Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access

En este artículo

• Elegir una plantilla

• Creación de una base de datos desde cero

• Agregación de una tabla

• Copiado y pegado de datos

• Cómo importar o vincular a datos

• Organización de datos con el Analizador de tablas

• Pasos siguientes

Elegir una plantilla

Las plantillas de Access tienen tablas, consultas, formularios e informes integrados que están listos para usar. Una selección de plantillas es lo primero que observará al iniciar Access y podrá buscar más plantillas en línea.

1. En Access, haga clic en Archivo > Nuevo.

2. Seleccione una plantilla de base de datos de escritorio y escriba un nombre para la base de datos en Nombre de archivo. (Si no ve una plantilla que funcione para usted, use el cuadro Buscar plantillas en línea ).

3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o hacer clic en el icono de carpeta para elegir una.

4. Haga clic en Crear.

Según la plantilla, es posible que tenga que realizar cualquiera de las siguientes acciones para empezar:

• Si Access muestra un cuadro de diálogo Inicio de sesión con una lista vacía de usuarios:

  1. Haga clic en Nuevo usuario.

  2. Rellene el formulario Detalles del usuario .

  3. Haga clic en Guardar y cerrar.

  4. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión.

• Si Access muestra un mensaje de advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesión, vuelva a iniciar sesión.

Para obtener más información, vea Crear una base de datos de escritorio de Access a partir de una plantilla.

Creación de una base de datos desde cero

Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, es posible que empiece con una base de datos de escritorio en blanco.

1. En Access, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.

2. Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo .

3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o hacer clic en el icono de carpeta para elegir una.

4. Haga clic en Crear.

Agregar una tabla

En una base de datos, la información se almacena en varias tablas relacionadas. Para crear una tabla:

1. Al abrir la base de datos por primera vez, verá una tabla en blanco en la vista Hoja de datos donde puede agregar datos. Para agregar otra tabla, haga clic en Crear > tabla. Puede empezar a escribir datos en el campo vacío (celda) o pegar datos de otro origen como un libro de Excel.

2. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre.

   Sugerencia: Los nombres significativos le ayudan a saber qué contiene cada campo sin ver su contenido.

3. Haga clic en Archivo > Guardar.

• Para agregar más campos, escriba en la columna Haga clic para agregar .

• Para mover una columna, selecciónela haciendo clic en su encabezado de columna y arrástrela hasta donde quiera. También puede seleccionar columnas contiguas y arrastrarlas todas a una nueva ubicación.

Para obtener más información, consulte Introducción a tablas.

Copiado y pegado de datos

Puede copiar y pegar datos de otro programa como Excel o Word en una tabla de Access. Esto funciona mejor si los datos se separan en columnas. Si los datos están en un programa de procesamiento de textos, como Word, use etiquetas para separar las columnas o conviértalos en un formato de tabla antes de copiarlos.

1. Si los datos necesitan editarse, como separar nombres completos en nombres y apellidos, hágalo primero en el programa de origen.

2. Abra el origen y copie (Ctrl + C) los datos.

3. Abra la tabla de Access donde quiera agregar los datos en la vista Hoja de datos y péguelos (Ctrl + V).

4. Haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre significativo.

5. Haga clic en Archivo > Guardar y asigne un nombre a la nueva tabla.

   Nota: Access establece el tipo de datos de cada campo en función de la información que pegue en la primera fila de cada columna, así que asegúrese de que la información de las filas siguientes coincida con la primera fila.

Cómo importar o vincular a datos

Puede importar datos de otros orígenes o vincular a los datos desde Access sin mover la información desde donde se almacenan. La vinculación puede ser una buena opción si tiene varios usuarios actualizando los datos y desea asegurarse de que está viendo la versión más reciente o si desea ahorrar espacio de almacenamiento. Puede elegir si desea vincular o importar datos para la mayoría de los formatos. Vea Importar o vincular a datos en otra base de datos de Access para obtener más información.

El proceso varía ligeramente según el origen de datos, pero estas instrucciones le ayudarán a empezar:

1. En la pestaña Datos externos , en el grupo Importar & vínculo , haga clic en Nuevo origen de datos y, a continuación, seleccione el formato de datos desde el que va a importar o desde las opciones de submenú que se muestran.

   Nota: Si sigue sin encontrar el formato correcto, es posible que deba exportar primero los datos a un formato de archivo compatible con Access (por ejemplo, un archivo de texto delimitado ).

2. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo Obtener datos externos .

Al vincular, algunos formatos están disponibles como de solo lectura. Estos son los orígenes externos desde los que puede importar datos o vincular:

Para obtener más información, vea Importar o vincular a datos en otra base de datos de Access.

Organización de datos con el Analizador de tablas

Puede usar el Asistente para analizar tablas para identificar rápidamente datos redundantes. A continuación, el asistente proporciona una forma sencilla de organizar los datos en tablas independientes. Access conserva la tabla original como copia de seguridad.

1. Abra la base de datos de Access que contiene la tabla que desea analizar.

2. Haga clic en Herramientas de base de datos > Analizar tabla.

   Las dos primeras páginas del asistente contienen un breve tutorial con ejemplos. Si ve una casilla denominada ¿Mostrar páginas de introducción?, active la casilla y, a continuación, haga clic en Atrás dos veces para ver la introducción. Si no desea volver a ver las páginas de introducción, desactive ¿Mostrar páginas de introducción?

Para obtener más información, vea Normalizar los datos con el Analizador de tablas.

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Pasos siguientes

El resto del proceso de diseño varía dependiendo de lo que desee hacer, pero probablemente desee considerar la creación de consultas, formularios, informes y macros. Estos artículos pueden ayudarle:

• Introducción a las tablas

• Introducción a las consultas

• Crear un formulario de Access

• Introducción a los informes en Access

• Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración

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