Puede admitirlo: ha estado usando una hoja de cálculo de Microsoft Excel para administrar sus proyectos y realmente no ve una buena razón para cambiar. No estás solo.
Es tentador iniciar un plan de proyecto en Excel porque le ayuda a enumerar rápidamente todos sus proyectos, organizarlos como desee e incluso crear algo que se parezca a un vista de diagrama de Gantt. Pero una hoja de cálculo se queda corta a la hora de calcular los cambios en su proyecto.
Cuando se encuentra haciendo malabarismos con varios proyectos, programaciones interrumpidas y recursos compartidos, mantener una programación en una hoja de cálculo se convierte en una tarea abrumadora. Con su motor de programación dinámica, herramientas de administración de recursos y soporte para una mejor comunicación, Microsoft Project puede ayudarle a mantenerse al día.
¿Qué desea hacer?
Aprovechar la administración de recursos para toda la empresa
Al usar hojas de cálculo para realizar un seguimiento de proyectos, ¿qué ocurre cuando se asigna un único recurso a varios proyectos? Debe administrar recursos fuera del plan del proyecto, ya sea de forma manual o con un programa de terceros. Los recursos suelen terminar sobreasignados involuntariamente y puede dedicar mucho tiempo a intentar reprogramar el trabajo.
Con Microsoft Project Server, todos los proyectos de su organización pueden extraer de un fondo de recursos central de toda la empresa. Esto permite a los jefes de proyecto ver rápidamente la disponibilidad de un recurso antes de asignar ese recurso a una tarea.
Permitir que Project calcule el efecto de los cambios de fecha
Supongamos que ha estado siguiendo un proyecto en una hoja de cálculo. Este proyecto tiene una tarea que no puede iniciarse hasta que un proyecto diferente produce un entrega específico. Esa entrega está programada para realizarse el 18 de junio. Ahora es el 25 de junio y todavía lo estás esperando. ¿Cuánto tardará en actualizarse la hoja de cálculo con una nueva fecha para la tarea que depende de esa entrega? Puede que no sea larga si la tarea está cerca del final del proyecto, pero ¿y si está cerca del principio? ¿Y si su proyecto tiene más de 50 tareas? ¿Más de 100 tareas?
Project puede ayudarle a ajustar rápidamente la programación del proyecto y las asignaciones de recursos con su motor de programación dinámica. Controla un cambio de fecha y sus efectos sin problemas, con la contabilidad de todas las dependencias, entregas y asignaciones de recursos. Project no solo actualiza automáticamente la programación, sino que también resalta las fechas que ha cambiado para que pueda ver rápidamente el efecto de cada turno de programación.
Usar métodos de creación de informes flexibles
Tiene una reunión no planeada con su jefe en diez minutos para discutir el estado del proyecto. Desea mostrar un informe del progreso de su proyecto, pero en tan breve aviso, lo mejor que puede hacer es imprimir la hoja de cálculo y esperar que todos los datos son exactos. Le gustaría proporcionar a su jefe un informe más sólido sobre su proyecto, pero no es posible en tan poco tiempo cuando está usando una hoja de cálculo.
Con Project, puede generar rápidamente un informe visual que use una plantilla que exporte los datos a un diagrama dinámico en Microsoft Visio Profesional. Puede elegir qué campos desea resaltar en el informe, incluidos los campos personalizados que haya configurado para el proyecto, y presentar un informe limpio y conciso para la reunión con la administración.
Integrar con Excel
Al exportar los datos del proyecto a Excel, puede seguir usando su potente funcionalidad de hoja de cálculo mientras aprovecha Project para realizar un seguimiento de la programación y los recursos del proyecto. También puede importar o insertar datos de Excel en su plan de proyecto.
