Avoimet XML-muodot ja tiedostotunnisteet

Microsoft Office käyttää XML-pohjaisia tiedostomuotoja, kuten .docx, .xlsx ja .pptx. Nämä muodot ja tiedostotunnisteet koskevat Microsoft Wordia, Microsoft Exceliä ja Microsoft PowerPointia. Tässä artikkelissa käsitellään muodon tärkeimpiä etuja, kuvataan tiedostotunnisteet ja kerrotaan, miten voit jakaa Office-tiedostoja officen aiempia versioita käyttävien henkilöiden kanssa.

Tämän artikkelin sisältö

Mitkä ovat avointen XML-muotojen käytön edut?

Mitkä ovat XML-tiedostotunnisteet?

Voivatko eri Office-versiot käyttää samoja tiedostoja?

Mitkä ovat avointen XML-muotojen käytön edut?

Open XML -muodot sisältävät monia etuja: ei vain kehittäjille ja heidän luomilleen ratkaisuille, vaan myös yksittäisille henkilöille ja kaikenkokoisille organisaatioille:

• Tiedostojen järjestäminen     Tiedostot pakataan automaattisesti, ja joissakin tapauksissa ne voivat olla jopa 75 prosenttia pienempiä. Open XML Format käyttää tiedostojen tallentamiseen zip-pakkaustekniikkaa, mikä voi säästää kustannuksia, sillä se vähentää tiedostojen tallentamiseen tarvittavaa levytilaa ja vähentää tiedostojen lähettämiseen sähköpostin, verkkojen ja Internetin kautta tarvittavaa kaistanleveyttä. Kun avaat tiedoston, se puretaan automaattisesti. Kun tallennat tiedoston, se pakataan automaattisesti uudelleen. Sinun ei tarvitse asentaa erityisiä zip-apuohjelmia tiedostojen avaamiseksi ja sulkemiseksi Officessa.

• Entistä paremmat vioittuneiden tiedostojen palauttamisominaisuudet     Tiedostojen rakenne on modulaarinen, eli eri tieto-osia säilytetään erillisissä tiedostoissa. Näin tiedostot voidaan avata, vaikka tiedoston osa (esimerkiksi kaavio tai taulukko) olisi vioittunut tai vioittunut.

• Lisäominaisuuksien tuki    Monet Microsoft 365 lisäominaisuudet edellyttävät asiakirjan tallentamista Open XML -muodossa. Esimerkiksi automaattinen tallennusja helppokäyttöisyyden tarkistus voivat toimia vain tiedostoissa, jotka on tallennettu moderniin Open XML -muotoon.

• Parempi tietosuoja ja henkilökohtaisten tietojen hallinta     Tiedostoja voi jakaa luottamuksellisesti, koska asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla voit helposti tunnistaa ja poistaa henkilökohtaisia tietoja ja yrityksen luottamuksellisia tietoja, kuten tekijän nimiä, kommentteja, muutosmerkintöjä ja tiedostopolkuja.

• Yritystietojen parempi integrointi ja yhteentoimivuus     Open XML Formats -muotojen käyttäminen Office-tuotejoukon tietojen yhteentoimivuuskehyksenä tarkoittaa, että asiakirjat, laskentataulukot, esitykset ja lomakkeet voidaan tallentaa XML-tiedostomuodossa, jota kuka tahansa voi vapaasti käyttää ja lisensoida maksutta. Office tukee myös asiakkaan määrittämiä XML-tyyppejä, jotka parantavat olemassa olevia Office-tiedostotyyppejä. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakkaat voivat helposti poistaa tietoja olemassa olevista järjestelmistä ja käyttää niitä tutuissa Office-ohjelmissa. Muut yrityssovellukset voivat helposti käyttää Officessa luotuja tietoja. Office-tiedoston avaamiseen ja muokkaamiseen tarvitaan vain ZIP-apuohjelma ja XML-editori.

• Makroja sisältävien tiedostojen tunnistaminen entistä helpompaa     Tiedostot, jotka tallennetaan käyttämällä oletusarvoista x-jälkiliitettä (kuten .docx, .xlsx ja .pptx), eivät voi sisältää Visual Basic for Applications (VBA) -makroja ja XLM-makroja. Makroja voivat olla vain tiedostot, joiden tiedostotunniste päättyy m-kirjaimeen (kuten .docm, .xlsm ja .pptm).

Ennen kuin päätät tallentaa tiedoston binaarimuodossa, lue Artikkeli Voiko eri Office-versiot jakaa samat tiedostot?

Miten muunnan tiedoston vanhasta binaarimuodosta moderniin Open XML -muotoon?

Kun tiedosto on avoinna Office-sovelluksessa, valitse Tiedosto > Tallenna nimellä (tai Tallenna kopio, jos tiedosto on tallennettu OneDriveen tai SharePointiin) ja varmista, että Tallenna muodossa -tyyppi on määritetty moderniin muotoon.

Tämä luo tiedostosta uuden kopion Open XML -muodossa.

Mitkä ovat XML-tiedostotunnisteet?

Officessa luomasi asiakirjat, laskentataulukot ja esitykset tallennetaan oletusarvoisesti XML-muodossa tiedostotunnisteilla, jotka lisäävät x- tai m-kirjaimen jo tuntemiin tiedostotunnisteisiin. X tarkoittaa XML-tiedostoa, jossa ei ole makroja, ja m tarkoittaa XML-tiedostoa, joka sisältää makroja. Kun esimerkiksi tallennat asiakirjan Wordissa, tiedosto käyttää nyt oletusarvoisesti .docx tiedostotunnistetta .doc tiedostotunnisteen sijaan.

Kun tallennat tiedoston mallina, näet samantyyppisen muutoksen. Aiemmissa versioissa käytetty mallilaajennus on olemassa, mutta sen lopussa on nyt x tai m. Jos tiedosto sisältää koodia tai makroja, se on tallennettava käyttämällä uutta makroja käyttävää XML-tiedostomuotoa, joka lisää m-kirjaimen tiedostotunnisteelle.

Seuraavissa taulukoissa luetellaan kaikki Word, Excel ja PowerPoint oletustiedostonimen tunnisteet.

Voivatko eri Office-versiot käyttää samoja tiedostoja?

Officen avulla voit tallentaa tiedostoja Open XML Formats -muodossa ja Officen aiempien versioiden binaaritiedostomuodossa. Se sisältää yhteensopivuuden tarkistukset ja tiedostomuuntimet, jotka mahdollistavat tiedostojen jakamisen eri Office-versioiden välillä.

Aiemmin luotujen tiedostojen avaaminen Officessa     Voit avata ja käsitellä officen aiemmassa versiossa luotua tiedostoa ja tallentaa sen sitten aiemmin luodussa muodossa. Koska saatat työstää tiedostoa officen aiemman version käyttäjän kanssa, Office käyttää yhteensopivuuden tarkistamista, joka varmistaa, että et ole ottanut käyttöön ominaisuutta, jota Officen aiempi versio ei tue. Kun tallennat tiedoston, yhteensopivuuden tarkistus ilmoittaa näistä ominaisuuksista sinulle ja sallii niiden poistamisen ennen tallentamisen jatkamista.