Märkus.: Microsoft Access ei toeta Exceli andmete importimist rakendatud detundlikkuse sildiga. Ajutise lahendusena saate sildi enne importimist eemaldada ja seejärel pärast importimist uuesti rakendada. Lisateavet leiate teemast Office'i failidele ja meilisõnumitele detundlikkuse siltide rakendamine.
Accessil ja Microsoft Excelil on palju sarnasusi, mistõttu võib olla raske otsustada, millist programmi peaksite kasutama. Näiteks võivad mõlemad programmid talletada suuri andmehulki, käitada võimsaid päringuid ja analüüsiriistu andmete tükeldamiseks ja hajutamiseks ning teha keerukaid arvutusi, mis tagastavad vajalikud andmed.
Igal programmil on siiski selged eelised, olenevalt sellest, millist tüüpi andmeid haldate ja mida soovite nende andmetega teha. Näiteks kui teie eesmärk on säilitada andmeterviklus vormingus, millele pääsevad juurde mitu kasutajat, on Access teie parim valik, samas kui Excel sobib paremini keerukate arvandmete jaoks, mida soovite sügavuti analüüsida.
Paljudel juhtudel saate kasutada mõlemat programmi, kasutades mõlemat enda jaoks sobivaimal eesmärgil. Üldiselt on Access andmete haldamiseks parem: aidata teil andmeid korraldada, hõlpsalt otsida ja mitmele samaaegsele kasutajale kättesaadavaks teha. Excel on üldiselt andmete analüüsimiseks parem: keerukate arvutuste tegemine, võimalike tulemuste uurimine ja kvaliteetsete diagrammide koostamine. Kui kasutate andmete talletamiseks Accessi ja Excelit nende analüüsimiseks, saate kasutada mõlema programmi eeliseid.
Enne kui otsustate, millist programmi kasutada, võite soovida võrrelda iga programmi eeliseid, õppida, millal on kõige parem ühte või teist kasutada, ja uurida, kuidas töötada mõlema programmiga, et saavutada täpselt soovitud tulemused.
Märkus.: Kõik Microsoft Office'i komplektid sisaldavad Excelit, kuid kõik komplektid ei sisalda Accessi.
Iga programmi eeliste võrdlus
Õige programmi valimine on väga oluline, kui soovite oma teabele juurde pääseda ja seda maksimaalse jõudluse ja täpsusega värskendada. Selleks et välja selgitada, milline programm sobib kõige paremini teie soovitud ülesannete jaoks, võib see aidata võrrelda iga programmi pakutavaid eeliseid seoses andmete talletamise, andmeanalüüsi, mitme kasutajaga koostöö ja turvalisusega.
Lamedad ja relatsioonandmed Selleks et otsustada, milline programm sobib teie andmete talletamiseks kõige paremini, esitage endale järgmine küsimus: kas andmed on relatsioonandmed või mitte? Andmeid, mis võivad ühes tabelis või töölehel tõhusalt sisalduda, nimetatakse tasapinnalisteks või mitterelatsioonilisteks andmeteks. Näiteks kui soovite luua klientide lihtsa loendi, kus on ainult üks aadress ja iga kliendi kontaktisik, võib Excel olla parim valik. Kui aga soovite talletada keerukamat kliendiloendit, mis sisaldab iga kliendi arveldus- ja kättetoimetamisaadresse, või iga kliendi jaoks mitu kontakti, on Parem lahendus Access.
relatsioonandmebaas korraldate oma teabe mitmesse tabelisse. Hästi kujundatud relatsioonandmebaasis on iga tabel tasane ja sisaldab teavet ainult ühte tüüpi andmete kohta. Näiteks kui loote kliendiandmebaasi, tuleks klientide nimed talletada ühes tabelis, samas kui nende klientide arveldus- ja kättetoimetamisaadressid tuleks talletada eraldi tabelis. Aadresside salvestamine nimedest eraldi on hea mõte, kuna igal kliendil võib olla mitu aadressi ja te soovite iga kliendi jaoks sisestada mitu aadressi, ilma et peaksite iga aadressi kliendinime uuesti sisestama.
Kohalikud ja välisandmed Accessi abil saate luua ühenduse mitmesugustest välistest andmeallikatest pärinevate andmetega, et saaksite neid andmeid ilma importimata vaadata, esitada ja redigeerida. Näiteks pakub Access käske Microsoft SQL Serveri andmebaasis olevate andmetega ühenduse loomiseks, dBASE-faili või Outlooki kaustaga ühenduse loomiseks koos paljude muude andmeallikatega. Exceli abil saate luua ühenduse mitmesuguste andmeallikatega ( sh Accessi, SQL Serveri ja analüüsiteenuste andmebaasid, teksti- ja XML-failid ning ODBC ja OLE DB andmeallikad). Lähteandmete muutmiseks Exceli kasutajaliidese kaudu ei saa aga andmeid redigeerida.
Nii Access kui ka Excel pakuvad käske Windows SharePoint Services loendites olevate andmetega ühenduse loomiseks. Kuid Excel pakub vaid kirjutuskaitstud ühendust SharePointi loenditega; Access võimaldab teil sharePointi loenditest andmeid lugeda ja neid loenditesse kirjutada.
Andmete terviklus ja paindlikkus Kordumatud identifikaatorid aitavad säilitada teie andmete tervikluse ja need tagavad, et kaks rida (või kirjet) ei sisalda täpselt samu andmeid. Kordumatud identifikaatorid pakuvad ka kiireimat võimalust andmete otsimiseks või sortimiseks. Accessis saate andmetüübi Automaatnumber abil luua iga kirje jaoks automaatselt kordumatu identifikaatori. Seejärel saate neid identifikaatoreid kasutada ühe tabeli kirjete seostamiseks ühe või mitme teise tabeli kirjega.
Struktuur, mida Access teie andmetele rakendab, aitab tagada andmete tervikluse. Access võib nõuda, et ühe tabeli uutel kirjetel oleks teises tabelis olemasolev vastav väärtus, nii et orbkirjeid ei saa luua. Näiteks ei soovi te saada tellimust, mis ei sisaldanud klienditeavet. Access võib nõuda, et igal tabeli Tellimused uuel kirjel oleks tabelis Kliendid vastav kliendiväärtus. Seda nõutavat väärtuste vastavust nimetatakse viiteterviklus.
Samuti saate andmete õige sisestamise tagamiseks kehtestada oma piirangud ja reeglid. Excel võimaldab teil sisestada andmeid vabamalt, kuid kuna Excel ei toeta relatsioonandmeid, ei saa see viitamisterviklust toetada. Siiski saate Excelis andmesisestuse juhtimiseks kasutada käsku Andmete valideerimine .
Päringute esitamine Kui teil on sageli vaja oma andmeid vaadata mitmel viisil, olenevalt muutuvatest tingimustest või sündmustest, võib Access olla parem valik andmete talletamiseks ja nendega töötamiseks. Access võimaldab teil sql-päringute (Structured Query Language) abil kiiresti tuua ainult soovitud andmeread ja -veerud, olenemata sellest, kas andmed sisalduvad ühes tabelis või mitmes tabelis. Arvutuslikke välju saate luua ka päringutes olevate avaldiste abil. Accessis avaldise kasutamine sarnaneb excelis väärtuste arvutamiseks valemite kasutamise protsessiga. Accessi päringute abil saate ka andmeid summeerida ja liitväärtusi (nt summasid, keskmisi ja loendusväärtusi) esitada.
Modelleerimine Excelis saate töölehemudeli tulemi prognoosimiseks kasutada juhul-kui-analüüs tööriistu. Mõjuanalüüs võimaldab teil andmetega käitada erinevaid stsenaariume (nt parima juhtumi ja halvima juhtumi stsenaariumid) ning võrrelda kokkuvõttearuandes mitme stsenaariumi andmeid. Sarnast funktsiooni Accessis saadaval pole.
Pivoting and charting Mõlemas programmis saate luua PivotTable-liigendtabeli aruandeid ja PivotTable-liigendtabeli diagramme. Excel pakub aga Täpsemaid PivotTable-liigendtabeli aruandlus- ja diagrammifunktsioone kui Access. Kui plaanite regulaarselt luua ulatuslikke PivotTable-liigendtabeli aruandeid või pakkuda professionaalse ilmega diagramme, peaksite samade Accessi funktsioonide asemel kasutama Excelis PivotTable-liigendtabeli aruandlust või PivotTable-liigendtabeli diagrammide koostamist.
Nii Accessi kui ka Excelit saab kasutada koostöökeskkondades (nt Teenuses Windows SharePoint Services ja võrgufailide ühiskasutuses), kuid andmetele pääsevad juurde mitu kasutajat erinevalt.
Mitme kasutaja juurdepääs andmetele Tavalises töös võimaldab Access mitmel kasutajal avada ühe andmebaasi samaaegselt; See toimib hästi, kuna Access lukustab ainult redigeeritavad andmed; seetõttu saavad teised kasutajad redigeerida erinevaid kirjeid ilma konfliktideta. Excelis saate töövihiku teiste kasutajatega ühiskasutusse anda, kuid mitme kasutajaga koostööfunktsioon toimib kõige paremini siis, kui kasutajad töötavad selle töövihiku andmetega samal ajal, mitte samal ajal. Tegelikult teevad Accessi andmebaasi kasutajad andmekogumi osas koostööd ja Exceli töövihiku kasutajad teevad dokumendi kallal koostööd.
Teenuse Windows SharePoint Services kasutamine koostööks Mõlemad programmid on integreeritud teenuse Microsoft Windows SharePoint Services tehnoloogiatega (nt SharePointi loendid ja dokumenditeegid).
Access pakub sharePointi saidil mitme kasutajaga koostöö tegemiseks mitmesuguseid võimalusi. Näiteks saate täisandmebaasi üles laadida teenuse Windows SharePoint Services dokumenditeeki, muuta vormid ja aruanded kättesaadavaks teenuse Windows SharePoint Services vaadetena ning linkida andmebaasi SharePointi loendites talletatavate andmetega.
Excel võimaldab SharePointi teenuste saidil teha mitme kasutajaga koostööd. Saate töövihiku üles laadida teenuse Windows SharePoint Services dokumenditeekidesse, kus üksikkasutajad saavad töövihiku muudatuste tegemiseks välja registreerida, takistades teistel kasutajatel töövihiku samaaegset muutmist. Kasutajad saavad töövihikut redigeerida ilma seda dokumenditeegis välja möllimata. Sel juhul peavad nad andmekonfliktide vältimiseks kooskõlastama teiste kasutajatega.
Võrgukaustade kasutamine koostööks Kui talletate Accessi andmebaasi ühiskasutatavas võrgukaustas, saab mitu kasutajat andmebaasi korraga avada ja andmetega töötada. Üksikkirjed lukustatakse, kui kasutaja neid redigeerib. Kui salvestate Exceli töövihiku ühiskasutatavasse võrgukausta, saab töövihikut korraga redigeerida ainult üks kasutaja. Vaatamiseks saab mitu kasutajat töövihikut avada samal ajal, kui teine kasutaja seda redigeerib, kuid need kasutajad ei saa andmeid muuta enne, kui töövihikut redigeeriv kasutaja selle suleb.
Mõlemal programmil on sarnased funktsioonid ( paroolid ja krüptimine), mis aitavad teil vältida andmete kaotsiminekut ja kaitsta teie andmeid volitamata juurdepääsu eest. Siiski on Kasutajate taseme andmekaitse toimimises Accessis ja Excelis mõned erinevused.
Andmete kaotsimineku vältimine Accessis salvestatakse teie töö pidevalt, nii et ootamatu nurjumise korral ei kaota te tõenäoliselt palju tööd (kui neid on). Kuna Access salvestab teie töö pidevalt, saate teha ka muudatusi, mida te hiljem ei soovi teha. Andmebaasi soovitud viisil taastamiseks peaksite looma andmebaasifailist varukoopia teie vajadustele vastava ajakava alusel. Saate varukoopia põhjal taastada kogu andmebaasi või taastada ainult vajaliku tabeli või muu andmebaasiobjekti. Kui kasutate failisüsteemi varundusutiliiti, saate andmete taastamiseks kasutada ka andmebaasi koopiat failisüsteemi varukoopiast. Excelis saate automaattaasteteavet andmete värskendamise ajal kindla intervalliga salvestada.
Kasutajatasandi andmekaitse Excelis saate kriitilised või privaatsed andmed vaatest eemaldada, peites andmeveerud ja -read ning seejärel kaitstes kogu töölehte, et juhtida kasutajate juurdepääsu peidetud andmetele. Lisaks töölehe ja selle elementide kaitsmisele saate töölehe lahtreid lukustada ja vabastada, et teised kasutajad ei saaks tahtmatult olulisi andmeid muuta.
Failitaseme turve Failitasemel saate mõlemas programmis krüptimine abil takistada volitamata kasutajatel andmete kuvamist. Samuti saate andmebaasifaili või töövihiku avamiseks nõuda parool sisestamist. Lisaks saate andmebaasifaili või -töövihiku turvalisuse tagamiseks kasutada digitaalallkiri.
Piiratud juurdepääs andmetele Excelis saate määrata kasutajapõhised õigused andmetele juurdepääsemiseks või määrata kirjutuskaitstud õigused, mis takistavad teistel kasutajatel andmetes muudatusi tegemast, millele neil on juurdepääs. Access ei paku kasutajatasandi turbefunktsioone, kuid Access toetab selle andmebaasiserveri kasutajaturbemudelit, millega see ühenduse loob. Näiteks kui lingite SharePointi loendiga, on Accessis ära toodud SharePointi loendi kasutajaõigused. Kui soovite volitamata kasutajad Accessi andmetest eemal hoida, saate andmebaasi krüptimiseks määrata parooli. Kasutajad peavad andmebaasist andmete lugemiseks sisestama parooli, isegi kui nad pääsevad neile juurde mõne muu programmi (nt Exceli) kaudu.
Lisateavet andmete kaitsmise kohta leiate teemadest Access 2003 kasutajatasandi turbe määramine või muutmine rakenduses Access 2007 või uuemas versioonis ning Kaitse ja turve Excelis.
Millal Accessi kasutada?
Üldiselt on Access parim valik siis, kui peate andmeid regulaarselt jälgima ja salvestama ning seejärel kuvama, eksportima või printima nende andmete alamhulki. Accessi vormid pakuvad andmetega töötamiseks mugavamat liidest kui Exceli tööleht. Accessi abil saate sageli tehtavaid toiminguid automatiseerida ja Accessi aruanded võimaldavad andmeid kokku võtta nii prinditud kui ka elektroonilisel kujul. Access pakub teie andmetele rohkem struktuuri; Näiteks saate määrata, millist tüüpi andmeid saab sisestada, milliseid väärtusi sisestada ja kuidas ühe tabeli andmed on seotud muude tabelite andmetega. See struktuur aitab tagada, et sisestatakse ainult õiget tüüpi andmed.
Access talletab andmeid tabelites, mis näevad välja nagu töölehed, kuid Accessi tabelid on mõeldud keerukaks päringute tegemiseks muudes tabelites talletatud andmete suhtes.
Kasutage Accessi järgmistel juhtudel.
-
Eeldage, et paljud inimesed töötavad andmebaasiga ja soovite töökindlaid suvandeid, mis käitlevad teie andmete värskendusi ohutult (nt kirjete lukustamine ja konfliktide lahendamine).
-
Ennetage vajadust lisada veel tabeleid andmehulgale, mis pärinevad tasapinnalise või mitterelatsioonilise tabelina.
-
Soovite käitada keerukaid päringuid.
-
Soovite luua mitmesuguseid aruandeid või aadressisilte.
-
Kontaktide haldamine Saate hallata kontakte ja postiaadresse ning seejärel luua Accessis aruandeid või ühendada andmed Microsoft Office Wordiga, et printida vormkirju, ümbrikke või postitussilte.
-
Laoseisu ja varade jälgimine Saate luua kodus või ettevõttes varade nimekirja ja talletada koos andmetaga fotosid või muid seotud dokumente.
-
Tellimuse jälitamine Saate sisestada teavet toodete, klientide ja tellimuste kohta ja seejärel luua aruandeid, mis kuvavad müügitulemused töötaja, regiooni, ajavahemiku või muu väärtuse kaupa.
-
Tööülesande jälgimine Saate jälgida inimesterühma tööülesandeid ja sisestada uusi tööülesandeid samal ajal, kui teised värskendavad samas andmebaasis oma olemasolevaid tööülesandeid.
-
Laenuraamatukogude korraldamine Accessi abil saate talletada andmeid oma raamatute ja CD-de kohta ning jälgida, kellele olete need laenanud.
-
Ürituste plaanimine Saate sisestada teabe sündmuse kuupäeva, asukoha ja osalejate kohta ning printida pärast sündmuse ajakava või kokkuvõtte.
-
Toitumisjälgimine Jälgige retsepte ning logige dieedi- ja harjutustegevusi.
Millal Excelit kasutada?
Excelis saab tabelarvutusprogrammina talletada suuri andmehulki töövihikutes, mis sisaldavad ühte või mitut töölehte. Andmebaasihaldussüsteemi (nt Accessi) asemel on Excel optimeeritud andmete analüüsimiseks ja arvutamiseks. Seda paindlikku programmi saate kasutada andmete analüüsimiseks mudelite koostamiseks, lihtsate ja keerukate valemite koostamiseks nende andmetega arvutuste tegemiseks, andmete soovitud viisil liigendamiseks ja mitmesuguste professionaalse ilmega diagrammide andmete esitamiseks. Microsoft Create'il on mitu Exceli kujundusmalli, mille hulgast valida
Kasutage Excelit järgmistel juhtudel.
-
Saate mitme tabeliga relatsioonandmebaas asemel nõuda andmete lamedat või mitterelatsioonilist vaadet ning siis, kui andmed on enamasti arvulised.
-
Saate oma andmetega sageli arvutusi ja statistilisi võrdlusi teha.
-
Soovite kasutada PivotTable-liigendtabeli aruandeid hierarhiliste andmete kuvamiseks kompaktses ja paindlikus paigutuses.
-
Plaanige diagramme regulaarselt luua ja soovite kasutada Excelis saadaolevaid uusi diagrammivorminguid.
-
Andmete rõhutamiseks saate kasutada tingimusvormingu ikoone, andmeribasid ja värviskaalasid.
-
Soovite andmetega teha keerukaid mõjuanalüüsi toiminguid (nt statistiline, tehniline ja regressioonianalüüs).
-
Soovite jälgida lihtsas loendis olevaid üksusi kas isiklikuks kasutamiseks või piiratud koostööks.
-
Raamatupidamine Exceli võimsaid arvutusfunktsioone saate kasutada paljudes finantsaruannetes (nt rahavoogude aruandes, kasumiaruandes või kasumiaruandes).
-
Eelarve koostamine Olenemata sellest, kas teie vajadused on isiklikud või äritegevusega seotud, saate Excelis luua mis tahes tüüpi eelarveid (nt turunduseelarve, sündmuse eelarve või pensionile jäämise eelarve).
-
Arveldamine ja müük Excelist on kasu ka arveldus- ja müügiandmete haldamisel ning saate hõlpsalt luua vajalikud vormid (nt müügiarved, saatelehed või ostutellimused).
-
Aruandlus Excelis saate luua mitmesuguseid aruandeid, mis kajastavad teie andmeanalüüsi või summeerivad andmeid (nt aruanded, mis mõõdavad projekti jõudlust, prognoosiandmeid, summeerivad andmeid või esitavad dispersiooniandmeid).
-
Plaanimine Excel on suurepärane vahend professionaalsete plaanide või kasulike plaanurite loomiseks ( nt iganädalane tunniplaan, turundusuuringuplaan, maksuplaan või plaanurid, mis aitavad teil kavandada iganädalasi eineid, peoid või puhkust.
-
Jälgimise Exceli abil saate jälgida ajalehel või loendis talletatud andmeid (nt töö jälgimiseks mõeldud ajalehte või seadmeid jälgivat inventuuriloendit).
-
Kalendrite kasutamine Oma võrgulaadse olemuse tõttu annab Excel endale hea võimaluse luua mis tahes kalendrit – näiteks akadeemilist kalendrit kooliaasta tegevuste jälgimiseks või finantsaasta kalendrit ärisündmuste ja vahe-eesmärkide jälgimiseks.
Nende kategooriate kasulikke Exceli malle vaadake teemast Exceli mallid Microsoft Office Online'is.
Accessi ja Exceli koos kasutamine
Vahel võib teil tekkida soov kasutada mõlema programmi pakutavaid eeliseid. Näiteks lõite Excelis töölehe, milles saate andmeid arvutada ja analüüsida, kuid tööleht on muutunud liiga suureks ja keerukaks ning paljudel teistel kasutajatel peab olema andmetele juurdepääs. Praegu võib teil tekkida soov tööleht Accessi importida või linkida ja kasutada seda andmebaasina, mitte Excelis. Või on teil andmeid Accessi andmebaasis, mille kohta soovite luua üksikasjalikke Exceli PivotTable-liigendtabeli aruandeid ja professionaalse ilmega Exceli diagramme.
Olenemata sellest, millist programmi esimest korda kasutate, saate andmed alati ühest programmist teise üle kanda, kus saate sellega edasi töötada. Andmeühendusega või ilma saate andmed Excelist Accessi tuua (ja vastupidi), kopeerides, importides või eksportides.
Mõlema programmi vahel andmete vahetamise kohta leiate lisateavet teemast Andmete teisaldamine Excelist Accessi.
