Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar

Antes de empezar

Realice las siguientes acciones antes de comenzar una operación de compactar y reparar:

• Realizar una copia de seguridad de la base de datos    Durante el proceso de reparación, Access puede truncar algunos datos de las tablas que están dañadas. A veces, estos datos se pueden recuperar de una copia de seguridad. Además de la estrategia de copia de seguridad normal, debe realizar una copia de seguridad inmediatamente antes de usar el comando Compactar y reparar base de datos . Para obtener más información, consulte Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración.

• Obtener acceso exclusivo a la base de datos     Para realizar una operación de compactar y reparar es necesario tener acceso exclusivo al archivo de base de datos, ya que la operación puede interrumpir el acceso de otros usuarios. Es necesario que avise a otros usuarios cuando tenga previsto ejecutar una operación de compactar y reparar para que no usen la base de datos durante ese tiempo. Para obtener más información, vea Abrir una base de datos de Access existente.

  Indique a los usuarios durante cuánto tiempo no podrán usar la base de datos. Si ejecuta operaciones de compactar y reparar de forma periódica, realice un seguimiento de su duración. Después, podrá realizar estimaciones más precisas para indicar al resto de los usuarios durante cuánto tiempo no podrán usar la base de datos.

• Obtener permisos de archivo suficientes para la base de datos    Si no tiene permisos suficientes y necesita compactar y reparar una base de datos, póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener ayuda. Para obtener más información, consulta Cambios en el uso compartido de archivos a través de una red en Windows.

Principio de página

Compactar y reparar automáticamente una base de datos cuando se cierre

Puede seleccionar la opción de base de datos Compactar al cerrar si quiere compactar y reparar automáticamente una base de datos al cerrarla. Configurar esta opción solo afecta a la base de datos que está abierta actualmente. Establezca esta opción por separado para cada base de datos que quiera compactar y reparar automáticamente. En el caso de las bases de datos multiusuario, puede que no convenga establecer esta opción, porque interrumpe durante un tiempo la disponibilidad de la base de datos.

1. Seleccione Archivo > Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access , seleccione Base de datos activa.

3. En Opciones de la aplicación, active la casilla Compactar al cerrar.

4. Seleccione Aceptar.

5. Cierre y vuelva a abrir la base de datos para que la opción surta efecto.

Principio de página

Compactar y reparar manualmente una base de datos que ha abierto

• Seleccione Información > archivo > base de datos de reparación de & compacta.

  Access crea una copia de la base de datos compactada y reparada en la misma ubicación.

Principio de página

Compactar y reparar manualmente una base de datos que no está abierta

Use este procedimiento cuando no pueda abrir directamente una base de datos de Access.

1. Asegúrese de que ningún otro usuario está usando el archivo de base de datos actualmente.

2. Inicie Access.

3. En la página de plantillas, haga doble clic en Base de datos en blanco.

4. Seleccione Archivo > Cerrar.

5. Seleccione Herramientas de base de datos > Compactar y reparar base de datos.

6. En el cuadro de diálogo Base de datos de origen para compactar, busque y haga doble clic en la base de datos que quiera compactar y reparar.

Access crea una copia de la base de datos compactada y reparada en la misma ubicación.

Principio de página

Compactar y reparar una base de datos dañada cuando Access le solicite

Cuando intente abrir un archivo de base de datos dañado, si Access le pide que compacte y repare la base de datos, seleccione Sí. Pueden ocurrir dos cosas:

• Si Access repara por completo un archivo dañado, mostrará un mensaje indicando que la reparación se completó correctamente y que necesita comprobar el contenido de la base de datos para asegurarse de que todo esté correcto.

• Si Access solo es parcialmente correcto, realiza un seguimiento de los objetos de base de datos que no pudo reparar en una tabla del sistema denominada MSysCompactErrors. Access abre la tabla MSysCompactErrors en la vista Hoja de datos. Si tiene una copia de seguridad anterior antes de que la base de datos esté dañada, puede usar la tabla MSysCompactErrors para decidir qué objetos importar a la base de datos reparada. Para mostrar las tablas del sistema, haga clic con el botón derecho en la barra de título de navegación y, a continuación, en el cuadro de diálogo Opciones de navegación, seleccione Mostrar objetos del sistema.

Principio de página

Los archivos de base de datos aumentan de tamaño con el uso

A medida que agregue y actualice datos y cambie su diseño, aumentará el tamaño de un archivo de base de datos. Parte de este aumento procede de los nuevos datos, pero otra parte proviene de otros orígenes:

• Access crea objetos temporales ocultos para completar diferentes tareas. A veces, estos objetos temporales permanecen en la base de datos cuando Access ya no los necesita.

• Al eliminar un objeto de base de datos, el espacio en disco que ocupaba el objeto no se recupera automáticamente (el archivo de base de datos sigue usando ese espacio en disco, incluso después de eliminar el objeto).

A medida que el archivo de base de datos se rellena con los restos de objetos temporales y eliminados, su rendimiento se puede degradar. Es posible que los objetos se abran con mayor lentitud, que las consultas tarden más tiempo en ejecutarse de lo habitual y que, en general, las operaciones tarden más tiempo en completarse.

Principio de página

Los archivos de base de datos pueden dañarse

En circunstancias específicas, un archivo de base de datos se puede dañar. Si un archivo de base de datos se comparte por la red y varios usuarios trabajan directamente con el archivo al mismo tiempo, ese archivo tiene un pequeño riesgo de quedar dañado. El riesgo de daños es algo mayor si los usuarios editan datos con frecuencia en campos de texto largo y el riesgo aumenta con el tiempo. Puede mitigar el riesgo si usa el comando Compactar y reparar base de datos.

A menudo, este tipo de daños se debe a un problema con un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y no implica un riesgo de pérdida de datos. Pero este tipo de daños sí que implica un riesgo de daños en el diseño de la base de datos, como código VBA perdido o formularios que no puedan usarse.

De forma muy ocasional, los daños en un archivo de base de datos provocan la pérdida de datos. Normalmente, esta pérdida está limitada a la última acción de un usuario (es decir, un único cambio los datos). Cuando un usuario inicia un cambio de datos y este se interrumpe (por ejemplo, debido a una pérdida del servicio de red), Access marca el archivo de base de datos como dañado. El archivo se puede reparar, pero es posible que falten datos cuando se complete la reparación.