Quitar datos ocultos e información personal mediante la inspección de documentos, presentaciones o libros

Qué busca y quita el Inspector de documento en Word documentos

La Inspector de documento muestra varios inspectores diferentes que le ayudan a buscar y quitar datos ocultos e información personal deWord documentos antes de compartirlos.  

Para buscar y quitar rápidamente datos e información:: 

1. En el Inspector de documento, active o desactive las opciones (como se describe a continuación) para quitar o guardar.

2. Seleccione Inspeccionar.

3. Revise los resultados de la inspección y seleccione Quitar todo de los elementos que quiera eliminar.
   Para obtener advertencias e información sobre cómo quitar información, vea Usar el Inspector de documento.

4. Seleccione Volver a especificar o Cerrar.

Tipos de datos ocultos e información personal

Word documentos pueden contener los siguientes tipos de datos ocultos e información personal:

• Comentarios, marcas de revisión de los cambios realizados, versiones y anotaciones con lápiz    Si ha colaborado con otras personas para crear el documento, es posible que el documento contenga elementos como marcas de revisión de marcas de revisión, comentarios, anotaciones manuscritas o versiones. Esta información puede permitir que otras personas vean los nombres de las personas que trabajaron en el documento, los comentarios de los revisores y los cambios realizados en el documento, cosas que tal vez no quiera compartir fuera de su equipo.

• Propiedades del documento e información personal    Las propiedades del documento, o los metadatos, incluyen detalles sobre el documento, como el autor, el asunto y el título. Las propiedades del documento también incluyen información que mantiene automáticamente Microsoft 365 programas, como el nombre de la persona que guardó un documento recientemente y la fecha en que se creó. Si usó características especiales, el documento también puede contener tipos adicionales de información de identificación personal (PII), como encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, listas de distribución y nombres de plantillas.

• Encabezados, pies de página y marcas de agua     Word documentos pueden contener información en encabezados y pies de página. Además, es posible que haya agregado una marca de agua al documento de Word.

• Texto oculto     Word documentos pueden contener texto con formato de texto oculto. Si no sabe si el documento contiene texto oculto, puede usar el Inspector de documento para buscarlo.

• Propiedades del servidor de documentos    Si el documento se guardó en una ubicación de un servidor de administración de documentos, como un sitio del área de documentos o una biblioteca basada en Windows SharePoint Services, el documento podría contener propiedades adicionales del documento o información relacionada con esta ubicación del servidor.

• Datos XML personalizados    Los documentos pueden contener datos XML personalizados que no se ven en el propio documento. El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.

Buscar y quitar datos ocultos e información personal con el Inspector de documento

1. Abra el documento de Word que desea inspeccionar para buscar datos ocultos e información personal.

2. En la pestaña Archivo, seleccione Guardar como y, a continuación, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia del documento original.

3. En la copia del documento original, en la pestaña Archivo , seleccione Información.

4. Seleccione Comprobar si hay problemas y, después, elija Inspeccionar documento.

5. En el cuadro de diálogo Inspector de documento, active las casillas para elegir los tipos de contenido oculto que desee que se inspeccionen.

6. Seleccione Inspeccionar.

7. Revise los resultados de la inspección en el cuadro de diálogo Inspector de documento.

8. Seleccione Quitar todo junto a los resultados de la inspección para los tipos de contenido oculto que desea quitar del documento.

   Importante: 

   • Si quita el contenido oculto del documento, es posible que no pueda restaurarlo seleccionando Deshacer.

   • Si desea quitar los datos ocultos y la información personal de los documentos que guarda con el formato Texto de OpenDocument (.odt), debe ejecutar el Inspector de documento cada vez que guarde el documento en ese formato.

Qué busca y quita el Inspector de documento en los documentos de Excel

En esta tabla se enumeran los tipos de datos ocultos e información personal que los Inspector de documento pueden buscar y quitar de los libros.

Para buscar y quitar rápidamente datos e información:

1. En el Inspector de documento, active o desactive las opciones (como se describe a continuación) para quitar o guardar.

2. Seleccione Inspeccionar.

3. Revise los resultados de la inspección y seleccione Quitar todo de los elementos que quiera eliminar.
   Para obtener advertencias e información sobre cómo quitar información, vea Usar el Inspector de documento.

4. Seleccione Volver a especificar o Cerrar.

No se puede quitar toda la información. Para obtener más información, vea Información que encuentra el Inspector de documento, pero que no se puede quitar.

Buscar y quitar datos ocultos e información personal

Inspector de documento le ayuda a buscar y quitar datos ocultos e información personal en Excel libros.

1. Abra el libro en el que desee buscar datos ocultos o información personal.

2. En la pestaña Archivo, seleccione Guardar como y escriba un nombre diferente en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia del libro original.

3. En la copia del libro original, en la pestaña Archivo, seleccione Información.

4. Seleccione Comprobar si hay problemas y, después, elija Inspeccionar documento.

5. En el cuadro Inspector de documento , active las casillas de los tipos de contenido oculto que desea que se inspeccionen. Para obtener más información sobre inspectores individuales, vea Qué busca y quita el Inspector de documento en los documentos de Excel.

6. Seleccione Inspeccionar.

7. Revise los resultados de la inspección en el cuadro Inspector de documento .

8. Seleccione Quitar todo junto a los resultados de la inspección para los tipos de contenido oculto que desea quitar del documento.

   Importante: 

   • Si quita el contenido oculto del libro, es posible que no pueda restaurarlo seleccionando Deshacer.

   • Si quita filas, columnas u hojas de cálculo ocultas que contengan datos, puede cambiar los resultados de los cálculos o fórmulas del libro. Si no sabe qué información contienen las filas, columnas u hojas de cálculo ocultas, cierre la Inspector de documento, muestre las filas, columnas u hojas de cálculo ocultas y, después, revise su contenido.

   • Los inspectores para Comentarios y anotaciones, Propiedades del documento e información personal y Encabezados y pies de página no pueden usarse en un libro guardado como libro compartido (Revisar > Compartir libro). Esto se debe a que los libros compartidos usan información personal para permitir que diferentes personas colaboren en el mismo libro. Para quitar esta información de un libro compartido, puede copiar el libro y después dejar de compartirlo. Para dejar de compartir un libro, en la pestaña Revisar, seleccione Compartir libro y desactive Permitir que más de un usuario realice cambios al mismo tiempo.

   • Si desea quitar datos ocultos e información personal de hojas de cálculo que guarda con el formato Hoja de cálculo de OpenDocument (.ods), debe ejecutar el Inspector de documento cada vez que guarde la hoja de cálculo en este formato.

Tipos de datos ocultos e información personal en Excel

Estos son algunos de los elementos que pueden ser el origen de datos ocultos e información personal en los libros de Excel:

• Comentarios y anotaciones manuscritas     El libro puede contener elementos como comentarios o anotaciones manuscritas si colaboró con otras personas para crear el libro. Esta información puede permitir que otras personas vean los nombres de las personas que trabajaron en el libro, los comentarios de los revisores y los cambios realizados en el libro.

• Propiedades del documento e información personal     Los metadatos o las propiedades del documento en Excel, al igual que en otras aplicaciones de Microsoft 365, incluyen detalles como el autor, el asunto y el título. Microsoft 365 mantiene automáticamente el nombre de la persona que guardó un libro recientemente, la fecha en que se creó un documento y la ubicación del documento. Puede haber tipos adicionales de información de identificación personal (PII), como encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, listas de distribución, propiedades de impresora (por ejemplo, ruta de la impresora y código de acceso de impresión seguro) e información de rutas de archivo para publicar páginas web.

• Encabezados y pies de página     Los libros pueden contener información en los encabezados y pies de página.

• Filas, columnas y hojas de cálculo ocultas    Los libros puede contener filas, columnas y hojas de cálculo completas ocultas. Si distribuye una copia de un libro que contenga filas, columnas u hojas de cálculo ocultas, otras personas pueden hacer que se muestren y ver los datos que contienen.

• Propiedades del servidor de documentos     Los libros que se guardan en una ubicación en un servidor de administración de documentos, como un sitio área de documentos o una biblioteca basada en Windows SharePoint Services, pueden contener propiedades adicionales del documento o información relacionada con la ubicación del servidor.

• Datos XML personalizados     Los libros pueden contener datos XML personalizados que no se ven en el propio documento. El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.

• Contenido invisible     Los libros pueden contener objetos que no se ven porque se les ha aplicado el formato invisible.

• Vínculos externos    Los libros pueden contener vínculos a los datos de otros libros (vínculos externos). Los nombres de las hojas de cálculo que contienen esos datos se guardan con los libros pero puede que no sean visibles.

• Archivos incrustados u objetos    Los libros pueden tener archivos incrustados (como un documento de Texto o Microsoft 365) u objetos incrustados (como un gráfico o una ecuación) que pueden tener datos que no son visibles.

• Macros de código VBA    Los libros pueden contener macros, módulos VBA, controles ActiveX o COM, formularios de usuario o funciones definidas por el usuario (UDF) que pueden contener datos ocultos.

• Elementos que pueden tener datos en caché    Los libros pueden contener datos en caché para las tablas y gráficos dinámicos, las segmentaciones, escalas de tiempo y cubos de fórmulas que podrían no ser visibles.

• Encuestas de Excel    Los libros pueden haber ocultado Excel las preguntas de la Encuesta que se escribieron en Excel para la Web y guardaron con el libro, pero que no son visibles allí.

• Escenarios del Administrador de escenarios    Los libros pueden contener escenarios que se definieron mediante Administrador de escenarios. Estos escenarios pueden contener datos ocultos o en caché.

• Filtros    Los libros pueden contener filtros automáticos o filtros de tabla activos que podrían provocar que se guarden datos ocultos o en caché en el libro.

• Nombres ocultos    Los libros pueden contener nombres ocultos que podrían ser el origen de los datos ocultos.

Información que el Inspector de documento encuentra pero que no puede eliminar

La Inspector de documento detecta los siguientes elementos que podrían tener datos que no son visibles en el libro. No puede quitar estos elementos por usted porque podría hacer que el libro no funcionara correctamente. Puede examinar cada elemento que se encuentra y determinar si desea quitarlo manualmente o reemplazarlo con un elemento que no contiene datos ocultos, como una imagen estática.

Información que busca y quita el Inspector de documento

En esta tabla se enumeran los tipos de datos ocultos e información personal que los Inspector de documento pueden buscar y quitar de las presentaciones de PowerPoint.

Para buscar y quitar rápidamente datos e información:

1. En el Inspector de documento, active o desactive las opciones (como se describe a continuación) para quitar o guardar.

2. Seleccione Inspeccionar.

3. Revise los resultados de la inspección y seleccione Quitar todo de los elementos que quiera eliminar.
   Para obtener advertencias e información sobre cómo quitar información, vea Usar el Inspector de documento.

4. Seleccione Volver a especificar o Cerrar.

No todos los datos ocultos y la información se pueden quitar con Inspector de documento. Para obtener más información, vea Información que encuentra el Inspector de documento, pero que no puede quitar.

Si su organización personalizó la Inspector de documento agregando módulos del Inspector, es posible que pueda comprobar las presentaciones para buscar tipos adicionales de información.

Buscar y quitar datos ocultos e información personal

1. Abra la presentación de PowerPoint que desee inspeccionar para buscar datos ocultos e información personal.

2. En la pestaña Archivo , seleccione Guardar como y, después, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia de la presentación original.

3. En la copia de la presentación original, en la pestaña Archivo , seleccione Información.

4. Seleccione Comprobar si hay problemas y elija Inspeccionar documento.

5. En el cuadro de diálogo Inspector de documento, active las casillas para elegir los tipos de contenido oculto que desee que se inspeccionen. Para obtener más información sobre inspectores individuales, vea Quitar datos ocultos e información personal mediante la inspección de documentos, presentaciones o libros.

6. Seleccione Inspeccionar.

7. Revise los resultados de la inspección en el cuadro de diálogo Inspector de documento.

8. Seleccione Quitar todo junto a los resultados de la inspección para los tipos de contenido oculto que desea quitar del documento.

   • Si quita el contenido oculto de la presentación, es posible que no pueda restaurarlo seleccionando Deshacer.

   • Si desea quitar datos ocultos e información personal de las presentaciones que guarda con el formato Presentación de OpenDocument (.odp), debe ejecutar el Inspector de documento cada vez que guarde la presentación con este formato.

Tipos de datos ocultos e información personal

PowerPoint presentación puede guardar varios tipos de datos ocultos e información personal. Aunque es posible que esta información no se vea inmediatamente, todavía se puede recuperar de la presentación.

La información oculta puede incluir los datos que PowerPoint agrega para que pueda colaborar en la creación de la presentación con otras personas. Además, puede incluir información que designe deliberadamente como oculta.

PowerPoint las presentaciones pueden contener los siguientes tipos de datos ocultos e información personal:

• Comentarios y anotaciones manuscritas    Si colabora con otras personas para crear la presentación, es posible que la presentación contenga elementos como comentarios o anotaciones manuscritas. Esta información puede permitir que otras personas vean los cambios realizados y los nombres de las personas que trabajaron en la presentación, junto con los comentarios de los revisores.

• Datos de seguimiento de revisiones   Cuando colabora en un documento compartido almacenado en la nube, PowerPoint 2016 de Microsoft 365 almacena datos sobre quién realizó cambios en el documento y cuándo se realizaron.

• Propiedades del documento e información personal     Las propiedades del documento, también denominadas metadatos, incluyen detalles sobre la presentación como el autor, el tema y el título. Las propiedades del documento también incluyen información que mantiene automáticamente Microsoft 365 programas, como el nombre de la persona que guardó un documento recientemente y la fecha en que se creó. Si usó características especiales, el documento también puede contener tipos adicionales de información de identificación personal (PII), como encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, listas de distribución e información de la ruta de acceso de los archivos para la publicación de páginas web.

• Contenido de diapositiva invisible     La presentación puede contener objetos que no se ven porque se les aplicó el formato invisible.

• Contenido externo a las diapositivas     PowerPoint las presentaciones pueden contener objetos que no se ven inmediatamente porque se arrastraron fuera de la diapositiva hasta el área fuera de la diapositiva. Este tipo de contenido puede incluir cuadros de texto, imágenes prediseñadas, gráficos y tablas.

• Notas de presentación     La sección Notas de una presentación de PowerPoint puede contener texto que es posible que no desee compartir públicamente, especialmente si las notas se escribieron únicamente para el uso de la persona que realiza la presentación.

• Propiedades del servidor de documentos     Si la presentación se guardó en una ubicación de un servidor de administración de documentos, como un sitio de Área de documentos o una biblioteca basada en Windows SharePoint Services, es posible que la presentación contenga propiedades adicionales del documento o información relacionada con esta ubicación del servidor.

• Datos XML personalizados    Las presentaciones pueden contener datos XML personalizados que no se ven en el propio documento. El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.

Información que el Inspector de documento encuentra pero que no puede eliminar

La Inspector de documento detecta los siguientes elementos que podrían tener datos que no son visibles en la presentación. Inspector de documento no puede quitar estos elementos porque podría provocar que la presentación no funcionara correctamente. Puede examinar cada elemento que se encuentra y determinar si desea quitarlo manualmente o reemplazarlo con un elemento que no contiene datos ocultos, como una imagen estática.

Inspector de documento y datos personales

Los datos de seguimiento de revisiones, introducidos en PowerPoint 2016 compilación 8403 para Microsoft 365 Insider, ilustran una limitación de Inspector de documento. Por ejemplo, Kelly y Linda colaboran en la Presentación A en Microsoft 365. Los datos de seguimiento de revisiones (es decir, los nombres de usuario y las horas en las que realizaron modificaciones) se agregan a la presentación. Si Después, Mohammed abre la Presentación A en una versión anterior de PowerPoint y ejecuta Inspector de documento en el archivo para quitar datos personales, el Inspector de documento en esa versión de PowerPoint no podrá detectar ni quitar los datos de seguimiento de revisión agregados a la presentación por la versión Microsoft 365 más reciente de PowerPoint usada por Kelly y Linda. Mohammed no puede quitar los datos de seguimiento de revisión sin actualizar a la versión actual de PowerPoint y luego ejecutar Inspector de documento