Microsoft Teams ja sähköposti, harmoniassa eläminen
Tuottavuusopas, joka on täynnä vihjeitä ja vinkkejä Microsoft Teamsin käyttöön, teamsin luojilta ja käytöltä joka päivä.
Teams muuttaa suhdettasi sähköpostiin. Kun koko ryhmäsi käyttää Teamsia, kaikki saavat vähemmän sähköposteja. Käytät myös vähemmän Saapuneet-kansiotasi, koska käytät Teamsia useisiin keskusteluihin.
Mutta käytät (ja tarvitset) silti edelleen sähköpostia joihinkin asioihin. Tämä riippuu omista mieltymyksistäsi sekä siitä, miten usein olet yhteydessä ihmisiin, jotka eivät käytä Teamsia. (Jotkut käyttäjät tarkistavat sähköpostin vain kerran päivässä, ja jotkut pitävät sen auki Teamsin rinnalla koko päivän.) Useimmat käyttäjät tarvitsevat sekä Teamsia että sähköpostia tehdäkseen työnsä.
Seuraavassa on muutamia asioita, joita kannattaa tehdä:
1. Käytä Teamsin keskusteluja ja kanavia päivittäiseen työhön lähimpien työtovereiden kanssa.
Päivittäiset keskustelut on kätevintä käydä Teamsissa. Keskustelut ja kanavat on tarkoitettu tapahtumien logistiikasta keskusteluun, uusien ominaisuuksien hyvien ja huonojen puolien vertailuun sekä töiden edistymisestä kertomiseen.
Kun nämä viestit jäävät pois Saapuneet-kansiosta, sähköpostitoimintojen määrät ja tyypit muuttuvat (katso lisätietoja seuraavista osioista).
Pysyt ajan tasalla keskusteluistasi, kun nimeät ja kiinnität ryhmäkeskustelusi.
2. Päätä, missä haluat vastata kokouskutsuihin.
Jotkut haluavat lukea jonossa olevat kokouspyynnöt Outlookissa. Jotkut haluavat tehdä sen Teamsin Kalenteri-alueella. Valitse kumpi tahansa – molemmat ovat toimivia ratkaisuja.
Käytät (ja tarvitset) silti edelleen sähköpostia joihinkin asioihin. Tämä riippuu omista mieltymyksistäsi sekä siitä, miten usein olet yhteydessä ihmisiin, jotka eivät käytä Teamsia.
3. Katso sähköpostista pidemmät ilmoitukset ja uutiskirjeet.
Viralliset, koko yritystä koskevat ilmoitukset tulevat yleensä sähköpostiin. Tällaisia ovat esimerkiksi osastojen muutokset, vuosittaisen lahjoituskampanjan aloitus, Satyan viestit, asiakastuen uutiskirje ja muut vastaavat. Ne on yleensä tarkasti muotoiltu ja tarkoitettu monille ihmisille. Seuraamme sähköpostia näiden asioiden varalta. Joskus käyttäjät edelleenlähettävät tällaiset sähköpostit johonkin kanavaamme, jotta myös he näkevät ne, jotka eivät juuri koskaan käytä sähköpostia.
Katso tämä video, niin opit, miten tärkeät sähköpostit edelleenlähetetään kanaviin.
4. Valitse ulkoiset käyttäjät, jotka lisätään vieraskäyttäjinä Teamsiin.
Jos meillä on yhteinen projekti Microsoftin ulkopuolisten henkilöiden kanssa, voimme luoda projektille erityisen Teams-ryhmän ja kutsua nämä ulkoiset käyttäjät vieraskäyttäjiksi. Näin voimme hoitaa projektiin liittyvän viestinnän haluamallamme tavalla Teamsissa, ja projektiin liittyvät ilmoitukset säilyvät Teamsissa. Siellä seuraamme myös kaikkia muita projektejamme, joten sieltä näemme todennäköisesti nopeammin tärkeät keskustelut ja tiedostot.
Sellaisten organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa, joiden kanssa työskentelemme vain harvoin, voi hyvin käyttää sähköpostia.
Haluatko tietää, miten vieraskäyttäjä lisätään? Lue Vieraiden lisääminen tiimiin.
Seuraava: Ilmoitusten järjestäminen
Tarvitsetko lisäohjeita?
Haluatko lisää vaihtoehtoja?
Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.
Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.
