Ryhmäresurssien käyttäminen Project Onlinessa

Sisältö

• Ryhmäresurssien lisääminen Project Online -käyttäjiksi

• Resurssien määrittäminen Project Onlinen resurssikeskuksessa

• Projektiryhmän muodostaminen

• Resurssien varaaminen tehtäviin

• Ajan ja edistymisen raportoinnin varaaminen ryhmän resursseille

Ryhmäresurssien lisääminen Project Online -käyttäjiksi

Useimmat työryhmän resurssit tarvitsevat käyttöoikeuden Project Online (ja käyttöoikeuden), jotta he voivat nähdä määritetyt tehtävät, lähettää työaikaraportteja ja syöttää edistymisen. Siksi ensimmäinen vaihe, joka tarvitaan tiimin resurssien määritämiseen, on lisätä ne Project Online käyttäjiksi. Voit lisätä sisäisiä pysyviä työntekijöitä sekä ulkoisia alihankkijoita tai väliaikaisia työntekijöitä.

1. Siirry Microsoft 365 hallintakeskukseen. Jos Project Online tai jokin Microsoft 365-sovellus on avoinna selaimessa, valitse sivun vasemmasta yläkulmasta sovellusten käynnistys ja valitse sitten Järjestelmänvalvoja. Jos haluat avata hallintakeskuksen erillisessä välilehdessä selaimessa, pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja valitse Järjestelmänvalvoja.

   Vihje: Jos Project Online tai Microsoft 365-sovellus ei ole auki, kirjoita selaimen osoiteriville http://portal.office.com ja paina Enter-näppäintä. Kun olet kirjautunut sisään, Microsoft 365:n verkkoversio-aloitussivu avautuu ja sovellusten käynnistys on käytettävissä vasemmassa yläkulmassa.

2. Valitse vasemmanpuoleisessa ruudussa Käyttäjätja valitse sitten Aktiiviset käyttäjät.

3. Valitse Aktiiviset käyttäjät -sivulla Lisää käyttäjä.

4. Täytä Uusi käyttäjä -valintaikkunan kentät, kuten nimi, yhteystiedot, tilin salasanatiedot, Project Online rooli ja Project Online käyttöoikeustiedot. Valitse Tallenna.

5. Varmista, että Käyttäjä lisättiin -valintaikkunassa Lähetä salasana sähköpostitse -valintaruutu on valittuna. Kirjoita sähköpostiosoite (es) tekstiruutuun ja valitse sitten Lähetä sähköpostiviesti ja sulje. Jos et halua lähettää salasanaa sähköpostitse, poista valintaruudun valinta ja valitse Sulje.

   Vihje: Jos lähetät salasanan sähköpostitse, uusi käyttäjä saa Microsoft Online Services -palveluiden työryhmältä sähköpostiviestin, jonka aihe on "Uusi tai muokattu käyttäjätilin tiedot". Voit myös määrittää, että sinulle lähetetään salasanasähköposti, jonka haluat antaa uudelle käyttäjälle.

6. Toista tämä kaikille käyttäjille, jotka haluat lisätä Project Online.

Sivun alkuun

Resurssien määrittäminen Project Onlinen resurssikeskuksessa

Kun käyttäjät on lisätty, palaa Project Online ja määritä heidät resursseksi organisaation projektiresurssivarannon avulla. Kun ne määritetään resursseksi, niitä voidaan lisätä projektiryhmiin ja niille on määritetty tehtäviä.

1. Valitse sivun vasemmassa yläkulmassa sovellusten käynnistys ja valitse sitten Projekti.

2. Valitse Project Online-kohdassa Pikakäynnistyksessä Resurssit.

3. Valitse Resurssit-välilehdessäUusi.

4. Valitse Tunnistustiedot-osassaLiitä resurssi käyttäjätiliin -valintaruutu.

5. Kirjoita Käyttäjän todennus -osanKäyttäjän kirjautumistili -ruutuun käyttäjän nimi tai sähköpostiosoite, kun kirjoitit sen hallintakeskukseen.

6. Kirjoita muut resurssia koskevat tiedot. Valitse Tallenna. Resurssi lisätään resurssikeskukseen.

7. Toista tämä kaikille käyttäjille, jotka haluat määrittää resursseksi.

Sinulla ei ehkä ole kaikkia tietoja, jotka aloittavat resurssista, mutta voit aina palata ja lisätä tai tarkentaa tietoja myöhemmin. Erityisen tärkeää ryhmän resursseille ja heidän projektipäälliköilleen on tietoa osaamisalueista, käytettävydestä, kustannuksista, osastoista ja työkoodeista. Tämän menettelyn avulla voit muokata resurssia, joka on jo lueteltu resurssikeskuksessa.

1. Valitse Project Online-kohdassa Pikakäynnistyksessä Resurssit. Resurssikeskus-sivu avautuu. Resurssikeskus näyttää kaikki organisaation resurssivarannon resurssit, jotka on määritetty Project Web Appissa.

2. Valitse sen resurssin nimen vieressä olevaa valintaruutua, jonka tiedot haluat päivittää.

3. Valitse Resurssit-välilehdenResurssit-ryhmässäMuokkaa. Muokkaa resurssia -sivu avautuu ja näyttää valitun resurssin tiedot.

4. Lisää tietoja kenttiin koko sivulla. Kun olet valmis, valitse Tallenna.

   Vihje: Työryhmän resurssit ovat työresursseja Project Online, samoin kuin laiteresursseja. Muita resurssityyppejä ovat materiaaliresurssit ja kustannusresurssit. Lisätietoja eri resurssityypeistä on kohdassa Resurssin lisääminen Project Web Appiin.

Sivun alkuun

Projektiryhmän muodostaminen

Kun Project Online -käyttäjät on lisätty resurssikeskukseen, heidät tunnistetaan resursseksi, ja projektipäälliköt voivat nyt lisätä heidät tiettyihin projekteihinsa ryhmäresursseihin.

1. Valitse Project Online-pikakäynnistyksessä Projektit.

2. Valitse Projektikeskuksessasen projektin nimi, jolle haluat luoda tiimin.

3. Valitse Projekti-välilehdenSiirry-ryhmästäMuodosta ryhmä. Muodosta ryhmä -sivun vasemmassa reunassa luetellaan koko Project Online -resurssivaranto. Oikealla puolella on tyhjä, mutta luetteloi pian nykyiseen projektiin valitut ryhmäresurssit.

   

   Vihje: Voit määrittää, että luettelossa näkyvät tietyt ominaisuudet täyttävät resurssit. Jos esimerkiksi haluat näyttää vain työresurssit (eikä materiaali- tai kustannusresursseja), valitse Ryhmä-välilehden Tiedot-ryhmässä Näytä-ruutu, joka on nimeltään Kaikki resurssit ,ja valitse sitten Työresurssit. Vastaavasti jos haluat suodattaa ominaisuuden mukaan, valitse Ryhmä-välilehden Tiedot-ryhmässä Suodatin-ruutu ja määritä sitten suodatin. Jos haluat ryhmitellä resurssit ominaisuuden mukaan, valitse Ryhmä-välilehden Tiedot-ryhmässä Ryhmittely mukaan -ruutu ja valitse sitten ryhmittely, kuten Aikaisin käytettävissä tai Varaustyyppi.

4. Valitse vasemmalla olevassa taulukossa niiden resurssien nimien vieressä olevat valintaruudut, jotka haluat lisätä tiimiin.

   Vihje: Muodosta ryhmä -taulukossa näkyvät tietyt kentät, joiden avulla voit päättää, ketkä lisätään tiimiin. Esimerkkejä ovat Tyyppi, Kustannuskeskusja Aikaisin käytettävissä. Lisätietoja resurssista, erityisesti heidän osaamisalueistaan ja kustannuksistaan, on resurssikeskuksessa. Valitse pikakäynnistyksessä Resurssit. Valitse resurssin nimen vieressä olevaa valintaruutua. Valitse Resurssit-välilehdenResurssit-ryhmässäMuokkaa. Muokkaa resurssia -sivu avautuu ja näyttää valitun resurssin tiedot.

5. Valitse kahden taulukon välillä Lisää.

6. Valitse Ryhmä-välilehdenRyhmä-ryhmässäTallenna & Sulje. Valitsemasi resurssit lisätään nyt projektin ryhmäresursseina sivun oikeaan reunaan. Nämä resurssit ovat nyt valmiita tehtäviä varten.

   

Sivun alkuun

Resurssien varaaminen tehtäviin

Kun tiimisi on luotu, voit nyt aloittaa tiimin jäsenten suunnan projektiin ja pitää aloituskokouksesi. Project Online-ssa voit varata resurssit tehtäviin.

1. Valitse Project Online-pikakäynnistyksessä Projektit.

2. Valitse Projektikeskuksessasen projektin nimi, johon haluat varata resursseja tehtäviin.

3. Järjestä Gantt-kaavio, jotta voit helposti käyttää Resurssin nimi -saraketta. Voit vetää jakopalkkia oikealle, jotta näet tehtävän nimen ja resurssin nimen samanaikaisesti. Voit myös siirtää hiiren osoittimen Resurssin nimi -sarakkeen päälle, kunnes osoitin muuttuu nelipäeksi nuoleksi. Vedä sitten sarake vasemmalle, lähemmäs Tehtävän nimi -saraketta.

4. Aloita resurssin varaaminen tehtävään napsauttamalla tehtävän Resurssin nimi -kenttää. Napsauta sitä toisen kerran, kun haluat avata avattavan valikon, jossa on luettelo kaikista ryhmän resursseista.

   

5. Valitse niiden resurssien valintaruudut, jotka haluat varata nykyiseen tehtävään. Paina Enter-näppäintä.

6. Toista tämä prosessi kaikille tehtäville, jotka on varattava. Huomaa, että voit varata resursseja vain tehtävän jäsennyksen alitehtävien alimmalle tasolle, ei yhteenvetotehtävien tasolle niiden yläpuolella. Lisätietoja ali- ja yhteenveto tehtävistä.

7. Valitse Tehtävä-välilehdenProjekti-ryhmästäTallenna.

8. Valitse Tehtävä-välilehdenProjekti-ryhmästäJulkaise. Kun julkaiset projektin, ryhmän resursseilla on käyttöoikeus määritettyihin tehtäviin. Kun olet Project Online sisään , he voivat tarkastella tehtäviään valitsemalla pikakäynnistyksessä Tehtävät.

   

Sivun alkuun

Ajan ja edistymisen raportoinnin varaaminen ryhmän resursseille

Voit määrittää Project Online, että työryhmäsi resurssit raportoivat tehtäväpäivityksistä kolmella tavalla:

• Työaikaraportissa todelliset tunnit ovat kussakin määritetyssä tehtävässä

• Tehtävän edistymisen aikana jokaisen määritetyn tehtävän valmistumisprosentti

• Yhden merkinnän työaikaraportissa, joka sisältää kunkin määritetyn tehtävän todelliset tunnit ja valmistumisprosentin

Voit myös määrittää, voivatko ryhmän resurssit päivittää projektin aikataulua todellisella työtuntien tai valmistumisprosentin mukaan ja onko sinun hyväksyttävä niiden päivitykset.

1. Valitse Project Online-kohdassa Asetuksetja valitse sitten PWA-asetukset.

2. Valitse Ajan ja tehtävien hallinta -kohdassalinkit, kuten Tilikaudet tai Raportointijaksot, jotta voit määrittää raportointiin liittyvät aikaperusteiset parametrit.

   

3. Valitsemalla Työaikaraportin asetukset ja oletusarvot ja tehtäväasetukset ja Näytöt voit määrittää, miten haluat työaikaraporttien näkyvän, työryhmän resurssien raportoimia tietoja ja sitä, onko raporttien lähettäminen hyväksyttäväksi.

4. Ota muutokset käyttöön valitsemalla kunkin sivun alareunassa Tallenna.

Sivun alkuun

Katso myös

Resurssikeskuksenhttps://docs.microsoft.com/ProjectOnline/configure-the-resource-center

Resurssin lisääminen Project Web Appiin

Projektin tehtävien sisentäminen ja ulontaminen

Työaikaraporttien määrittäminen

Mitä työryhmän jäsenet voivat tehdä Project Onlinessa?