SharePoint töövood on eelprogrammeeritud minirakendused, mis hõlbustavad ja automatiseerivad mitmesuguseid äriprotsesse. Töövoogude abil saate koguda allkirju, tagasisidet või kinnitusi kavandile või dokumendile või jälgida rutiinse toimingu praegust olekut. SharePoint töövood on loodud teie aja ja vaeva säästmiseks ning regulaarselt sooritatavate tööülesannete ühtsuse ja tõhususe tagamiseks.
Märkused:
-
Alates 1. augustist 2020 on SharePoint 2010 töövood uute rentnike jaoks kasutuselt kõrvaldatud ja olemasolevatest rentnikest eemaldatud 1. novembril 2020. Kui kasutate SharePoint 2010 töövooge, soovitame migreerida Power Automate'i või mõnda muusse toetatud lahendusse. Lisateavet leiate teemast SharePoint 2010 töövoo aegumine.
-
SharePoint 2013 töövoog on alates aprillist 2023 aegunud ja lülitatakse uute rentnike jaoks välja alates 2. aprillist 2024. See eemaldatakse olemasolevatest rentnikest ja kõrvaldatakse täielikult kasutuselt alates 2. aprillist 2026. Kui kasutate SharePoint 2013 töövoogu, soovitame migreerida Power Automate'i või muudesse toetatud lahendustesse. Lisateavet leiate teemast SharePoint 2013 töövoo aegumine Microsoft 365-s.
Mis on SharePoint töövoog?
Arvatavasti teate juba, mis on vooskeem. See on graafiline mingi protsessi kujutis koos juhistega igal sammul toimuva kohta.
SharePoint töövoog on nagu automaatne vooskeem, mis eemaldab teie tavalistest tööprotsessidest palju tööd, äraarvamise ja juhuslikkuse.
Näiteks vaadake joonisel olevat dokumendi kinnitamise protsessi. Selle toimingu käsitsi käivitamine võib tähendada suurt hulka kontrollimist ja jälgimist, dokumentide edasisaatmist ja meeldetuletuste saatmist ning iga ülesande peate tegema teie ise või üks või mitu teie kolleegi. See tähendab palju lisatööd ja pidevat katkestuste voogu.
Kui aga kasutate protsessi käivitamiseks SharePoint dokumendi kinnitamise töövoogu, teeb kogu selle kontrollimise ja jälgimise ning meelde tuletamise ja edasisaatmise automaatselt töövoog. Kui keegi jääb tööülesande lõpetamisega hiljaks või kui ilmneb mõni muu probleem, genereerib enamik kaasatud töövooge teatise, mis annab teile sellest teada. Protsessi seiret vähendatakse.
SharePoint töövoo käivitamine on lihtne. Valige töövoo tüüp, valige oma suvandid ja laske töövool töötada. Vajaduse korral tühistage või lõpetage töövoog.
Kõik kaasatud töövootüübid toimivad mallina. Töövoo eksemplari saate lisada ühe loendi või teegi või terve saidikogumi jaoks algatusvormi abil, et määrata eksemplari jaoks soovitud suvandid ja valikud. Need suvandid ja valikud hõlmavad seda, kellele töövoog tööülesanded määrab, ülesande tähtajad, kuidas töövoogu saab käivitada ja kes, ning tööülesande teatistesse kaasamise juhiseid. Uue töövoo loomiseks valige Loendi sätted > Töövoo sätted > Lisa töövoog. Soovi korral lugege lisateavet 2010. ja 2013. aasta töövoogude kohta.
NB!: Töövood Kinnitamine, Tagasiside kogumine ja Allkirjade kogumine pole vaikimisi aktiveeritud ja neid pole seosevormi loendiboksis Valige töövoomall . Kui soovite neid kasutatavaks muuta, peate paluma saidiadministraatoril need saidikogumiku tasemel aktiveerida. Valige Saidisätted > Saidikogumi funktsioonid > Töövoogude aktiveerimise funktsioon. Samuti pakub SharePoint 2013SharePoint 2010 põhinevaid töövoomalle. Kui soovite luua SharePoint 2013-põhise töövoo sarnase loogikaga, kasutage tööriista nagu SharePoint Designer 2013.
Eelprogrammeeritud töövootüüpe on viis.
Iga olekumuutuse korral määrab töövoog isikule tööülesande ja saadab selle kohta meiliteatise. Tööülesande lõpetamisel värskendab töövoog üksuse oleku ja viib selle järgmisesse etappi. Kolme olekuga töövoog on loodud töötama koos loendimalliga Probleemijälitus, kuid saate seda kasutada mis tahes loendiga, mis sisaldab veergu Valik, milles on vähemalt kolm väärtust.
Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist Kolme olekuga töövoo kasutamine.
Töövoo lisamiseks ja käivitamiseks peavad teil olema sobivad õigused selles loendis, teegis või saidikogumis, kus töövoog töötab.
-
Töövoo lisamine Töövoo lisamiseks peab teil vaikimisi olema loendite haldamise õigus. (Rühmal Omanikud ja Liikmete rühmal on loendite haldamise õigus vaikimisi, kuid rühmal Külastajad seda õigust pole.)
-
Töövoo käivitamine Juba lisatud töövoo käivitamiseks peab teil vaikimisi olema üksuste redigeerimise õigus. (Rühmadel Omanikud ja Liikmed on üksuste redigeerimise õigus vaikimisi, kuid rühmal Külastajad seda õigust pole.) Samuti saavad omanikud konfigureerida teatud töövood nii, et neid saaksid käivitada ainult rühma Omanikud liikmed. Ainuõigustega alamsaidi korral peavad omanikud veenduma, et töövoo kasutajatele määratakse nõutavad õigused konkreetselt. Lugege artiklit SharePointi loendi või teegi õiguste redigeerimine ja haldamine. < See põhineb tagasisidel – "Lõin oma ettevõtte SP saidil alamsaidi töövoofunktsiooni testimiseks, nii et mul peaks olema töövoo käivitamise õigus, kuid ma ei saa - miks mitte?" >
Järgmine joonis annab ülevaate SharePointi töövoo kavandamise, lisamise, käivitamise ja muutmise põhietappidest. Sellele järgnevad eraldi jaotised iga etapi kohta.
-
Kavandamine Kui kasutate töövoo versiooni lisamiseks algatusvormi, veenduge, et teate milliseid suvandeid soovite kasutada ja millist teavet vajate.
-
Lisamine Töövoo versioon loendisse, teeki või saidikogumisse lisamiseks täitke algatusvorm.
-
Alustada Käivitage uus töövoog kas käsitsi või automaatselt loendis või teegis olevas dokumendis või muus üksuses. (Kui käivitate selle käsitsi, on teil võimalus muuta mõnda töövoo seosevormi sätet lühemal algatusvormil .) Kui töövoog käivitub, loob see tööülesandeid, saadab teavitussõnumeid ning hakkab toiminguid ja sündmusi jälgima.
-
Jälgimine Kui töövoog on käivitatud, saate vaadata töövoo oleku lehte, kus näete lõpetatud ülesandeid ja muid toimunud tegevusi. Vajadusel saate siin reguleerida praegusi ja tulevasi ülesandeid ja isegi sellest töövoost loobuda või selle peatada.
-
Läbivaatus Kui tegevus on lõpetatud, saab kogu tegevuse ajalugu vaadata töövoo oleku lehe kaudu. Selle lehe kaudu saate luua ka töövoo üldjõudluse statistikaaruandeid.
-
Muutmine Kui töövoog ei tööta päris nii nagu soovite, saate avada algse lisamisel kasutatud seosevormi ja teha seal soovitud muudatused.
Kui soovite, et valmistöövoog oleks paindlikum, saate seda täiendavalt kohandada vastava tööriistaga (nt SharePoint Designer 2013). Soovi korral saate ka ise täiesti uue töövoo luua.
Töövoodisaineri abil saate luua reeglid, mis seostavad tingimused ja toimingud SharePointi loendites ja teekides asuvate üksustega. Loendi- ja teegiüksuste muudatuste ilmnemisel käivitatakse töövootoimingud.
Näiteks võite kujundada töövoo, mis käivitab täiendava kinnitamise töövoo, kui üksuse maksumus ületab teatud summa.
Töövoo võite määratleda ka seostatud dokumentidekomplektile. Näiteks, kui töövoog on seotud dokumenditeegiga või filtreeritud dokumendi sisutüübi alusel, kuvatakse kontekstipõhised dokumendikomplekti toimingud. Dokumendikomplektis käsitletakse dokumentide rühma üksiku üksusena, nii et dokumendikomplekti töövootoimingud rakendatakse igale selle dokumendikomplekti üksusele.
Lisateave
Töövoo loomine SharePoint Designer 2013 ja SharePointi töövooplatvormi abil
