversion

Pour commencer, accédez à la page d’accueil Places pour en savoir plus sur Microsoft Places et ce qu’elle peut faire pour votre organization. Lorsque vous êtes prêt à vous inscrire, demander à votre administrateur informatique de consulter le Guide d’adhésion pour Places préversion.

Découvrez comment utiliser les fonctionnalités de la préversion Places

Une fois que votre administrateur informatique a terminé le processus d’adhésion à Places Préversion, vous pouvez commencer à utiliser Places fonctionnalités.

Important : Places est actuellement un produit en préversion. Toutes les fonctionnalités peuvent ne pas être disponibles dans votre organization, en fonction de l’emplacement où vous vous trouvez et des fonctionnalités spécifiques que votre administrateur a choisies. Si vous ne voyez pas une fonctionnalité de Places ci-dessous, contactez votre administrateur informatique pour confirmer si elle est disponible pour votre organization.

Démarrer avec l’application web Places dans Outlook & Teams

Pour accéder à notre application Places dans Outlook et Teams, votre administrateur doit s’inscrire à notre préversion (conformément aux instructions ci-dessus). Une fois que vous avez accès à notre application, suivez les instructions suivantes : Gérer vos applications dans le Centre d’administration Microsoft Teams.

Une fois que votre administrateur a activé l’expérience de l’application web, vous pouvez accéder à Places web via outlook.office.com/places.

Plans de travail

Pour en savoir plus sur la configuration et la modification de votre plan de travail, l’affichage de l’emplacement professionnel d’autres personnes et la gestion de vos contrôles de partage, reportez-vous à cet article de support : En savoir plus sur les heures de travail dans Outlook.

Planification

Les organisateurs peuvent demander aux invités d’assister à la réunion en personne, et les participants peuvent répondre en confirmant s’ils seront en mesure de participer en personne ou s’ils ne peuvent y participer que virtuellement. Pour en savoir plus sur la planification d’événements en personne, consultez cet article de support : Planification d’événements en personne.

Définir et afficher l’emplacement de mon bâtiment

Indiquez aux utilisateurs si vous travaillez à partir du bureau ou à distance en configurant votre lieu de travail pour la journée. À présent, ils sauront quels jours vous serez au bureau ou à domicile, ce qui facilite la coordination des réunions en personne. Chaque fois que quelque chose se produit, mettez à jour vos plans dans Outlook ou Teams pour refléter votre emplacement dans les deux. Vous pouvez ajouter les détails de l’emplacement du bâtiment lors de la configuration des jours de bureau.

Remarque : La définition des détails du bâtiment nécessite qu’un administrateur ajoute les détails du répertoire de génération. Une fois ajouté, vous serez en mesure de définir la construction de l’emplacement de travail pour la journée. Découvrez comment ajouter les détails du répertoire de génération dans Places.

Afficher l’emplacement professionnel d’autres personnes

Comprendre l’emplacement où les autres travaillent peut être essentiel pour une collaboration efficace. Vous pouvez afficher les emplacements d’autres personnes dans Teams lors de l’affichage des informations de leur profil.

Important : En configurant des emplacements professionnels, les utilisateurs permettent à tous les utilisateurs de l’organization d’afficher ces informations.

Affichez l’emplacement à partir des détails du profil carte.

Remarque : Si vous n’êtes pas en mesure d’afficher les informations relatives à l’emplacement sur le profil carte, cela peut être dû aux paramètres de confidentialité définis par cette personne.
Afficher la liste des personnes à partir d’une conversation de groupe.
- Sélectionnez une conversation de groupe existante qui inclut des personnes dont vous souhaitez en savoir plus sur l’emplacement.
- Sélectionnez Afficher et ajoutez des participants sous votre image de profil en haut à droite de Teams.
- Pointez sur les personnes de cette liste. Personnes qui ont exprimé leur lieu de travail pour la journée verraient ces informations affichées sous leur nom.
Remarque : Une conversation de groupe est limitée à 250 personnes, la liste est triée par défaut par ordre alphabétique et vous pouvez ne pas être en mesure d’afficher les informations de localisation de personnes de différentes organisations.
Afficher les personnes à proximité à partir de la fenêtre de conversation 1:1

Lors d’une conversation dans une fenêtre de conversation en tête-à-tête, Teams présente une indication de proximité en haut de la fenêtre de conversation s’il se trouve à proximité de vous. Ces informations s’affichent uniquement lorsque l’expéditeur et le destinataire se trouvent dans le même bâtiment à ce moment-là.

Démarrer avec Places sur mobile

Pour accéder à notre application Places pour iOS, votre administrateur doit s’inscrire à notre préversion (conformément aux instructions ci-dessus). Téléchargez l’application TestFlight d’Apple à partir du App Store : TestFlight sur le App Store. Une fois que votre administrateur a terminé les étapes d’intégration, il vous donne une URL d’Apple pour télécharger l’application via l’application TestFlight d’Apple. Ouvrez ce lien sur le navigateur web de votre iPhone. Suivez les instructions pour installer l’application iOS Places.

Réservation de bureau (espace de travail)

Avec Places, les organisations peuvent configurer des clusters de bureaux individuels pour les employés, appelés pools de bureaux (parfois appelés espaces de travail). Les employés peuvent alors réserver un espace dédié dans une piscine de bureau pour travailler à partir du moment où ils visitent le bureau.

La réservation d’un espace de travail est identique à la réservation d’une chambre. Vous pouvez réserver un espace de travail via Outlook (Outlook pour Windows, Outlook pour iOS et Android, Outlook sur le web et Outlook pour Mac). La principale différence consiste à choisir « espace de travail » au lieu de « salle de conférence » dans la liste déroulante Type de recherche de salles.

Remarque : Les stratégies qui s’appliquent à une salle peuvent également s’appliquer à un espace de travail. Toutefois, les espaces de travail peuvent être réservés simultanément par plusieurs personnes en fonction d’une capacité définie. Les espaces de travail ont une durée de réservation minimale requise.

Voici les étapes pour réserver un espace de travail :

Ouvrez le calendrier Outlook, puis sélectionnez Nouvelle réunion (nous vous recommandons d’utiliser le paramètre Toute la journée).
Définissez l’option Afficher sous :status sur Gratuit afin que la réservation de l’espace de travail ne bloque pas votre calendrier.
Dans le panneau Recherche de salles, sélectionnez un bâtiment dans la liste déroulante Bâtiment, puis sélectionnez Espaces de travail dans la liste déroulante Type, comme suit :

Remarque : Si vous ne voyez pas la liste Type ou l’option Espaces de travail, l’option Bâtiment (liste de salles) peut ne pas inclure d’espaces de travail. La liste Bâtiment est remplie en fonction des listes de salles au lieu de l’attribut Building, qui doit avoir été précédemment rempli par un administrateur de locataire.

Conseils d’équipe

Aujourd’hui, les dirigeants ont du mal à établir des attentes et des normes claires pour savoir où, quand et comment leur équipe travaille. Cela entraîne un manque d’alignement et des préoccupations concernant la connexion, la productivité et l’engagement des employés, en particulier face au travail hybride. Nous pensons que ce problème peut être résolu pour nos clients en fournissant des outils complets pour Team Rhythm of Business, une suite de fonctionnalités qui aideront les dirigeants à favoriser l’alignement au sein de leurs équipes et à communiquer les normes au sein de leur organisation. Les conseils d’équipe permettent aux responsables de créer en toute transparence des stratégies hybrides pour leurs équipes.

Remarque : Les conseils d’équipe sont disponibles uniquement pour les utilisateurs disposant d’une licence Teams Premium. Les administrateurs peuvent configurer qui a accès à la fonctionnalité.

Créer un groupe de travail

Créez un groupe de travail en cliquant sur + nouveau groupe de travail dans la barre de gauche de la page Places Personnes.
Donnez un nom et une photo au groupe de travail, puis ajoutez des propriétaires et des membres.
Lorsque le groupe de travail est enregistré, il est ajouté à la barre de gauche dans la page Places Personnes pour tous les propriétaires et membres. Un groupe de travail est une vue partagée des plans de travail d’autres personnes ; vous pouvez voir où les propriétaires et les membres prévoient de travailler. Des conseils en personne peuvent également être créés pour le groupe de travail.

Créer et modifier des instructions pour un groupe de travail

Les propriétaires peuvent créer et modifier des instructions pour un groupe de travail.

Pour créer des conseils :

Sélectionnez le groupe de travail pour lequel vous souhaitez créer des conseils.
Dans l’affichage groupe de travail, cliquez sur + Conseils pour le jour de la semaine pour lequel l’aide est destinée.
Donnez aux conseils un titre, une date de fin, un emplacement et une description (facultatif). Les instructions sont répétées chaque semaine jusqu’à la date de fin spécifiée.
Cliquez sur Envoyer pour enregistrer les instructions et informer les propriétaires et les membres du groupe de travail. Les propriétaires et les membres recevront une invitation de calendrier toute la journée pour obtenir des conseils.

Pour modifier les conseils :

Dans la vue groupe de travail de la page Places Personnes, sélectionnez l’aide.
Cliquez sur le bouton Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue de modification des instructions. Il existe des options pour modifier et envoyer des instructions mises à jour à tous les propriétaires et membres, ou supprimer les instructions.

Aligner sur les conseils

Les membres recevront une invitation de calendrier toute la journée pour obtenir des conseils.
À partir de l’invitation, les membres affichent des détails sur les conseils et mettent à jour leur emplacement de travail pour s’aligner sur les instructions. Cliquez sur l’emplacement de mise à jour dans l’invitation pour ouvrir la page Places Personnes avec le groupe de travail sélectionné. À partir de là, les membres peuvent mettre à jour leur emplacement de travail périodique pour s’aligner sur l’emplacement des conseils.

Places Explorer

Une fois que votre administrateur informatique a intégré des bâtiments à votre locataire, la page Explorer Places sera disponible.

Cartes

L’expérience des cartes peut être ajoutée par les administrateurs pour améliorer Places, ce qui permet aux employés de voir les dispositions des bâtiments et des planchers, de comprendre quels points d’intérêt se trouvent à proximité et de visualiser l’emplacement des pools de bureaux et des salles de conférence. Les cartes sont accessibles dans plusieurs parties de l’expérience Places lorsque les utilisateurs se rendent dans des salles de réservation ou des bureaux, y compris Places Finder.

Les cartes sont une expérience facultative et peuvent ne pas être disponibles pour tous les bâtiments. Si vous ne voyez pas les cartes activées pour votre emplacement dans Places, contactez votre administrateur.

Analyse de l’espace

Places analytique est conçue pour les gestionnaires immobiliers et les administrateurs qui recherchent des insights pilotés par les données pour une gestion efficace de l’espace. Vous avez maintenant accès à une perspective unifiée de vos espaces gérés, couvrant les pools de bureaux, les salles de conférence et les bâtiments entiers, tous présentés dans un tableau de bord unique. Grâce à l’intégration transparente des données de planification/réservation avec les insights sur les capteurs et l’occupation, notre plateforme vous permet de détecter la sous-utilisation, d’identifier les inefficacités et d’implémenter des stratégies pilotées par les données pour optimiser l’efficacité de l’espace. Les fonctionnalités de création de rapports robustes de la plateforme permettent aux utilisateurs d’identifier les déséquilibres entre l’offre et la demande et d’allouer efficacement des ressources. Microsoft Places donne aux professionnels de l’immobilier des données exploitables pour optimiser l’utilisation de l’espace et prendre des décisions éclairées, marquant ainsi une nouvelle façon de gérer l’immobilier.

Bien démarrer avec Places Analytics

La première étape consiste à accéder à Places analytics. Pour y accéder, vous devez contacter votre Administration informatique qui gère Microsoft Places. Ils pourront vous ajouter aux groupes d’accès requis et vous accorder l’autorisation d’afficher Analytics.Une fois l’accès fourni, vous pouvez afficher les analyses via l’application web Places, Outlook et Teams.

Vous pouvez accéder à Places à l’adresse outlook.office.com/places.

Connaître et suivre vos tendances d’utilisation

Une fois que vous avez accès et atterrissez sur Places Analytics, vous pouvez sélectionner le bâtiment qui vous intéresse à partir de la barre de recherche des bâtiments. Une fois sélectionné, vous obtenez à connaître les informations intégrées sur le bâtiment et les chambres, les piscines de bureau associées au bâtiment. Ces données vous permettent d’obtenir une vue d’ensemble rapide des différents espaces, de leurs capacités et des commodités associées à l’espace.

Une fois que vous avez compris la couverture de l’espace, vous pouvez aller plus loin pour comprendre l’utilisation des espaces. Nous couvrons les métriques d’utilisation pour les bâtiments, les salles et les pools de bureaux. Chacun de ces espaces a des métriques d’utilisation basées sur l’intention et des métriques d’utilisation réelles. L’utilisation basée sur l’intention est déterminée par l’intention de l’utilisateur d’utiliser l’espace et l’utilisation réelle est basée sur l’utilisation réelle de l’espace.

En comparant l’intention et les données réelles pour ces différents types d’espace, vous serez en mesure de comprendre le comportement de l’utilisateur et les zones d’opportunité à optimiser. À l’aide des données d’intention, vous serez en mesure de comprendre les préférences de l’utilisateur concernant les plans hybrides et les réservations d’espace. En le combinant avec des données réelles, vous serez en mesure de comprendre l’adhésion de l’intention de l’utilisateur aux comportements réels et de prendre des mesures de gestion des changements et d’optimisation pour améliorer l’expérience des employés et réduire les coûts.

L’intention de l’utilisateur pour les bâtiments est dérivée des plans de travail définis par les employés et l’intention pour les salles, les pools de bureaux sont basés sur les réservations effectuées par les employés. Les valeurs réelles sont calculées en fonction des signaux du capteur d’occupation, des signaux de badge et des signaux réseau.

Remarque : Si vous ne trouvez pas le bâtiment dans la liste de recherche, contactez votre Administration pour intégrer les bâtiments requis.

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