La fórmula de sitios y usuarios satisfechos es una buena planeada y sostenible para la administración de sitios y usuarios. Aquí se muestran algunas tareas y conceptos clave que puede usar para planear sitios y administrar los usuarios de su organización.
Acerca de las colecciones de sitios
No importa si es nuevo en SharePoint o ha usado muchas versiones, la experiencia moderna de SharePoint proporciona mayor flexibilidad, navegación más fácil y todos los sitios son compatibles con teléfonos móviles. Recomendamos crear colecciones de sitios para cada carga de trabajo de su organización. La experiencia moderna de SharePoint facilita la navegación y el mantenimiento, ya que cada sitio es ahora una colección de sitios. Obtenga más información sobre la experiencia moderna de SharePoint y las ventajas de usar sitios de concentrador. Le recomendamos que cree colecciones de sitios para cada carga de trabajo y, a continuación, las asocie a un sitio de concentrador. Esto proporciona una mayor flexibilidad y se aplica fácilmente a las necesidades cambiantes de su organización. Para obtener más información, vea ¿Qué es un sitio del concentrador de SharePoint?
El administrador de SharePoint delega la administración de colecciones de sitios a diferentes personas de la organización. El modelo de permisos de SharePoint le permite asignar permisos a diferentes roles, como el administrador de la colección de sitios, el propietario del sitio y otras funciones. Vea administrar los administradores de colecciones de sitios para obtener información sobre cómo agregar y quitar administradores de la colección de sitios.
El administrador de la colección de sitios tiene el nivel de permisos control total para la colección de sitios. Esto significa que puede agregar o eliminar sitios, así como cambiar la configuración de cualquier sitio de una colección. Asimismo, puede ver, agregar, eliminar o cambiar todo el contenido de los sitios. El administrador de la colección de sitios secundaria puede designar al administrador de la colección de sitios de reserva. Como administrador de la colección de sitios, puede agregar otro administrador de la colección de sitios o cambiarlo, a través de la página Configuración. Para obtener más información sobre esta tarea, vea administrar administradores de colecciones de sitios.
Una colección de sitios tradicional es un grupo de sitios de SharePoint que tienen el mismo propietario y comparten la configuración de administración, como los permisos. Los subsitios heredan la navegación, los permisos y el diseño del sitio de la colección de sitios. por lo tanto, los miembros del sitio y los proyectos cambian, los sitios también deben cambiar.
Elegir sitios para cada carga de trabajo
Es importante que planee el tipo de colección de sitios de SharePoint que necesita para las cargas de trabajo. A continuación, desea que los usuarios puedan navegar fácilmente y encontrar lo que necesitan. Esta sección proporciona detalles sobre algunos de los sitios modernos de SharePoint que están disponibles y también habla sobre la navegación de estos sitios. Un excelente artículo sobre la navegación de planeación es planear la navegación moderna de SharePoint.
Considere un sitio Hub de SharePoint como un marco o una base que le ayuda a organizar distintos sitios de grupo y comunicación. Al crear colecciones de sitios para cada carga de trabajo de su organización, un sitio concentrador conecta estas colecciones de sitios de manera lógica para que le resulte más fácil encontrarlas y administrarlas. Después, puede mover y administrar colecciones de sitios entre sitios de Hub cada vez que cambien las cargas de trabajo. Para obtener más información, consulte planear los sitios de concentrador de SharePoint.
Un sitio de grupode SharePoint, y las páginas que cree, solo estarán disponibles para los usuarios a los que invite, proporcionándoles permiso para el sitio. También puede conectar el sitio de grupo a un grupo Microsoft 365. Con un sitio de grupo, su organización, equipo o grupo se puede conectar entre sí y colaborar en documentos y otros archivos, publicar anuncios, programar reuniones, mantener tareas, realizar un seguimiento de los problemas o elementos de acción, y almacenar información en listas. Para obtener más información, vea ¿Qué es un sitio de grupo de SharePoint?
Un sitio de comunicación de SharePoint le permite compartir información como noticias, informes y estado con otras personas. Un sitio de comunicación generalmente tiene algunos colaboradores pero muchos miembros.
Gobierno
El gobierno es un conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guían, dirigen y controlan el modo en que las divisiones comerciales y los equipos técnicos de una organización cooperan para lograr los objetivos empresariales. En relación con su SharePoint colección de sitios, un plan de gobierno puede ser una guía para ayudar a planear los roles, las responsabilidades y las directivas necesarias para admitir su colección de sitios. Esto puede incluir, sin limitación, las siguientes consideraciones:
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Arquitectura de la información, que incluye páginas web, documentos, listas y datos
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Actividades de mantenimiento, incluida la administración de cuentas de usuario
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Directivas de marca y personalización
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Aprendizaje
Es importante preparar un plan de gobierno para su organización. Participar en el desarrollo de un plan de gobierno puede ayudar a identificar la propiedad de los grupos comerciales y técnicos, al definir quién es responsable de cada área del sistema. Para obtener más información sobre cómo desarrollar un plan de gobierno, vea información general: procedimientos recomendados para administrar la forma en que los usuarios usan el sitio de grupo.
Nota: Es posible que tenga que trabajar con el administrador de SharePoint para administrar usuarios. Por ejemplo, el administrador de SharePoint administra los perfiles de usuario.
Cuentas de usuario en Microsoft 365
El administrador global agrega nuevos usuarios a Microsoft 365 mediante el centro de administración de 365 de Microsoft, que es el portal para administrar usuarios y configurar servicios. Para obtener más información, vea usuarios y roles. Al agregar un nuevo usuario, el administrador global realiza los pasos siguientes:
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Especifica si ese usuario también puede obtener acceso al centro de administración.
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Establece la ubicación geográfica del usuario.
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Selecciona el tipo de licencia del usuario.
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Crea un nombre de usuario y una contraseña para el usuario.
Usuarios del sitio de grupo
Puede Agregar usuarios a su sitio de grupo y ajustar los permisos para los usuarios. Encontrará los niveles de permisos y la pertenencia a grupos de SharePoint en Configuración. Sin embargo, Microsoft 365 ahora crea un grupo de seguridad denominado todos excepto los usuarios externos que contienen a todos los miembros de la Microsoft 365 directorio (excepto para las personas que son externas a su organización y a las que se invita a través de la característica de uso compartido externo). A este grupo de seguridad se le concede acceso automáticamente como miembro en SharePoint. Eso significa que los usuarios que agregue a Microsoft 365 directorio pueden editar sitios, listas y bibliotecas de forma predeterminada.
Niveles de permisos y pertenencia a grupos
Los niveles de permisos son colecciones de derechos de SharePoint que permiten a los usuarios realizar un conjunto de tareas relacionadas. Por ejemplo, el nivel de permisos de lectura incluye los permisos Ver elementos, Abrir elementos, Ver páginas y Ver versiones (entre otros), todos ellos necesarios para ver páginas, documentos y elementos en un sitio de SharePoint. Los permisos pueden incluirse en varios niveles de permisos. Para obtener más información, vea planear la estrategia de permisos.
No se recomienda asignar niveles de permisos directamente a usuarios individuales, pues de hacerlo resultaría muy complicado realizar un seguimiento y administrar quién tiene acceso a los sitios. A veces es necesario hacerlo, aunque esta práctica debe realizarse lo mínimo posible para reducir la complejidad. En su lugar, asigne permisos a grupos y, a continuación, asigne usuarios individuales a los grupos correspondientes. Un grupo es un conjunto de usuarios definido en el nivel de la colección de sitios para administrar fácilmente los permisos. Para obtener más información, consulte grupos predeterminados de SharePoint y personalizar permisos del sitio. A todos los grupos se les asigna un nivel de permisos predeterminado. Por ejemplo, algunos de los grupos predeterminados de SharePoint principales incluyen los siguientes niveles de permisos:
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Grupo |
Nivel de permisos |
|---|---|
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Propietarios |
Control total |
|
Visitantes |
Lectura |
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Integrantes |
Colaborar |
Cualquier usuario con el permiso Control total puede crear grupos personalizados.
Al asignar niveles de permisos a grupos de SharePoint en el nivel de la colección de sitios, de forma predeterminada, todos los sitios y el contenido de los mismos heredan esos niveles de permisos. Este comportamiento predeterminado se denomina herencia de permisos. Es posible especificar si se van a establecer permisos exclusivos para crear un subsitio o si se va a interrumpir la herencia de permisos para un sitio, una lista, una biblioteca o un elemento. Para obtener más información, vea ¿Qué es la herencia de permisos?
Debido a que el nivel de permisos de un usuario determina lo que puede ver y obtener acceso dentro de un sitio, debe tener en cuenta la pertenencia a grupos. Por ejemplo, un usuario responsable de la creación y la personalización de sitios debe ser miembro del grupo Diseñador como mínimo. Por otro lado, un usuario que solo necesita leer y descargar contenido, y es posible que solo necesite ser miembro del grupo visitantes. Para obtener más información, consulte Descripción de los niveles de permisos en SharePoint.
Como administrador de la colección de sitios, es posible que necesiteSharePoint, administrar características en la colección de sitios y los niveles de sitio. Entre estas tareas, se pueden incluir la activación o la desactivación de características, en función de su plan de gobierno. Para obtener más información, vea Habilitar o deshabilitar características de colecciones de sitios. Vea también Administrar la Papelera de reciclaje de una colección de sitios de SharePoint.
