Online-arkistoon eli arkistopostilaatikkoon voi tallentaa vanhat sähköpostiviestit, jolloin ne eivät vie tilaa ensisijaisesta postilaatikosta. IT- tai Microsoft 365 -järjestelmänvalvojasi luo arkistopostilaatikon sinulle.
Huomautus: Jotta arkistopostilaatikkosi toimii Outlook for Macissa, sekä arkistopostilaatikon että ensisijaisen postilaatikon on oltava joko Exchange Serverissa (paikallinen) tai Microsoft 365:n Exchange Onlinessa (pilvi). Jos ensisijainen postilaatikkosi on Exchange Serverissa ja arkistotilisi on Microsoft 365:n Exchange Onlinessa, et voi käyttää online-arkistoa. Pyydä IT- tai Microsoft 365 -järjestelmänvalvojaasi muuttamaan niiden sijaintia.
Sähköpostin arkistoinnin parhaat käytännöt
Vaikka voit siirtää yksittäisiä viestejä Outlook for Macin arkistopostilaatikkoon yksi kerrallaan (et voi siirtää tai kopioida useita kohteita samalla kertaa), arkistointi on tehokkaampaa, kun käytät Outlook Web Appin arkistointi- ja säilytyskäytäntöjä.
IT- tai Microsoft 365 -järjestelmänvalvojasi määrittää sinulle arkistointi-ja säilytyskäytännöt. Arkistointikäytännöillä hallitaan sitä, miten kauan viestit ovat sähköpostikansiossa ennen arkistointia. Säilytyskäytännöillä hallitaan sitä, miten kauan viestejä säilytetään. Vaikka järjestelmänvalvojat määrittävät käytännöt koko organisaatiolle, voit korvata käytännöt omien tarpeidesi mukaan. Saat lisätietoja ohjeartikkelista Outlook Web Appin säilytys- ja arkistointikäytännöt.
Jos haluat arkistoida useita viestejä samalla kertaa eikä arkistointi- tai säilytyskäytäntöjä ole määritetty, siirrä viestit ensisijaiseen postilaatikkoosi Outlook Web Appin avulla. Et voi siirtää kansioita, mutta voit siirtää kaikki kansiossa olevat viestit kerralla.
-
Valitse arkistoitavat viestit napsauttamalla valintaruutuja.
-
Vedä ne siirtymisruudussa olevaan kansioon nimeltä Oma arkisto - < nimesi >.
Huomautus: Jos kansiot, kalenterikohteet, yhteystiedot, tehtävät tai muistiinpanot on siirretty arkistoosi tai johonkin muuhun Outlook-versioon, kuten Outlook for Windowsiin, et voi siirtää niitä etkä tarkastella niitä arkistopostilaatikossa Outlook for Macissa.
Lisävinkkejä
-
Voit tehdä hakuja arkistossa valitsemalla arkistokansion kansioruudusta. Et voi hakea tietoja postilaatikosta ja arkistoista samanaikaisesti.
-
Voit luoda Saapuneet-kansion sääntöjä, joiden mukaan viestit siirretään automaattisesti kansioihin, määritetään luokkiin tai ohjataan uudelleen toiseen tiliin. Nämä säännöt eivät siirry arkistopostilaatikkoon, etkä voi ohjata uudelleen viestejä arkistoon käyttämällä Saapuneet-kansion sääntöjä.
