Kalenterin jakaminen Microsoft 365:ssä

Kun käyttäjä jakaa kalenterinsa muiden henkilöiden kanssa jo tänään, he voivat nauttia paremmasta jaetun kalenterin kokemuksesta hyväksyttyään kutsun. Jos he kuitenkin jakoivat kalenterinsa muiden henkilöiden kanssa ennen näiden muutosten käyttöönottoa, he eivät näe näitä parannuksia automaattisesti.

Jotta käyttäjät voivat päivittää aiemmin jaetut kalenterit uuteen jaettuun kalenterikokemukseen, pyydä heitä noudattamaan kohdassa Aiemmin jaetun kalenterin päivittäminen uuteen malliin jäljempänä tässä artikkelissa. Kun käyttäjät ovat päivittäneet uuteen malliin, jaetut kalenterit synkronoidaan käyttäjien matkapuhelimiin. Vastaisuudessa aiemmin luodut jaetut kalenterit päivitetään automaattisesti, mutta tälle automaattiselle päivitysprosessille ei ole vielä aikataulua.

Kun käytössä on pikasynkronointi, muiden tekemät muutokset näkyvät jaetussa kalenterissa heti. Tällä hetkellä kaikki jaettujen kalentereiden tyypit eivät tue pikasynkronointia. Seuraavat osiot kattavat niiden jaettujen kalentereiden ja kalenterisovellusten tyypit, jotka tukevat pikasynkronointia.

Pikasynkronointi on käytössä vain, jos kummatkin käyttäjät ovat samassa Microsoft 365 -vuokraajassa tai jos Outlook.com -käyttäjä jakaa kalenterin.

Seuraavassa taulukossa on lisätietoja pikasynkronointia tukevista määritystyypeistä. Tulevaisuudessa pikasynkronointi on käytössä kaikissa kalentereissa, jotka jaetaan Microsoft 365- ja Outlook.com -käyttäjien keskuudessa.

Kalenterin omistaja	Jaetun kalenterin vastaanottaja	Pikasynkronointi käytössä	Huomautukset
Microsoft 365	Microsoft 365 (sama vuokraaja)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (eri vuokraaja)	–	Synkronointi tapahtuu noin 3 tunnin välein. Jos ulkoista jakamista ei ole sallittu kalenterin omistajan vuokraajalle, sitä käsitellään samoin kuin jos kalenteri jaettaisiin kolmannen osapuolen käyttäjälle.
Microsoft 365	Outlook.com tai kolmannen osapuolen palvelu, kuten Gmail.com	–	Tässä määrityksessä luodaan nykyisin Internet Calendar Subscriptionin (ICS) URL-osoite. Jaetun kalenterin vastaanottaja lisää jaetun kalenterin ICS:n URL-osoitteen avulla, ja vastaanottajan kalenteripalvelu määrittää synkronoinnin ajoituksen. Jos vastaanottaja on esimerkiksi Outlook.comissa, kalenteri päivitetään noin 3 tunnin välein. Jos vastaanottaja on Gmail.comissa, kalenteri saatetaan päivittää 24–48 tunnin välein.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	Kolmannen osapuolen palvelu, kuten Gmail.com	–	Tämä määritys luo nykyisin ICS:n URL-osoitteen. Vastaanottaja lisää jaetun kalenterin ICS:n URL-osoitteen avulla, ja vastaanottajan kalenteripalvelu määrittää synkronoinnin ajoituksen. Jos vastaanottaja on esimerkiksi Outlook.comissa, kalenteri päivitetään noin 3 tunnin välein. Jos vastaanottaja on Gmail.comissa, kalenteri saatetaan päivittää 24–48 tunnin välein.

Pikasynkronointia tukevat sovellukset:

• Outlook for Windows

• Outlook for Mac

• Outlookin verkkoversio (OWA)

• Outlook for iOS

• Outlook for Android

• REST- ja Exchange ActiveSync-sovellukset

Outlook for Windows: Käyttäjät voivat tämän artikkelin ohjeiden avulla  tarkistaa, ovatko jaetun kalenterin parannukset käytössä vai poissa käytöstä. 

Outlook for Mac: Jos käyttäjä tarkastelee jaettua kalenteria Outlook for Macissa, hän näkee uuden synkronointikokemuksen, jos kalenteri on lisätty hyväksymällä jakamiskutsu tai jos käyttäjä lisäsi kalenterin sijainnista Tiedosto > Avaa toisen käyttäjän kansio. Jos käyttäjä on kuitenkin lisännyt tilin edustajatiliksi, hän on vanhassa synkronointikokemuksessa. Muutokset saattavat näkyä nopeammin Outlookin verkkoversiossa, Outlook for iOS:ssa ja Outlook for Androidissa.

Outlookin verkko-, iOS- ja Android-versiot: Jos käyttäjä katselee sitä Outlookin verkkoversio, Outlook for iOS tai Outlook for Android, uusi synkronointikokemus on käytössä.

Parannukset otetaan käyttöön vain kalentereille, jotka jaetaan Exchange Onlinea käyttävien keskuudessa. Jaettuja kalentereita ei muuteta, jos yhtä käyttäjää isännöidään paikallisessa Exchangessa.

Määrite	Vanha malli	Uusi malli
Miten jaettu kalenteri tallennetaan	Syöte (muistuttaa hyperlinkkiä) tallennetaan vastaanottajan postilaatikkoon. Syöte osoittaa omistajan postilaatikkoon, mutta se ei tallenna mitään kalenteritietoja vastaanottajan postilaatikkoon.	Vastaanottajan postilaatikossa luodaan uusi kalenteri, joka sisältää omistajan kalenterin kopion (alkaen vuosi ennen hyväksymispäivämäärää).
Miten vastaanottaja voi käyttää jaettua kalenteria	Lukea ja kirjoittaa suoraan omistajan postilaatikosta.	Lukee vastaanottajan omaan postilaatikkoon tallennetun jaetun kalenterin paikallisesta kopiosta. Mutta kirjoittaa suoraan omistajan postilaatikkoon ja synkronoi takaisin vastaanottajan postilaatikon jaetun kalenterin paikalliseen kopioon.
Miten jaetun kalenterin synkronointia muutetaan	Sovellus tarkistaa omistajan postilaatikosta säännöllisesti muutokset ja synkronoi ne.	Palvelu synkronoi muutokset heti vastaanottajan paikalliseen kopioon. Tämä laukaisee ilmoituksen sovellukselle, joka synkronoi muutokset heti.
Sovellukset, joita vastaanottaja voi käyttää päästäkseen jaettuun kalenteriin	Outlook for Windows Outlook for Mac Outlookin verkkoversio	Outlook for Windows Outlook for Mac Outlookin verkkoversio Outlook for iOS Outlook for Android Kaikki REST- ja EAS-sovellukset

Katso lisätietoja kohdasta Jaettujen kalentereiden toimintojen erot uudessa mallissa jäljempänä tässä artikkelissa.

Käyttäjät, jotka hyväksyvät uuden jaetun kalenterikutsun Outlook-asiakasohjelman uusimmalla versiolla, alkavat automaattisesti käyttää uutta kalenterin jakamismallia.

Helpoin tapa tarkistaa, onko heillä käytössään parannukset (eli kalenterin jakamisen uusi malli), on varmistaa, näkyykö jaettu kalenteri heidän matkapuhelimessaan. Jos näin on, jaettu kalenteri on jo päivitetty uuteen malliin. Outlook for Windowsin käyttäjät voivat tämän artikkelin ohjeiden avulla tarkistaa, ovatko jaetun kalenterin parannukset käytössä.

Kun käytät Outlook-asiakasohjelman uusinta versiota, käyttäjän kanssa jaetun kalenterin pitäisi automaattisesti siirtyä käyttämään uusia kalenterin jakamisen parannuksia. Jos näin ei kuitenkaan tapahdu, käyttäjä voi luoda jaetun kalenterin uudelleen käyttämällä jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista:

• Kalenterin omistaja jakaa kalenterinsa uudelleen. Kalenterin omistaja voi tehdä tämän mistä tahansa Outlook-sovelluksesta, mukaan lukien Outlook for iOS tai Outlook for Android. Tämän jälkeen käyttäjän tulee hyväksyä jaetun kalenterin kutsu Outlook-asiakasohjelman uudemman version avulla (jos käyttäjä hyväksyy kutsun käyttämällä Outlookin vanhempaa versiota, jaettua kalenteria ei oteta käyttöön päivitettyjen parannusten kanssa). Aiemmin luotuja jaettuja kalentereita ei tarvitse poistaa ennen uudelleen hyväksymistä.

• Käyttäjä poistaa kalenterin ja avaa sen uudelleen. Tämä vaihtoehto ei edellytä omistajalta kalenterin uudelleenjakamista. Käyttäjän on vain käytettävä Outlook-asiakasohjelman uudempaa versiota ja poistettava jaettu kalenteri ja avattava se uudelleen. Tämä päivittää kalenterin automaattisesti, jos käyttäjälle on nimenomaisesti myönnetty omistajan kalenterin käyttöoikeus. Jos käyttäjä on saanut käyttöoikeuden Oletus (Oma organisaatio) -ryhmän kautta tai käyttöoikeusryhmän kautta, hänen kalenterikopiotaan ei päivitetä. Jos käyttäjä suorittaa tätä toimintoa Outlook for Windowsissa, Outlook-asiakasohjelma on otettava käyttöön parannuksia varten tässä artikkelissa kuvatulla tavalla.

Pikasynkronointia ei nykyisin tueta kalenterin jakamisessa vuokraajan ulkopuolella. Kun jaat kalenterin näissä kokoonpanoissa, synkronointi suoritetaan säännöllisesti. Jakaminen voidaan suorittaa vuokralaisten välillä kahdella tavalla:

• Yhdeltä Microsoft 365 -käyttäjältä toiselle Microsoft 365 -käyttäjälle (jos ulkoinen jakaminen on käytössä).

  Tällöin luodaan kokonainen jaettu kalenteri, mutta synkronointi tapahtuu noin 3 tunnin välein. Tulevaisuudessa tälle määritykselle otetaan ehkä käyttöön pikasynkronointi.

• Microsoft 365 -käyttäjältä Outlook.com-käyttäjälle. Jos ulkoinen jakaminen on poistettu käytöstä, jakaminen toiselle Microsoft 365 -käyttäjälle kuuluu myös tähän ryhmään.

  Tällöin jakamisen aikana luodaan ICS:n URL-osoite, jonka avulla vastaanottaja voi lisätä minkä tahansa kalenteripalvelun. ICS-tilauksen ansiosta vastaanottajan kalenteripalvelu valitsee ICS-tilauksen synkronointiajankohdan uusien päivitysten vastaanottamiseksi. Jos vastaanottaja on Outlook.com-käyttäjä tai Microsoft 365 -käyttäjä, synkronointi tapahtuu noin 3 tunnin välein.

Jakaminen ulkoisen palvelun, kuten Gmail, käyttäjälle on erilaista kalenterin jakamista. Näissä skenaarioissa luodaan Internet Calendar Subscriptionin (ICS) URL-osoite, joka linkitetään omistajan kalenteriin. Vastaanottajat voit tämän URL-osoitteen avulla tarkastella kalenteria verkkoselaimessa tai lisätä sen omaan kalenteripalveluunsa lisäämällä internet-kalenterin ICS:n URL-osoitteen avulla. ICS-tilausten ansiosta vastaanottajan kalenteripalvelu valitsee ICS-tilauksen synkronointiajankohdan uusien päivitysten vastaanottamiseksi. Jos vastaanottaja on Outlook.com-käyttäjä, synkronointi tapahtuu noin 3 tunnin välein. Jos vastaanottaja käyttää toista kalenteripalvelua, kuten Gmail.com, synkronointia ei ehkä suoriteta yhtä usein.

Aiemmin kaikissa Outlook-asiakasohjelmissa ei ollut yhdenmukaisia käyttöoikeustason asetuksia. Osana parannuksia päivitetyissä Outlook-asiakasohjelmissa näkyy yksinkertaistettu ja yhdenmukainen käyttöoikeustasojen jakamisen asetusjoukko.

Osana jaetun kalenterin parannuksia päivitetyissä Outlook-asiakasohjelmissa näkyy nyt yksinkertaistettu joukko jakamisoikeustasoja seuraavassa taulukossa kuvatulla tavalla. Käyttöoikeustasot vain luku - ja Muokkaa-komentojen välillä ovat edelleen määritettävissä, mutta vain järjestelmänvalvoja, joka käyttää Add-MailboxFolderPermission - tai Set-MailboxFolderPermission-cmdlet-komentoja . Kaikkia välikäyttöoikeuksia kuvataan mukautettuina, kun kalenterin omistaja tarkastelee jakamisoikeuksiaan.
 
Myös jaetun kalenterin parannukset ovat poistaneet monimutkaisen ja virhealttiin asiakaspuolen logiikan näiden välikäyttöoikeuksien arvioimiseksi. Asiakkaille ilmoitetaan vain siitä, voiko käyttäjä tarkastella tai muokata jaettua kalenteria. Asiakkaat eivät pakota välikäyttöoikeuksia. Esimerkiksi Muokkaajia ei estetä yrittämästä muokata jaetun kalenterin tapahtumia. Palvelu arvioi kaikki käyttöoikeustasot ja estää Tekijää muokkaamasta kalenterin tapahtumia. Kun lisäkäyttöoikeuksia myönnetään, suosittelemme, että kerrot käyttäjille, mitä he voivat ja eivät voi tehdä kalenterin tapahtumille.

Vanhat käyttöoikeustasot	Yksinkertaistetut käyttöoikeustasot
Ei jaettu	Ei jaettu
Ei mitään	Ei mitään
Vapaa/varattu-aika Vain käytettävyys	Voi tarkastella, kun olen varattu
Vapaat ja varatut ajat, aihe, sijainti Rajoitetut tiedot	Voi tarkastella otsikoita ja sijainteja
Tarkistaja Tarkat tiedot	Voi tarkastella kaikkia tietoja
Päätoimittaja	Voi muokata
Omistaja Julkaisija ja muokkaaja Julkaisija ja tekijä Tekijä Tekijä, joka ei muokkaa Osallistuja Mukautettu	Mukautettu
Delegoi	Delegoi

Jos omistaja muuttaa käyttöoikeuksia Outlookin verkkoversiossa, Outlook for iOS:ssä Outlook for Androidissa tai Outlook for Macissa, vastaanottajan kalenterikopio synkronoidaan välittömästi uudelleen uudelle käyttöoikeustasolle.

Jos omistaja muuttaa käyttöoikeuksia toisen sovelluksen avulla, kalenteri synkronoidaan uudelleen jossain vaiheessa seuraavan parin tunnin aikana, mutta se ei tapahdu heti.

Jos omistaja poistaa jonkun henkilön käyttöoikeudet kalenteriin, se havaitaan parin tunnin kuluessa, ja tapahtuu yksi seuraavasta kolmesta asiasta:

• Jos vastaanottaja on samassa organisaatiossa ja kalenterin omistaja on määrittänyt Oma organisaatio (oletus) -käyttäjän käyttöoikeudeksi muun kuin Ei ole, vastaanottajan kalenteri päivitetään heijastamaan oletuskäyttäjän käyttöoikeustasoa. Jaettu kalenteri säilyy uudessa mallissa, mutta sillä voi olla eri käyttöoikeustaso.

• Jos vastaanottaja on samassa organisaatiossa eikä kalenterin omistaja jaa kalenteriaan Oma organisaatio (oletus) -käyttäjälle, jaettu kalenteri poistetaan vastaanottajan postilaatikosta. Vastaanottaja ei enää näe jaettua kalenteria kalenteriluettelossaan.

• Jos vastaanottaja on eri organisaatiossa, jaettu kalenteri lopettaa synkronoinnin, mutta sitä ei poisteta.

Edustajat ovat aina voineet tarkastella kokousviestejään matkapuhelimellaan, koska kutsut lähetetään edustajien Saapuneet-kansioon. Edustajat eivät kuitenkaan aiemmin pystyneet näkemään, oliko kutsu tarkoitettu heille vai henkilölle, jonka edustajana käyttäjä toimii.

Tämän skenaarion tukemiseksi Outlook for iOS:ään ja Outlook for Androidiin on lisätty käyttöliittymä sen selvittämiseksi, kelle kokouskutsu on tarkoitettu. Esimerkiksi alla olevien näyttökuvien Vastaanotettu käyttäjälle Antero Tuominen -teksti kertoo, että kutsu ja viesti on tarkoitettu Anterolle, ei edustajalle.

Kalenterin jakamisen uudessa mallissa kolmannen osapuolen sähköpostiasiakasohjelmat toimivat eri tavalla joissakin tilanteissa, jotka on kuvattu alla.

• EAS-asiakasohjelmissa vastaanottajat, joilla on vain luku -käyttöoikeudet, näkevät vaihtoehdon kokouksen luomisesta tai vastauksesta kokoukseen tässä vain luku -kalenterissa. Muutokset tallennetaan tässä tapauksessa paikallisesti asiakasohjelman välimuistiin, mutta palvelin hylkää ne. Vastaanottajan muutokset eivät heijastu omistajan kalenterissa, koska vastaanottajalla ei ole muokkausoikeuksia. Tämä ongelma ilmenee, koska EAS-asiakkaat eivät tee eroa vain luku - ja luku- ja kirjoitusoikeuksien välillä jaetuissa kalentereissa ja käsittele kaikkia kalentereita muokattavissa.

• Joissakin kolmannen osapuolen asiakasohjelmissa sovelletaan asiakaspuolen logiikkaa, jolloin nykyinen käyttäjä lisätään aina kokousten osallistujaksi. Sen vuoksi jos käyttäjät käyttävät puhelimessaan alkuperäisiä kalenterisovelluksia ja tarkastelevat kokousta jonkun toisen henkilön kalenterissa, he saattavat nähdä nimensä osallistujaluettelossa. Näin tapahtuu vain, jos he tarkastelevat kalenteria kolmannen osapuolen kalenterisovelluksissa – kun he tarkastelevat samaa kokousta Outlook for iOS:ssä tai Outlook for Androidissa, he eivät näe nimeään osallistujaluettelossa.

• Microsoft ei tue jaetun kalenterin parannuksia EWS-pohjaisille asiakasohjelmille, joten parannukset eivät näy missään EWS-ohjelmaa käyttävässä kalenterisovelluksessa, kuten Mac OS X:ssä.

  Huomautukset: 

  • Outlook for Macin vanhemmat versiot käyttävät EWS-ohjelmointirajapintaa. Ne näyttävät vanhanmalliset jaetut kalenterit, joissa nämä parannukset eivät ole käytössä.

  • Mac OS:n kalenterisovellus käyttää EWS-ohjelmaa ja näyttää vanhat jaetut kalenterit, joissa ei ole näitä parannuksia.