Al configurar SharePoint en Microsoft 365 en Microsoft 365, es probable que tenga documentos y archivos que desea agregar a su sitio de grupo. Estas son algunas maneras en que puede agregar diferentes tipos de contenido a su sitio.
Nota: Para obtener un artículo sobre cómo configurar sitios de OneDrive para el trabajo o la escuela y de grupo para que pueda usarlos juntos, vea Configurar el almacenamiento y el uso compartido de archivos de Office 365.
En este artículo
Antes de empezar
Antes de empezar a mover archivos, compruebe cuánto almacenamiento tiene para SharePoint en Microsoft 365 en Microsoft 365. Para obtener información sobre los límites de almacenamiento SharePoint en Microsoft 365, vea Límites de SharePoint.
Sugerencia: Es importante recordar que en Microsoft 365, los límites de almacenamiento de SharePoint en Microsoft 365 (su sitio de grupo) difieren de los límites de almacenamiento para Exchange Online (para cuentas de correo electrónico). Para obtener más información sobre los límites de almacenamiento de buzones,vea Destinatarios , en el Microsoft 365 Descripciones del servicio de Exchange Online.
El siguiente paso es analizar el contenido que tiene actualmente. Esto incluye documentos, imágenes, formularios, entre otros.
Sugerencia: En el Explorador de archivos, busque los archivos existentes por tamaño y por fecha. Esto puede ayudarle a identificar rápidamente los archivos que se han usado recientemente o son muy grandes.
Piense en la cantidad de contenido que se usa periódicamente y si desea almacenar todo en Microsoft 365. Al igual que lo haría cuando se muda a una casa más pequeña, el objetivo es decidir qué cabe en el nuevo sitio. Por ejemplo, si su organización ahora usa más almacenamiento que el límite Microsoft 365 para SharePoint en Microsoft 365, debe tomar decisiones como estas:
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¿Qué archivos desea mover?
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¿Desea comprar más espacio de almacenamiento?
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¿Debería planear tener espacio para que su sitio crezca? (Definitivamente lo hará)
Si su organización es grande o compleja, considere invitar a un experto para que le ayude. Puede encontrar asistencia de confianza en Microsoft Pinpoint. Pinpoint es una forma rápida y sencilla de que las empresas de todo el mundo encuentren expertos y servicios profesionales certificados de Microsoft
Crear carpetas, bibliotecas y subsitios
Después de identificar el contenido que desea mover, piense en cómo desea organizarlo. Es posible que desee empezar cargando archivos en la biblioteca documentos del sitio de grupo. Es una buena idea organizar el contenido, especialmente si espera que finalmente tenga una gran cantidad de archivos. A medida que aumenta el volumen de contenido, puede crear bibliotecas de documentos adicionales, bibliotecas de formularios y bibliotecas de imágenes para almacenar ese contenido. También puede crear subsitios para diferentes tipos de documentos o proyectos.
Para obtener más información sobre cómo planear una estructura para organizar el contenido de su sitio, vea Planear el contenido de su sitio de grupo.
Cargar documentos, imágenes y archivos
Para cargar archivos, como documentos de Word, archivos PDF o fotos JPG, cárbanlos en una biblioteca o en una carpeta de una biblioteca.
Nota: El tamaño máximo de archivo para un único archivo que se puede cargar en una biblioteca de SharePoint en Microsoft 365 es actualmente de 2 GB. Además, solo puede cargar 100 o menos archivos a la vez.
La mejor manera de hacerlo depende del número de archivos. Primero vaya a la biblioteca de destino y, a continuación, use esta tabla para elegir un método:
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Número de archivos |
Método de carga |
|---|---|
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Documento único |
Seleccione Nuevo documento > CARGAR ARCHIVO EXISTENTEy, a continuación, busque el archivo en el equipo. |
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Muchos documentos y carpetas |
Seleccione el botón Abrir con el Explorador en la pestaña Biblioteca de la cinta de opciones. A continuación, arrastre y suelte los archivos mediante el Explorador de archivos. |
Para obtener más información, vea Cargar, crear o eliminar archivos en una biblioteca.
Nota: Hay determinados tipos de archivo que no se pueden cargar en una biblioteca. Para obtener una lista de estos, vea el artículo Tipos de archivos que no se pueden agregar a una lista o biblioteca.
Considere la posibilidad SharePoint listas de contactos, calendarios y hojas de cálculo
Cada empresa tiene datos en muchos formularios, como calendarios, tareas y hojas de cálculo. Para este tipo de datos, puede mover o convertir ese contenido en una lista de su sitio. Por ejemplo, puede convertir la lista de contactos profesionales en una lista de contactos. Además, a menudo puede convertir calendarios en un calendario SharePoint, que es un tipo especial de lista.
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Para obtener información sobre cómo crear un calendario de grupo en SharePoint en Microsoft 365, vea este vídeo: Vídeo: Crear su propio calendario.
Si ahora usa hojas de cálculo de Microsoft Excel para realizar un seguimiento de la información, puede cargar estas hojas de cálculo directamente en una biblioteca de documentos en SharePoint en Microsoft 365. O bien, puede importar una hoja de cálculo como SharePoint listas. Dado que muchas personas pueden actualizar una lista al mismo tiempo, las SharePoint ayudan a fomentar la colaboración. Puede crear diferentes vistas de listas para exponer exactamente la información que desee.
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Para obtener más información sobre cómo trabajar con listas, vea Aprendizaje: Crear y configurar una lista.
Considere SharePoint soluciones para las necesidades empresariales normales
Otra forma de mover contenido es usar una SharePoint para administrar mejor una tarea existente. Por ejemplo, la mayoría de las organizaciones quieren capturar y compartir el conocimiento diario de las personas que trabajan allí. Un wiki en su sitio puede ser ideal para compartir exactamente este tipo de contenido.
En esta tabla se describen SharePoint características que pueden ayudarle a administrar los procesos empresariales.
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Proceso empresarial |
Descripción |
|---|---|
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Usar un wiki para compartir conocimientos del equipo y colaborar |
Los wikis son sitios especiales donde una comunidad de usuarios crea y mantiene información. Los wikis pueden ser una herramienta excelente para capturar y compartir información del proceso o información de referencia general que es importante para su trabajo. |
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Mover la programación de recursos SharePoint calendarios de grupo |
Un calendario de grupo puede ser una buena forma de programar recursos comunes, como salas de conferencias, equipos audiovisuales, entre otros. Dado que un calendario de grupo se encuentra en un SharePoint en Microsoft 365, todos los miembros de su equipo pueden verlo fácilmente en SharePoint o en Outlook. |
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Convertir programas de base de datos en una aplicación de Access |
Puede usar Microsoft Access 2013 para diseñar y publicar una base de datos y, después, crear una aplicación de Access para usar la base de datos en el sitio de grupo. |
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Automatizar procesos empresariales con flujos de trabajo |
Los flujos de trabajo automatizan y rastrean las tareas clave de un proceso empresarial. Son ideales para tareas como procesos de aprobación o recopilación de comentarios.
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Ayudar a los usuarios del sitio a encontrar el contenido
Después de mover los documentos y archivos al sitio de grupo, informe a otros usuarios del sitio. Puede ofrecer varias formas diferentes de que puedan usar para buscar contenido en el sitio.
En esta tabla se describen los diferentes métodos que puede usar.
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Método |
Descripción |
|---|---|
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Usar la búsqueda para buscar contenido |
La forma más sencilla de buscar contenido en un SharePoint en Microsoft 365 es usar la característica de búsqueda. |
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Configurar vistas en listas y bibliotecas para que el contenido sea reconocible |
Puede seleccionar los elementos que aparecen en una vista. Por ejemplo, en una vista, puede mostrar el título y el autor. En una vista diferente, es posible que desee mostrar solo los elementos que se agregaron después de una fecha determinada. |
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Personalizar la navegación del sitio |
Puede personalizar la navegación de su sitio de grupo para que sea más fácil para los usuarios del sitio encontrar contenido. |
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Buscar contenido en línea cuando esté sin conexión |
Puede usar OneDrive para el trabajo o la escuela o Outlook para buscar contenido que se encuentra en el sitio SharePoint en Microsoft 365 cuando está sin conexión |
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Realizar un seguimiento de las actualizaciones de contenido |
Para obtener más información sobre las formas en que puede ayudar a los usuarios del sitio a encontrar contenido fácilmente, vea el artículo Guía de planeación Planear el contenido de los sitios de grupo.
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