¿Quiere crear automáticamente un diagrama de flujo de Visio detallado y de aspecto elegante a partir de un libro de Excel? Puede realizar esta acción con las plantillas del Visualizador de datos. Cada plantilla tiene un libro de Excel asociado que se usa para convertir los datos del proceso en un diagrama de flujo de Visio. También puede usar su propia plantilla de Excel, asignar los datos de Excel a formas en el asistente Crear diagramas a partir de datos y crear automáticamente el diagrama. Puede incluso agregar columnas adicionales de datos en Excel que se convertirán en datos de formas de Visio.
Visio también admite la sincronización bidireccional entre el diagrama de Visio y el libro de Excel. No solo puede crear el diagrama de flujo editando datos en Excel y actualizando el diagrama desde Visio, sino que también puede realizar cambios en el diagrama de Visio y, luego, actualizar los datos de Excel desde el diagrama.
La capacidad de usar las plantillas del Visualizador de datos solo está disponible con Visio Plan 2. Si no sabe con exactitud qué versión de Visio usa, seleccione Archivo > Cuenta > Acerca de Visio. Vea Visio Plan 2 para obtener más información sobre la versión de suscripción de Visio.
Si no ve las plantillas del Visualizador de datos o si tiene preguntas sobre cómo empezar a trabajar, visite la página Preguntas más frecuentes de Visualizador de datos.
Nota: Para usar esta característica, debe tener una suscripción a Microsoft 365. Si es un Microsoft 365 suscriptor, asegúrese de tener la versión más reciente de Office. Si es un profesional de TI que administra el proceso de actualización de Microsoft 365, consulte la página de versiones de canal para obtener información sobre las actualizaciones que se proporcionan en cada canal.
En este artículo
Crear un diagrama del visualizador de datos
Antes de empezar
Recopile sus ideas y anótelas en un borrador en papel o en entradas de lápiz. Este borrador puede ayudarle a empezar el trabajo y a seguir los pasos de forma más sencilla.
Para crear un diagrama de visualizador de datos, puede trabajar al mismo tiempo en Excel y Visio. Puede que le resulte más fácil trabajar en dos ventanas en el dispositivo de Windows o en un entorno de varios monitores. Comparar visualmente los cambios realizados entre Excel y Visio le ayudará a confirmar que está haciendo lo que quiere hacer.
Recomendaciones Vea este vídeo de Microsoft Office para verlo en acción: Visualizador de datos: demostración.
Fase 1: Elegir una plantilla del Visualizador de datos
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Abra Visio, o bien seleccione Archivo > Nuevo si está editando un diagrama.
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Seleccione PLANTILLAS.
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Seleccione Diagrama de flujo.
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Seleccione Diagrama de flujo básico- Visualizador de datos, Diagrama de flujo de funciones cruzadas - Visualizador de datos o Diagrama de auditoría - Visualizador de datos.
Una plantilla de visualizador de datos tiene un icono de Excel en la esquina superior izquierda.
Para obtener más información sobre los diagramas de flujo y sus formas, consulte Crear un diagrama de flujo básico y Crear un diagrama de flujo de funciones cruzadas.
Fase 2: Crear un libro de Excel
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En la vista previa de la plantilla, seleccione Plantilla de datos de Excel.
Nota Si desea usar las mismas plantillas de Excel de ejemplo usadas en este artículo como referencia, puede descargarlas desde los siguientes vínculos:
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Seleccione Archivo > Guardar, especifique el equipo, servidor de red o biblioteca de documentos de SharePoint, escriba un nombre de archivo y, después, pulse Guardar.
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Para agregar una nueva hoja de cálculo, en la parte inferior del libro, seleccione Hoja nueva
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Crear una tabla de Excel. Para obtener más información sobre el uso de tablas de Excel, vea Información general sobre las tablas de Excel, Crear o eliminar una tabla de Excel y Cambiar el tamaño de una tabla agregando o quitando filas y columnas.
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Agregar a la tabla filas y columnas que se utilizan para crear el diagrama de Visio. Hay requisitos específicos para los valores y encabezados de columna de tabla de Excel. Utilice la sección Cómo interactúan las columnas de Excel con los componentes de diagrama de flujo de Visio como guía visual.
Fase 3: Agregar datos de forma adicionales a la tabla de Excel (opcional)
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Examine la pestaña Mapa de proceso en la plantilla de Excel. Las columnas de la tabla de Excel están coloreadas de verde y azul. El color proporciona una pista visual sobre la diferencia entre las columnas.
Las columnas azules se usan para crear el diagrama de flujo del diagrama de Visio. También se agregan todas las columnas como datos de formas.
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Para agregar datos de formas adicionales, agregue una o más columnas a la tabla de Excel.
Las columnas verdes indican los datos de forma adicionales que puede agregar a cada forma. Puede agregar columnas adicionales a la tabla. De forma predeterminada, estos datos no están visibles en el diagrama, a menos que agregue gráficos de datos. Para ver los datos de formas del diagrama de Visio, seleccione Datos > Ventana de datos de formas. Para obtener más información acerca de los datos de formas y gráficos de datos, vea Agregar datos a formas y Gráficos de datos, una descripción general.
Fase 4: Crear un diagrama de Visio con el asistente
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Vuelva a Visio, en la vista previa de plantilla, seleccione la unidad de medida y, a continuación, seleccione Crear.
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En la primera página del asistente Crear diagramas a partir de datos, haga lo siguiente:
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En ¿Qué diagrama desea crear a partir de datos?, seleccione una plantilla: Diagrama de flujo básico, Diagrama de flujo de funciones cruzadas (horizontal) o Diagrama de flujo de funciones cruzadas (vertical).
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En Seleccione el libro de Excel, seleccione un libro en una lista de los libros utilizados recientemente o seleccione Examinar para localizar el libro que creó en la fase 2.
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En Seleccionar una tabla o un rango personalizado en el libro, seleccione la tabla que contiene los datos del proceso de Excel.
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Seleccione Finalizar. Esto acepta todos los valores predeterminados que Visio rellena para las demás páginas del asistente.
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Como resultado, se crea automáticamente el diagrama dentro de un contenedor. Las páginas adicionales de Visio se agregan en función del tamaño del diagrama de flujo.
Fase 5: Guardar el diagrama de Visio
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Seleccione Archivo > Guardar, busque una ubicación, escriba un nombre de archivo y, a continuación, seleccione Guardar.
Es una buena idea mantener los archivos de Excel y Visio en la misma ubicación porque funcionan codo con codo.
Fase 6: Sincronizar los datos y el diagrama
Después de crear un diagrama con el Visualizador de datos, puede que quiera realizar cambios en él. Visio admite la sincronización bidireccional entre los datos de origen y el diagrama.
Sugerencia Mantenga ambos archivos sincronizados y actualizados cuando termine de trabajar con ellos. Al cambiar los datos de Excel, actualice el diagrama; cuando cambie el contenido del diagrama, actualice los datos de Excel.
Cómo modificar los datos en Excel y, después, actualizar el diagrama
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Realice cambios en los datos de origen en la tabla de Excel. Puede agregar, actualizar o eliminar filas.
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Guarde el libro de Excel.
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En Visio, haga clic en el contenedor del diagrama para habilitar la pestaña Diseño de herramientas de datos en la cinta de opciones y, luego, seleccione Actualizar diagrama.
Como resultado, los cambios realizados en el libro de Excel se mostrarán en el diagrama de Visio. Nota:
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Si los cambios realizados en el diagrama se pueden perder después de actualizar, Visio muestra un cuadro de diálogo Conflicto con la actualización del diagrama.
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Actualizar solo realiza cambios en las formas y en las conexiones dentro del contenedor.
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Se conservan los cambios de formato que se realizan a las formas o a los conectores en el contenedor.
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Mantenga todas las formas de diagrama y las líneas de conector dentro del contenedor. Los objetos en la página que se encuentren fuera del contenedor no se ven afectados. Para más información acerca de los contenedores, vea Clarificar la estructura de diagramas mediante contenedores y listas.
Cómo modificar el contenido del diagrama y, después, actualizar los datos en Excel
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Realice cambios en el diagrama de Visio. Puede agregar, actualizar o eliminar formas y conectores.
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Si el libro de Excel se encuentra en un equipo de escritorio o en un servidor de archivos de red, asegúrese de que se ha guardado y cerrado.
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Haga clic en el contenedor del diagrama para habilitar la pestaña Diseño de herramientas de datos en la cinta de opciones y, luego, seleccione Actualizar datos de origen.
Como resultado, los cambios realizados en el diagrama de Visio se actualizarán en el libro de Excel. Si es posible que se pierdan datos en Excel, Visio mostrará el cuadro de diálogo Conflicto con la actualización de los datos de origen. Para evitar problemas, use los siguientes procedimientos recomendados:
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Guarde una copia de seguridad de los datos de Excel antes de sobrescribir los cambios.
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En el libro de Excel, use la opción Tabla de Excel como origen de datos, no un rango personalizado. Después de seleccionar Sobrescribir en el cuadro de diálogo Actualizar datos de origen, Visio convertirá el rango personalizado en una tabla de Excel.
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No use fórmulas en el origen de datos de Excel. Después de seleccionar Sobrescribir en el cuadro de diálogo Actualizar datos de origen, Visio convertirá la fórmula en el resultado.
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Ha creado el diagrama con la siguiente opción del asistente Crear diagramas a partir de datos, en la que las columnas de datos se asignan a funciones y a fases: Asignación > Más opciones > Conservar el orden de los valores de columna de los datos que se crearán > Seleccionar Función o Calle o Seleccionar Fase o Escala de tiempo. En ese caso, Visio requiere una columna adicional en los datos para representar la conexión entre las formas. Después de seleccionar Sobrescribir en el cuadro de diálogo Actualizar los datos de origen, se agregará la columna adicional.
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Ha creado un diagrama de flujo de funciones cruzadas con calles y fases a partir del orden de los valores de datos en Excel. Ha creado el diagrama con la siguiente opción del asistente Crear diagramas a partir de datos, en la que las columnas de datos se conectan a actividades y pasos del proceso: Asignación > Especificar cómo conectar las actividades o los pasos del proceso > Conectar secuencialmente. En ese caso, Visio requiere una columna adicional en los datos para representar la conexión entre las formas. Si cambia el orden de las calles o fases del diagrama, se cambiará el orden en el origen de datos. Después de seleccionar Sobrescribir en el cuadro de diálogo Actualizar los datos de origen, las calles y las fases del diagrama dejan de seguir el orden de los datos del libro de Excel.
Fase 7: Personalizar la interacción entre la tabla de Excel y el diagrama de Visio (opcional)
Hay ocasiones en que puede desear personalizar la creación de los diagramas de visualizador de datos. Por ejemplo, es posible que desee usar diferentes formas para cumplir con los estándares de la organización o asignar nombres de columna diferentes en la tabla de Excel.
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Cuando seleccione Crear para iniciar el asistente Crear diagramas a partir de datos y, después, escriba los valores en la primera página (vea la fase 4), seleccione Siguiente o Volver para mostrar cada página del asistente.
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Seleccione Ayuda (?) para obtener más información sobre cómo personalizar cada opción en la página. Para obtener más información, vea Usar el asistente para crear diagramas a partir de datos.
Cómo interactúan las columnas de Excel con los componentes de diagrama de flujo de Visio
Use el siguiente tutorial de imagen para comprender cómo se usa cada columna de Excel para crear el diagrama de flujo Visio.
Tenga en cuenta que a continuación se usa una serie de "pestañas" ("Id.", "Descripción", "Id. siguiente", etc.) para ilustrar las distintas columnas de una tabla Excel. Haga clic en un nombre de pestaña para ver la ilustración de esa columna.
Id. de paso de proceso un número que identifica cada forma del diagrama de flujo. Esta columna es obligatoria, y cada valor de la tabla de Excel debe ser único y no puede estar vacío. Este valor no aparece en el diagrama de flujo.
Descripción del paso del proceso El texto se agregará a cada forma del diagrama de flujo.
Id. del paso siguiente El Id. del paso del proceso de la forma siguiente en la secuencia. Una forma de bifurcación tiene dos pasos siguientes y se representa con números separados por comas como 4,5. Puede tener más de dos pasos siguientes.
Etiqueta de conector Para formas de bifurcación, las etiquetas de conector se representan como texto separado por comas, como Sí, No. Sí se corresponde con 4 y No corresponde a 5 en el ejemplo.
Tipo de forma El tipo de forma que desea representar en el diagrama de Visio, como Proceso o Decisión. Microsoft recomienda usar las listas desplegables para ayudar a validar las opciones.
Función y fase La función (o calle) y la fase (o en escala de tiempo) que pertenece a cada forma. Esta columna solo se aplica a un diagrama de flujo de funciones cruzadas y es ignorada por un diagrama de flujo básico.
Usar otras galerías de símbolos para crear un diagrama de visualizador de datos
Además de usar las plantillas del Visualizador de datos, también puede usar galerías de símbolos de otras plantillas al crear un diagrama del Visualizador de datos. Por ejemplo, cree diagramas de procesos para transacciones financieras o administración de inventarios. Hay otras galerías de símbolos orientadas a procesos, como las plantillas básicas de BPMN y las de objetos de flujo de trabajo. Puede incluso agregar formas personalizadas mediante la galería de símbolos Mis formas. Para obtener más información, vea Crear, guardar y compartir galerías de símbolos personalizadas.
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Abra uno de los diagramas del Visualizador de datos (diagrama de flujo básico o diagrama de flujo de funciones cruzadas) que ya haya creado.
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Seleccione Crear para iniciar el asistente Crear diagramas a partir de datos y, después de escribir los valores en la primera página, seleccione Siguiente hasta que se muestre la página Asignación de formas en el asistente.
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Agregue una o más galerías de símbolos con la opción Más formas.
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Seleccione cualquier forma y asígnela a los valores de datos de la columna Tipo de forma arrastrándola.
Crear y vincular a diagramas de subprocesos
Actualmente, la característica del Visualizador de datos no admite la creación de subprocesos a partir de una sola tabla de Excel. Sin embargo, puede crear varios diagramas con tablas diferentes en un archivo de Visio y vincular formas como solución alternativa.
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En la aplicación de escritorio de Visio, seleccione una plantilla del Visualizador de datos y, a continuación, seleccione el vínculo de la plantilla de datos de Excel para abrir Excel. A continuación, seleccione Crear para abrir la plantilla del Visualizador de datos de Visio.
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Use la plantilla de datos de Excel para crear tablas para sus procesos y subprocesos. Coloque la tabla de cada subproceso en una hoja diferente y guarde el archivo de Excel.
Por ejemplo, Hoja 1: Proceso principal, Hoja 2: Subproceso1, Hoja 3: Subproceso2.
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Vuelva a la aplicación de escritorio de Visio y use el asistente para importar la tabla Proceso principal a la página 1 de su lienzo de Visio.
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Debajo del lienzo, seleccione el icono + para crear una Página 2. En la pestaña Datos, seleccione Crear para iniciar de nuevo el asistente para importación. Elija importar datos de la siguiente hoja del libro de Excel y siga los pasos del asistente.
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Siga creando páginas nuevas en Visio y usando el asistente para cada una de las tablas de datos de subproceso que ha creado.
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Por último, seleccione la página con el diagrama del proceso principal y haga clic con el botón derecho en una forma para vincularla a un subproceso. Seleccione Hipervínculo y vincule el hipervínculo a cualquier forma de uno de los diagramas de subprocesos.
Aplicar gráficos de datos al diagrama
Puede mejorar el diagrama agregando gráficos de datos, lo que le ayuda a visualizar datos de formas en el diagrama. En efecto, puede convertir el diagrama en un panel de proceso en el que los gráficos de datos muestren la información de indicador clave de rendimiento (KPI) mediante iconos de gráficos de datos basados en los datos de la forma.
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Abra el diagrama del visualizador de datos.
Seleccione el contenedor para el que desea aplicar gráficos de datos.
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Seleccione Datos > Campos de gráficos de datos.
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Seleccione los campos de gráficos de datos que desee agregar al diagrama.
Los gráficos de datos se aplican a todo el diagrama. Para ocultar los gráficos de datos para determinadas formas, mantenga los valores de la columna de datos en blanco en el libro de Excel para esas filas.
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Si lo desea, puede establecer opciones adicionales en la pestaña Datos. Para obtener más información, vea Gráficos de datos, una descripción general.
Administrar el libro de Excel vinculado al diagrama
En ocasiones, es posible que deba volver a vincular o actualizar el libro de Excel asociado. Puede hacerlo cómodamente desde Visio.
Volver a vincular el libro de Excel con el diagrama de Visio
Si se cambia el nombre del libro de Excel vinculado a un diagrama del Visualizador de datos o se mueve a otra ubicación, el vínculo entre el diagrama de Visio y el libro de Excel se rompe. Este problema también puede ocurrir si cambia el nombre de la tabla de Excel.
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Seleccione el contenedor para el diagrama del Visualizador de datos. Esto habilita la pestaña Diseño de herramientas de datos en la cinta de opciones.
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Seleccione Diseño de herramientas de datos > Volver a vincular datos de origen.
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Vaya al libro de Excel al que se ha cambiado el nombre o que se ha movido.
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Seleccione una tabla o un rango personalizado en el libro.
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Para corregir el vínculo roto, seleccione Volver a vincular.
Al intentar actualizar el diagrama o actualizar los datos de origen y el vínculo está roto, Visio también le pide que vuelva a vincular.
Importante No cambie los nombres de columna en la tabla de Excel vinculada al diagrama. En caso contrario, se producirá un error en la operación de revinculación.
Abrir el libro de Excel vinculado al diagrama
Puede cambiar el contenido vinculado en Excel directamente desde Visio. Por ejemplo, es posible que desee agregar una gran cantidad de contenido y encontrar más fácil editar los datos en una hoja de cálculo.
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En Visio, seleccione el contenedor del diagrama del Visualizador de datos. Esto habilita la pestaña Diseño de herramientas de datos en la cinta de opciones.
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Seleccione Diseño de herramientas de datos > Datos de origen abierto.
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Realice los cambios en Excel y, a continuación, guarde y cierre el libro.
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Para ver los cambios en el diagrama, seleccione Herramientas de datos Diseño > Actualizar diagrama.
Pasos siguientes
Estas son algunas tareas que podría desee hacer después de crear un diagrama de visualizador de datos.
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Temas Un tema de Visio es un conjunto de colores y efectos que se puede aplicar a un dibujo con un solo clic. Los temas son una manera rápida de proporcionar un aspecto profesional y de diseño a los dibujos. Para obtener más información, vea Aplicar un aspecto profesional a los dibujos con los temas.
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Diseño Visio cuenta con guías manuales y herramientas automáticas para garantizar que las formas del diagrama están bien alineadas y espaciadas. Esto ayuda a que el dibujo sea lo más claro posible y tenga un aspecto organizado. Para obtener más información, vea Alinear y colocar las formas en un diagrama.
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Exportar Exporte un diagrama de visualizador de datos y el libro de Excel asociado a un paquete de plantilla de Visio (.vtpx). Un paquete de plantilla de Visio guarda la configuración de diagrama, galerías de símbolos y datos para que otros usuarios puedan usarlos como punto de inicio rápido para crear su propio diagrama de visualizador de datos. Otros usuarios pueden instalar el paquete de plantilla en sus equipos. Para obtener más información, consulte Exportar e instalar un paquete de plantilla de visualizador de datos.
