Le partage dans Outlook dépend de ce que vous souhaitez partager et du type d’accès que vous souhaitez accorder aux personnes avec lesquelles vous partagez.
Par exemple, vous pouvez partager une seule boîte aux lettres entre plusieurs personnes où tous les messages entrants et sortants proviennent de cette boîte aux lettres. Vous pouvez également partager un ou plusieurs dossiers, ou la totalité de votre boîte aux lettres avec d’autres personnes. Vous pouvez même autoriser d’autres utilisateurs à gérer votre calendrier ou votre boîte aux lettres.
Lorsque vous accordez à une personne l’autorisation de gérer votre boîte aux lettres, vous lui accordez des autorisations déléguées. Cela va au-delà des privilèges de modification et c’est ce qui permet à quelqu’un d’envoyer ou de répondre à des courriers ou des éléments de calendrier en votre nom. Dans des cas particuliers, vous pouvez même autoriser la gestion complète de votre boîte aux lettres et de votre calendrier, où votre délégué dispose des autorisations nécessaires pour agir en tant que vous lors de la création ou de la réponse à des messages ou des événements. Pour en savoir plus sur les délégués , voir À propos des délégués : autoriser une autre personne à gérer votre courrier et votre calendrier dans Outlook.
Si et comment vous pouvez accéder à ces différentes options de partage dans Outlook dépendent également du type de compte que vous utilisez. Par exemple, certaines options de partage sont limitées aux comptes professionnels ou scolaires utilisés dans une organisation. D’autres options, telles que le partage de calendrier, ont un accès plus large et peuvent également être effectuées avec un compte personnel, tel qu’un compte Outlook.com ou Hotmail.com.
Conseil : Pour en savoir plus sur les comptes, consultez Quelle est la différence entre un compte Microsoft et un compte professionnel ou scolaire ?
Différentes façons de partager dans Outlook
Le tableau ci-dessous décrit les différentes façons de partager dans Outlook, le type de compte requis et si vous avez besoin ou non que l’administrateur informatique de votre organisation le configure pour vous.
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Type de partage |
Description |
Scénarios d’exemple |
Type de compte |
Nécessite la configuration de l’administrateur informatique |
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Boîte aux lettres partagée |
Une boîte aux lettres partagée fournit un accès de groupe ou individuel à la boîte aux lettres entière. Cela inclut le contenu de la boîte aux lettres, tel que les dossiers, les calendriers et les contacts. Lorsqu’une personne du groupe répond à un message envoyé à la boîte aux lettres partagée, l’e-mail semble provenir de l’adresse partagée, et non d’un utilisateur individuel. Les autorisations dans les boîtes aux lettres partagées peuvent varier d’un membre à l’autre. |
Une équipe de service clientèle souhaite une boîte aux lettres unique dans laquelle tous les e-mails entrants et sortants sont info@contoso.com. Tout membre de l’équipe du service clientèle ayant accès à la boîte aux lettres partagée peut recevoir des messages et y répondre. Les réponses sont toujours envoyées à partir de info@contoso.com quel que soit l’utilisateur du groupe qui répond au message. |
Comptes professionnels ou scolaires |
Oui, nécessite une configuration d’administrateur.L’administrateur attribue des autorisations à tous les utilisateurs qui ont besoin d’accéder à la boîte aux lettres partagée. |
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Calendriers partagés |
Les calendriers partagés sont limités au dossier calendrier dans votre boîte aux lettres. Vous pouvez choisir de partager votre calendrier avec une ou plusieurs personnes. Les autorisations peuvent varier entre les personnes avec lesquelles vous partagez votre calendrier et dépendent également du compte que vous utilisez pour partager votre calendrier. Certains aspects du partage de calendriers sont limités aux comptes professionnels ou scolaires uniquement. |
Vous pouvez partager des calendriers avec des planificateurs, des administrateurs exécutifs, des collègues, des amis, de la famille ou d’autres personnes de confiance. |
Comptes professionnels ou scolaires et personnels |
Aucune configuration d’administrateur n’est requise. Dans la plupart des cas, vous pouvez sélectionner le calendrier que vous souhaitez partager et attribuer des autorisations à partir d’Outlook. Si vous utilisez un compte professionnel ou scolaire, vous pouvez accorder des privilèges de délégué qui permettent à un délégué d’envoyer et de répondre à des invitations à une réunion en votre nom. |
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Dossiers partagés |
Choisissez de partager un ou plusieurs dossiers de votre boîte aux lettres avec d’autres personnes de votre organisation. Vous pouvez définir le niveau d’accès à chaque personne avec laquelle vous partagez en accordant des privilèges d’affichage, de modification ou de délégation.Il existe deux types de privilèges de délégation. Vous pouvez choisir d’envoyer des personnes en votre nom ou d’envoyer en tant que vous. |
Scénario 1 : Vous souhaitez partager un dossier avec des privilèges d’affichage uniquement. Par exemple, vous gérez un projet et souhaitez permettre à un membre de votre équipe d’accéder à tous les e-mails de ce dossier. Vous pouvez autoriser cette personne à répondre aux messages, mais elle ne peut répondre qu’en tant qu’elle-même, et non en votre nom.Scénario 2 : Un responsable attribue des privilèges de délégué à son assistant, afin que l’assistant puisse surveiller et répondre aux e-mails en son nom. Ou il souhaite que l’assistant ait une gestion complète de sa boîte aux lettres et lui donne les autorisations Envoyer en tant que. Dans les deux cas, le responsable peut choisir de partager l’intégralité de sa boîte aux lettres (y compris son calendrier) ou de partager uniquement les dossiers sélectionnés. |
Comptes professionnels ou scolaires |
Selon la façon dont vous souhaitez que d’autres utilisateurs y accèdent, une configuration d’administrateur peut être nécessaire. Vous pouvez partager des dossiers avec d’autres personnes de votre organisation. Cela inclut l’ajout d’une personne en tant que délégué et l’octroi de privilèges Envoyer au nom de . Toutefois, pour accorder des privilèges Envoyer en tant que à une personne, vous devez contacter l’administrateur informatique responsable de la gestion d’Outlook dans votre organisation afin de le configurer pour vous. |
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