Lihtsa valikupäringu loomine

Päringu kasutamise eelised

Päringu abil saate teha järgmist.

• Vaadata andmeid teid huvitavatelt väljadelt. Kui avate tabeli, näete kõiki välju. Päring on käepärane viis väljade valiku salvestamiseks.

  Märkus.: Päring ainult viitab andmetele, aga ei salvesta neid. Kui salvestate päringu, ei salvesta te andmete koopiat.

• Saate kombineerida mitmest andmeallikast pärit andmeid. Tabelis kuvatakse tavaliselt ainult seal salvestatud andmeid. Päringu abil saate valida väljad erinevatest allikatest ja määrata, kuidas teavet kombineerida.

• Saate avaldisi väljadena kasutada. Näiteks saate väljana kasutada funktsiooni Date või kasutada funktsiooni Format väljaga, et kontrollida välja andmete vormindamist päringutulemites.

• Saate vaadata kirjeid, mis vastavad teie määratud kriteeriumidele. Kui avate tabeli, näete kõiki kirjeid. Päring on käepärane viis kirjete valiku salvestamiseks.

Põhitoimingud valikupäringu loomiseks

Valikupäringu saate luua päringuviisardi abil või kujundusvaates töötades. Päringuviisardis pole mõned kujunduselemendid saadaval, aga saate need elemendid hiljem kujundusvaates lisada. Kuigi need kaks meetodit mõnevõrra erinevad üksteisest, on põhitoimingud sisuliselt samad.

1. Valige tabelid või päringud, mida soovite andmeallikatena kasutada.

2. Määrake väljad, mille soovite andmeallikatest kaasata.

3. Valikuliselt saate määrata kriteeriumid, et piirata tagastatavaid kirjeid.

Kui olete valikupäringu loonud, käivitate selle soovitud tulemite nägemiseks. Valikupäringu käivitamiseks avate selle andmelehevaates. Kui salvestate päringu, saate seda uuesti kasutada iga kord, kui teil on vaja, näiteks vormi, aruande või mõne muu päringu andmeallikana.

Enne alustamist

Kui kasutate välju andmeallikatest, mis pole omavahel seotud, küsib päringuviisard, kas soovite seoseid luua. Viisard avab teile akna Seosed, kuid kui soovite seoseid redigeerida, peate viisardi taaskäivitama. Seetõttu kaaluge enne viisardi käitamist päringus kasutatavate seoste loomist.

Tabelitevaheliste seoste loomise kohta leiate lisateavet artiklist Tabeliseoste juhend.

Päringuviisardi kasutamine

1. Klõpsake menüü Loo jaotises Päringud nuppu Päringuviisard. 

   

2. Klõpsake dialoogiboksis Uus päring väärtust Lihtpäringuviisard ja seejärel nuppu OK.

3. Järgmisena lisage väljad. Saate lisada kuni 255 välja 32-st tabelist või päringust.

   Iga välja jaoks tehke järgmised kaks toimingut.

   1. Klõpsake jaotises Tabelid/päringud välja sisaldavat tabelit või päringut.

   2. Topeltklõpsake välja jaotises Saadaolevad väljad selle lisamiseks loendisse Valitud väljad. Kui soovite päringusse lisada kõik väljad, klõpsake kahe paremnoolega nuppu (>>).

   3. Kui olete lisanud kõik soovitud väljad, klõpsake valikut Edasi.

      

4. Kui te ei lisanud ühtegi arvuvälja (arvandmeid sisaldavad väljad), jätkake 9. juhise juurde. Kui lisasite arvuvälju, küsib viisard, kas soovite, et päring tagastaks üksikasjad või kokkuvõtteandmed.

   Tehke ühte järgmistest.

   1. Kui soovite näha üksikuid kirjeid, klõpsake nuppu Üksikasjad ja seejärel nuppu Edasi. Jätkake 9. juhise juurde.

   2. Kui soovite näha summeeritud arvandmeid, nt keskmisi, klõpsake valikut Kokkuvõte ja seejärel klõpsake valikut Kokkuvõtte suvandid.

      

5. Määratlege dialoogiboksis Kokkuvõtte suvandid, milliste väljade kokkuvõtet soovite ja kuidas soovite andmeid kokku võtta. Loendis on ainult numbriväljad.

   Valige iga numbrivälja jaoks üks järgmistest funktsioonidest:

   1. Sum    Päring tagastab välja kõigi väärtuste summa.

   2. Avg    Päring tagastab välja kõigi väärtuste keskmise.

   3. Min    Päring tagastab välja kõige väiksema väärtuse.

   4. Max    Päring tagastab välja suurima väärtuse.

   

6. Kui soovite, et päringutulemid sisaldaksid andmeallika kirjete arvu, märkige vastav ruut Kirjete arvutamine andmeallika nimes.

7. Dialoogiboksi Kokkuvõtte suvandidsulgemiseks klõpsake nuppu OK.

8. Kui te ei lisanud päringusse kuupäeva-/kellaajavälja, jätkake 9. juhise juurde. Kui lisasite päringusse kuupäeva-kellaaja välja, küsib päringuviisard, kuidas soovite kuupäevaväärtused rühmitada. Oletagem näiteks, et lisasite päringusse arvuvälja ("Hind") ja kuupäeva/kellaaja välja ("Transaction_Time") ja määrasite seejärel dialoogiboksis Kokkuvõtte suvandid , et soovite näha arvuvälja "Hind" keskmist väärtust. Kuna lisasite kuupäeva-/kellaajavälja, saate arvutada iga kordumatu kuupäeva-/kellaajaväärtuse koondväärtused iga päeva, iga kuu, iga kvartali või iga aasta kohta.

   

   Valige soovitud ajaperiood kuupäeva-/kellaajaväärtuste rühmitamiseks, seejärel valige Edasi.

   Märkus.: Kujundusvaates saate mis tahes ajaperioodi jaoks kasutada avaldist, aga viisard pakub ainult neid valikuid.

9. Viisardi viimasel lehel määrake päringule pealkiri, seejärel määratlege, kas soovite päringut avada või muuta ja seejärel valige Valmis.

   Kui otsustate päringu avada, kuvab päring valitud andmed andmelehevaates. Kui soovite päringut muuta, avatakse päring kujundusvaates.

Lehe algusse

Automaatne ühendamine

Kui lisate andmeallikad siis, kui allikate vahelised seosed on juba määratud, lisatakse need automaatselt päringusse ühendustena. Ühendused määravad selle, kuidas seotud allikatest pärinevaid andmeid kombineerida. Access loob automaatselt ühenduse kahe tabeli vahel, kui nende väljadel on ühilduvad andmetüübid ja üks väli on primaarvõti.

Võimalik, et soovite kohandada Accessi loodud ühendusi. Access määrab ühenduse loomise tüübi selle seose põhja, mida ühendus esindab. Kui Access loob ühenduse, kuid pole määratletud seost, loob Access mõne sisemise ühendamise.

Kui Access loob andmeallikate lisamisel automaatselt õiged ühendused, saate jätkata 3. juhisega. Väljundväljade lisamine.

Sama andmeallikat saab kasutada mitu korda

Mõnel juhul soovite ühendada sama tabeli või päringu kaks eksemplari , mida nimetatakse iseendaga ühendamine, mis ühendavad sama tabeli kirjed, kui ühendatud väljadel on kattuvad väärtused. Oletagem näiteks, et teil on tabel Töötajad, kus iga töötaja kirje väljal ReportsTo kuvatakse tema ülemuse ID, mitte nimi. Selle asemel saate juhi nime kuvamiseks iga töötaja kirjes kasutada iseliitmist.

Kui lisate andmeallika teist korda, lisab Access teise eksemplari nimele appends _1. Näiteks kui lisasite tabeli Töötajad kaks korda, saab teine eksemplar nimeks Töötajad_1.

Ühenduse lisamine

• Ühenduse lisamiseks lohistage ühe andmeallika väli teise andmeallika vastavale väljale.

  Access kuvab kahe välja vahel joone näitamaks, et ühendus on loodud.

  

Ühenduse muutmine

1. Topeltklõpsake muudetavat ühendust.

   Kuvatakse dialoogiboks Ühendamisatribuudid.

   

2. Vaadake läbi dialoogiboksis Ühendamisatribuudid olevad kolm suvandit.

3. Klõpsake suvandit, mida soovite kasutada ja seejärel nuppu OK.

Pärast seda, kui ühendused on valmis, saate lisada väljundiväljad – väljad, mis sisaldavad andmeid, mida soovite näha päringutulemites.

Avaldise kasutamine väljundväljana

Kui soovite teha arvutusi või kasutada päringuväljundi saamiseks funktsiooni, saate väljundväljana kasutada avaldist. Avaldises saate kasutada andmeid mis tahes päringu andmeallikast ning samuti näiteks funktsioone Format või InStr ning andmeid, mis sisaldavad ka konstante ja aritmeetilisi tehtemärke.

1. Paremklõpsake päringu tühjas veerus valikut Väli ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Suum.

2. Tippige või kleepige oma avaldis väljale Suum. Märkige avaldis nimega, mida soovite kasutada avaldise väljundi jaoks ning seejärel lisage koolon. Näiteks kui soovite avaldise nimeks panna „Viimati värskendatud“, alustaksite oma avaldist väljendiga Viimati värskendatud:.

   Märkus.: Avaldistega saab teha mitmeid toiminguid. Selles artiklis ei anta avaldiste põhjalikku selgitust. Avaldise loomise kohta leiate lisateavet artiklist Avaldise koostamine.

Väljundvälja kriteeriumide määramine

1. Tippige selle välja reale Kriteeriumid, mille väärtusi soovite piirata avaldis, mille väljaväärtused peaksid sisalduma tulemites. Näiteks kui soovite piirata päringut nii, et ainult need kirjed, mille välja Linn väärtus on Las Vegas, tippige selle välja all olevale reale Kriteeriumid väärtus Las Vegas.

   Palju näiteid erinevate andmetüüpide päringukriteeriumide kohta leiate artiklist Päringukriteeriumide näited.

2. Määratlege mis tahes alternatiivne kriteerium reale Or, mis asub rea Kriteeriumid all.

   Kui määrate alternatiivsed kriteeriumid, saab välja väärtus vastata mis tahes loetletud kriteeriumile ning selle saab kaasata päringutulemisse.

Mitme väljaga kriteeriumid

Saate kasutada mitme väljaga kriteeriume. Kui te seda teete, siis kõik konkreetses reas Kriteeriumid või Or peavad olema kõik kriteeriumis tõesed kaasatud kirje jaoks.

Kriteeriumi määramine välja abil, mida te ei soovi väljastada

Päringu kujundusse saate lisada välja ning välja andmeid mitte kaasata päringu väljundisse. Seda teete siis, kui soovite kasutada välja väärtusi päringutulemite piiramiseks, kuid ei soovi näha välja väärtusi.

1. Lisage väli kujundusruudustikku.

2. Tühjendage välja märkeruut real Kuva.

3. Määratlege kriteeriumid nagu teeksite seda väljundvälja jaoks.