Usar una casilla u otro control para mostrar un valor Sí/No

¿Qué desea hacer?

• Decidir qué control usar

• Crear una casilla de verificación dependiente, un botón de opción o un botón de alternancia

• Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternancia independientes

• Comprender los grupos de opciones

• Crear un grupo de opciones

• Agregar una nueva opción a un grupo de opciones existente

Decidir qué control usar

En la mayoría de las situaciones, una casilla es el mejor control para representar un valor Sí/No. Este es el tipo de control predeterminado que se crea al agregar un campo Sí/No a un formulario o informe. Por el contrario, los botones de opción y los botones de alternancia se usan con mayor frecuencia como parte de un grupo de opciones. Para obtener más información sobre los grupos de opciones, vea la sección Comprender los grupos de opciones.

En la ilustración siguiente se muestran los tres controles y cómo representan los valores Sí y No. La columna Sí muestra el control tal y como aparece cuando está seleccionado y la columna No muestra el control tal y como aparece cuando está desactivado.

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Crear una casilla de verificación dependiente, un botón de opción o un botón de alternancia

Puede crear rápidamente una casilla arrastrando un campo Sí/No desde el panel Lista de campos hasta el formulario o informe.

1. Para abrir el formulario o informe en la vista Presentación o la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y, después, haga clic en la vista que desee en el menú contextual.

2. Si aún no se muestra el panel Lista de campos, presione ALT+F8 para mostrarlo.

3. Expanda las listas de tablas si es necesario haciendo clic en los signos más (+) situados junto a los nombres de tabla.

4. Arrastre el campo Sí/No desde el panel Lista de campos hasta el formulario o informe.

   Según el valor de la propiedad Mostrar control del campo, se crea una casilla, un cuadro de texto o un cuadro combinado y se enlaza al campo. Al crear un nuevo campo Sí/No en una tabla, la configuración predeterminada de la propiedad Control de presentación del campo es Casilla.

Si lo desea, puede cambiar el control de casilla a un botón de opción o un botón de alternancia. Para ello, haga clic con el botón derecho en la casilla, seleccione Cambiar a en el menú contextual y, a continuación, haga clic en Botón de alternancia o botón de opción .

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Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternancia independientes

Puede usar una casilla independiente, un botón de opción o un botón de alternancia en un cuadro de diálogo personalizado para aceptar la entrada del usuario y, a continuación, realizar una acción basada en esa entrada.

1. Para abrir el formulario o informe en la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la pestaña Diseño , en el grupo Controles , haga clic en la herramienta del control que desee (casilla, botón de opción o botón de alternancia ).

3. Haga clic en el formulario o informe donde quiera colocar el control.

   Access coloca el control en el formulario o informe.

Aunque no es necesario, es posible que desee cambiar el nombre del control para que tenga un nombre más significativo. Si lo hace, no cambiará la etiqueta que se muestra junto al control, pero puede hacer que sea más fácil hacer referencia a ella en expresiones o macros.

Comprender los grupos de opciones

Una casilla, un botón de opción o un botón de alternancia individuales pueden estar enlazados o no enlazados, o pueden formar parte de un grupo de opciones. Un grupo de opciones muestra un conjunto limitado de alternativas y solo se puede seleccionar una opción de un grupo de opciones a la vez. Un grupo de opciones consiste en un marco de grupo y un conjunto de casillas, botones de alternancia o botones de opción.

Si un grupo de opciones está enlazado a un campo, solo el marco de grupo en sí está enlazado al campo, no los controles contenidos dentro del marco. En lugar de establecer la propiedad Origen del control para cada control del grupo de opciones, establezca la propiedad Valor de opción de cada control en un número significativo para el campo al que está enlazado el marco de grupo. Al seleccionar una opción en un grupo de opciones, Access establece el valor del campo al que está enlazado el grupo de opciones con el valor de la propiedad Valor de opción de la opción seleccionada.

El valor de un grupo de opciones solo puede ser un número, no texto. Access almacena este número en la tabla subyacente. Un grupo de opciones también se puede establecer en una expresión o puede ser independiente. Puede usar un grupo de opciones independiente en un cuadro de diálogo personalizado para aceptar la entrada del usuario y, a continuación, realizar una acción basada en esa entrada.

Es una práctica estándar usar casillas para campos Sí/No y botones de opción o botones de alternancia para grupos de opciones. Sin embargo, esta es solo una sugerencia y puede usar cualquiera de los tres controles para cada propósito.

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Crear un grupo de opciones

Puede crear rápidamente un grupo de opciones mediante el Asistente para grupos de opciones. Antes de empezar, decida si desea que el valor de opción se almacene en una tabla. Si es así, debe tener un campo del tipo de datos Número designado para este fin.

Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una tabla, vea el artículo Crear una tabla y agregar campos.

1. Para abrir el formulario en la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño .

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, asegúrese de que esté seleccionada la opción Utilizar Asistentes para controles‍ .

3. En el mismo grupo, haga clic en Grupo de opciones .

4. Haga clic en el formulario donde quiera colocar el grupo de opciones.

5. Siga las instrucciones del asistente. En la última página, haga clic en Finalizar.

   Access coloca el grupo de opciones en el formulario.

Cambiar el nombre del grupo de opciones    Aunque no es necesario, es posible que desee cambiar el nombre del grupo de opciones para que tenga un nombre más significativo. Si lo hace, no cambiará la etiqueta que se muestra junto al grupo de opciones, pero puede facilitar la referencia al control en expresiones o macros.

1. Asegúrese de que el grupo de opciones está seleccionado haciendo clic en el marco del grupo.

2. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

3. Escriba un nuevo nombre en el cuadro de propiedad Nombre del grupo de opciones.

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Agregar una nueva opción a un grupo de opciones existente

Puede agregar nuevos controles de opción a un grupo de opciones a medida que cambien sus necesidades. Puede crear un nuevo control en el grupo o cortar un control existente desde otra parte del formulario y pegarlo en el grupo.

1. Para abrir el formulario en la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño .

2. Haga clic en el marco del grupo de opciones para seleccionarlo y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño del marco para dejar espacio para el nuevo control de opciones.

3. Siga uno de estos procedimientos:

   • Crear un nuevo control en el grupo    

     1. En la pestaña Diseño , en el grupo Controles , haga clic en la herramienta para el tipo de control que desea agregar (casilla, botón de opción o botón de alternancia ).

     2. Mueva el puntero para colocarlo dentro del marco del grupo de opciones. El marco cambia de color para indicar que el nuevo control pasará a formar parte del grupo de opciones.

     3. Haga clic para colocar el control en el grupo.

   • Mover un control existente al grupo    

     Simplemente arrastrar un control a un grupo de opciones no lo convierte en parte del grupo. Debe cortar y pegar el control en el grupo para que se convierta en una opción.

     1. Seleccione el control que desea mover al grupo de opciones.

     2. En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, haga clic en Cortar.

     3. Seleccione el grupo de opciones haciendo clic en el marco que rodea el grupo.

     4. En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, haga clic en Pegar.

        Access agrega el control al grupo.

4. Es probable que deba mover el control y su etiqueta para que se alineen con los controles y etiquetas existentes.

5. Seleccione el control recién agregado y, después, presione F4 para abrir la hoja de propiedades del control.

6. Observe el valor de la propiedad Valor de opción del control recién agregado. Según sus necesidades, puede dejarla en el valor que Sugiere Access, o puede cambiarlo a un valor diferente.

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