Kun postilaatikkosi alkaa täyttyä viesteistä, ryhdyt todennäköisesti miettimään uusia sähköpostin käsittelytapoja. Sääntöjen avulla voit lajitella kaiken ja saada sinut ensin tärkeimpään sähköpostiin. Outlook for Mac voi automaattisesti suorittaa säännön saapuville tai lähteville viesteille määrittämiesi ehtojen perusteella.
Sääntö on toiminto, joka suoritetaan automaattisesti saapuville tai lähteville viesteille määrittämiesi ehtojen perusteella. Voit luoda sääntöjä, jotka auttavat pitämään sinut järjestyksessä. Sääntöjen avulla voit esimerkiksi tallentaa viestit suoraan kansioihin tai määrittää viesteille luokat automaattisesti.
Huomautus: Voit luoda palvelinsääntöjä vain Outlook for Mac, asiakassääntöjä ei enää tueta.
Uuden säännön luominen
-
Valitse Outlook-valikossa Asetukset.
-
Valitse Sähköposti-kohdassaSäännöt.
-
Jos haluat luoda uuden tyhjän säännön, valitse Uusi sääntö.
-
Nimeä sääntö Säännöt-ikkunassa.
-
Valitse ehto: Käytä tätä säännön ehtojen valitsemiseen. Voit tarkastella käytettäviä ehtoja ja valita ne alanuolen avulla. Jos säännöissä on lisäasetuksia, kirjoita ne näkyviin tulevaan ikkunaan.
-
Valitse toiminto: Tämän avulla voit valita toiminnon, jonka haluat tehdä, kun näyttöön saapuu valitsemasi ehdot täyttävän viestin.
-
Lisää sääntöjä koskevia vaihtoehtoja:
-
Lisää sääntöön lisäehtoja tai -toimintoja valitsemalla Lisää toinen ehto.
-
Voit lisätä sääntöön poikkeuksia valitsemalla Lisää poikkeus.
-
Oletusarvoisesti asetus Lopeta sääntöjen käsittely on käytössä. Kun tämä asetus on käytössä ja usean säännön ehdot täyttävä viesti saapuu, vain ensimmäistä sääntöä käytetään. Ilman tätä asetusta kaikki säännöt otetaan käyttöön, jotta viesti täyttää ehdot. Jos haluat käyttää vain tiettyä sääntöä, lisää sääntö luetteloon muita sääntöjä korkeammalle ja lisää sitten asetus, jolla voit lopettaa sääntöjen käsittelyn, muokkaa ensimmäistä sääntöä.
-
Aiemmin luodun säännön muokkaaminen
-
Valitse Outlook-valikossa Asetukset.
-
Valitse Sähköposti-kohdassaSäännöt.
-
Valitse Säännöt-ikkunassa Muokkaa sääntöä
-
Kun olet tehnyt haluamasi muokkaukset, valitse Tallenna.
Säännön poistaminen
-
Valitse Outlook-valikossa Asetukset.
-
Valitse Sähköposti-kohdassaSäännöt.
-
Valitse Poista sääntö
Vihje: Jos haluat poistaa säännön käytöstä poistamisen sijaan, voit poistaa säännön vieressä olevan vaihtopainikkeen käytöstä.
Lisätietoja säännöistä
-
Säännöt suoritetaan ylhäältä alas siinä järjestyksessä, jossa ne näkyvät Säännöt-ikkunassa. Jos haluat muuttaa sääntöjen järjestystä, valitse siirrettävä sääntö ja siirrä sitten sääntö luettelossa haluamaasi kohtaan valitsemalla ylä- tai alanuoli.
-
Säännöt voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä säännön vieressä olevalla vaihtopainikkeella.
-
Säännöt voidaan suorittaa heti valitsemalla Suorita sääntö nyt toisto -painike.
Lähettäjän nimeen tai yhteystietoryhmään perustuvan säännön luominen
Voit luoda säännön, joka siirtää kaikki viestit kohteesta [nimi] kansioon nimeltä "Sähköposti lähettäjältä [nimi]." Jos saat sähköpostia yhteystietoryhmältä (eli jakeluluettelosta), voit siirtää sen automaattisesti myös tiettyyn kansioon.
-
Luo kansio säännön lähettämiä sähköpostiviestejä varten valitsemalla postilaatikon juurikansio, valitsemalla Järjestä-välilehdessä Uusi kansio, kirjoittamalla kansion nimi ja painamalla Enter-näppäintä.
Vihje: Jos olet jo luonut kansion, voit siirtyä vaiheeseen 2.
-
Napsauta viestiluettelossa sähköpostiviestiä, jossa on lähettäjä tai vastaanottaja, jolle haluat luoda säännön.
-
Valitse Aloitus-välilehdessä Säännöt ja valitse sitten Siirrä viestit kohteesta (lähettäjän nimi) tai Siirrä viestit kohteeseen (vastaanottajan nimi).
-
Kirjoita kansion hakuruutuun sen kansion nimi, johon haluat siirtää viestit.
-
Kun haluamasi kansio tulee näkyviin, valitse kansion nimi, valitse Valitse ja valitse sitten OK.
Huomautus: Jos luot useita sääntöjä, Outlook suorittaa säännöt siinä järjestyksessä kuin ne näkyvät Säännöt-ikkunassa.
Olemassa olevaan viestiin perustuvan säännön luominen
Kun luot säännön olemassa olevasta viestistä, lähettäjä, vastaanottaja ja aihe täytetään automaattisesti sääntöjen ohjeisiin.
-
Luo kansio säännön lähettämiä sähköpostiviestejä varten valitsemalla postilaatikon juurikansio, valitsemalla Järjestä-välilehdessä Uusi kansio, kirjoittamalla kansion nimi ja painamalla Enter-näppäintä.
Vihje: Jos olet jo luonut kansion, voit siirtyä vaiheeseen 2.
-
Valitse viestiluettelossa viesti, jonka perusteella haluat luoda säännön.
-
Valitse Aloitus-välilehdessä Säännöt ja valitse sitten Luo sääntö.
-
Muokkaa Kun uusi viesti saapuu -kohdassa ehtoja tarpeidesi mukaan.
Poista ehto valitsemalla
-
Valitse Toimi seuraavasti -kohdassa, mitä haluat tapahtuvan, kun lähetät tai vastaanotat sähköpostia. Kun esimerkiksi vastaanotat sähköpostia joltakulta, valitse Siirrä kansioon, valitse kansio, johon haluat siirtää sähköpostiviestit, ja valitse sitten Valitse kansio. Etsi Haku-ruudusta kansio, jonka loit tätä sääntöä varten, valitse Valitse ja valitse sitten OK.
Mukautetun säännön luominen IMAP- tai POP-tilille
Näiden ohjeiden avulla voit luoda mukautetun säännön IMAP- tai POP-tilille. Imap- ja POP-internet-palveluntarjoajia ovat esimerkiksi Gmail, Yahoo!, AOL ja Hotmail/Outlook.com.
Huomautus: Jos et tiedä, minkä tyyppinen tili sinulla on, katso lisätietoja artikkelista Käytössäsi olevan tilin tyypin tarkistaminen.
-
Valitse Työkalut-valikosta Säännöt.
-
Valitse Säännöt-ruudun vasemmanpuoleisessa ruudussa Asiakassäännöt-kohdassa tilin tyyppi.
-
Valitse Säännöt-ruudun alareunassa Lisää
-
Kirjoita Säännön nimi -ruutuun säännön nimi.
-
Avaa luettelo napsauttamalla Kun uusi viesti saapuu -kohdassa ensimmäisen ruudun nuolia ja valitse sitten tunnistettavien tietojen tyyppi.
-
Siirry Kun uusi viesti saapuu -kohdassa vasemmalta oikealle, napsauta nuolia ja valitse säännön ehdot.
Poista ehto valitsemalla
-
Määritä Toimi seuraavasti -kohdassa toiminnot, jotka haluat säännön suorittavan.
-
Valitse OK.
Mukautetun säännön luominen Exchange-tilille
Noudata näitä ohjeita, jos tilisi toimii Exchange-palvelimessa.
Huomautus: Jos et tiedä, minkä tyyppinen tili sinulla on, katso lisätietoja artikkelista Käytössäsi olevan tilin tyypin tarkistaminen.
-
Valitse Työkalut-valikosta Säännöt.
-
Valitse Säännöt-ruudun vasemmanpuoleisessa ruudussa EXCHANGE SERVERS -kohdassa tilin nimi.
-
Avaa luettelo napsauttamalla Kun uusi viesti saapuu -kohdassa ensimmäisen ruudun nuolia ja valitse sitten tunnistettavien tietojen tyyppi, kuten Lähettäjä, Vastaanottajat tai Aihe.
-
Siirry Kun uusi viesti saapuu -kohdassa vasemmalta oikealle, napsauta nuolia ja valitse säännön ehdot.
-
Valitse Lisää hakusanoja ja valitse sitten hakuluettelosta Lisää
Käytössäsi olevan tilin tyypin tarkistaminen
Jos yrität luoda säännön Outlook for Mac: ssä etkä tiedä, millainen sähköpostitili sinulla on, voit selvittää sen seuraavasti:
-
Valitse Säännöt-ruudussa Näytä kaikki.
-
Valitse Outlookin asetukset -ruudun Omat asetukset -kohdasta Tilit.
-
Valitse Tilit-ruudun vasemmassa laidassa tili, jolle haluat luoda säännön.
Tilit-ruudun oikeassa yläreunassa näkyy tilin tyyppi, esimerkiksi IMAP-tili, Exchange-tili tai POP-tili.
-
Palaa Säännöt-ruutuun valitsemalla Näytä kaikki ja valitsemalla Sähköposti-kohdassaSäännöt.
