Cuanto más correo electrónico envíe y reciba, mayor será el tamaño del buzón de Outlook. Los buzones grandes pueden tardar más tiempo en abrirse y buscarse, y muchos proveedores de correo electrónico, incluido Microsoft 365, limitan el tamaño máximo del buzón. Si recibe un mensaje que indica que el buzón supera el límite de tamaño, eliminar mensajes y carpetas puede ayudarle, pero si almacena la información en un archivo de datos de Outlook (.pst) o un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost), es posible que ese archivo de datos no se reduzca de tamaño automáticamente.
Nota: Si usa una cuenta POP, toda la información de su cuenta de correo electrónico, incluidas las carpetas, mensajes de correo electrónico, contactos, calendario e información de tareas se almacena en un archivo de datos de Outlook (.pst). Si usa una cuenta de Microsoft 365, Exchange, IMAP o Outlook.com, se almacena una copia del buzón en un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost).
Para reducir el tamaño del archivo de datos de Outlook (.pst) o del archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost), puede compactar manualmente el archivo de datos. Seleccione su versión de Outlook a continuación para ver instrucciones sobre cómo reducir el tamaño de un archivo .pst o .ost.
Hay varias maneras de reducir el tamaño del buzón.
Puede usar la herramienta Limpieza de buzón para ver el tamaño del buzón y las carpetas individuales. Esta herramienta también puede ayudarle a buscar mensajes antiguos o muy grandes que podría querer eliminar o mover a un archivo de datos de Outlook (.pst).
A menudo, la causa de un buzón grande es una carpeta de elementos eliminados de gran tamaño. La herramienta proporciona un botón para ver el tamaño de la carpeta Elementos eliminados y vaciar la carpeta Elementos eliminados.
En ocasiones, Outlook almacenará elementos en conflicto en una carpeta denominada Conflictos. Los conflictos se producen cuando una copia de un elemento almacenado en el servidor de correo electrónico no está sincronizada con una copia de un elemento almacenado en el equipo local. La herramienta Limpieza de buzón puede eliminar estos conflictos por usted.
Ejecutar la herramienta Limpieza de buzón
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Haga clic en la pestaña Archivo.
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Haga clic en Herramientas > Limpieza de buzón.
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Seleccione Ver tamaño del buzón, Buscar elementos más antiguos que, Buscar elementos mayores que, Ver tamaño de elementos eliminados, Vaciar carpeta Elementos eliminados , Ver tamaño de conflictos o Conflictos vacíos para realizar la tarea deseada.
Usar Limpieza de conversación para quitar mensajes redundantes
En un hilo de correo electrónico largo, a menudo hay numerosos mensajes que contienen toda la misma información que los mensajes anteriores. Limpieza de conversación puede quitar esos mensajes redundantes automáticamente. Para obtener más información, vea Usar limpieza de conversación para eliminar mensajes redundantes.
Buscar mensajes grandes
Puede buscar todos los mensajes mayores que un tamaño específico desde el cuadro de búsqueda de Outlook. Haga clic en el cuadro de búsqueda y escriba: tamaño del mensaje:>5 mb. Se mostrarán todos los mensajes de más de 5 MB. Puede eliminar algunos o todos estos mensajes o moverlos a otro archivo de datos de Outlook (.pst). Para obtener más información sobre cómo mover elementos, vea Mover o copiar un mensaje entre carpetas.
Si elimina elementos de un archivo de datos de Outlook (.pst) o un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost), Outlook compactará automáticamente el archivo en segundo plano durante el tiempo de inactividad, cuando no esté usando el equipo, pero Outlook sigue ejecutándose.
Nota: Outlook solo compacta el archivo si hay más del 20 % de 'espacio en blanco' (espacio sin usar) en el archivo.
También puede usar los siguientes pasos para iniciar manualmente el proceso de compactar inmediatamente, lo que puede tardar varios minutos en completarse.
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Elimine los elementos que no desee conservar y vacíe la carpeta Elementos eliminados .
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Haga clic en Configuración de la cuenta > archivo > configuración de la cuenta.
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En la pestaña Archivos de datos, haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, a continuación, haga clic en Configuración.Nota: Si usa una cuenta de correo electrónico de Exchange o de Outlook.com, deberá hacer clic adicionalmente en la pestaña Avanzadas > Configuración del archivo de datos de Outlook.
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En el cuadro de diálogo Archivo de datos de Outlook, haga clic en Compactar ahora y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Nota: No es necesario salir de Outlook después de compactar un archivo de datos de Outlook.
