Tekstifaili andmete importimine või linkimine

Selle artikli teemad

• Tekstifailid ja toetatud vormingud

• Andmete importimine tekstifailist

• Mida on importimise kohta veel vaja teada?

• Tõrkeotsing imporditud tabelist puuduvate või valede väärtuste korral

• Tekstifaili linkimine

• Tõrkeotsing lingitud tabeli väärtuste #Num! ja veaväärtuste korral

Tekstifailid ja toetatud vormingud

Tekstifail sisaldab vormindamata loetavaid tärke (nt tähti ja numbreid) ning erimärke (nt tabelduskohti, reavahetusi ja tagasijookse). Access toetab järgmisi failinimelaiendeid: .txt, .csv, .asc ja .tab.

Tekstifaili kasutamiseks importimise või linkimise lähtefailina peab selle sisu olema korraldatud nii, et tekstiimpordi- ja tekstilinkimisviisardid saaksid jaotada sisu kirjete kogumiks (ridadeks) ja iga kirje väljade kogumiks (veeruks). Õigesti korraldatud tekstifaile on kahte tüüpi.

• Eraldajatega failid    Eraldajatega faili iga kirje kuvatakse eraldi real ja väljad on eraldatud üksiku märgiga – eraldajaga. Eraldaja võib olla mis tahes tärk, mida ei esine välja väärtuses (nt tabeldusmärk, semikoolon, koma, tühik jne). Järgmises näites on komaeraldusega tekst.

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• Kindla laiusega failid    Iga kirje kuvatakse kindla laiusega failis eraldi real ja iga välja laius on kõigil kirjetel ühesugune. Näiteks võib olla iga kirje esimese välja laius seitse tärki, iga kirje teise välja laius 12 tärki jne. Kui välja väärtuse tegelik laius kirjetes varieerub, siis nõutud laiusest lühematele väärtustele tuleb lisada lõputühikud. Järgmises näites on kindla laiusega tekst.

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

Lehe algusse

Andmete importimine tekstifailist

Kui Accessi andmebaasi on vaja talletada osa või kõik tekstifaili andmetest, tuleks faili sisu importida uude tabelisse või lisada andmed olemasolevasse tabelisse. Saate imporditud andmeid kuvada ja redigeerida ning andmetega tehtud muudatused ei mõjuta lähtetekstifaili.

Importimise käigus saate määrata lähtefaili korralduse ja selle, kas soovite luua uue tabeli või lisada andmed olemasolevasse tabelisse.

Importimise lõpus saate valida, kas salvestate imporditoimingu üksikasjad määranguna. Impordimäärangu abil saate toimingut hiljem korrata ilma, et iga kord tuleks läbida tekstiimpordiviisard.

Lähtefaili ettevalmistamine

1. Avage tekstifail tekstiredaktoris (nt rakenduses Notepad).

   Märkus.: Imporditoimingu käigus saate importida ainult ühe tekstifaili. Mitme faili importimiseks korrake toimingut iga failiga.

2. Vaadake lähtetekstifaili sisu läbi ja järgige järgmise tabeli juhiseid.

   Element	Kirjeldus
   Eraldajatega või kindla laiusega fail	Veenduge, et fail oleks järjepidevalt ühes loetletud vormingutest. Kui fail on eraldajatega, tuleb tuvastada eraldav tärk. Kui failis on kindla laiusega väljad, veenduge, et igas kirjes on samad väljad võrdse laiusega.
   Tekstitäpsustid	Mõned eraldajatega failid võivad sisaldada väljaväärtusi, mis on ülakomade või jutumärkide vahel, nagu on siin näidatud. "Ivo Salmre",25,4.5.2017,"Pärnu" "Benno Kurmann",27,2018,"Tartu" Väljaväärtust hõlmavat tärki nimetatakse tekstitäpsustiks. Tekstitäpsustid pole nõuatavad, kuid need on olulised siis, kui kumbki järgmistest on tõene. Väljaeraldaja on sama, kui osa välja sisust. Näiteks kui väljaeraldajana kasutatakse koma ja string Pärnu, Tartu on kehtiv väljaväärtus, tuleb see väärtus ümbritseda tekstitäpsustite paariga: "Pärnu, Tartu" Soovite, et Access käsitleks mittetekstväärtusi (nt 0452934 ja 0034539) tekstväärtustena ja salvestaks need tekstiväljas. Imporditoimingu ajal saate määrata, kas fail kasutab täpsustit. Kui jah, saate määrata täpsustina toimiva tärgi. Veenduge, et failis kasutataks läbivalt sama tekstitäpsustit ja et täpsustite vahel oleksid ainult tekstiväärtused.
   Väljade arv	Lähtevälju ei tohi olla rohkem kui 255, sest Access ei toeta üle 255 tabelivälja.
   Kirjete ja väärtuste vahelejätmine	Kui teid huvitab osa tekstifailist, saate lähtefaili redigeerida enne imporditoimingu alustamist. Imporditoimingu ajal kirjeid vahele jätta ei saa. Kui lisate tabelisse andmeid, saate teatud välju vahele jätta, kuid kui lisate sisu olemasolevasse tabelisse, pole see suvand saadaval. Kui lisate andmeid olemasolevasse tabelisse, peab lähteandmete struktuur vastama sihttabeli struktuurile. Teisisõnu peab lähteandmetes olema sama palju veerge kui sihttabelis ja lähtetabeli andmetüübid peavad vastama sihttabeli andmetüüpidele.
   Tühjad read ja väljad	Kustutage tekstifailist kõik tarbetud tühjad read. Kui seal on tühje välju, proovige lisada puuduvad andmed. Kui lisate kirjeid olemasolevasse tabelisse ja teil on tühje välju, veenduge, et tabeli vastavad väljad aktsepteeriksid tühiväärtusi. Väli aktsepteerib tühiväärtust, kui välja atribuudi Nõutav väärtuseks on määratud Ei ja atribuudi Valideerimisreegel säte ei keela tühiväärtusi.
   Kõrvalised märgid	Vaadake üle ja eemaldage lisamärgid (nt tabeldusmärgid, reavahetused ja tagasijooksud).
   Andmetüübid	Veenduge importimisel tõrgete vältimiseks, et iga lähteväli sisaldaks igas reas sama andmetüüpi. Access kontrollib tabeliväljade andmetüübi kindlakstegemiseks faili esimest 25 rida. Soovitame tungivalt veenduda, et esimeses 25 lähtereas poleks ühelgi väljal eri andmetüüpide väärtused segamini. Veenduge ka selles, et mittetekstilised väärtused, mis loetakse tekstväärtusteks, oleksid ülakomade vahel või jutumärkides. Kui lähtefailis on 25. rea järel olevates ridades segaväärtusi, võidakse importimistoiminguga neid ikkagi vahele jätta või valesti teisendada. Tõrkeotsingu teavet leiate selle artikli jaotisest Tõrkeotsing imporditud tabelist puuduvate või valede väärtuste korral.
   Väljanimed	Kui eraldajatega tekstifail ei sisalda väljanimesid, oleks hea need viia esimesse ritta. Imporditoimingu käigus saate määrata, et Access loeb esimese rea väärtused väljanimedeks. Kindla laiusega tekstifailide importimisel ei võimalda Access esimese rea väärtuste kasutamist väljanimena. Märkus.: Kui kavatsete olemasolevasse tabelisse eraldajatega teksti lisada, veenduge, et kõigi veergude nimed langeksid täpselt kokku vastavate väljade nimedega. Kui veeru nimi erineb tabeli vastava välja nimest, siis imporditoiming nurjub. Väljanimede otsimiseks avage sihttabel kujundusvaates.

3. Kui lähtefail on avatud, sulgege see. Lähtefaili avatuks jätmine võib põhjustada importimisel andmeteisendustõrkeid.

Importimise alustamine Accessis

1. Avage Accessi andmebaas, kuhu imporditud andmed talletatakse. Kui te ei soovi salvestada andmeid ühtegi olemasolevasse andmebaasi, looge tühi andmebaas.

2. Enne imporditoimingu käivitamist otsustage, kas soovite salvestada andmed uude või olemasolevasse tabelisse.

   • Uue tabeli loomine    Kui otsustate salvestada andmed uude tabelisse, loob Access tabeli ja lisab sellesse imporditud andmed. Kui määratud nimega tabel on juba olemas, kirjutab Access tabeli sisu imporditud andmetega üle.

   • Lisamine olemasolevasse tabelile    Kui lisate andmed olemasolevasse tabelisse, lisatakse importimisel andmed määratud tabelisse.

     Arvestage jätkamisel, et enamik lisandamistoimingu nurjumisi tekivad põhjusel, et lähteandmed ei vasta sihttabeli liigendusele ega väljasätetele. Selle vältimiseks avage tabel kujundusvaates ja kontrollige järgmist.

     • Esimene rida    Kui lähtetekstifaili esimene rida ei sisalda väljanimesid, veenduge, et iga veeru asukoht ja andmetüüp vastaks tabeli vastavale väljale. Kui eraldajatega faili puhul on esimesel real veerupäised, ei pea veergude järjestus kattuma, kuid iga veeru andmetüübid peavad täpselt kattuma vastava välja andmetüübiga. Kindla laiusega tekstifailide importimisel ei võimalda Access esimese rea väärtuste kasutamist väljanimena.

     • Puuduvad või liigsed väljad    Kui sihttabelis puudub mõni väli, lisage need enne imporditoimingu alustamist. Kui aga sihttabel sisaldab lähtefailis puuduvaid välju, pole vaja neid tabelist kustutada, kui need aktsepteerivad tühiväärtusi.

       Näpunäide.: Väli aktsepteerib tühiväärtusi, kui välja atribuudi Nõutav väärtuseks on määratud Ei ja atribuudi Valideerimisreegel säte ei keela tühiväärtusi.

     • Primaarvõti    Kui tabel sisaldab primaarvõtme välja, peab lähtefail sisaldama veergu, mille väärtused ühilduvad primaarvõtme väljaga. Lisaks peavad imporditud võtmeväärtused olema kordumatud. Kui imporditud kirje sisaldab sihttabelis juba olemasolevat primaarvõtme väärtust, kuvab imporditoiming tõrketeate. Lähteandmeid tuleb redigeerida nii, et need sisaldaksid kordumatuid võtmeväärtusi, ja seejärel tuleb alustada imporditoimingut uuesti.

     • Indekseeritud väljad    Kui tabeli välja atribuudi Indekseeritud väärtuseks on määratud Jah (duplikaadid keelatud), siis lähtetöölehe või -vahemiku vastav veerg peab sisaldama kordumatuid väärtusi.

3. Tekstiimpordi- või tekstilinkimisviisardi asukoht erineb pisut olenevalt Accessi versioonist. Valige oma Accessi versiooni jaoks sobivad toimingud.

   • Kui kasutate Accessi või Access 2019 Microsoft 365 tellimuse versiooni uusimat versiooni, klõpsake menüü Välisandmed jaotises Impordi & link nuppu Uus andmeallikas > > tekstifailist.

   • Kui kasutate Access 2016, klõpsake menüü Välisandmed jaotises Impordi & link nuppu Tekstifail.

4. Access avab dialoogiboksi Välisandmete toomine – tekstifail.

   

5. Tippige dialoogiboksi Välisandmete toomine – tekstifail väljale Faili nimi lähtefaili nimi.

6. Määrake, kuidas soovite imporditud andmed salvestada.

   • Andmete salvestamiseks uude tabelisse klõpsake raadionuppu Impordi lähteandmed praeguse andmebaasi uude tabelisse. Teil palutakse sellele tabelile hiljem nimi panna.

   • Andmete lisandamiseks olemasolevale tabelile klõpsake raadionuppu Lisa kirjete koopia tabelile ja valige seejärel ripploendist tabel.

     Märkus.: Lingitud tabeli loomise teel andmeallika linkimise kohta leiate teavet selle artikli teemast Teksti linkimine.

7. Klõpsake nuppu OK.

   Access skaneerib faili sisu ja jagab soovitusi faili korralduse osas. Kui failis on väljad eraldajatega eraldatud, siis veenduge, et suvand Eraldajatega oleks valitud. Kui failis on kindla laiusega väljad, siis veenduge, et suvand Kindla laiusega oleks valitud. Kui te pole kindel, kas failil on eraldajatega või kindla laiusega väljad, leiate juhised varasemast jaotisest Lähtefaili ettevalmistamine.

   Märkus.: Kui lähtetekstifail sisaldab tabelduskohti vm erimärke, tähistatakse need tekstiimpordiviisardis väikeste ruudukestena andmeveergude vahel.

8. Klõpsake nuppu Edasi.

   Viisardis kuvatavat teavet mõjutab see, kas valite suvandi „Eraldajatega“ või „Kindla laiusega“.

   Eraldajatega

   Saate valida või määrata tärgi, mis väljaväärtusi eraldab: tabelduskoht, semikoolon, koma, tühik vms. Kui failis kasutatakse tekstitäpsustit, valige väljale Tekstitäpsusti kas jutumärk (") või ülakoma ('). Kui lähtefaili esimeses reas on väljanimesid, märkige ruut Esimene rida sisaldab väljanimesid. Seejärel klõpsake nuppu Edasi.

   Kindla laiusega

   Viisardis kuvatakse faili sisu. Kui Access tuvastab andmetest veerulise struktuuri, paigutatakse andmetesse väljade eraldamiseks vertikaaljooned. Vaadake viisardi soovitatud struktuur läbi ja täitke vajaduse korral viisardi juhised joonte lisamiseks, eemaldamiseks või kohandamiseks. Seejärel klõpsake nuppu Edasi.

9. Kui soovite andmeid lisada, jätkake kohe 13. toiminguga. Kui impordite andmed uude tabelisse, klõpsake nuppu Edasi. Nüüd tuleks läbi vaadata viisardis kuvatud väljaatribuudid.

   Märkus.: Kui lisate kirjeid olemasolevasse tabelisse, ei kuvata viisardis lehte, kus saab määrata imporditavate väljade teavet.

10. Klõpsake vastava välja atribuutide kuvamiseks viisardilehe allservas olevat veergu. Vaadake läbi sihtvälja nimi ja andmetüüp ning soovi korral muutke neid.

    Access kontrollib iga veeru esimest 25 rida ja pakub iga välja jaoks vaikeandmetüübi. Kui veeru esimesel 25 real on eri tüüpi väärtusi (nt tekst ja arvväärtusi), siis pakub viisard veeru kõigi või enamiku väärtustega ühilduva andmetüübi – sageli tekstandmete tüübi. Kuigi saate valida teistsuguse andmetüübi, pidage meeles, et valitud andmetüübiga ühildumatuid andmeid kas ignoreeritakse või need teisendatakse valesti. Lisateavet puuduvate või valede väärtuste parandamise kohta leiate selle artikli teemast Tõrkeotsing puuduvate või valede väärtuste korral.

11. Välja indeksi loomiseks määrake atribuudi Indekseeritud väärtuseks Jah. Lähteveeru tervikuna vahelejätmiseks märkige ruut Ära impordi välja (jäta vahele). Seejärel klõpsake nuppu Edasi.

12. Kirjete lisamisel uude tabelisse kuvatakse viisardis viib tabeli primaarvõtme määramiseks. Raadionupu Luba Accessil lisada primaarvõti klõpsamisel lisab Access sihttabelisse esimeseks väljaks automaatnumbri välja ja asustab selle automaatselt kordumatute ID-väärtustega alates väärtusest 1. Klõpsake nuppu Edasi.

    Märkus.: Kui lisate kirjeid olemasolevasse tabelisse, ei kuvata viisardis lehte, kus saab määrata imporditavate väljade teavet.

13. Access kuvab viisardi viimase lehe. Kui impordite uude tabelisse kirjeid, saate määrata sihttabeli nime. Tippige väljale Impordi tabelisse soovitud nimi. Kui tabel on juba olemas, küsitakse kinnitust, kas soovite tabeli olemasoleva sisu üle kirjutada. Jätkamiseks klõpsake nuppu Jah, sihttabelile muu nime määramiseks klõpsake nuppu Ei.

    Milleks kasutatakse nuppu Täpsem?

    Nupu Täpsem abil saate tekstiimpordiviisardis luua või avada impordimäärangu Accessi varasemates versioonides kasutatud vormingus. Kui teil pole Accessi varasemate versioonide impordispetsifikatsioone, soovitame nuppu Täpsemalt mitte kasutada. Kui soovite hoopis imporditoimingu üksikasju salvestada, saate selle toimingu kohta lisateavet järgmisest jaotisest.

14. Andmete importimiseks klõpsake nuppu Lõpeta.

    Access üritab andmed importida. Kui mis tahes andmed imporditakse, kuvatakse viisardis dialoogiboks, kus teatatakse imporditoimingu olek. Kui toiming nurjub täielikult, kuvatakse Accessis seevastu tõrketeade Faili importimisel ilmnes tõrge.

15. Avage sihttabel andmelehevaates. Võrrelge tabeli andmeid lähtefailiga ja veenduge, et andmed on õiged.

Mida on importimise kohta veel vaja teada?

• Lisateavet selle kohta, kuidas salvestada impordi üksikasju määrangusse, mida saate hiljem uuesti kasutada, leiate artiklist Impordi- ja eksporditoimingu üksikasjade salvestamine määranguna.

• Lisateavet selle kohta, kuidas käitada salvestatud impordimäärangud, leiate artiklist Salvestatud impordi- või eksporditoimingu käivitamine.

• Lisateavet selle kohta, kuidas ajastada määranguid käivituma konkreetsetel aegadel, leiate artiklist Impordi- või eksporditoimingu ajastamine.

• Lisateabe saamiseks määrangu nime muutmise, määrangute kustutamise või lähtefailide nimede värskendamise kohta määrangutes lugege artiklit Andmetoimingute haldamine.

Tõrkeotsing imporditud tabelist puuduvate või valede väärtuste korral

Kui kuvatakse teade Faili importimisel ilmnes tõrge, siis imporditoiming nurjus täielikult. Kuid kui imporditoiming kuvab lehe, milles palutakse salvestada toimingu üksikasjad, õnnestus importida kõik andmed või osa andmeist. Olekuteates mainitakse ära ka tõrkelogi tabel, mis sisaldab tõrketoimingu käigus ilmnenud tõrgete kirjeldust.

Oluline on märkida, et isegi juhul, kui olekuteade kinnitab toimingu õnnestumist, tuleb tabeli sisu ja liigendus enne tabeli kasutamist üle vaadata ja veenduda, et seal on kõik korras.

Avage sihttabel andmelehevaates ja kontrollige, kas kõigi andmete tabelisse lisamine õnnestus. Seejärel tuleks tabel avada kujundusvaates ja vaadata üle väljade andmetüübid ja muud atribuudid.

Järgmises tabelis kirjeldatakse juhiseid, mille abil saate parandada puuduvaid või valesid väärtusi.

Lisaks saate andmelehevaates viisardi viimasel lehel vaadata tõrkelogi tabelit. Tabelis on kolm välja – Tõrge, Väli ja Rida. Igal real on teave kindla tõrke kohta ja välja Tõrge sisu peaks hõlbustama tõrkeotsingut.

Tõrkestringide ja tõrkeotsinguvihjete täielik loend

Lehe algusse

Tekstifaili linkimine

Linkimise abil saate luua ühenduse teise faili andmetega ilma neid importimata – nii saate kuvada uusimaid andmeid nii algses programmis kui ka Accessi failis ilma Accessi koopiat loomata ja säilitamata. Kui te ei soovi tekstifaili sisu Accessi andmebaasi kopeerida, kuid soovite ikkagi nende andmete põhjal päringuid teha ja aruandeid luua, tuleks tekstifail linkida, mitte importida.

Tekstifaili lingi lisamisel koostatakse Accessis uus tabel, mis on lähtefailiga lingitud. Mis tahes teie tehtavad muutused lingitud tabelis ei kajastu, kuid Accessis vastava tabeli sisu redigeerida pole võimalik. Kui soovite teha andmetes muudatusi või neid liigendada, tuleks lähtefail avada ja teha muutused seal.

Tõrkeotsing lingitud tabeli väärtuste #Num! ja veaväärtuste korral

Isegi kui kuvatakse teade Tabeli linkimine on lõpule viidud, tuleks tabel avada ikkagi andmelehevaates ja veenduda, et ridadel ja veergudes kuvataks õiged andmed.

Kui näete tabelis vigu või valesid andmeid, parandage need järgmise tabeli kirjelduste järgi ja püüdke uuesti linkida. Pidage meeles, et väärtusi ei saa lisada otse lingitud tabelisse, sest tabelid on kirjutuskaitstud.

Lehe algusse