Tiedostojen luomisen, hallinnan ja jakamisen aloittaminen OneDrivessa ja SharePointissa

Katso: OneDriven ja SharePointin käyttäminen

OneDrive on pilvitallennusympäristö, johon voit tallentaa yksittäisiä tai henkilökohtaisia tiedostoja. OneDrive on integroitu tiiviisti sovelluksiin, kuten Word, Exceliin ja PowerPointiin, mikä tekee siitä kätevän paikan luottamuksellisten tiedostojen turvalliseen tallentamiseen ja käyttämiseen.

Käytä OneDrivea, kun haluat luoda asiakirjan, joka on vain sinun, esimerkiksi käsitellessäsi erittäin arkaluonteisia tai yksityisiä tietoja.

Aloita One Driven käyttö kirjautumalla Sisään Microsoft-tiliisi tai rekisteröitymällä sellaiseen, lataamalla ja asentamalla OneDrive-työpöytäsovellus, noudattamalla kehotteita kirjautuaksesi sisään ja valitsemalla kansiot, jotka haluat synkronoida pilvipalveluun. 

• Jos haluat luoda uuden tiedoston OneDrivessa, napsauta Uusi-painiketta ja valitse luotava tiedostotyyppi, kuten Word asiakirja tai Excel-laskentataulukko.

• Jos haluat hallita tiedostoja OneDrivessa, napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Nimeä uudelleen , jos haluat antaa tiedostolle kuvaavamman nimen, tai vedä ja pudota tiedostoja eri kansioihin, jotta organisaatiosi on entistä parempi.

• Jos haluat jakaa tiedostoja OneDrivessa , napsauta Jaa-painiketta ja kirjoita niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston. Lue lisätietoja tiedostojen hallinnasta OneDrivessa.

SharePoint on yhteistyötyökalu, jota käytetään tiedostojen ja tietojen hallintaan ja jakamiseen koko organisaatiossa. SharePointin avulla useat käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä yhdessä keskitetyssä sijainnissa.

Käytä SharePointia, kun haluat luoda asiakirjan, jonka työryhmä kirjoittaa ja hallitsee, tai kun se on jaettava laajasti. Voit esimerkiksi käyttää sitä keskitettynä sijaintina, jossa työryhmän jäsenet voivat tarkastella projektin aikajanoja, tehtäviä ja välitavoitteita. Näin tiimit voivat seurata edistymistä, pysyä aikataulussa ja tehdä yhteistyötä tehokkaammin.

• Jos haluat luoda uuden tiedoston SharePointissa, siirry tiedostokirjastoon, johon haluat luoda tiedoston, ja napsauta Uusi-painiketta .

• Jos haluat hallita tiedostoja, kuittaa tiedosto ulos ja tee siihen muutoksia ja kuittaa sitten tiedosto takaisin sisään, kun olet valmis.

• Jos haluat jakaa tiedostoja, napsauta tiedostoa ja valitse Jaa. Voit myös tehdä yhteistyötä reaaliaikaisesti avaamalla tiedoston asianmukaisessa sovelluksessa, kuten Word tai Excelissä, ja ottamalla yhteismuokkaamisen käyttöön. Jos haluat tarkastella tiedoston aiempia versioita, napsauta tiedostoa ja valitse Versiohistoria. Lue lisätietoja tiedostojen hallinnasta SharePointissa.

Sisäisten, toimittajien, alihankkijoiden ja ulkoisten osapuolten käyttöoikeuksien säänteleminen  

Voit varmistaa, että vain valtuutetut käyttäjät voivat käyttää luottamuksellisia tiedostoja ja tietoja OneDrivessa ja SharePointissa:

• Määritä käyttöoikeuskäytännöt erityyppisille käyttäjille, kuten sisäisille käyttäjille, toimittajille, urakoitsijoille ja ulkoisille osapuolille. Voit esimerkiksi luoda käyttöoikeuskäytännön, jonka avulla vain tietyt työntekijät voivat käyttää luottamuksellisia tietoja, kuten taloudellisia tietoja tai asiakastietoja. Voit myös määrittää, minkä tyyppisiä tietoja he voivat käyttää, miten he voivat käyttää niitä ja kuinka kauan. Näin varmistetaan, että vain valtuutetut käyttäjät voivat käyttää luottamuksellisia tiedostoja ja tietoja.

• Käyttöoikeuksien ja roolien avulla voit hallita tiettyjen tiedostojen tai kansioiden käyttöä. Voit esimerkiksi myöntää vain luku -käyttöoikeuden työryhmän jäsenelle, jonka on tarkasteltava tiedostoja, mutta ei tehtävä muutoksia, kuten henkilölle, joka ei ole suoraan mukana projektissa, mutta jonka on pysyttävä ajan tasalla. Määrittämällä nämä käyttöoikeudet ja roolit voit varmistaa, että vain valtuutetut käyttäjät voivat käyttää luottamuksellisia tietoja ja että he voivat vain tarkastella ja muokata tiedostoja, joihin heille on myönnetty käyttöoikeus.

• Monimenetelmäisen todentamisen avulla voit varmistaa, että vain valtuutetut käyttäjät voivat käyttää luottamuksellisia tietoja. Tämä voi sisältää sen, että käyttäjien on annettava salasana ja koodi, jotka lähetetään heidän mobiililaitteeseensa tai sähköpostiinsa.

• Valvo OneDrive- ja SharePoint-ympäristön käyttöä ja havaitse ja estä luvaton käyttö. Esimerkiksi tarkastelemalla käyttäjien toimintalokeja voit tunnistaa kaikki epätavalliset toiminnot, kuten luvattomat käyttöyritykset, ja ryhtyä toimiin tietomurtojen estämiseksi.

• Ota luottamuksellisten tietojen salaus käyttöön varmistaaksesi, että vaikka joku saa luvattoman pääsyn tietoihin, hän ei voi lukea niitä ilman salauksen purkuavainta. Tämä voi auttaa estämään tietomurtoja, suojaamaan asiakastietoja ja varmistamaan tietosuojasäännösten noudattamisen.

• Määritä jaettujen linkkien vanhentumispäivät varmistaaksesi, että käyttöoikeus poistetaan automaattisesti tietyn ajanjakson jälkeen. Jos esimerkiksi jaat sopimuksen toimittajan tai toimeksisaajan kanssa ja haluat varmistaa, että toimittajalla tai urakoitsijalla on tiedoston käyttöoikeus vain rajoitetun ajan, voit määrittää vanhentumispäivän , jolloin tiedoston käyttöoikeus poistetaan automaattisesti määritetyn ajanjakson jälkeen. Tämä vähentää riskiä, että luvattomat osapuolet voivat käyttää asiakirjaa.

Näiden toimenpiteiden avulla voit säännellä sisäisten, toimittajien, alihankkijoiden ja ulkoisten osapuolten käyttöoikeuksia OneDrivessa ja SharePointissa ja pitää tietosi suojattuina. Lue lisätietoja siitä, miten voit suojata tietosi.

OneDriven ja SharePointin haavoittuvuuksien vähentäminen  

Vaikka OneDrivessa ja SharePointissa on useita tietoturvaominaisuuksia, jotka suojaavat tietomurroilta, on edelleen useita keskeisiä tietoturva-aukkoja, jotka voivat vaikuttaa näiden entiteettien tietoturvaan:

• Tietojenkalasteluhyökkäykset voivat huijata käyttäjiä antamaan kirjautumistunnistetietonsa, joiden avulla he voivat käyttää OneDrivea tai SharePointia.

• Heikkoja salasanoja voi myös helposti arvata tai murtaa, mikä johtaa luvattomaan käyttöön.

• Haittaohjelmia voidaan käyttää kirjautumistunnistetietojen varastamiseen, arkaluontoisten tietojen tallentamiseen tai käyttäjän laitteen hallintaan, mikä voi vaarantaa OneDriven tai SharePointin.

• Insider-uhat, kuten työntekijät, jotka tarkoituksellisesti tai vahingossa jakavat arkaluonteisia tietoja luvattomien osapuolten kanssa, voivat myös aiheuttaa riskin OneDrivelle tai SharePointille. Lue lisätietoja insider-riskien hallinnasta.

Näiden haavoittuvuuksien lieventämiseksi on tärkeää ottaa käyttöön suojauksen parhaat käytännöt, valistaa käyttäjiä sekä tarkistaa ja valvoa käyttäjien käyttöoikeuksia säännöllisesti. On myös ratkaisevan tärkeää, että käytössä on kattava vaaratilanteiden torjuntasuunnitelma, jolla voidaan reagoida nopeasti mahdollisiin turvallisuustapauksiin.